18:00 ч. е в последния ден на месеца, магазинът ви държи 4000 артикула в два обекта, а счетоводителят ви иска число за крайните запаси до сутринта. Затваряне, за да преброите всичко, е изключено — как тогава да поставите достоверна стойност в долари на стоката, която стои на рафтовете ви? Ако продавате при сравнително постоянни надценки, отговорът е методът на търговските запаси: начин да оцените колко ви е струвала крайната наличност, използвайки само записите за продажбите и връзката между това, което плащате за стоките, и това, което искате за тях.
Това ръководство преминава през това как работи методът, съотношението цена-продажна цена в основата му, разработен пример, който можете да адаптирате към собствените си книги, и капаните — намаления, свиване, неравномерни надценки — които правят оценката неточна.
Какво всъщност прави методът на търговските запаси
Методът на търговските запаси (RIM) оценява крайните ви запаси по себестойност, като работи в обратна посока от продажните стойности. Логиката се развива в три стъпки:
- Знаете продажната стойност на всичко, което сте имали на разположение за продажба (начален запас плюс покупки, всичко по продажна цена).
- Изваждате това, което сте продали (нетни продажби по продажна цена), за да получите продажната стойност на това, което би трябвало да е все още налично.
- Преобразувате останалата продажна стойност обратно в себестойност, използвайки съотношението цена-продажна цена.
Това е оценка, не преброяване. Предполага, че миксът от стоки, които сте продали, има приблизително същата надценка като микса, който все още държите — поради което методът работи най-добре, когато процентите на надценка са сходни за всички продукти. Големите универсални магазини и веригите търговци го използват, за да произвеждат месечни числа за запасите без преброяване на всеки обект; собствениците на малки магазини могат да използват същата математика, за да приключат книгите си навреме.
Основната формула: Съотношението цена-продажна цена
Всичко зависи от един процент: съотношението цена-продажна цена (понякога наричано допълнение към себестойността). То отговаря на прост въпрос — за всеки долар продажна цена, колко цента ви е струвала стоката?
Съотношение цена-продажна цена = Себестойност на стоките, налични за продажба ÷ Продажна стойност на стоките, налични за продажба
Ако купите свещ за 12 долара и я продадете за 20 долара, съотношението за този артикул е 60%. Съотношението за целия магазин смесва всички продукти заедно: общата себестойност на началния запас плюс покупките, разделена на общата продажна стойност на същите тези стоки.
След като имате съотношението, изчислението на крайните запаси е просто:
Крайни запаси по продажна цена = Продажна стойност на стоките, налични за продажба − Нетни продажби Крайни запаси по себестойност = Крайни запаси по продажна цена × Съотношение цена-продажна цена
И оттам себестойността на продадените стоки излиза автоматично:
Себестойност на продадените стоки = Себестойност на стоките, налични за продажба − Крайни запаси по себестойност
Разработен пример: Juniper Home Goods
Да кажем, че управлявате бутик за стоки за дома. В началото на март запасът ви е на стойност 40 000 долара по себестойност и 66 667 долара по продажна цена (съотношение 60%). През март купувате стоки за 25 000 долара по себестойност, с ценова продажна стойност 41 667 долара. Нетните продажби за месеца са 70 000 долара.
Стъпка 1 — Съотношение цена-продажна цена. Стоките, налични за продажба, са 65 000 долара по себестойност (40 000 + 25 000) и 108 334 долара по продажна цена (66 667 + 41 667). Съотношението е 65 000 ÷ 108 334 = 60%.
Стъпка 2 — Крайни запаси по продажна цена. Стоките, налични по продажна цена (108 334 долара), минус нетните продажби (70 000 долара), оставят 38 334 долара все още налични по продажна стойност.
Стъпка 3 — Преобразуване в себестойност. 38 334 × 60% = 23 000 долара (закръглено). Това е вашата оценка на крайните запаси по себестойност.
Стъпка 4 — Себестойност на продадените стоки. 65 000 − 23 000 = 42 000 долара.
С четири реда аритметика имате двете числа, от които се нуждае месечното ви приключване — крайни запаси за баланса и себестойност на продадените стоки за отчета за приходите и разходите — без да докосвате нито един рафт.
Надценки и намаления: Където математиката става реална
Простият пример по-горе предполага, че всеки артикул се продава на първоначалната си етикетна цена. Реалните магазини вдигат и намаляват цените постоянно, а методът на търговските запаси има специфична терминология за проследяване на тези промени:
- Допълнителни надценки повишават цената над първоначалната ѝ продажна цена (увеличение на разходите от доставчик, което прехвърляте). Те влизат както в колоната за себестойност (ако себестойността също се е повишила), така и в колоната за продажна цена на съотношението.
- Отмяна на надценки обръща част от по-ранна допълнителна надценка.
- Намаления свалят цена под първоначалната продажна цена — разпродажби, сезонни отстъпки, отстъпки за повредена опаковка.
- Отмяна на намаления обръща част от по-ранно намаление (връщате цената на разпродажба обратно нагоре, защото наличността намалява).
Нетните надценки и нетните намаления са просто всяка двойка, приспадната срещу отмяната ѝ. Вашата система за точка на продажба (POS) вече трябва да записва продажбите по действителната продажна цена, така че намаленията, направени на касата, преминават автоматично във фигурата за нетните продажби. Корекциите по-горе са важни за стоки, които все още са налични и чиито етикетни цени са се променили през периода.
Конвенционалният метод на търговските запаси: Консервативен вариант
Има два варианта на изчислението и те се различават само по това как намаленията влизат в съотношението:
- Версията със средна себестойност включва нетните намаления в знаменателя на продажната цена, разпределяйки ефекта им върху цялото съотношение.
