Вашият сметкоплан работи добре в момента. Всяка транзакция има свое място, отчетът за приходите и разходите изглежда разумен, а данъчният сезон беше само леко болезнен. После кандидатствате за кредитна линия и кредитният анализатор иска коефициент на текуща ликвидност, който не можете да изчислите, защото краткосрочният и дългосрочният дълг споделят една сметка. Или одитор вземе извадка от сметката ви „Общи разходи" и открие дванадесет месеца несвързани разходи без никакъв начин да тества нещо от тях. COA, който ви е служил при 100 000 приходи, тихо се превръща в причината финансовите ви отчети да не могат да отговорят на въпросите, които имат значение при 1 милион.
Сметкопланът е скелетът на вашите счетоводни книги: номерираният списък на всяка „кофа" — активи, пасиви, собствен капитал, приходи, разходи — в която попадат транзакциите. Повечето малки бизнеси наследяват своя от настройките по подразбиране на счетоводния софтуер и никога не го преработват. Това ръководство показва как да изградите такъв, който се мащабира с вас: достатъчно опростен, за да го поддържате днес, достатъчно структуриран, за да удовлетвори кредитор, и достатъчно чист, за да преживее първия ви одит.
Защо повечето сметкоплани на малки бизнеси се чупят
Сметкопланът по подразбиране в повечето счетоводни софтуери е проектиран да ви накара да въвеждате транзакции за десет минути, а не да произвежда финансови отчети с качество за вземане на решения на третата година. Три модела на провал се появяват отново и отново.
Всичко попада в твърде малко сметки. Една сметка „Офис разходи" съдържа софтуер, мебели, хартия за принтер и от време на време обяд с клиент. Една сметка „Продажби" смесва приходи от продукти, приходи от услуги и приходи от доставка. Общите суми са верни, но детайлите са изчезнали, а с тях и всякаква възможност да видите коя част от бизнеса е действително печеливша.
Или всичко попада в твърде много сметки. Обратният провал: „Офис консумативи — химикали", „Офис консумативи — хартия", „Офис консумативи — тонер". Стотици сметки с по шепа записа всяка, непоследователни имена („Офис разход" срещу „Офис консумативи" срещу „Офис неща" са три различни сметки за вашия софтуер) и процес на приключване, който отнема дни, защото всяка тривиална сметка изисква преглед.
Или структурата отговаря на въпросите от миналата година. Сметкопланът на фрийлансъра няма сметки за заплати, няма сметки за инвентар, няма сметки за заеми — правилно, по онова време. После бизнесът наема служители, зарежда инвентар и взема заеми, и всяка нова реалност се натъква в най-близката съществуваща сметка. Изтеглянията на собственика се осчетоводяват като разход за заплати. Постъпленията от заем се осчетоводяват като приход. Салдата по кредитни карти се смесват със задължения към доставчици. Докато някой извън бизнеса прочете отчетите, числата се нуждаят от превод.
Решението не е повече сметки. А правилните сметки, организирани така, че растежът, кредиторите и одиторите всеки да намери каквото му трябва.
Скелетът: Пет типа и номерационна рамка с място за растеж
Всяка сметка принадлежи към един от пет типа, а номерацията трябва да прави типа очевиден с един поглед. Широко използваната конвенция дава на всеки тип блок от хиляда:
- 1000–1999: Активи — това, което притежавате (банкови сметки, вземания, инвентар, оборудване)
- 2000–2999: Пасиви — това, което дължите (кредитни карти, задължения към доставчици, заеми, дължим данък върху продажбите)
- 3000–3999: Собствен капитал — това, което остава (вноски на собственика, изтегляния, неразпределена печалба)
- 4000–4999: Приходи — това, което печелите (разделени по потоци, както е обсъдено по-долу)
- 5000–5999: Себестойност на продадените стоки — преки разходи за това, което продавате
- 6000–6999: Оперативни разходи — всичко останало, което струва да управлявате бизнеса
Две правила правят тази рамка мащабируема. Първо, оставяйте пропуски: номерирайте сметките 1010, 1020, 1030, а не 101, 102, 103, така че новите сметки да се вмъкват в правилния квартал без преномериране. Второ, огледално отразявайте финансовите отчети: първо сметките от баланса, после сметките от отчета за приходите и разходите, подредени така, както искате да се появяват в отчетите. Повечето софтуери сортират по номер, така че номерацията е редът на отчета.
