Това зелено смути за девет долара на таблото с менюто изглежда като марж от 70 процента. Но ако тази седмица един кашон кейл е увехнал в хладилната камера и една плоска кутия горски плодове тихо е плесенясала, реалният ви марж може да е по-близо до 45 процента — и счетоводните ви книги никога няма да ви кажат това, освен ако не проследявате разхищението съставка по съставка. За бар за сокове или магазин за смутита, където почти всичко, което продавате, започва като пресни продукти със срок на годност, измерван в дни, разхищението не е бележка под линия. То е течът, който решава дали сте печеливши, или просто заети.
Защо баровете за сокове оцеляват или загиват заради цената на храната
Повечето барове за сокове харчат някъде между 20 и 40 процента от приходите за съставки, в зависимост от това колко биопродукти купуват, и се стремят към брутни маржове от 50 до 70 процента преди разходите за труд и наем. Този марж изглежда щедър в сравнение с ресторант с пълно обслужване — докато не си спомните, че продуктите не чакат. Пакет спанак, който ви е струвал четири долара в понеделник, е компост до неделя, ако сте поръчали в повече, и всеки долар от него е излязъл директно от маржа ви.
Това прави счетоводството за бар за сокове различно от повечето търговско счетоводство. Себестойността на продадените стоки не е само това, което сте платили на доставчика си. Тя е това, което сте платили, минус това, което сте изхвърлили, разлели, предозирали в порциите или сте гледали как изтича срокът му. Ако книгите ви записват само фактурите от доставчици, вие измервате какво сте купили, а не колко ви е струвало да направите всяка напитка. Разликата между двете е разхищението, а затварянето на тази разлика започва с разбирането, че не всяко разхищение принадлежи в една и съща кофа.
Нормално разхищение срещу извънредно разхищение: разграничение, което променя числата ви
Счетоводителите разделят разхищението на две категории, и разделението има значение, защото двете категории попадат на различни места в отчета за приходите и разходите ви.
Нормалното разхищение е отпадъкът, присъщ на процеса ви: сърцевините на ананаса, стъблата на кейла, няколко унции сок, останали в пресата, горските плодове, които вече са били меки в иначе добра плоска кутия. Това е разход за правене на бизнес и принадлежи в себестойността на продадените стоки. На практика това означава, че разходите за рецептите ви трябва да се изграждат върху добитите количества, а не върху закупените количества. Ако петфунтов пакет моркови дава четири фунта моркови, годни за сок, след почистване и отделяне, цената ви за унция е цената на пакета, разделена на 64 използваеми унции, а не на 80.
Извънредното разхищение е отпадък, който е предотвратим и не е част от нормалния процес: хладилната камера, която се повреди през нощта и отнесе две хиляди долара продукти, двойната поръчка, която никой не забеляза, кашонът манго, пристигнал замразен, защото доставката е стояла на рампата. Извънредното разхищение трябва да се записва като отделна загуба — под брутната печалба — вместо да бъде заровено в себестойността на продадените стоки. Причината е практична, не само теоретична: ако извънредните отпадъци се смесят със себестойността, брутният ви марж изглежда по-лош, отколкото икономиката на менюто ви всъщност е, и не можете да кажете дали проблемът е в ценообразуването, или в операциите.
Изводът за книгите ви: водете две направления за отпадъците. Рутинните загуби от почистване и отделяне отиват в разходите за рецепти и себестойността. Еднократните бедствия получават собствен ред за разход, нещо като "Загуба от разхищение — извънредна", така че да се показват като това, което са: оперативни провали за поправяне, а не проблеми с менюто за преоценка.
Проследявайте разхищението по съставки, а не в една кофа
Ето навикът, който отличава печелившите барове за сокове от тези на ръба на нулата: дневен дневник на отпадъците, който записва коя съставка е загубена, колко и защо.
Един ред "разхищение" в отчета ви за печалби и загуби ви казва, че сте загубили пари. Той не ви казва, че малините представляват 40 процента от доларите ви за отпадъци, докато допринасят 6 процента от приходите ви — фактът, който трябва да предизвика незабавно решение за това смути с малини. Проследяването по съставки превръща отпадъка от вдигане на рамене в набор от решения: намалете поръчката, вдигнете цената, сменете съставката или премахнете напитката.
