Купони от производител срещу купони от магазин: Кои отстъпки действително намаляват облагаемата продажна цена

Клиент ви подава купон за отстъпка от един долар на касата. Събирате ли данък върху продажбите върху пълната цена на рафта или върху сумата без отстъпката, която клиентът реално плаща? Сгрешите ли в едната или другата посока, или събирате в повече от клиентите си, или внасяте в по-малко на държавата — а недовнасянето е това, за което одиторите ви наказват.

Отговорът се свежда до един-единствен въпрос: възстановява ли някой на вас стойността на този купон? Ако производител ви плати обратно, държавата третира купона като част от това, което сте получили, и данъкът се прилага върху пълната цена. Ако никой не ви възстановява стойността, купонът е ваша собствена отстъпка и данъкът се прилага само върху това, което клиентът е платил. Това единствено правило обяснява почти всеки сценарий с купони, който някога ще маркирате на касата — от промоции с двойни купони до оферти „купи едно, вземи едно безплатно“. Ето как работи, щат по щат, и как да поддържате счетоводството си изправно.

Основното правило: следвайте възстановяването​

Всеки щат с данък върху продажбите прилага някаква версия на един и същ тест:

• Възстановяван купон (обикновено купон от производител): данъкът върху продажбите се дължи върху цената преди купона. Вие все още получавате пълната продажна цена — частично от клиента, частично от производителя — така че облагаемата продажна цена не намалява.
• Невъзстановяван купон (обикновено купон от магазин): данъкът върху продажбите се дължи върху цената след купона. Купонът е ваша собствена отстъпка и държавата облага само това, което действително сте получили.

Проследете изчислението за артикул за $10 с купон от $2 и данъчна ставка 7%:

Разликата от четиринадесет цента изглежда незначителна за една транзакция. За един хранителен магазин, който осребрява хиляди купони седмично, систематичното облагане на купоните от производител върху нетната сума създава недостиг при внасянето, който се натрупва всеки отчетен период — плюс санкции и лихви, когато одиторът го открие.

Тестът за възстановяване отговаря и на по-трудния въпрос кой е издал купона. Етикетите имат по-малко значение от движението на парите. Купон, отпечатан от производител, но никога подаден за възстановяване, икономически е ваша отстъпка, докато „магазинен купон“, финансиран от кооперативна рекламна програма на доставчик, започва да прилича на възстановяван купон. Обучете персонала си да сортира купоните по възстановяване, а не по лого.

Купони от производител: данък върху пълната цена​

Купонът от производител е обещание от марката, не от вас. Когато приемете такъв, вие на практика събирате част от покупната цена от клиента и част от производителя. Щатите третират възстановяването от производителя като част от брутните ви приходи от продажбата.

Това има три практически последици за дейността ви:

1. Вашата POS система трябва да облага цената преди купона. Повечето съвременни POS системи се справят правилно, ако купонът е кодиран като купон от производител, а не като обща отстъпка. Проверете настройките на артикулите и начините на плащане: купон от производител, въведен като „отстъпка“, ще изчисли данъка тихомълком върху намалената цена. Грешката в конфигурацията, която струва най-скъпо на търговците на дребно, е един единствен общ бутон „купон“, който третира всичко като магазинна отстъпка.

2. Неосребрените купони от производител също се броят. Някои търговци внасят данък само върху възстановената сума, когато действително подадат купоните към клиринговата къща. На щатите по принцип не им е грижа дали сте намерили време да изпратите купоните — облагаемото събитие е продажбата, измерена чрез насрещната престация, на която сте имали право да получите. Изградете навик да подавате купоните своевременно, но внасяйте данъка така, сякаш всеки един ще бъде приет.

3. Таксите за обработка са доход, а не приспадане от данъка. Клиринговите къщи и производителите често плащат малка такса за обработка на купон (исторически около осем цента). Тази такса е обикновен бизнес доход. Тя не намалява облагаемите ви продажби и принадлежи в счетоводството ви като доход от такси или като намаление на разхода за обработка на купони — изберете един подход и го прилагайте последователно.

Как да отчитате продажби с купони от производител​

Отчетете продажбата по пълната цена на рафта, след което проследете купона като вземане, докато производителят плати:

• Дебит Парични средства за това, което клиентът е платил (нетно след купона, плюс данък върху пълната цена).
• Дебит Вземания по купони (актив) за номиналната стойност на купона.
• Кредит Приходи от продажби за пълната цена на рафта.
• Кредит Дължим данък върху продажбите за данъка върху пълната цена.

Когато възстановяването пристигне, дебитирайте Парични средства и кредитирайте Вземания по купони. Ако някои купони бъдат отхвърлени — изтекли, осребрени неправилно или за грешен продукт — отпишете вземането към сметка за загуби от купони или за промоционални разходи. Струва си да следите тази сметка за отписване: нарастващият процент на отхвърляне обикновено означава, че касиерите приемат купони небрежно, а всеки отхвърлен купон е марж, който сте подарили без нищо в замяна.