- Конвенционалният метод на търговските запаси изключва намаленията от изчислението на съотношението (те все още се приспадат по-късно, в колоната за продажна цена, при изчисляване на крайните запаси по продажна цена).
Изключването на намаленията поддържа знаменателя по-голям, което поддържа съотношението цена-продажна цена по-високо — и тъй като това съотношение умножава по-малка фигура за крайните запаси по продажна цена, нетният ефект е по-ниска стойност на крайните запаси. Това е умишлено: конвенционалният метод приближава правилото за по-ниската от себестойност или пазарна стойност, признавайки загубата на стойност от намаленията незабавно, вместо да я отлага. Той произвежда по-нисък баланс на запасите и по-висока себестойност на продадените стоки от версията със средна себестойност, когато има намаления. Ако правите чести намаления, конвенционалният метод е по-консервативният — и обикновено по-подходящият — избор.
Проблемът със свиването: Какво формулата не може да види
Методът на търговските запаси предполага, че всеки долар продажна стойност, който не е записан като продажба, все още стои в магазина ви. Реалността не е съгласна. Кражби от клиенти, кражби от служители, грешки при получаване, повреди и разваляне — всички те премахват стока без да генерират продажба, така че формулата надценява това, което държите, с размера на това свиване.
Има два начина да се справите с него:
- Оценете и приспаднете. Много търговци прилагат исторически процент на свиване — да речем 1,5% от нетните продажби — намалявайки крайните запаси по продажна цена преди преобразуване в себестойност. Ако мартенските ви продажби са били 70 000 долара и процентът ви на свиване е 2%, първо бихте приспаднали 1400 долара от крайните запаси по продажна цена.
- Съгласувайте с периодични физически преброявания. Преброявайте по ротационен график или график за циклични преброявания, сравнете преброяването с оценката на метода и запишете разликата като загуба от свиване. Разликата между двете сама по себе си е ценна информация: нарастваща разлика означава, че кражбите или проблемите в процесите се увеличават.
Никога не оставяйте оценката да върви некоригирана твърде дълго. Резултатите от метода не се считат за достатъчни за годишни финансови отчети сами по себе си — физическото преброяване остава резервният вариант, който не позволява на години малки грешки да се натрупат в измислица.
Кога методът работи — и кога подвежда
Работи добре, когато:
- Надценките ви са последователни за всички продукти и стабилни във времето.
- Управлявате множество обекти или дълги работни часове, които правят едновременните физически преброявания непрактични.
- Нуждаете се от месечни или тримесечни числа за запасите за управленска отчетност и междинни отчети.
- Вашата POS система надеждно проследява продажбите по продажна цена по отдел или категория.
Подвежда, когато:
- Надценките варират силно. Магазин, смесващ електроника с 20% марж и аксесоари с 70% марж, произвежда смесено съотношение, което не представлява нито една от категориите. Решението е да се изчислят отделни съотношения по отдел — повечето POS системи могат да отчитат продажбите по отдел, което прави това лесно.
- Намаленията са тежки и нерегистрирани. Ако отстъпките за разпродажба никога не влизат в записите ви за продажна цена, крайните запаси по продажна цена остават завишени, а също и оценката за себестойност.
- Миксът от стоки се променя. След придобиване, голямо разширяване на категория или сезон, който продава непропорционално много от един отдел, историческото съотношение вече не описва това, което остава.
- Развалянето и повредите са значителни. Търговците на храни и други продавачи на нетрайни стоки се сблъскват с постоянни намаления, които не са от продажби, които основната формула игнорира, освен ако не се проследяват отделно.
Полезна дисциплина: проследявайте съотношението си по отдел, актуализирайте го всеки период, вместо да използвате повторно това от последното тримесечие, и разследвайте винаги когато съотношението се движи рязко — внезапен спад често означава, че намаленията изпреварват записите ви.
Метод на търговските запаси срещу метод на брутната печалба
Собствениците на магазини понякога бъркат метода на търговските запаси с метода на брутната печалба, а двата са братовчеди. Методът на брутната печалба оценява себестойността на продадените стоки, като прилага исторически процент на брутната печалба към продажбите; той е бърз, но груб, и общоприетите счетоводни принципи не го приемат за годишни финансови отчети. Методът на търговските запаси е по-усъвършенстван, защото извлича съотношението си от данните за себестойност и продажна цена за текущия период, а не от историята, и връзката на конвенционалния вариант с по-ниската от себестойност или пазарна стойност му дава по-солидна позиция. Използвайте метода на брутната печалба за приблизителна проверка (или за застрахователна претенция, след като пожар унищожи записите ви); използвайте метода на търговските запаси за действителните си междинни книги.
Прилагането му в книгите ви
За да използвате метода месец след месец, се нуждаете от две текущи фигури, които счетоводството ви трябва да поддържа: стоки, налични за продажба по себестойност (от записите за покупки) и стоки, налични за продажба по продажна цена (от регистрите за получаване по етикетна цена, коригирани за надценки и намаления). Повечето малки търговци вече имат страната на себестойността в счетоводството си; страната на продажната цена обикновено идва от POS или системата за инвентар. Съгласуването на двете всеки месец — и записването на произтичащите крайни запаси и себестойност на продадените стоки — е това, което превръща купчина отчети за продажби в правилно месечно приключване.
Проследяването на покупките и продажбите в отделни, ясно обозначени сметки прави тази рутина драматично по-лесна. Когато всяка покупка попада в сметка за покупки на запаси и всяка продажба е записана по действителната ѝ продажна цена, изчисляването на съотношението е упражнение за десет минути, а не проект за цял уикенд.
Опростете финансовото си управление
Докато затягате счетоводството на запасите и месечните рутини, поддържането на ясни финансови записи е от съществено значение. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
