Всяко плащане с карта, което приемате, ви струва приблизително 2 до 3,5 процента от продажбата. При 500 000 долара годишен обем на картови плащания това са 10 000 до 17 500 долара, излизащи през вратата всяка година — често повече от целия ви бюджет за счетоводство. Имате право да прехвърлите част от този разход върху клиентите, но картовите мрежи държат изключително много на това как наричате таксата и как я структурирате. Улучете правилното обозначение и възстановявате хиляди годишно. Сбъркате ли, можете да нарушите търговското си споразумение, да нарушите щатския закон или и двете.
Двете най-често обърквани опции са допълнителните такси и удобните такси. Звучат взаимозаменяемо, но се управляват от напълно различни правилници — и назоваването на едното с името на другото не променя кои правила се прилагат към вас.
Допълнителни такси: Процент, обвързан с картата
Допълнителната такса е допълнителен процент, добавен към сметката защото клиентът е платил с кредитна карта. Тя следва метода на плащане, не канала: в магазина, онлайн или по телефона, таксата се появява винаги когато се извади карта.
Тъй като допълнителната такса обособява потребителите на карти, както мрежите, така и щатските законодателни органи я регулират строго. Текущите правила, накратко:
- Само кредитни карти. Никога не можете да налагате допълнителна такса върху дебитни или предплатени карти — дори когато се обработват "като кредитни". Вашата система за продажби трябва да може да различава типовете карти, защото една погрешно класифицирана дебитна транзакция е нарушение на правилата.
- Таван под вашия разход. Visa ограничава допълнителните такси на 3 процента; Mastercard ги ограничава на 4 процента. И нито една от мрежите не ви позволява да начислите повече от действителния ви разход за приемане. На практика най-ниското от трите числа печели, така че повечето малки бизнеси се озовават на 3 процента или по-малко.
- Регистрирани и оповестени. Наложените допълнителни такси са регистрирана програма: вашият обработващ оператор ви регистрира в мрежите, вие поставяте ясни табели на входа и на касата, и допълнителната такса се появява като отделен ред в разписката. Такса, която клиентът открие за пръв път в извлечението си, не е съвместима допълнителна такса.
- Забранени или ограничени в някои щати. Кънектикът, Мейн и Масачузетс забраняват изцяло допълнителните такси по кредитни карти за частни предприятия, както и Пуерто Рико. Други щати налагат свои собствени тавани — Колорадо например ограничава допълнителните такси на 2 процента, въпреки че мрежите биха позволили повече. Щатският закон винаги има предимство пред правилата на мрежите, така че проверете щата си, преди да започнете.
За физически търговец на дребно, който прокарва карти през целия ден, съвместимата програма за допълнителни такси обикновено е най-простият начин да възстановите разходите за обработка. Но ако работите в щат със забрана, или клиентите ви плащат предимно през онлайн портал или по телефона, сценарият с допълнителни такси може да не пасне — и тук се появяват удобните такси.
Удобни такси: Фиксирана сума, обвързана с канала
Удобната такса е такса за плащане през алтернативен канал — обикновено онлайн или по телефона — когато съществува стандартна опция лице в лице или по пощата без таксата. Тя следва канала, не картата.
Това разграничение определя всяко правило, което прави удобните такси различни от допълнителните такси:
- Фиксирана сума, не процент. Visa изисква удобната такса да бъде фиксирана сума, независимо от размера на транзакцията. Такса от 3,50 долара върху фактура от 50 долара и същата 3,50 долара върху фактура от 5000 долара е класическата съвместима форма. "3 процента удобна такса" е просто допълнителна такса с фалшиво име, и мрежите я третират като такава.
- Истински алтернативен канал. Таксата трябва да плаща за реално допълнително удобство: уеб портал, телефонна линия, платежен терминал. Ако всеки клиент плаща по един и същ начин, няма "удобство", за което да се начислява. Нуждаете се от стандартен канал — влизане на място, изпращане на чек — където не се прилага такса.
