Вашата дерматологична практика не е един бизнес. Тя е три или четири бизнеса, които споделят чакалня, данъчен номер и един отчет за приходите и разходите, който тихо ви лъже всеки месец. Медицинската страна разчита на застрахователни договори с постоянно свиващи се възстановявания. Mohs комплексът работи на базата на хирургическа икономика за отделен случай. Козметичната страна е паричен бизнес с търговски маржове. Когато ги смесите в един отчет за приходите и разходите, печелившите субсидират губещите невидимо — и вие вземате решения за разширяване на базата на средни стойности, които не описват точно никоя част от практиката ви.
Помислете за залозите: козметичните и нехирургичните услуги вече представляват около половината от приходите в дерматологичната индустрия, докато възстановяването от Medicare за водещия код на Mohs хирургията, коригирано спрямо инфлацията, е спаднало с около 46% за период от 18 години. Едната страна на практиката ви процъфтява; другата е принудена да върши същата работа срещу малко повече от половината реално заплащане. Ако книгите ви не могат да ви покажат всяка страна поотделно, вие летите на сляпо точно през теченията, които потопяват практиките.
Това ръководство показва как да структурирате счетоводството си, така че всяка линия на услуги да се основава на собствените си числа: медицинска дерматология, Mohs хирургия, козметични услуги, търговски продукти и решението за дерматопатологичната лаборатория.
Защо един смесен отчет за приходите и разходите крие истината
Типичната пълнофункционална дерматологична практика управлява някаква комбинация от тези центрове на печалба:
- Медицинска дерматология — застраховани посещения в кабинета, биопсии, деструкции и ексцизии. Голям обем, зависимост от платеца и най-голяма изложеност на откази, дължащи се на документацията.
- Mohs хирургия — етапна хирургия за рак на кожата плюс реконструкция. Силни приходи за отделен случай, но възстановяването на етап постепенно намалява от години.
- Козметична дерматология — лазери, инжекционни продукти, пилинги и енергийни процедури. Парично заплащане, най-висок марж и най-бързо растящ сегмент.
- Търговски продукти — слънцезащитни продукти, почистващи препарати и козмецевтици, продавани на рецепцията или онлайн. По същество малък магазин в клиниката ви.
- Дерматопатологична лаборатория — вътрешно разчитане на препарати, което превръща обема от биопсии в лабораторни приходи вместо в разход за външна лаборатория.
Всеки център има коренно различна икономика. Индустриалните сравнителни анализи показват, че кабинетът за обща дерматология работи с около 50% режийни разходи, докато процедурната стая е по-близо до 32% — същата сграда, същият персонал, напълно различни профили на маржовете. Обединете ги и процъфтяващото козметично звено може да маскира медицинска страна, която бавно кърви от откази и труд по предварителни одобрения. Решението е счетоводство по отдели: всеки долар приходи и всеки долар разходи, който може да бъде проследен, се маркира към центъра на печалба, който го е спечелил или похарчил.
Настройте центрове на печалба в сметкоплана си
Не ви трябва нов софтуер за това — нужна ви е дисциплина в софтуера, който имате. Повечето счетоводни системи за практики поддържат класове, отдели или категории за проследяване. Използвайте ги.
Приходни сметки за всеки център. Разделете събиранията на поне: медицински посещения в кабинета, медицински процедури, Mohs хирургия, Mohs реконструкция, козметични услуги (по модалност, ако обемът го оправдава — лазер, инжекционни продукти, лицеви процедури), продажби на търговски продукти и приходи от патология. Ако системата ви за управление на практиката експортира един ред "събирания", поправете картографирането на експорта, преди да направите каквото и да е друго — обединените импорти провалят цялото упражнение.
Преки разходи за всеки център. Маркирайте какво реално потребява всеки център: козметични инжекционни продукти и лазерни консумативи към козметиката; Mohs консумативи, труд на хистотехнолозите и материали за препарати към Mohs; себестойност на продадените стоки за всеки търговски артикул към търговията. Възнаграждението на лекарите следва разпределението на времето им — асистент-лекар, разделящ времето си между медицинската клиника и козметичните кабинети, трябва да има разпределено възнаграждение съответно, а не изсипано в една кофа.