Ако използвате счетоводство в обикновен текст, същата дисциплина се прилага към йерархията на сметките ви — вложените имена като Expenses:Office:Software ви дават групирането безплатно. Документацията на Beancount за структурата на сметките показва как йерархиите заменят номерационните диапазони, като запазват същата логика на петте типа.
Проектирайте за етапите на растеж, не само за днес
Сметкопланът, който ви е нужен като самостоятелен фрийлансър, не е сметкопланът, който ви е нужен с шест служители и два приходни потока. Проектирайте за бизнеса, в който ще бъдете след осемнадесет месеца, и изградете разширителните фуги сега.
Разделяйте приходните потоци от самото начало. Дори ако 95 процента от приходите днес са от една услуга, създайте отделни приходни сметки за всеки поток: продажби на продукти, приходи от услуги, приходи от доставка, приходи от лихви. Разделянето на една сметка на три по-късно означава прекласифициране на историята; започването с три не струва нищо. И кредиторите, и купувачите питат кои линии растат, а „всичко е в Продажби" не е отговор.
Използвайте измерения за детайли, сметки за структура. Когато искате да проследявате рентабилността по локация, проект или клиент, устоите на изкушението да клонирате разходните сметки за всяка локация. Този път води до „Наем — София", „Наем — Пловдив", „Наем — Дистанционно" и чудовище с 400 сметки. Вместо това запазете една сметка Наем и използвайте класовете, етикетите или отделите на софтуера си за второто измерение. Практическото правило: ако разбивката се нуждае от собствен ред в данъчната декларация или в изчисление на ковенант по заем, това е сметка; ако е за вътрешен анализ, това е етикет.
Планирайте блока за заплати преди първия си служител. В деня, в който обработвате заплати, ви трябват най-малко: разход за брутни заплати, разход за данъци върху заплати (делът на работодателя), пасиви за заплати за удържаните данъци и отделни пасивни сметки за всеки данъчен орган, на който превеждате. Бизнесите, които импровизират с това, обикновено приключват с приспадане на заплати срещу пасиви или неправилно отчитане на дела на работодателя като разход — и двете от които одитор или данъчният орган ще разгърнат.
Очаквайте балансът да расте по-бързо от отчета за приходите и разходите. Растежът добавя банкови сметки, вземания, инвентар, предплатени салда, оборудване, заеми и начисления много преди да добави разходни категории. Запазете щедро пространство в 1000-те и 2000-те. Преглед на COA веднъж годишно — идеално преди края на годината — поддържа структурата пред бизнеса, вместо зад него.
Направете го готов за кредитори: Какво всъщност търсят анализаторите
Когато кандидатствате за заем или кредитна линия, анализаторът не чете транзакциите ви. Той чете коефициенти, изчислени от баланса ви: коефициент на текуща ликвидност, дълг към собствен капитал, покритие на обслужването на дълга. Вашият COA определя дали тези коефициенти изобщо могат да бъдат изчислени.
Разделете текущия от нетекущия. Това е единствената най-ценна структурна промяна за вземане на заеми. Текущите активи (парични средства, вземания, инвентар) трябва да бъдат отделими от дългосрочните активи (оборудване, депозити), а текущите пасиви (кредитни карти, задължения към доставчици, текущата част от заемите) от дългосрочния дълг. Ако петгодишен заем за оборудване стои в една сметка със салдото по кредитната ви карта, коефициентът ви на текуща ликвидност е грешен и никой анализатор няма да се довери на останалата част от пакета. Създайте сметка Текуща част от дългосрочния дълг и преместете падежите за всяка година в нея — или най-малкото, дръжте всеки заем в собствена сметка, за да може разделянето да бъде изчислено.
Дайте на всяко кредитно улеснение собствена сметка. Всеки заем, кредитна линия и кредитна карта получава отделна пасивна сметка, именувана за кредитора и улеснението: „Кредитна линия Chase", „Заем SBA 7(a) — Първа банка". Никога не приспадайте постъпления от заем срещу нищо и никога не осчетоводявайте заети пари като приход — и двете са изненадващо често срещани и двете изкривяват дохода. Записвайте лихвата в собствена разходна сметка, отделно от погасяването на главницата, защото лихвата е приспадаема, а главницата не е.