Работещият дневник на отпадъците се нуждае само от пет колони:
- Дата
- Съставка (бъдете конкретни: "био кейл, връзка", а не "зеленина")
- Количество и единица (претеглете го — преценката на око последователно подценява)
- Разход (количеството по текущата ви цена за единица за тази съставка)
- Код на причината (изтекъл срок, предозирано приготвяне, почистване/отделяне, преработка за клиент, повреда на оборудване, качество на доставката)
В края на месеца сортирайте дневника по разход. В повечето обекти кратък списък от две или три съставки представлява мнозинството от доларите за отпадъци. Това са вашите точки за въздействие. Обичайните решения включват поръчване на лесно развалящите се горски плодове два пъти седмично в по-малки кашони вместо веднъж на едро, приготвяне на деликатните зеленчуци до двудневен резерв вместо за цяла седмица и преместване на най-бързо развалящите се съставки в най-продаваните ви напитки, така че да се използват, преди да увехнат.
Записвайте също и защо, защото кодът на причината е това, което ви казва кое решение да приложите. Отпадък, отбелязан като "изтекъл срок", е проблем с поръчването. Отпадък, отбелязан като "предозирано приготвяне", е проблем с резервите за приготвяне. Отпадък, отбелязан като "качество на доставката", е разговор с доставчика — за предпочитане подкрепен със снимки и искания за кредит, тъй като доставчиците на продукти рутинно кредитират наистина лоши кашони, ако ги документирате.
Калкулиране на рецепти с добив: реалният ви разход за напитка
След като знаете моделите на разхищение, преизградете разходите за рецептите върху добитите количества. Методът е прост, но повечето обекти го пропускат:
- Определете разхода за всяка съставка за използваема единица. Цената на покупката, разделена на теглото или обема, които действително влизат в напитките, след почистване и отделяне. Актуализирайте тези разходи, когато цените от доставчика се променят — цените на продуктите се колебаят сезонно, а рецепта, калкулирана по януарските цени на горските плодове, е измислица до юли.
- Умножете по порцията в рецептата. Ако напитката използва шест унции използваеми ягоди, това са шест по разхода ви за унция добив.
- Добавете опаковката. Чашите, капаците, сламките и етикетите са част от себестойността на продадените стоки за един бар за сокове. Компостируема чаша от 16 унции с капак може да добави 25 до 40 цента на напитка — достатъчно, за да премести маржа ви с няколко пункта при смути за шест долара.
- Разделете на цената от менюто, за да получите процента на хранителните разходи за напитката, и го сравнете с целта си.
Правете това за всяка напитка поне на тримесечие и незабавно винаги, когато цената на ключова съставка скочи. Напитките, които се отклоняват над целта ви, са кандидати за по-малка порция, увеличение на цената, корекция на рецептата или премахване. Меню инженерингът за бар за сокове е предимно това упражнение, повтаряно неуморно: популяризирайте напитките с висок марж, поправете или премахнете тези с нисък марж и се уверете, че най-бързо развалящите се съставки живеят в напитки, които се продават бързо.
Оперативната страна: FIFO, резерви и циклични инвентаризации
Добрите книги отразяват добрите операции, а за бързо развалящите се продукти оперативният наръчник е кратък:
Първи влязъл, първи излязъл — по дата на изтичане, не по дата на доставка. Ротирайте така, че най-старият продукт да се използва първи, и когато датите се различават в рамките на една доставка, използвайте първо този с най-ранен срок на годност. Етикетирайте всеки контейнер за приготвяне с датата на приготвяне и датата на употреба. Тази единствена дисциплина предотвратява повече отпадъци от всеки софтуер.
Задавайте резервите от данните за продажбите, а не по усет. Резервът е целевото налично количество за всяка съставка. Базирайте резервите на продуктите на скорошното дневно потребление плюс буфер за времето за доставка и намалете резерва — и честотата на поръчките — за всичко с по-малко от седмица срок на годност. Обектите, които поръчват горски плодове и листни зеленчуци два пъти седмично в по-малки количества, почти винаги изхвърлят по-малко от тези, които поръчват на едро веднъж седмично, дори ако цената за единица е малко по-висока. Спестените от разхищение средства засенчват разликата в цената.
Бройте скъпите неща често. Пълна седмична инвентаризация е идеална, но ако времето е ограничено, правете циклична инвентаризация на петте си най-скъпи съставки два пъти седмично: обичайно горски плодове, листни зеленчуци, протеинови прахове, ядкови масла и всякакви добавки към суперхраните като асаи или колаген. Сравнете количествата с това, което рецептите ви казват, че трябва да сте използвали. Постоянна разлика между теоретичното и действителното потребление е или нерегистриран отпадък, или порции, които дрейфуват към по-големи, или продукт, който излиза през задния вход — всичко това си струва да се знае.