Споделени режийни разходи по защитимо правило. Наем, труд на рецепцията, билинг персонал, ЕЗД (електронно здравно досие) и маркетинг обслужват всички. Разпределете ги по квадратура, часове на лекарите или дял от приходите — изберете един метод за всеки разход, документирайте го и го запазете стабилен година след година, за да имат тенденциите смисъл. Важното е последователността, а не теоретичното съвършенство.
Едно табло с KPI за всеки център. Всеки център на печалба заслужава същия кратък списък от месечни показатели: брутни събирания, договорни корекции и отписвания, нетен коефициент на събираемост, марж на преките разходи, пълно натоварен марж след разпределените режийни разходи и приходи на посещение. Последният е по-важен, отколкото повечето собственици си мислят — последователно, най-печелившите козметични практики не са най-натоварените по обем; те са тези, които максимизират приходите на посещение.
Медицинска дерматология: печелете с откази и документация, а не с обем
Медицинската дерматология е игра на маржове срещу платците, и книгите трябва да отразяват това. Вашите два най-важни показателя са коефициентът на откази по платец и цената на труда в цикъла на приходите — особено предварителните одобрения, чиито административни разходи практиките все повече поемат без никакво компенсиращо плащане.
Изградете тези навици в месечното си приключване:
- Проследявайте отказите по код на причината, платец и CPT код — не като една обща сума. "Липса на медицинска необходимост" при деструкции на лезии е документационен проблем с конкретно решение; скок от един платец за едно семейство кодове е договорен или политически проблем. Не можете да ги различите от един ред с отписвания.
- Задръжте хирургическия билинг, докато не получите патологичния доклад, когато диагнозата определя избора на код. При ексцизии и подобни процедури резултатът от хистологията може да промени кой CPT код подкрепя документацията. Фактурирането в деня на операцията и коригирането по-късно разменя малко закъснение за голям разход за откази и преработка.
- Отнасяйте се към модификатор 25 като към документационен продукт, а не като рефлекс. Когато значителна, отделно идентифицируема услуга по оценка и управление се случи в същия ден като процедура, кодът за оценка и управление се нуждае от собствена история, преглед и вземане на решения в бележката. Платците многократно са затягали проверките тук, и недостатъчно документираният модификатор 25 е един от най-честите предотвратими откази в дерматологията.
- Обжалвайте систематично. В индустрията около 40 до 45% от обжалваните откази успяват — което прави дисциплиниран процес на обжалване една от дейностите с най-висока възвръщаемост в практиката. Записвайте всяко обжалване, резултата от него и възстановените суми, за да може трудът да покаже възвръщаемост.
Задайте целеви нетен коефициент на събираемост (нетни събирания, разделени на договорената допустима сума) и го следете месечно по платец. Бавно плъзгане с три пункта при най-големия ви платец е проблем за петцифрена сума годишно, облечен в камуфлаж.
Mohs хирургия: оценявайте случая, а не деня
Mohs изглежда печеливш на база посещение — първите етапни кодове възстановяват високите стотици долари на етап, а допълнителните етапи плащат в средните стотици — но тенденциите изискват уважение. Освен дългосрочния спад, коригиран спрямо инфлацията, възстановяването от Medicaid за Mohs етапи е спаднало с приблизително 18 до 33% в зависимост от кода през последните многогодишни периоди, с най-стръмните спадове през последните няколко години. Mohs програма, управлявана на усет, ще се чувства печеливша дълго след като маржът на случай е изтънял.
Управлявайте Mohs като собствен бизнес в бизнеса:
- Познавайте напълно натоварената цена на случай. Заплати на хистотехнолозите и обезщетения, консумативи за препарати и оцветители, договори за обслужване на оборудването, разпределеното време на хирурга и дела на стаята от наема — разделено на случаите на месец. Сравнете това със средните събрани приходи на случай по платец, а не с фактурираните суми.
