Счетоводство на магазин за зареждане без отпадъци: Претегляне на инвентара, процедури за тара, депозитни задължения и реални маржове

Купувате прах за пране на 55-галонови бъчви и го продавате по две унции наведнъж. Всеки грам, изгубен заради небрежна тара, лепкава помпа или изпаряващо се етерично масло, е марж, който изтича директно от насипните ви контейнери. Счетоводството на един магазин за зареждане не изглежда по никакъв начин като това на конвенционален търговец на дребно: инвентарът ви се измерва в ливри и литри, "опаковката" ви излиза през вратата в собствени буркани на клиента, а депозитите, които стоят в касата ви, са задължения, а не приходи. Направете тези механики правилно и refillery-то е наистина добър бизнес. Направете ги грешно и ще се чудите защо рафтовете са пълни, а банковата сметка е празна.

Как всъщност печели един refillery​

Ако оставим мисията настрана, магазинът за зареждане е търговец на дребно, който разопакова насипно: купувате на едро по цени на търговия на едро и продавате в малки количества с надценка за единица. Маржовете могат да бъдат отлични на хартия. Насипните сухи стоки като зърнени култури и бобови растения обикновено дават брутни маржове от 40 до 60 процента, а течните сапуни и перилни препарати могат да достигнат 50 до 70 процента, защото прибирате надценката за опаковка и брандиране, която обикновено отива при производителя.

Но маржовете на хартия и реализираните маржове са различни неща. Моделите без отпадъци обикновено отчитат реализирани брутни маржове от 20 до 30 процента, след като се вземат предвид свиването, развалянето и намаленията. Разликата между двете е мястото, където счетоводството ви или си изкарва хляба, или се проваля. Ако следите само покупките и продажбите, никога няма да видите къде са отишли 20-те пункта. Ако следите свиването, загубите от тара и депозитния оборот като първокласни числа, можете да ги управлявате.

Другото число, което има значение, е оборотът на инвентара. Здравословен търговец на дребно със специализирани храни обръща инвентара 10 до 14 пъти годишно, а refillery-то трябва да се стреми към същия диапазон. Бързо развалящите се насипни храни остаряват, маслата гранясват, а естествените почистващи продукти без силни консерванти имат реален срок на годност. Бавно движещият се насипен запас не е просто мъртва наличност — това е мъртва наличност, която изтича.

Отчетност на инвентара по тегло, не по бройки​

Конвенционалните търговци на дребно броят бройки. Вие претегляте съдове. Тази единствена разлика движи цялата ви система за инвентар.

Приемане: отчитане на това, което падне на везната​

Когато пристигне 50-ливрова торба с овесени ядки или 5-галонов съд с кастилски сапун, запишете полученото тегло или обем спрямо поръчката за покупка, а не само сумата в долари. Недостигът при доставчик се случва — "5-галонов" контейнер, който всъщност побира 4.7 галона, е 6 процента увеличение на разходите, скрито на видно място. Записвайте несъответствията при приемане в деня, в който пристигнат; оспорването на недоставена пратка три месеца по-късно е губещ разговор.

Настройте сметкоплана си с инвентар, разбит по категории (сухи насипни храни, течни домакински продукти, течни продукти за тяло, масла и оцети, нетрайни стоки). По-късно ще ви трябва себестойност на продадените стоки на ниво категория, за да видите коя страна на магазина всъщност покрива наема.