- Еднаква такса за всеки метод на плащане в този канал. Това е правилото, което изненадва повечето бизнеси. Ако клиент плати през онлайн портала ви с банков превод вместо с карта, той все още плаща удобната такса. В момента, в който я отмените за некартови плащания, таксата отново е обвързана с картата — и вие сте обратно под правилата за допълнителни такси.
- Оповестена преди клиентът да се ангажира. Както при допълнителната такса, таксата трябва да бъде ясно оповестена преди завършването на плащането, а не скрита в дребен шрифт или разкрита впоследствие.
Правилата на Mastercard за удобни такси са по-тесни от тези на Visa и исторически са се концентрирали върху държавни, образователни и подобни търговски категории, докато American Express и Discover не публикуват отделна програма за удобни такси. Преди да стартирате, потвърдете с обработващия си оператор как всяка мрежа, която приемате, третира таксата — търговското ви споразумение следва най-строгия приложим правилник.
Къде удобните такси пасват най-добре
Естественият дом за удобна такса е всеки бизнес, който издава фактури и след това предлага "платете онлайн за по-бързо обслужване": изпълнители, медицински и стоматологични практики, управители на имоти, комунални услуги, училища, професионални услуги. Клиентът избира между изпращане на чек безплатно и натискане на "плати сега" срещу фиксирани няколко долара. Никой не е наказан за използването на карта — те плащат за бързина и удобство, което е точно това, за което програмата е създадена.
Разликата накратко
| Допълнителна такса | Удобна такса | |
|---|---|---|
| Обвързана с | Метода на плащане (кредитна карта) | Канала на плащане (онлайн, телефон) |
| Размер | Процент, с таван (Visa 3%, Mastercard 4%) | Фиксирана сума |
| Дебитни карти | Никога не се позволява | Таксата се прилага за всички методи в канала |
| Изисква алтернатива без такса | Не | Да — стандартен канал без такса |
| Регистрация | Обработващият оператор ви регистрира в мрежите | Настройва се чрез обработващия оператор |
| Щатски забрани | Забранена в CT, ME, MA (плюс Пуерто Рико); с таван в други | Обикновено достъпна дори там, където допълнителните такси са забранени |
Този последен ред е причината това разграничение да е толкова важно: в щат, където допълнителните такси са незаконни, истинска удобна такса в онлайн платежния ви портал често все още е напълно наред. Обратното никога не е вярно — преименуването на процент само за карти като "удобна такса" не заблуждава нито един одитор.
Пет грешки, които създават проблеми на търговците
1. Начисляване на процент и наричането му удобна такса. Това е най-честото нарушение. Правилата на картовите мрежи гледат на същността, не на етикетите. Процентна такса, която плащат само потребителите на карти, е допълнителна такса, с таваните, регистрацията и щатските забрани за допълнителни такси.
2. Отмяна на таксата за банкови преводи. Ако порталът ви начислява на платещите с карта 3,50 долара, но пропуска платещите с ACH безплатно, таксата е обвързана с картата, не с канала. Съвместимата удобна такса удря всяко плащане в алтернативния канал еднакво.
3. Случайно налагане на допълнителна такса върху дебитни карти. По-старите терминали и простите настройки с фиксирана ставка понякога не могат да различат дебит от кредит. Ако вашият не може, не стартирайте програма за допълнителни такси на него. Един преглед на съответствието, който открие допълнителни такси върху дебитни карти, може да завърши с глоби или прекратен търговски акаунт.
4. Забравяне, че щатският закон може да е по-строг. Мрежите поставят тавани, но щатите поставят свои собствени — по-ниски тавани или пълни забрани. Програма, безупречна по правилата на Visa, все още нарушава закона в Масачузетс. Бизнесите в няколко щата трябва да проверят всеки щат, в който имат клиенти, не само този, в който са със седалище.