Дръжте активността на собственика извън операциите. Вноските, изтеглянията и разпределенията на собственика принадлежат в сметки за собствен капитал, никога в приходи или разходи. Анализаторите добавят обратно особеностите в компенсацията на собственика, когато могат да ги видят; когато изтеглянията са погребани в „Заплати" или „Разни разходи", печалбата ви изглежда по-ниска, отколкото е, и условията по заема ви страдат от това.
Сверявайте с извлечения от трети страни. Всяка заемна сметка трябва да съответства на извлечението от кредитора, всяка банкова сметка на банковото ѝ извлечение, всяка карта на извлечението на картата. Анализатор, който забележи салдо по заем, което не съответства на писмото от кредитора, предполага най-лошото за всичко останало. За систематичен подход вижте нашето ръководство за автоматизация на банковото сверяване.
Направете го готов за одит: Структура, която външен човек може да тества
„Одит" тук включва данъчния орган, държавния данъчен орган, преглед на финансовите отчети за инвеститори или просто първия поглед на новия ви счетоводител. Всички те работят по един и същ начин: избират сметки, проследяват извадки обратно до първичните документи и проверяват дали сметката означава това, което името ѝ казва. Проектирайте за този процес.
Една сметка на външна връзка. Една банкова сметка в света, една сметка в книгите. Един заем, една сметка. Една данъчна юрисдикция за продажби, на която превеждате, една пасивна сметка. Когато одитор може да съпостави салдо по сметка с едно извлечение от трета страна, тестването отнема минути. Когато три кредитни карти споделят „Задължения по кредитни карти", тестването отнема часове и констатациите се умножават.
Убийте междинните и клиринговите салда преди приключване. Междинните сметки („Питай счетоводителя ми", „Некатегоризиран разход") са добре като временни места за паркиране през месеца. Те са червени флагове като салда в края на периода. Одиторът третира неразрешено салдо по междинна сметка като признание, че книгите съдържат транзакции, които никой не разбира. Занулявайте ги всеки месец, всеки път.
Именувайте сметките точно и последователно. „Хранене", „Хранене и развлечения" и „Обяди с клиенти" в един и същ COA гарантират погрешно класифициране. Изберете едно име за концепция, напишете едноредово определение за всяка сметка и дръжте определенията там, където този, който въвежда транзакции, може да ги види. Последователността е по-важна от хитроумието: човекът, който кодира транзакции след шест месеца, е този, за когото пишете.
Съпоставете сметките с редовете в данъчната декларация. Всяка приходна и разходна сметка трябва да съответства на точно един ред от данъчната декларация на бизнеса ви — Schedule C, Form 1120-S или Form 1065. Ако две сметки съответстват на един ред, това е добре; ако съдържанието на една сметка се разделя между два реда, сметката е грешна. Това съпоставяне е и това, което прави данъчния сезон евтин: дайте на счетоводителя си оборотната ведомост плюс съпоставянето, и декларацията практически се изготвя сама.
Пазете одитната следа непокътната. Никога не изтривайте сметка с история, никога не преименувайте сметка да означава нещо различно в средата на годината и никога не редактирайте стари транзакции, за да паснат на нова структура. Ако структурата трябва да се промени, направете го в края на годината със съпоставяне от стари сметки към нови и запазете съпоставянето. Одиторите сравняват година с година; необяснените прекъсвания в сравнимостта предизвикват въпроси.
Сметките, които повечето малки бизнеси пропускат
Сравнете своя COA с този кратък списък на често отсъстващи сметки. Всяка, която ви липсва, е малка деформация във финансовите ви отчети.
- Натрупана амортизация (контраактив). Без нея оборудването стои в баланса по цена на придобиване завинаги и разходът за амортизация няма дом. Осчетоводете актива веднъж, амортизирайте месечно.
- Предплатени разходи. Годишни застрахователни премии, софтуер, платен годишно, депозити — разходи, които принадлежат на бъдещи месеци. Отчитането им всички при плащането съсипва сравненията между месеците.
- Начислени пасиви. Заплати, спечелени, но още неплатени в края на месеца, натрупана лихва по заеми, нефактурирана работа на доставчик. Счетоводството на база начисляване ги изисква; без тях пасивите ви са подценени при всяко приключване.