- Проследявайте етапите на случай и сместа от възстановявания. Допълнителните етапи плащат по свои ставки, а икономиката на реконструкцията се променя рязко със сложността. Просто затваряне, междинна възстановителна процедура и клапа или присадка са различни продукти с различни маржове; книгите ви трябва да показват каква смес реално сте извършили.
- Следете намалението за множество процедури. Когато Mohs и еднодневна реконструкция попаднат в една претенция, правилата за намаление могат да дисконтират част от работата. Някои практики установяват, че планирането на реконструкцията на следващ ден променя изчисленията — клинично решение първо, но такова, което числата ви на случай трябва да информират.
- Сравнявайте със собствената си история на тримесечие. С намаляващото възстановяване, постоянната цена на случай е намаляващ марж. Тримесечните тенденции улавят това; годишните прегледи го откриват с една година закъснение.
Козметика: управлявайте бизнеса си с най-висок марж с дисциплината на паричен бизнес
Козметичната дерматология няма платци, няма допустими суми и няма откази — което изкушава собствениците да я управляват небрежно. Това е обратното: паричният бизнес заслужава най-строгите контроли, защото всеки изтекъл долар излиза право от приходите ви с най-висок марж.
- Предплатените пакети са отложени приходи, а не доход. Когато пациент закупи пакет от шест лазерни сесии предварително, вие дължите шест сесии. Запишете парите в пасивна сметка и признайте приходите, когато сесиите се изпълняват. Признаването им изцяло в първия ден надценява месеца, подценява следващите пет и прави месеците с много пакети да изглеждат като растеж, който никога не се повтаря.
- Подаръчните карти и непотърсените депозити също са пасиви. Проследявайте издаването, използването и неусвоените суми според държавните правила за ескроу — законът за непотърсена собственост важи за медицинските спа центрове също като за всеки търговец на дребно.
- Ценообразувайте устройствата по цена на процедура. Лазерът не е престижна покупка; той е производствена цена за процедура. Разделете покупната цена плюс договора за обслужване плюс консумативите на реалистичния обем процедури за целия живот, добавете времето на персонала и режийните разходи за стаята и имате минимална цена. Сравнителните анализи показват, че процедурните стаи работят с драстично по-ниски режийни разходи от общите кабинети — но само ако използваемостта остава висока. Празно устройство обръща това изчисление бързо.
- Разделете паричните потоци. Козметиката трябва да има чисти отчети от търговския акаунт без смесени застрахователни плащания, а възстановяванията и спорните транзакции трябва да се отчитат срещу козметичните приходи — а не да изчезват в обща корекционна сметка.
Търговски слънцезащитни продукти и козмецевтици: това е магазин, така че го водете като такъв
Рафтът със слънцезащитни продукти до касата ви е търговски бизнес, а търговските бизнеси живеят или умират от счетоводството на материалните запаси. Три правила го поддържат честно:
- Капитализирайте материалните запаси; отчитайте себестойността на продадените стоки при продажба. Покупките на продукти отиват в активна сметка за материални запаси, а всяка продажба премества цената на единицата в себестойността на продадените стоки. Отчитането на покупките като разход при закупуване прави месеците за складиране ужасни, а месеците за продажби чудесни — и скрива напълно загубите.
- Преброявайте рафтовете на тримесечие. Загубите — изтекъл срок на годност, повредени единици, демонстрационна употреба от персонала и обикновено изчезване — са реални във всяка практика, която продава. Отписвания към сметка за загуби, преглеждани на тримесечие, ви казват дали линията наистина е печеливша или просто така изглежда.
- Събирайте и внасяйте данък върху продажбите като всеки търговец на дребно. Повечето щати изискват лиценз за търговия на дребно, за да продавате продукти, а данъчното третиране на услугите срещу продуктите често се различава — някои щати облагат продажбата на продукта, но не и лицевата процедура, която го придружава. Ако продавате онлайн, правилата за пазарните места и доставката добавят въпроси за данъчно присъствие. Вземете лиценза преди първата продажба, не след първото известие.