Магазинни купони: данък върху това, което действително сте получили​

Магазинният купон — седмичната ви брошура, оферта в приложението за лоялност, купон на касата „$5 отстъпка при покупка над $25“ — е пари от собствения ви джоб. Никой не ви възстановява стойността, така че облагаемата продажна цена е намалената сума, която клиентът плаща.

Същата логика важи за повечето промоции, финансирани от търговеца:

• Отстъпки за лоялност и при сканиране на карта намаляват облагаемата цена, защото отстъпката идва от вас.
• Купони от типа Catalina, издадени на касата за бъдещо посещение, са магазинни отстъпки при осребряване, ако никой доставчик не ги възстановява.
• Отстъпките за служители също намаляват облагаемата продажна цена в повечето щати, тъй като вие поемате разликата.

Как да отчитате продажби с магазинни купони​

Отчетете приходите нетно след отстъпката, с данък върху нетната сума:

• Дебит Парични средства за това, което клиентът е платил.
• Кредит Приходи от продажби за намалената цена.
• Кредит Дължим данък върху продажбите за данъка върху намалената цена.

За управленска отчетност много търговци на дребно проследяват и моста от брутно към нетно — брутни продажби по цена на рафта, минус отстъпки по купони, се равнява на нетни продажби — за да виждат какво струват промоциите им. Тази контра-приходна сметка („Отстъпки по купони“ или „Промоционални надбавки“) е за вътрешен анализ; данъчната ви декларация за продажбите все още отчита нетните облагаеми продажби.

Двойни купони: разделете разликата​

Промоциите с двойни купони — при които удвоявате купон от производител за $1 с допълнителен $1 от собствените си пари — са класическият изпитен въпрос и тестът за възстановяване отговаря на него чисто: разделете удвоения купон на двете му половини. Номиналната стойност от $1 на производителя остава в облагаемата база; вашият $1 на съответствие отпада.

За артикул за $5 с удвоен купон от производител за $1:

• Облагаема база: $5 минус вашия $1 на съответствие = $4.
• $1 на производителя е облагаем, защото ви се възстановява.
• Вашият $1 на съответствие е необлагаема магазинна отстъпка, защото никой не ви я възстановява.

Няколко щата формулират правилото малко по-различно, но икономиката е еднаква навсякъде: данъкът следва парите, които задържате. Документирайте събитията с двойни купони внимателно — вашата POS система трябва да записва номиналната стойност от производителя и съответствието от магазина като отделни позиции, така че одитор да може да провери разделянето, без да го реконструира от касовите ленти.

„Купи едно, вземи едно безплатно“ и оферти „безплатно при покупка“​

BOGO промоциите объркват търговците на дребно, защото „безплатният“ артикул сякаш трябва да носи собствен данък. Като цяло, когато вие финансирате безплатния артикул, данъкът се прилага само върху това, което действително сте получили — цената на платения артикул. Не дължите данък върху потреблението за безплатния артикул и клиентът не дължи данък върху продажбите извън данъка върху платената сума.

Две разновидности променят анализа:

BOGO, финансиран от производителя. Ако доставчик ви възстановява стойността на безплатния артикул — често срещано при промоции, управлявани от дистрибутора — възстановяването е част от вашата насрещна престация. Тогава някои щати третират транзакцията като две продажби на намалена цена, което има значение, когато артикулите имат различен данъчен статут (например облагаем артикул в комбинация с необлагаем). Съхранявайте споразумението с доставчика: то е документът, който доказва дали безплатните стоки са били ваша промоция или на доставчика.

Безплатен артикул при покупка на необлагаем артикул. Когато платеният артикул е необлагаем (много щати освобождават непреработените храни) и безплатният артикул би бил облагаем сам по себе си, няколко щата изискват да отчетете безплатния артикул — понякога като облагаема продажба по справедлива стойност, понякога като изтегляне от инвентара, подлежащо на данък върху потреблението. Това е граничният случай на BOGO, който най-вероятно ще се появи при одит, защото POS системите почти никога не го обработват автоматично. Ако провеждате промоции „безплатен облагаем артикул при всяка покупка“, попитайте данъчния си съветник как вашият щат третира подаръка, преди да я стартирате.

Офертите „купи едно, вземи второто с 50% отстъпка“ са по-прости: това е просто намалена цена за два артикула и данъкът се прилага върху намалената обща сума. Същото важи и за купоните „две за едно“ в ресторантите — ястието се продава с отстъпка, а не се подарява, така че данъкът се прилага върху получената сума.

