Една единствена дума във ваша фактура може да решит, дали косата на вашия клиент за $2,500 е покрито медицинско устроиство или отхвърлена козметична покупка. Ако правите или продавате поръчкови перуки и продължавате да фактурирате всяка единица като "перука", оставяте възстановяването от застраховка за вашите клиенти — и собствената си ценова мощност — на масата.
Този наръчник е за производители на поръчкови перуки, медицински студии за коса и специалисти по черепни протези, котори искат да настроят своите книги, фактури и документация за клиенти така, да медицинската страна на бизнеса действително плаща. Техниките долу се прилагат, независимо дали медицински клиенти представат 10% от приходите или 90%.
Думата, коя стой $2,500: Защо "Черепна протеза" побежда "Перука" на хартия
Годи наред, повечеть здравни застрахователи класифицирали перуки като козметични предмети и отказвахели да ги покриват. Това полека се променя — но само за продавци и клиенти, котори говорят на езика на застрахователя. Национална фондация за алопеция ареата (NAAF) препорача пациенти винаги да използват термина "черепна протеза" (медицинска перука) и никога "перука", когда говорят с лекар или застраховател, защото "перука" насоча искъ къ право в козметичното изключение.
Като студио, вие контролирате най-важни документа в този процес: фактурата. Всяка медицинска фактура, коя издавате, трябва да описва продукта като "Черепна протеза", а не като перука. Този единствен избор на думи, подкрепен с правилни кодове, е това, что превърта касова разписа в възстановяемий медицински иск.
Най-често квалифициращите състояния включват коса загуба от химиотерапия и радиация, алопеция ареата и алопеция тоталис, нараняние или изгарения на скалпа и вродена загуба на коса — медицински политики на платежници, като публикуваната политика за черепни протези от Blue Cross VT, изброяват точен тези диагнози като медицински необходими тригери. Отбележете пропаста: лекарски групи посочили, че много частни застрахователи все още по-лесно възстановяват коса загуба, свързана с болест (как химиотерапия), отколко алопеция ареата, и Medicare въобще не покрива перуки. Съответственно настройте очакванията на клиенти: възстановяване е обичайно, но никога не гарантирано.
Что действително съдържа фактура, готова за застраховка
Обична салонна разписа ще причини да вишия клиент искъ да бъде отхвърлен. Фактура, готова за застраховка, има пет елементи — създайте шаблон за нея и използвайте го за всяка медицинска продажа:
- Продукт описан като "Черепна протеза". Включвайте базовата цена плюс всяки такси за персонализация (конструкция на поръчкова шапка, ръчно плетение, съвпадение на цвят) като отделни редове. Детайлизация има значение: и застрахователи, и държавни одитори за данък от продажби искат да видят, что било устроиство, а что услуга.
- HCPCS код A9282. Това е код от Система за кодиране на здравоохранителни процедури за черепна протеза. Отпечатайте го на фактурата, да клиентовия формуляр за иск и ваша разписа съвпадат точен.
- Ваши NPI код. Национални идентификатор за доставчици е уникални ID за покрити доставчици. Не всяк търговец на перуки има еден — NAAF отбележа, че клиенти могат продължати без него — но има NPI прави вашите фактури да изглеждат, как да бъли от медицински доставчик, защото таки са. Кандидатствайте за еден като организация; това не стой ништо и премахва повтарящося триение от всяк иск, кои вашите клиенти подават.
- Дата на продажа и идентификатори за клиент. Пълно правово име и дата на доставка, съвпадащи с предписания.
- Нема козметичен език никакъде. Изтрийте думи като "мода", "красота", "стилна модернизация" или "козметичен" от медицински фактури, дори в подпис или футер на вашия бланк. Проверящ искъ, кои търси причина за отхвърляне, ще я намери.
Пази копия на всяка медицинска фактура за поне седем години, наред с лекарското предписание (повече долу). Ако искъ бъде апелиран — и много са — ще бъдете помолени да изпратите тази документация месеци по-късно.
Управляйте два приходини потока: Козметична търговия vs. Медицинска протеза
Най-голяма счетоводна грешка, коя студии за перуки правят, е пускането на всички продажи через единна приходин сметка. Модна перука, продана на клиент от улицата, и черепна протеза, продана на пациент с химиотерапия, изглеждат идентично във вашия банковски депозит и се държат съвсем различно всякъде инак: данък от продажби, документация, риск за възстановяване и маржа. Следвайте ги отделно от първи ден.
Козметичната страна
Модни перуки, топпери, продани за стил, и аксесоари са обичайни търговия. Те са облагаеми с данък на движимо имущество в повечеть щати, не изискват предписание и не носят застрахователна документация. Следвайте цена на продани стоки на единица — вълна от човеческа коса на голо може стой няколко стотини долари, докато готови поръчкови части се продават на търговия от около $995 за синтетика до $1,995 и нагоре до къ $10,000 за премиум ръчно вързани човеческа коса — така маржи на единица варират огромно. Ако не можете казати маржата на всяка единица, коя продали през минали месец, ваши ценообразование е гадание.