Раздаване: свиването е ред в себестойността на продадените стоки, не мистерия​

Всеки магазин за зареждане губи продукт между бъчвата и буркана на клиента:

• Разливане и капене около гравитационните контейнери и помпените станции
• Изпаряване, особено при продукти на алкохолна основа и етерични масла
• Разваляне и остаряване на бързо развалящите се насипни храни — отрасловите данни показват свиване от 3 до 8 процента от месечните приходи при бързо развалящите се стоки
• Изтичане от тара, където леко завишена стойност на тарата дава продукт безплатно (повече за това по-долу)
• Дегустация и мостри, което е маркетингов разход, а не свиване

Счетоводната дисциплина е проста: свиването получава собствена подсметка под себестойността на продадените стоки, разбита по причина, когато можете да я идентифицирате. Правете месечна сверка — начален инвентар плюс покупки минус записани продажби се равнява на очакван краен инвентар — след което претеглете съдовете си, за да получите действителния краен инвентар. Разликата е свиването. Ако го погребете, като напаснете себестойността на продадените стоки, никога няма да разберете дали проблемът е лепкави помпи (поправимо с 40-доларова тава за капене), или доставчик, който ви ощетява (поправимо с едно обаждане).

Цикличните преброявания побеждават годишните​

Преброяването на всеки контейнер веднъж годишно е смущаващо и произвежда една гигантска необяснена корекция. Вместо това претегляйте ротационно подмножество от съдове всяка седмица — високостойностни артикули като етерични масла и добавки всяка седмица, стабилни сухи стоки месечно. Записвайте всяко преброяване с документирано тегло на тарата, така че всеки от персонала да получи същото число. Малките, чести корекции поддържат счетоводството ви честно и изкарват проблемите на повърхността, докато са още малки.

FIFO има по-голямо значение без опаковка​

Запечатаните продукти за търговия на дребно имат отпечатани дати "най-добър до" и производителите поемат по-голямата част от риска от разваляне. В магазин без отпадъци този риск е ваш. Прилагайте строго ротация първи влязъл, първи излязъл за всеки контейнер: новият запас отива отдолу или отзад, никога отгоре. Маркирайте с дата всеки насипен контейнер, когато се напълни. За бързо развалящите се стоки задайте тригер за намаление (например 30 дни преди датата "най-добър до" на доставчика) и праг за изхвърляне, и отчитайте намаленията в сметка за намаления, вместо тихо да намалявате цената на касата — искате да видите разходите от свръхпоръчване в отчета за приходите и разходите.

Работният процес за тегло на тарата: където живее точността на приходите​

Ето законовата основа: продуктите, продавани по тегло, трябва да се продават по нетно тегло. Теглото на контейнера — тарата — трябва да се приспадне, за да не плащат клиентите цени за сапун за стъкло. Това не е любезност; законът за мерки и теглилки го изисква, а държавните инспектори го налагат.

Използвайте везни, законни за търговия​

Всяка везна, използвана за определяне на това, което клиентът плаща, трябва да бъде одобрена от NTEP и "законна за търговия", отговаряща на изискванията на NIST Handbook 44. Тази кухненска везна от голям магазин не отговаря на изискванията, колкото и точна да изглежда. Везните, законни за търговия, носят номер на сертификат за съответствие NTEP и маркировка за клас на точност. Предвидете бюджет за търговски везни с изчисляване на цена на касата, калибрирайте ги професионално преди първа употреба и пазете сертификатите за калибриране — инспекторите ги искат. Отчитайте таксите за калибриране и сертифициране като повтарящ се оперативен разход, а не като еднократен разход за настройка, защото повечето щати изискват периодична повторна проверка.

Проектирайте процедурата за тара преди откриването​

Има три често срещани подхода и настройката на POS трябва да съответства на избрания:

1. Предварително тарирани магазинни контейнери. Продавате стандартизирани буркани с тегло на тарата, отпечатано на дъното или кодирано в баркод. Касата сканира тарата на контейнера и везната прави изчислението. Най-бързо на касата, но изисква проследяване на инвентара на контейнерите.
2. Клиентски контейнери, тарирани на станцията за пълнене. Персоналът претегля всеки празен контейнер на везна на станцията за пълнене, записва тарата на етикет или стикер, и клиентът пълни. Касата въвежда тарата ръчно или я сканира. Гъвкаво, но всяко ръчно въвеждане е шанс за разменена цифра, която подарява продукт.
3. Предварително зададени тари по тип контейнер. POS държи предварително зададени тегла на тарата за често срещани контейнери (буркан от пинта, буркан от кварта, гроуler). Бързо, но точно само ако клиентите всъщност използват предполагаемите контейнери — проверете чрез извадкови проверки.