- Разбивка на собствения капитал на собственика. Отделни сметки за вноски, изтегляния/разпределения и неразпределена печалба. Една единствена сметка „Собствен капитал", която поглъща всичко, не разказва никаква история.
- Дължим данък върху продажбите — по юрисдикция. Една сметка за всеки щат или населено място, в което събирате. Обединените салда правят подаването податливо на грешки и прегледите на nexus болезнени.
- Детайли за себестойността на продадените стоки. Най-малко отделни покупки, пряк труд, транспорт на входящи стоки и корекции на инвентара. Брутният марж е най-разглежданият ред в отчета за приходите и разходите; едно единствено петно „Себестойност на продадените стоки" скрива дали ценообразуването, снабдяването или производството е проблемът.
- Такси на търговци. Таксите за обработка на плащания заслужават собствена сметка, а не приспадане срещу приходи. Приспадането подценява както приходите, така и разходите и усложнява сравнителния анализ на таксите.
Не се нуждаете от всички тези в първия ден. Добавяйте всяка, когато се появи лежащата в основата реалност — първата покупка на оборудване, първото годишно предплащане, първият служител — и не преди това.
Кога и как да преструктурирате, без да чупите историята
В даден момент вашият COA ще се нуждае от операция: бизнесът надхвърля структурата или наследявате бъркотията на някой друг. Направете го внимателно и това е проект за един уикенд; направете го небрежно и корумпирате години на сравнимост.
Изберете момент на граница на период. Най-чистият момент е първият ден от финансовата година с напълно приключени предходни книги. Преструктурирането в средата на годината е възможно, но изисква прекласифициране на дейността от началото на годината в новите сметки, за да останат междинните отчети последователни. Никога не преструктурирайте с несверени сметки — ще мигрирате грешки в новата структура, където са по-трудни за намиране.
Изградете съпоставяне, после прекласифицирайте. Избройте всяка стара сметка, салдото ѝ и новата сметка (или сметки), на които съответства. Публикувайте прекласификационни счетоводни записи с дата първия ден от новата структура; запазете съпоставянето като постоянен работен документ. Ако една стара сметка се разделя на няколко нови, използвайте историята на транзакциите — не интуицията — за да разпределите салдото.
Деактивирайте, не изтривайте. Маркирайте пенсионираните сметки като неактивни, така че да спрат да се появяват в падащите менюта, но запазете историята им за сравнителни отчети. Изтриването на сметка с транзакции или се проваля, или осиротява записите, в зависимост от софтуера. И двата изхода са лоши.
Тествайте новата структура преди да се ангажирате. Пуснете ключовите отчети — отчет за приходите и разходите, баланс, оборотна ведомост — под новата структура за приключен месец и сравнете всеки ред със старата версия. Общите суми трябва да съвпадат точно; само групирането се променя. Ако нещо не съвпада, съпоставянето е грешно, не старите книги.
Документирайте промяната. Бележка от една страница — какво се промени, защо, дата на влизане в сила, съпоставянето на сметките — спестява часове, когато вашият счетоводител, кредитор или вие самите след година попита защо „Консумативи" падна до нула през март. Съхранявайте я с работните документи за края на годината.
Преглеждайте своя COA веднъж годишно
Сметкопланът не е паметник; той е инструмент, който се нуждае от заточване. Веднъж годишно, преди приключването на годината, преминете през целия списък със сметки и задайте три въпроса за всяка сметка: попада ли тук нещо, което принадлежи другаде, заслужава ли тази сметка още мястото си и каква нова реалност се нуждае от дом? Обединете дубликатите, деактивирайте мъртвите, добавете липсващите и актуализирайте съпоставянето с данъчните редове. Тридесет минути подрязване бият тридесет часа почистване по време на дю дилиджънс.
По-дълбокият навик е да третирате счетоводната структура като инфраструктура: невидима, когато работи, скъпа, когато се провали. Всяка сметка, която добавите обмислено днес, е въпрос, който вашият кредитор, одитор или купувач няма да трябва да зададе утре.
Поддържайте финансите си организирани от първия ден
Докато проектирате сметкоплан, който расте с бизнеса ви, поддържането на ясни финансови записи в система, която напълно контролирате, прави всяко преструктуриране, сверяване и одит по-прости. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