Медицинската страна
Всяка медицинска продажа трябва да има мал файл за съответствие, преди да я отбележите в каса:
- Лекарско предписание или писмо за медицинска необходимост (LMN) с диагноза (с ICD-10 код) и предписание за "черепна протеза". Наръчник NAAF за възстановяване води клиенти точно през получаването на това от техния дерматолог или специалист — но умни студии не оставят това на клиента. Дайте всякому медицински кандидат чек-лист на една страница: се обадите с вашия застраховател първо, питайте за покритие за черепна протеза, годишни лимити и изисквания за капа, та после върнете предписания преди поръчка.
- Фактурата, готова за застраховка, описана горъ, с позование на датата от предписания.
- Отбележка за очаквано покритие. Запишите, что казали на клиента — годишни максимуми са реални (калифорнийски законопроект би ограничил бенефити до веднъж на всеки 12 месеци и $750 на случай; закон в Ню Хемпшир огранича някотори диагнози на $350). Когда клиент знай вероятното възстановяване преди плащане, ваши процент за възстановяване и чарджбек намаля.
Защо това има значение за вашите книги? Защото медицински продажи са предоплатени — клиент ви плаща пълно, та после сам подава иск за възстановяване — ваши прихода от взноси остават чисти. Но ваши документационен товар е по-висок, и несериозни файли ви кощтат двойно: отхвърлени иски се превъртат в искания за възстановяване и лоши ревю, кои ни една счетоводна запис не може оправити.
Данък от продажби: Предписания, кое спестя 7–10% за вашия клиент
Това е данъчно приспадане, кое повечеть продавци на перуки пропущат: във няколко щати, перука, продана по лекарска заповед за медицинско състояние, е освободена от данък от продажби като протезно устроиство, дори ако та сама перука, продана за мода, е пълно облагаема.
Каталожната анотация за данък от продажби в Калифорния е ясна — пълни черепни протезни устроиства за загуба на коса поради алопеция, изгарения, химиотерапия и радиация отговарят за освобождение, когда се продават по лекарска заповед, дори ако продавеца не е медицинска организация. Други щати имат подобни освобождения за протези със собственни правила за документация.
Операционни извод за вашите книги:
- Настройте вашия точка-на-продажа система с две данъчни третменти: облагаема козметична продажа и освободена медицинска продажа. Никога не позволяйте персонала да избира "освободено", без да прикачи предписания къ записа от транзакцията.
- Пазите освободителна документация с записа от продажата, а не във отделна купчина. В случай на одит, предписания е това, что превърта облагаема продажа в освободена; липсващо предписание я превърта обратно, плюс глоба и лихва.
- Не предпоставяйте, че вашия щат съвпада с Калифорния. Проверете освобождението за протези или за устоичиво медицинско оборудование във вашия щат и негови стандарт за документация, преди да освободите първа продажа.
Правилно направено, освобождението е продажен аргумент: "Защото ваши лекар предписа тази като черепна протеза, няма данък от продажби на ваша покупка" е изречение, кое затворя сделки.
Помогнете клиенти да печелят иски (и защитите собствената си приходи)
Застрахователи отхвърлят иски за черепни протези за скучни, предотвратими причини: фактура казала "перука", предписания нямало ICD-10 код, формуляр за иск използвал грешен код, или никой не проверил покритие преди покупка. Всяко отхвърляне, кое каца във вашия инбокс като гневни "ваша фактура не работила", ви кощта време за поддержка и репутация. Вградете поддръжка за иски във вашия процес:
- Скрипт за покритие преди покупка. Дайте клиенти точен въпроси, котори да зададат на застрахователя: Имам ли покритие за черепна протеза? Колко на година? Какой е максимум на единица? Изискват ли се капи за персонализация или медицинска степен? Какой е процес за подача на иск? Клиенти, котори първо се обадят, купят с увереност и спорт по-менее.
- Пакет за иск при всяка медицинска доставка. Копия предписания, детайлизирана фактура с A9282 и лист с инструкции на една страница за подача. Някотори студии включват шаблони за апелационни писма за най-чести причини за отхвърляне — мал усилие, кое генерира реална лоялност и препоръки от онкологични отделения и дерматолози.
- Следвайте резултати. Запишите за всяк медицински клиент неговия застраховател, фактурирана сума, възстановена сума и, ако има, причина за отхвърляне. В рамки на шест месеци ще знаете, кои локални платежници възстановяват надеждно, а кои се борят с всяк иск — информация, коя можете споделити с нови клиенти ("вашия план обичайно покрива около $500 от това") и с препоръчащи лекари.
Това следване работи двойно като бизнес KPI: процент на одобрение за вашите клиенти е пряма мярка колко добра е ваша документация. Ако одобрения се покачаят, следа как въведете шаблон за фактура, готова за застраховка, това е маржа, коя създали с документация.