Който и да изберете, вградете два контрола в рутината: извадкови проверки на тарите на касата чрез повторно претегляне на извадка от контейнери всяка смяна, и седмичен преглед на "корекциите на тара" или дневника за анулирания. Модел на тежки тари от една каса или един служител е или проблем с обучението, или проблем с кражба, и дневникът е начинът да различите двете.

Внимавайте с математиката на изтичане на приходи​

Грешките в тарата са асиметрични: завишената тара подарява продукт, докато занижената тара таксува клиента в повече и създава правна експозиция. Систематично завишение на тарата с 10 грама при продукт, продаван за $1.20 на унция, подарява около $0.42 на транзакция. При 100 транзакции на ден това е над $1,200 на месец, излизащи през вратата — вероятно повече от целия ви маркетингов бюджет. Сверявайте записаното тегло на продажбите спрямо изчерпването на съдовете месечно; устойчива разлика между това, което POS казва, че сте продали, и това, което е излязло от контейнерите, сочи директно към изтичане от тара или разливане.

Депозитите за контейнери са задължения, не приходи​

Много магазини за зареждане таксуват депозити за заети или стандартизирани контейнери — $2 депозит за стъклена бутилка от тип млечна, депозит за помпа за дозатор, депозит за торбата, която клиент на едро отнася вкъщи. Счетоводното правило е абсолютно: депозитът не е продажба.

Счетоводните записи​

Когато събирате депозит:

• Дебит Каса, кредит Задължения за депозити на контейнери (текуща сметка за задължения)

Когато клиентът върне контейнера и вие възстановите депозита:

• Дебит Задължения за депозити на контейнери, кредит Каса

На нито една от стъпките не се признава приход. Ако прекарвате депозитите през касата като продажби, ще завишите приходите, евентуално ще надплатите данък върху продажбите и няма да имате запис какво дължите на клиентите.

Счупване и неполучени депозити​

Някои контейнери никога не се връщат. След изтичане на обявения ви срок за обратно изкупуване, неполучените депозити могат да бъдат признати като доход — обикновено като друг доход ("неполучени депозити от счупване"), а не като приход от продукти, така че да не изкривява анализа на маржовете ви. Две предупреждения:

• Проверете правилата на вашия щат за неполучени активи. Някои щати третират неполучените депозити като неполучени активи, които в крайна сметка трябва да бъдат предадени на щата, а не задържани. Знайте прага и периода на бездействие, преди да отчетете счупването като доход.
• Дръжте счупването извън математиката на маржовете. Счупването е случайна печалба, не операции. Ако магазинът ви е печеливш само заради неполучени депозити, имате проблем с ценообразуването, облечен в костюм на депозит.

Следете оборота​

Салдото ви по Задължения за депозити на контейнери трябва грубо да се равнява на неизплатените контейнери, умножени по сумата на депозита. Сверявайте го на тримесечие: пребройте или оценете контейнерите в ръцете на клиентите, сравнете със салдото на задължението и проучете големите разлики. Салдо на задължение много над очаквания оборот означава, че вероятно носите отдавна мъртви депозити, които е трябвало да бъдат признати или предадени; салдо много под него означава, че възстановявания са изплатени без да се намали задължението, и счетоводството ви подценява това, което дължите.

Настройте POS така, че депозитите да се отчитат като вид плащане без приход, свързан със сметката за задължения. Ако POS не може да го направи нативно, отчитайте депозитите като плащане от тип задължение като ваучер за подарък — никога като SKU на продукт.