Дигитални купони, приложения и програми за лоялност​

Хартиените купони намаляват; офертите, отрязвани в приложение, купоните в дигитален портфейл и автоматичните отстъпки за лоялност са растящата област. Старите правила все още важат, но следата на парите е по-трудна за проследяване:

• Купони от приложението на търговеца, които сами финансирате, са магазинни купони: данък върху нетната цена.
• Дигитални купони от производител, подадени през клирингова къща (приложението ви казва кои оферти са финансирани от производителя), са купони от производител: данък върху брутната цена, а възстановяването се отчита като вземане.
• Приложения за връщане на пари от трети страни, при които клиентът плаща пълната цена и получава пари обратно по-късно от компанията на приложението, обикновено изобщо не засягат облагаемата ви продажба — вие сте получили пълната цена и сте внесли данък върху нея. Връщането на клиента е между клиента и приложението.
• Точки и награди за лоялност, които издавате и осребрявате, са ваша собствена отстъпка при осребряване. Ако продавате точки на партньор (например компания за кредитни карти, която купува вашите точки), тази продажба е отделна транзакция със собствено счетоводно отчитане.

Оперативният риск при дигиталните оферти е грешното кодиране на POS. Хартиените купони от производител поне изглеждат различно от магазинните; в приложението всяка оферта се визуализира като един и същ баркод. Уверете се, че работният процес за настройка на оферти изисква поле за източник на финансиране — финансирано от производителя или от магазина — преди офертата да може да бъде активирана, и сверявайте възстановяванията от клиринговата къща срещу осребряванията всеки месец. Несвързаните разлики са или неполучени пари, или доказателство, че офертите от производител са били обложени като магазинни отстъпки.

Купони при необлагаеми и смесени транзакции​

Купоните взаимодействат с освобождаванията по начини, които изненадват новите търговци на дребно:

• Купон за необлагаем артикул (храна в повечето щати с данък върху хранителните стоки, артикули по рецепта, необлагаемо облекло под праг) няма последици за данъка върху продажбите в нито една посока. Но все пак поддържайте кодирането на купоните чисто — ако данъчният статут на артикула се промени или кошницата смесва облагаеми и необлагаеми стоки, историческото грешно кодиране се превръща в главоболие при одит.
• Магазинен купон с фиксирана сума за смесена кошница ($5 отстъпка при покупка над $25, обхващаща облагаеми и необлагаеми артикули) трябва да се разпредели между артикулите. Обичайният подход е пропорционално разпределение: ако 60% от кошницата е облагаема, $3 от купона намаляват облагаемите продажби. Проверете дали вашият щат предписва метод; ако не, изберете разумен, документирайте го и го прилагайте последователно.
• Данъчните ваканции добавят още един нюанс: купон от производител обикновено не намалява цената за целите на прага на цената за ваканцията, защото продажната цена се измерва преди купона. Артикул за $110 с купон от производител за $15 все още надхвърля прага от $100 за ваканцията в щатите, които следват това правило.

Поддържайте продажбите с купони готови за одит​

Обработката на купони се появява при одитите на данъка върху продажбите в търговията на дребно с обезкуражаваща редовност, обикновено като договорена оценка за няколко години недовнесен данък. Няколко контрола предотвратяват по-голямата част от това:

1. Разделете видовете купони на POS. Отделни кодове за начин на плащане или отстъпка за купони от производител, магазинни купони, съответствия при двойни купони и отстъпки за лоялност. Един общ код за купон е одиторска констатация, която чака да се случи.
2. Сверявайте възстановяванията всеки месец. Вземанията по купони, непогасени повече от 90 дни, обикновено са мъртви — отхвърлени, изгубени или никога подадени. Отписвайте ги своевременно, за да остане балансът честен и тенденцията на загубите видима.
3. Съхранявайте споразуменията за промоции с доставчици. Всяка промоция, финансирана от доставчик — BOGO, scan-back или кооперативна — се нуждае от споразумението си, подадено заедно със счетоводното отчитане на събитието. „Доставчикът ни плати обратно“ без документация не е позиция, която одитор ще приеме.
4. Документирайте метода си на разпределение за купони на ниво кошница и смесени транзакции и потвърдете, че съответства на указанията на вашия щат.
5. Тествайте POS след всяка актуализация. Таблиците с данъчни ставки и логиката за отстъпки се променят и при актуализациите на софтуера. Пуснете тестова кошница — един купон от производител, един магазинен купон, един BOGO — и проверете дали данъкът се изчислява правилно, преди актуализацията да достигне до реалните каси.

Поддържайте промоционалното си счетоводство организирано от първия ден​

Купоните, BOGO офертите, отстъпките за лоялност и възстановяванията от доставчици всеки засягат различни редове — брутни продажби, контра-приходи, вземания, доход от такси и дължим данък — а една обща кофа „отстъпки“ скрива всичко това. Разделянето на тези потоци от самото начало е това, което прави данъчните ви декларации защитими и възвращаемостта на промоциите ви измерима. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.