Сверявайте доставките на вратата. Проверявайте всяка доставка срещу фактурата, преди шофьорът да си тръгне: тегла, бройки и качество. Продукти с кратък срок или повредени, които приемете, без да ги отбележите, стават ваша загуба; отбелязани при доставката, те стават кредит. Отнасяйте тези кредити към същите сметки за съставки, за да останат разходите ви честни.
Настройване на книгите ви за бар за сокове
Не се нуждаете от сложна счетоводна система, но се нуждаете от сметкоплан, който отразява как барът за сокове действително харчи пари. Като минимум отделете:
- Приходи по категории — студено пресован сок, смутита по поръчка, купички, пакетирани за вкъщи, добавки и бустери, стоки. Приходите на ниво категория са това, което ви позволява да изчислите маржовете по редове и да видите кои части от менюто издържат обекта.
- Себестойност по категории — продукти, замразени плодове, млечни и алтернативни млека, протеинови прахове и добавки, опаковки, бутилирани напитки за препродажба. Когато себестойността на продуктите скочи като дял от приходите, искате да го видите в реда за продуктите, а не размазано в една обща сметка за себестойност.
- Загуба от разхищение (извънредна) — отделният ред за разход за еднократни събития с отпадъци, държан извън себестойността, за да остане брутният ви марж смислен.
Относно честотата: сверявайте депозитите от банката и картовия процесор седмично, преглеждайте общите стойности от дневника на отпадъците седмично и изчислявайте разходите за рецепти месечно за десетте си най-продавани напитки плюс тримесечно за цялото меню. Седмичният преглед на отпадъците е най-ценните петнадесет минути в счетоводството на един бар за сокове — там проблем с малините за два долара на ден се хваща през първата му седмица, а не през шестия му месец.
Още един счетоводен избор, който си струва да направите съзнателно: касова срещу начисляваща база. Много малки барове за сокове работят с касово счетоводство, защото продажбите и повечето плащания се случват почти едновременно. Но ако поддържате значителни запаси от продукти, купувате на едро с отложено плащане или продавате бутилки на едро на фитнеси и магазини по фактура, начисляващата база ви дава по-вярна месечна картина — приходи, когато са спечелени, разход за продукти, когато са използвани. И двата метода работят, ако ги прилагате последователно; грешката е да ги смесвате случайно, например като отчетете поръчка за опаковки на едро в месеца, в който сте платили за нея, докато чашите издържат четири месеца.
Чести грешки, които тихо подкопават маржа
Ценообразуване от разхода за доставка вместо от разхода за добив. Ако загубите от почистване и отделяне са 15 процента при зеленчуците ви и сте оформили цената така, сякаш целият кашон влиза в чашите, маржът ви е с 15 процента по-тънък, отколкото мислите, за всяка зелена напитка.
Третиране на добавките като безплатни. Лъжичките протеин, ядковото масло, колагенът и праховете от суперхрани са сред най-скъпите съставки за порция в обекта. Остойностете ги като платени добавки с реални маржове и проследявайте използването им — неконтролирана кутия протеинов прах се изпразва по-бързо, отколкото рецептите ви казват, че трябва.
Пренебрегване на инфлацията при опаковките. Чашите, капаците и етикетите се преоценяват често и тихо. Включете опаковките в разходите за рецепти и ги проверявайте наново при всяка промяна в цената от доставчика.
Оставяне на менюто да се разрасне. Всяка бавно продавана напитка с уникална бързо разваляща се съставка е постоянно задължение за разхищение. Стегнато меню, в което бързо развалящите се съставки се споделят между най-продаваните напитки, структурно изхвърля по-малко от дълго меню, в което половината продукти съществуват за напитки, продавани два пъти на ден.
Отчитане на всичко в една сметка за себестойност. Обединената себестойност скрива всеки сигнал. Обектът, който може да каже "разходът ни за горски плодове е 9 процента от приходите и расте", може да действа; обектът, който може да каже само "себестойността се увеличи", може само да се тревожи.
Поддържайте книгите на бара си за сокове толкова свежи, колкото продуктите си
Да управляваш бар за сокове означава да управляваш десетки съставки, които изтичат по различни графици, и обектите, които процъфтяват, са тези, чиито книги вървят в крак с хладилниците им. Дневниците на отпадъците по съставки, разходите за рецепти с добив и сметкопланът, който отделя продуктите от опаковките, не са счетоводство заради самото счетоводство — те са начинът да разберете кои напитки печелят пари, преди месецът да е свършил.
Докато затягате проследяването на разходите си, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