Математика на маржовете за търговия на едро и доставчици​

Себестойността ви започва с условията на доставчиците, а доставчиците на refillery варират от регионални дистрибутори до търговци на едро директно от производителя. Няколко счетоводни практики се изплащат сами:

• Разпределяйте транспортните разходи към стойността на инвентара. Ако платите $60 транспорт за поръчка от $600, истинската ви цена на продукта е с 10 процента по-висока от единичната цена във фактурата. Капитализирайте транспорта в инвентара и го освобождавайте през себестойността на продадените стоки, когато продуктът се продаде — отчитането на транспорта веднага подценява инвентара и завишава разходите за ранния период.
• Следете разреждането и добива. Концентратите са често срещани в този бранш — галон концентрат, който прави 8 галона готов за продажба почистващ препарат, трябва да бъде оценен на разрежения добив, а не на закупения обем. Запишете съотношението на добива в записа на артикула и го проверявайте периодично; служител, който смесва по-богато, ви струва марж на всяка помпа.
• Договаряйте и следете условията. Нет-30 от дистрибутор е безлихвен заем; 2 процента отстъпка за плащане в рамките на 10 дни е 36 процента годишна възвръщаемост. Следете задълженията по дата на падеж и дата на отстъпка, не само по салдо.
• Внимавайте с минималните количества за поръчка спрямо оборота. Отлична цена за единица за 12-месечен запас от масло с 9-месечен срок на годност не е отлична цена. Разделете количествата на MOQ на месечната употреба преди поръчка и оставете коефициента на оборота да наложи вето на "офертата".

KPI-тата, които ви казват истината​

След като описаната по-горе инфраструктура е на място, пет числа управляват бизнеса:

1. Брутен марж по категория. Сухите стоки, течните домакински продукти, продуктите за тяло и трайните стоки се държат различно. Обединеният марж прикрива изпитваща трудности категория. Преглеждайте месечно.
2. Свиване като процент от приходите, по категория. Всичко устойчиво над 5 процента при бързо развалящите се стоки заслужава разследване, не свиване на рамене.
3. Оборот на инвентара. Под 8 оборота годишно означава, че наличността се вкаменява на рафтовете ви; над 16 с чести изчерпвания означава, че губите продажби заради празни контейнери.
4. Приходи на квадратен фут. Съоръженията за зареждане са обемисти. Сравнете вашите с бенчмарковете за специализирана търговия на дребно и бъдете честни дали стената от контейнери заслужава своята площ.
5. Депозитно задължение спрямо оборот на контейнери. Сверявано на тримесечие, както е описано по-горе. Дрейфащо салдо е или фантомен доход, или скрито задължение.

Ъгли на съответствие, които не можете да отрежете​

• Регистрация за мерки и теглилки. Повечето щати изискват търговските везни да бъдат регистрирани и инспектирани. Намерете държавната си програма преди деня на откриването, не след първото посещение на инспектора.
• Класификация на данъка върху продажбите. Облагаемостта на насипната храна спрямо приготвената храна спрямо домакинските стоки варира огромно според щата — а някои щати освобождават необработената храна, докато облагат почистващите продукти с пълната ставка. Конфигурирайте данъчни категории в POS за всяка юрисдикция и ги преразглеждайте, когато добавяте продуктови линии.
• Разрешителни за работа с храни. Refillery за сухи стоки със зърнени култури, брашна и масла е хранително заведение в повечето юрисдикции. Предвидете бюджет за разрешителни, инспекции и санитарни консумативи, за да ги преминете.
• Контрол на алергени. Споделените лъжици и съседните контейнери създават риск от кръстосано замърсяване. Документирайте процедурите си за алергени; застрахователят ви за отговорност ще попита, а също и клиент с алергия към ядки.

Опростете финансовото си управление​

Да управлявате магазин за зареждане означава да следите долари по унция — базиран на тегло инвентар, продажби с точна тара, депозитни задължения и маржове на ниво категория, всичко наведнъж. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че всеки грам и всеки депозит да е проследим в записи с контрол на версиите, а не заключен в приложение тип черна кутия. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.