Последната ви пълна физическа инвентаризация беше през октомври. Сега е 31 декември, данъчната ви година току-що приключи и счетоводните ви книги показват наличност, за която знаете, че всъщност не съществува. Част от нея е излязла през вратата неоплачена. Част се е счупила, развалила или повредила в склада. Част никога не е съществувала — служител на доставки е въвел 100 единици вместо 10 и грешката се натрупва от месеци.
Можете ли да приспаднете тази разлика в данъчната декларация за тази година, въпреки че няма да потвърдите точния размер до следващата физическа инвентаризация през януари или февруари? През по-голямата част от данъчната история IRS казваше „не“. От 1997 г. отговорът е „да“ — ако спазвате правилата. А за търговците на дребно IRS предлага рецепта, наречена метод на правилото за сигурност в търговията на дребно, която напълно премахва спора.
Това ръководство обяснява какво се счита за свиване на инвентара, какво изисква законът, преди да можете да го прогнозирате, как работи математиката на правилото за сигурност в търговията на дребно стъпка по стъпка и грешките, които създават проблеми на търговците на дребно.
Какво се счита за свиване на инвентара
Свиването е обобщаващият термин на IRS за разликата между това, което според счетоводните ви книги трябва да имате, и това, което физическата инвентаризация показва, че всъщност имате. IRS го определя като неоткрита кражба, повреда и счетоводни грешки. На практика търговците на дребно го разделят на четири познати причини:
- Външна кражба, включително кражби от магазини и организирана престъпност в търговията на дребно
- Вътрешна кражба от служители, от отклоняване на средства от касата до „приятелски“ отстъпки за познати
- Административни и документални грешки, понякога наричани „хартиено свиване“ — грешки при получаване, грешки в ценообразуването, грешно сканиране на касата
- Измами от доставчици и недостиг при доставки, когато фактурата казва едно, а кашонът съдържа друго
Това не е грешка при закръгляване. Проучването за национална сигурност на National Retail Federation определя средния процент на свиване на около 1,6 процента от продажбите, което представлява над сто милиарда долара колективни загуби в търговията на дребно. Външната кражба представлява приблизително 36 процента от общата сума, кражбата от служители — около 29 процента, административните грешки — около 27 процента, а измамите от доставчици — под 5 процента. За магазин с два милиона долара годишни продажби процент на свиване от 1,6 процента означава тридесет и два хиляди долара изчезваща наличност всяка година — реални пари, които би трябвало да намалят облагаемия доход, ако данъчните правила ви позволяват да ги претендирате.
Стандартният начин да измерите собствения си процент след физическа инвентаризация е прост:
Процентът на свиване е равен на записаната наличност минус действителната наличност, разделено на записаната наличност, умножено по 100.
Трудният въпрос е какво да правите, когато краят на годината попада между физическите инвентаризации.
Защо IRS преди казваше „не“ и какво се промени
Отправната точка е Section 471 от данъчния кодекс, който изисква инвентарът да съответства на най-добрата счетоводна практика във вашия бранш или дейност и ясно да отразява дохода. Разпоредбите добавят, че счетоводните наличности, водени по надеждна счетоводна система, се приемат като ваша стойност на инвентара — при условие че са проверени чрез физически инвентаризации на разумни интервали и са коригирани да съответстват на физическите резултати.
В продължение на десетилетия IRS тълкуваше тези правила в смисъл, че прогнозирането на свиване без физическа инвентаризация в края на годината е по-близо до записване на резерв за бъдещи загуби, което не е разрешено, отколкото до посочване на действителната крайна наличност. Данъкоплатците, които приспадаха прогнози за периода — свиването между последната им физическа инвентаризация и 31 декември — редовно се озоваваха в спорове. Противоречието се проточи в съдилищата, докато Конгресът не го реши.
Taxpayer Relief Act от 1997 г. добави Section 471(b) към кодекса, който изрично позволява корекции на крайната наличност за прогнозно свиване. Законът поставя две условия:
- Обикновено трябва да правите физическа инвентаризация на всяко място на редовна и последователна основа. Прогнозата запълва разликата между реалните инвентаризации; тя никога не ги замества.
- Трябва да правите правилни корекции на инвентара и методите си за прогнозиране, когато прогнозите се окажат по-високи или по-ниски от действителното свиване. Ако методът ви систематично надвишава, поправете метода.
Малко след това IRS публикува подробни указания, описващи одобрена рецепта за прогнозиране за търговците на дребно — методът на правилото за сигурност в търговията на дребно. Използвайте го последователно и крайната ви наличност се счита за ясно отразяваща дохода. Тази формулировка „счита се“ е цялата награда: тя премахва самия метод от масата при данъчна проверка.