5. Скриване на таксата до плащането. И двете програми изискват предварително оповестяване: табели, известие преди плащане и отделен ред в разписката. Постепенното ценообразуване на таксата при последното кликване кани възражения на плащания, жалби до щатския главен прокурор и санкции от мрежите — точно обратното на спестяванията, към които се стремите.
Как да запишете тези такси в книгите си
Както и да ги събирате, таксите по карти се нуждаят от чисто счетоводство, защото засягат приходи, разходи и понякога данък върху продажбите наведнъж.
Запишете таксата като отделен приходен ред. Когато фактура от 100 долара плюс удобна такса от 3,50 долара се уреди като 103,50 долара, запишете продажбата от 100 долара и таксата от 3,50 долара отделно — например в сметка "Приходи от картови такси" — вместо да обединявате 103,50 долара в продажби. Отделното проследяване ви позволява да докажете, че таксата никога не е надвишавала разхода ви за обработка, което е в основата както на съответствието с мрежите, така и на всеки бъдещ спор.
Дръжте разходите за обработка също видими. Не приспадайте таксата от разхода си за търговски услуги. Записването на пълната сметка за обработка като разход и на събраните такси като приход показва истинската икономика: колко ви струва приемането на карти и колко от това клиентите възстановяват. Приспадането скрива и двете числа и прави невъзможно да забележите, когато ефективната ви ставка пълзи нагоре.
Проверете дали таксата е облагаема във вашия щат. В много щати допълнителна или удобна такса, добавена към облагаема продажба, сама по себе си е облагаема; в други не е, а някои щати освобождават отделно посочени такси. Това варира достатъчно, че няма безопасно по подразбиране — потвърдете с указанията на щата си или с вашия CPA преди първата декларация, която включва приход от такси.
Сверявайте уреждането на обработващия оператор, не само банковия депозит. Дневният пакет на обработващия оператор приспада такси, възстановявания и възражения преди депозитът да достигне акаунта ви. Сверявайте отчета за уреждане ред по ред срещу фактурите и прихода от такси, така че липсваща 3,50 долара тук и двойно начислен клиент там да изплуват за дни, не в края на годината.
Коя да изберете?
Започнете от пътя на плащане на клиента, не от графика за такси:
- Предимно плащания с карта лице в лице, в щат, който позволява допълнителни такси? Регистрирана програма за допълнителни такси е правият път. Един процент, приложен на касата, оповестен на табели.
- Клиенти с фактури, които могат да платят онлайн или по пощата? Фиксирана удобна такса за онлайн и телефонните канали обикновено пасва по-добре — и остава достъпна дори в щатите със забрана за допълнителни такси.
- Държавна агенция, училище или комунална услуга? Попитайте обработващия си оператор за програмите за такси за услуги на мрежите, които са създадени специално за вас и носят свои собствени (често по-щедри) правила.
- Клиенти, които се противопоставят на всякаква такса? Обмислете двойно ценообразуване вместо това: цена с карта и по-ниска цена в брой, и двете показани предварително. Позволено е почти навсякъде и преформулира разговора от "допълнителна такса" към "отстъпка в брой".
Кое и да изберете, включете обработващия си оператор преди стартиране. Те се занимават с регистрацията в мрежите, конфигурират терминала или портала ви да прилага таксата правилно и ви държат в течение, когато таваните или щатските закони се променят — което се случва редовно.
Дръжте картовите си разходи видими през цялата година
Независимо дали налагате допълнителна такса, начислявате удобна такса или поемате разходите за обработка като цената на доволните клиенти, дисциплината е същата: проследявайте какво ви струват картите и какво клиентите възстановяват отделно, сверявайте всяко уреждане и преглеждайте ефективната си ставка на всяко тримесечие. Тази видимост е това, което превръща объркващия правилник на мрежите в обмислено ценово решение.
Beancount.io ви дава счетоводство в обикновен текст с пълна прозрачност върху всяка такса, уреждане и корекция — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчици и финансови професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