Данъчното удръжка, кое вашите клиенти трябва да знаят
Дори кога застраховка не плаща ништо, вашите медицински клиенти все още могат си възстановити част от разхода при данъчно време — и казването им това прави вашия студио запомнено. IRS Publication 502 позволя удръжка за медицински разходи за "цена на перука, купена по съвет на лекар за психично здравие на пациент, кои е загубил всичка коса от болест".
Три условия трябва да важат: лекар го съветовал, загубата на коса е от болест (не от мода или обичайно прореждане) и служи за благополучие на пациента. Клиенти го изявят като детайлизирана удръжка на Schedule A, подчинен на 7.5%-под на AGI праг за медицински разходи — тако помага най-вече, кога е свързан с други медицински разходи за годината. Споменете го във вашия пакет за иск с позование на Publication 502 и на техния данъчен съветник. Вие не давате данъчен съвет; вие им давате вожда, за кои техния съветник ще ви благодари.
Инвентар и парични потоци: Реалност на поръчкова поръчка
Студии за поръчкови перуки имат необичайни динамики за работен капитал. Разберете ги или ще ви изненадят:
- Депозити са пасиви, не приходи. Депозит от 50% на поръчкова единица за $3,500 е $1,750 отложен приходи в дена, кога пристигнет. Признавате го като приходи при доставка, не при получание — иннак заети месец с много поръчки и бавна доставка ще прави ваша печалба да изглежда как влакчерица и ваши данъчни плащания на вноски — грешни.
- Следвайте цена на единица, включва ваши време на бенч. Цена на коса е само половина картина. Ръчно вързане, вентилация, конструкция на шапка и часове за монтаж са реални трудови часове. Студии, котори ценообразуват само от материали, откриват твърде късно, че най-„премиум" единици плащат най-лош часов тарифа във цеха.
- Разделяйте готови от склад от поръчков трубопровод. Складови единици и топпери трябва да се въртят няколко раз на година; поръчкови части се правят по поръчка и никога не трябва да стоят. Ако готови поръчкови единици стареят във вашия заден склад в очакване за получание, ваши процес за събиране на крайно плащане — не ваши майсторство — е проблема. Установете прозорец за получание във ваша поръчкова спогодба с такси за складиране след него.
- Застрахуйте косата. Инвентар от човеческа коса на търговия стойност се трупа бързо. Потвердите, че вашия бизнес имуществено покритие отразя възстановителна цена, и документирайте високоценни части съ снимки при получание. След загуба, „около $20,000 в коса" се урежда по-лошо отколко детайлизиран график.
Пазите медицински записи како медицински записи
От момента, кога започнете събирать предписания и писма за диагноза с ICD-10 кодове, държите защитена здравна информация. Не ви трябва отдел за съответствие како в болница, но ви трябва базова дисциплина:
- Съхраняйте медицински клиентски файли отделно от обичайни търговия разписи, с достъп ограничен до служители, котори го нуждат.
- Пазите ги за поне седем години — апелации за иск, данъчни одити и одити за данък от продажби всички работят на многогодишни часовници.
- Ако използвате облачно съхраняване или софтвер за управление практика за тези файли, потвердите, что той предлага шифрование и контрол на достъп, съответни за здравна информация, и получите всяка нужна бизнес-асистент документация.
Третирайте писмо за диагноза на клиент със сериозност, коя заслужа, и споменете вашите практики за приватност по време на консултация. Медицински клиенти със загуба на коса избират студио, на кое могат се доверити с нещо дълбоко лично; видима професионализм с техната документация е част от продукта.
Пет числа, котори да наблюдаете всеки месец
- Съотношение медицински vs. козметични приходи — коя страна расте и следа ли ваши персонал и инвентар нея?
- Процент на одобрение за възстановяване за клиенти — свидетелство за ваши фактурен и предписателен процес.
- Средни дени от депозит до крайно плащане — превръщение на пари в поръчки; разтягащи цикли значат, че събиране се изплъзва.
- Бруто маржа на единица — материали плюс трудови часове на бенч, изчислена на част, не средно за месеца.
- Процент на документация за освободени продажи — какой част от данъчно-освободени продажи има предписание прикреплено в края на месеца? Всичко по-долу 100% е одитна изложба.
Пазите книги на вашия студио така поръчкови, как вашите единици
Управляне на студио за черепни протези означа живот във две светове наред: търговия свет на инвентар, маржи и данък от продажби, и медицински свет на предписания, процедурни кодове и застрахователна документация. Студии, котори пазят тези светове чистно разделени — във своите фактури, свои данъчен третмент и свои счетоводен план — получат възстановяване за своите клиенти по-бързо и задържат повече от всяк долар, кои печелят.
Съхраняването на ясни финансови записи е това, что прави това разделяние възможно. Beancount.io предлаг plain-text счетоводство, кое ви дава пълна прозрачност и контрол над вашите финансови данни — няма черни кутии, няма изключителност от продавеца. Започнете безплатно и виждите, защо разработчици и финансови професионалисти преминават на plain-text счетоводство.