Методът на правилото за сигурност в търговията на дребно, стъпка по стъпка
Кой отговаря на условията
Два теста, и двата задължителни:
- Вие сте основно engaged в търговия на дребно, което означава препродажба на лично имущество на широката публика.
- Физическите инвентаризации обикновено се правят на всяко място поне веднъж годишно.
Ако сте търговец на едро, производител или изпълнител, това конкретно правило за сигурност не е за вас. Все още можете да прогнозирате свиване по самостоятелно разработен метод, който ясно отразява дохода, но не получавате автоматичното „счита се“ и трябва да опишете метода подробно в заявлението си за промяна на счетоводния метод, за да може IRS да го прегледа.
Стъпка 1: Изградете тригодишното историческо съотношение
Сърцето на метода е съотношение на свиване към продажби, изградено от собствената ви история:
- Вземете действителното свиване, установено от всяка физическа инвентаризация, направена през последните три данъчни години — текущата година плюс двете предходни години.
- Разделете на продажбите за съответните периоди.
Това съотношение е вашият процент на свиване за данъчни цели. Отбележете две неща. Първо, и трите години се броят, включително годината, за която подавате декларация, като се използват физическите инвентаризации, направени през тази година. Второ, не можете да коригирате съотношението с преценъчни фактори — без минимуми, без тавани, без ръчни корекции, защото тази година ви се стори различна. Съотношението е това, което историята казва, че е.
Стъпка 2: Изчислете го на правилното ниво
- Ако магазините ви имат отдели, изчислете съотношението отделно за всеки магазин или всеки отдел и го правете по един и същ начин за всеки магазин с отдели в същия бранш или дейност.
- Ако магазините ви нямат отдели, изчислете го отделно за всеки магазин.
- За нов магазин или нов отдел без три години история на физически инвентаризации използвайте средната стойност на съотношенията от другите си магазини или отдели за последните три години.
Стъпка 3: Умножете по продажбите за периода
Приспадащата се прогноза е равна на историческото съотношение, умножено по продажбите за периода между датата на последната ви физическа инвентаризация и края на данъчната година. Ако последната ви инвентаризация беше на 31 октомври и годината ви приключва на 31 декември, умножавате по продажбите за ноември и декември. Това е цялата формула.
Работен пример
Да предположим, че единственият ви магазин за спортни стоки има следната история:
- Общо свиване, потвърдено от физически инвентаризации през последните три години: 186 000 долара
- Общи продажби за същите тези три години: 12 400 000 долара
- Историческо съотношение: 186 000, разделено на 12 400 000, или 1,5 процента
Последната ви физическа инвентаризация беше на 31 октомври. Продажбите за ноември и декември бяха 1 600 000 долара. Прогнозното ви свиване за периода е 1,5 процента от 1 600 000, или 24 000 долара. Намалявате крайната наличност с 24 000 долара, което увеличава себестойността на продадените стоки със същата сума и съответно намалява облагаемия доход.
Ако използвате LIFO, трябва да разпределите това свиване между вашите LIFO пулове по разумен и последователен начин — правилото за сигурност не ви освобождава от отчитане на пулове.
Стъпка 4: Не поглеждайте назад
Ето правилото, което изненадва хората: след като изчислите прогнозата по правилото за сигурност, не можете да я преизчислите — чрез корекция за обратно търсене или по друг начин — за да отразите физическите инвентаризации, направени след края на годината. Когато февруарската ви инвентаризация разкрие, че действителното свиване за периода е било 21 000 долара вместо 24 000, не подавате коригирана декларация. Разликата просто преминава в историята за следващата година и леко коригира съотношението за следващата година. Методът се самокоригира с времето и точно тази самокорекция е това, което Конгресът прие в замяна на сигурност.
Стъпка 5: Прилагайте го последователно
Трябва да използвате правилото за сигурност за всеки магазин в отделен бранш или дейност, последователно, година след година. Избирателното прилагане — правило за сигурност за мястото с високо свиване, действителни инвентаризации за останалите — унищожава защитата на „счита се за ясно отразяващо“.
Как да приемете метода
Прогнозирането на свиване там, където не сте го правили преди, е промяна в счетоводния метод, подчинена на правилата на Section 446 и 481. Добрата новина е, че тази промяна е в списъка на IRS с автоматични промени:
- Подайте формуляр 3115, Заявление за промяна в счетоводния метод, с навременно подадената си декларация за годината на промяната.
- Без потребителска такса, без предварително решение, без чакане за разрешение — автоматично съгласие.
- Промяната носи обозначен автоматичен номер на промяна 49 в Списъка на автоматичните промени. Потвърдете номера спрямо текущата revenue procedure, когато подавате, тъй като списъкът периодично се преиздава.