Търговията на дребно също възнаграждава пакетните оферти: опаковането на грижа за кожата след процедура заедно със самата процедура повишава приходите на посещение и от двете страни. Когато пакетирате, разделете приходите между козметичните услуги и търговията при последователни вътрешни цени, за да остане маржът на всеки център смислен.
Решението за дерматопатологичната лаборатория, в числа
Четенето на собствените ви препарати превръща разхода за външна лаборатория в лабораторни приходи — такси за професионален компонент, които вашият дерматопатолог печели, плюс, където структурата позволява, техническия компонент. Дали този размен ход се изплаща зависи от обема, и книгите ви трябва да отговорят на това, преди да подпишете договори за оборудване:
- Моделирайте точката на пресичане. Фиксираните разходи (персонал по хистология, оборудване, лабораторно пространство, съответствие с CLIA и акредитация), разделени на маржа на принос за препарат (събрани лабораторни приходи минус променливи консумативи и спестявания от куриер), дават месечния брой препарати, при който вътрешното четене достига точката на рентабилност. Под този брой външната лаборатория е по-евтина, независимо как изглеждат брутните приходи.
- Дръжте лабораторните приходи и лабораторните разходи в един център. Класическата грешка е да записвате лабораторните събирания като приходи на практиката, докато лабораторните заплати се крият в общия персонал — което прави лабораторията да изглежда безплатна, а клиниката скъпа.
- Планирайте съответствието като реален редов ред. Лабораторното регулиране, прегледът за съответствие на билинга и прегледът на правната структура за правилата за самонасочване не са незадължителни екстри; те са част от напълно натоварената цена на лабораторията и принадлежат в изчислението на точката на пресичане.
Месечното приключване, което държи всичко честно
Свържете центровете с контролен списък за приключване, който работи по един и същ начин всеки месец:
- Съгласувайте всяка парична тръба — депозити от клиринга до банката, търговския процесор до банката, търговския ПОС до банката. Несъгласуваните козметични пари са мястото, където се крият и злоупотребите, и честните грешки.
- Поствайте договорните корекции по платец и център, никога като запълващо число. Детайлът за корекциите е вашият боеприпас за преговори с платците.
- Преглеждайте таблото на центровете: нетен коефициент на събираемост, коефициент на откази, дни в вземанията, директен марж, пълно натоварен марж, приходи на посещение.
- Сравнявайте с два бенчмарка: собствените си последни дванадесет месеца и индустриалните цели — включително широко цитираната цел за поддържане на коригирани EBITDA маржове около 20% или повече, под които обичният заподозрен е излишните административни режийни разходи.
- Отчитайте вземаниятата честно. Застрахователни вземания над 90 дни и вземания от пациенти над 60 дни изискват план за действие със собственици и срокове, а не само наблюдение.
Една структурна бележка за растящите практики: лекарите от средно ниво — асистент-лекарите и практикуващите сестри — са станали истински центрове на печалба в дерматологията през последното десетилетие с промяната в съотношението лекар/средно ниво. Това работи финансово само когато тяхната продукция и тяхната напълно натоварена цена (заплата, обезщетения, застраховка за професионална отговорност, време за супервизия) се проследяват за всеки лекар. Средно ниво, генериращо силни събирания срещу непроследено бреме за супервизия, е друга версия на илюзията за смесения отчет за приходите и разходите.
Поддържайте многцентровата си практика организирана от първия ден
Управлението на медицински, Mohs, козметични, търговски и лабораторни дейности като отделни центрове на печалба означава, че обемът на транзакциите ви се умножава — пет потока приходи, пет структури на разходи и един общ пул от режийни разходи за справедливо разпределение. Точно това е сложността, при която счетоводството в обикновен текст блести: всяка запис е прозрачен, с версии и одитируем, така че маржовете ви по центрове са доказуеми числа вместо фолклор от електронни таблици. Beancount.io ви дава тази основа, с Fava табла, които правят тенденциите по центрове лесни за преглед с един поглед. Започнете безплатно и вижте защо собствениците на практики с финансово мислене преминават към счетоводство в обикновен текст.