- Корекция по Section 481(a) предотвратява дублирането или пропускането на доход или приспадания в преходната година. Съгласно процедурите за автоматична промяна корекцията обикновено се разпределя върху няколко години, вместо да се струпа в една.
Едно предупреждение за данъкоплатци, които вече прогнозират свиване по собствен метод: преминаването към правилото за сигурност все още е автоматична промяна, но ако текущият ви метод вече е предмет на проверка от IRS, може да не получите защита при проверка за предходни години. Консултирайте се с вашия CPA преди подаване, ако сте под проверка.
Също си струва да знаете: много истински малки бизнеси не се нуждаят от тази машинария. Отделна разпоредба, Section 471(c), позволява на отговарящите на условията малки бизнеси да пропуснат изцяло формалното счетоводно отчитане на инвентара и да третират инвентара по-скоро като консумативи. Ако средните ви брутни приходи са скромни, попитайте вашия CPA дали освобождаването за малък бизнес е подходящо, преди да изградите методология за свиване.
Често срещани грешки, които създават проблеми на търговците на дребно
Твърде рядко инвентаризиране. Законът изисква физически инвентаризации на всяко място на редовна и последователна основа, а правилото за сигурност изисква поне годишни инвентаризации на всяко място. Прогнози, изградени върху остарели или спорадични инвентаризации, не преминават праговия тест — методът изобщо не тръгва.
Ограничаване на съотношението. Ръководството не харесва това, което тригодишната история казва, затова намалява съотношението до по-ниското число от миналата година или налага таван. Указанията изрично забраняват преценъчни корекции. Ограниченото съотношение не е методът на правилото за сигурност; това е различен метод без защита.
Преизчисляване след януарската инвентаризация. Изкушението да коригирате данъчната декларация, след като пристигнат действителните данни, е силно, а съгласно правилото за сигурност е забранено. Подайте прогнозата, оставете историята да поеме разликата и продължете напред.
Смесване на методи между локации. Прилагането на правилото за сигурност в основния магазин, докато използвате действителни инвентаризации за периода в аутлет магазина, нарушава изискването за последователност за бранша или дейността. Изберете един подход.
Търговци извън търговията на дребно, заимстващи метода за търговия на дребно. Дистрибутори и производители понякога приемат механиката на съотношението, защото е удобна. „Счита се“ покрива само данъкоплатци, основно engaged в търговия на дребно. Всички останали се нуждаят от самостоятелно разработен метод, който стои на собствените си основания за ясно отразяване, разкрит изцяло във формуляр 3115.
Забравяне на LIFO пулове. Правилното прогнозиране на общото свиване, но изсипването му в един пул — или неизобщо неразпределянето му — създава отделен проблем със съответствието в иначе валиден метод.
Третиране на прогнозата като резерв. Запишете прогноза за свиване като резерв за задължения във финансовите си отчети и предизвиквате най-стария спор в тази област: резервите за бъдещи загуби не са приспадащи се. Данъчната прогноза намалява крайната наличност и преминава през себестойността на продадените стоки. Пазете счетоводното и данъчното представяне концептуално отделни и пазете работни документи, показващи математиката на съотношението.
Правене на свиването видимо в счетоводните ви книги
Правилото за сигурност работи върху история, което означава, че счетоводството ви е основата, върху която стои целият метод. Няколко навика се изплащат сами:
- Сверявайте счетоводната наличност с всяка физическа инвентаризация писмено, като записвате отклонението в долари по локация и отдел. Този график на отклоненията е суровината за тригодишното ви съотношение.
- Проследявайте свиването по причина — кражба, повреда, грешки при получаване, недостиг от доставчици — въпреки че данъчното съотношение ги смесва. Данните за причините са това, което всъщност намалява свиването през следващата година.
- Правете циклични инвентаризации между пълните физически инвентаризации. Те хващат счетоводни грешки рано, поддържат постоянния запис честен и ви дават междинни доказателства, че методът ви за прогнозиране следва реалността.
- Поддържайте дефинициите на отделите стабилни. Преначертаването на отделите всяка година прави историята на съотношението по отдели безсмислена и подкопава последователността, която методът изисква.
Ако записите ви за инвентара живеят в система, която можете да одитирате ред по ред, изграждането на съотношението всяка година е заявка, а не археологически проект. Инструментите за счетоводство в обикновен текст, които версионират всяка транзакция, правят тази история тривиално възпроизводима — вижте документацията за това как прозрачен регистър поддържа многогодишни графици честни.
Опростете финансовото си управление
Прогнозирането на свиване на инвентара е едно от онези места, където дисциплинираното водене на записи се превръща директно в по-ниски данъци — но само ако основните счетоводни книги са достатъчно пълни, за да подкрепят историята, която методът изисква. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, като всяка корекция на инвентара е проследима и версионирана. Започнете безплатно и вижте защо разработчици и финансови професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
