Купувате лаптоп за $4,000 за бизнеса си от продавач извън щата. На страницата за плащане е начислен $0.00 данък върху продажбите. Добра сделка — само че не е. В почти всеки щат с данък върху продажбите, сега дължите същия данък директно на правителството на вашия щат. Той дори има свое име: потребителски данък (use tax). И за разлика от данъка, който продавачът събира вместо вас, никой няма да ви напомни да го платите, докато не дойде данъчен инспектор.
Това е едно от най-често пропусканите задължения в данъчното облагане на малкия бизнес. Не защото собствениците са небрежни, а защото системата е обърната спрямо всичко останало: отговорността е на купувача, а не на продавача. Ето как работи потребителският данък, кога се отнася до вас и как да се справите с него без проблеми.
Какво всъщност представлява потребителският данък
Потребителският данък е огледален образ на данъка върху продажбите. Данъкът върху продажбите се прилага, когато продавач във вашия щат ви продаде нещо облагаемо. Потребителският данък се прилага, когато съхранявате, използвате или консумирате нещо облагаемо във вашия щат и не е събран данък върху продажбите при покупката.
Двата данъка са комплементарни по дизайн:
- Ако продавачът ви е начислил данък върху продажбите, не дължите потребителски данък за тази покупка.
- Ако продавачът не е начислил нищо — или е начислил твърде малко — дължите разликата на вашия щат.
Данъчната ставка обикновено е същата, която би се приложила на вашето местоположение: ставката на вашия щат плюс всички приложими надбавки на окръга и града, въз основа на мястото, където използвате артикула, а не където сте го купили. Целта е двойна: защитава местните търговци, които трябва да събират данък, от подбиване от продавачи извън щата, които не го правят, и поддържа приходите на щата непокътнати, докато търговията се мести онлайн.
Едно объркване, което си струва да изясним рано: потребителският данък не е втори данък върху данъка върху продажбите. Никога не плащате и двата за една и съща покупка. Това е същият данък, събиран от различен човек, защото нормалната точка на събиране не е задействана.
Кога малкият бизнес го дължи: Петте често срещани тригера
Повечето сметки за потребителски данък произтичат от шепа ежедневни ситуации. Преминете през всяка и попитайте дали описва нещо, което бизнесът ви е направил тази година.
1. Онлайн и покупки извън щата без начислен данък
Това е големият случай. Поръчвате оборудване, консумативи, мебели или софтуер от продавач, който няма задължение да събира данък във вашия щат, и фактурата пристига без ред за данък. Задължението за плащане не е изчезнало — то се е прехвърлило върху вас.
Законите за пазарните платформи намалиха тази категория, тъй като големите платформи вече събират в повечето щати, но тя далеч не е изчезнала. Малки продавачи, чуждестранни продавачи и продавачи под прага за събиране на даден щат все още доставят без данък всеки ден. Всяка от тези фактури е потенциално задължение за потребителски данък, седнало във входящата ви поща.
2. Инвентар, който изваждате за служебна употреба
Купувате стоки за препродажба със сертификат за препродажба и не се начислява данък — правилно. Но в момента, в който вземете артикул от рафта и го използвате сами, сделката се променя. Офис компютърът, взет от складовите наличности, мострата, дадена на служител, изложбеният модел, пенсиониран в стаята за почивка: всяко от тези е облагаема употреба и дължите потребителски данък върху цената, която сте платили за артикула.
Проверяващите проверяват това рутинно, защото бизнесът почти никога не го проследява. Ако някога изтегляте инвентар за вътрешна употреба, имате нужда от процес, който го маркира по време на събитието — реконструирането му две години по-късно по време на проверка е мъчително и скъпо.
3. Покупки, при които продавачът е начислил грешна сума
Потребителският данък също покрива разликата, когато продавачът е събрал по-малко. Често срещани версии: продавач извън щата събира ставката на своя щат от 4% вместо вашата комбинирана ставка от 8.5%, или продавач третира облагаем артикул като освободен. Дължите разликата.
Запазете фактурата. Щатите обикновено ви дават кредит за данък върху продажбите, законно дължим и платен на друг щат за същата покупка, така че плащате само разликата — но трябва да документирате какво вече сте платили, за да го поискате.
4. Облагаемо имущество, което внасяте в щата
Премествате оборудване, превозни средства или друго бизнес имущество през щатски граници и новият ви щат може да поиска потребителски данък за него. Класическият случай е закупуване на превозно средство или лодка извън щата и регистрирането му у дома, където данъкът се събира при регистрация. Но същият принцип се отнася и до бизнес активи, преместени в нов офис или на строителен обект, в зависимост от правилата на щата и колко дълго имуществото е било използвано другаде първо.
5. Цифрови стоки и софтуер, в зависимост от вашия щат
Облагаемостта на електронно доставяния софтуер, облачните абонаменти и цифровите продукти варира значително по щати — облагаеми в някои, освободени в други, а в няколко облагаеми само ако са персонализирани. Когато продавач не събира, защото предполага, че продуктът му е освободен навсякъде, купувачите в облагаеми щати наследяват задължението. Ако бизнесът ви харчи значително за софтуер от продавачи, които никога не начисляват данък, проверете позицията на вашия щат, вместо да предполагате, че продавачът е прав.
Как да го платите: Самоначисляване на практика
Никой не ви изпраща сметка за потребителски данък. Вие го изчислявате и го внасяте сами — процес, който щатите наричат самооценка или самоначисляване. Механиката зависи от това дали бизнесът ви вече подава декларации за данък върху продажбите.
Ако вече имате разрешително за продажби или търговец
Това е лесният път. Почти всяка данъчна декларация за данък върху продажбите в щата включва ред за отчитане на облагаеми покупки, върху които не е платен данък — често обозначен като „покупки, подлежащи на потребителски данък“. Всеки отчетен период:
- Прегледайте фактурите от доставчици за облагаеми покупки, при които не е начислен данък (или е начислен твърде малко).
- Сумирайте покупните цени на тези артикули.
- Въведете сумата в реда за потребителски данък в декларацията, която вече подавате, и платете изчисления данък с нея.
Без отделна регистрация, без отделен формуляр. Декларацията, която вече подавате, е инструментът; единствената нова навичка е прегледът на фактурите.
Ако не подавате декларации за данък върху продажбите
Услугови бизнеси, търговци на едро и други без продажбена дейност все пак дължат потребителски данък върху покупките си. Щатите се справят с това по няколко начина:
- Самостоятелна декларация за потребителски данък, подавана ежегодно или периодично през данъчния портал на щата. Няколко щата позволяват на бизнеса да се регистрира за акаунт само за потребителски данък точно за тази цел.
- Ред за потребителски данък в декларацията за щатски данък върху доходите, често срещан за физически лица и понякога достъпен за собственици на дружества с ограничена отговорност за по-малки суми.
- Прагове за регистрация, които принуждават въпроса. Няколко щата изискват от бизнеса над определен обем на покупките да се регистрира за събиране на потребителски данък, дори ако изобщо не прави продажби.
Проверете насоките на данъчния отдел на вашия щат за точния формуляр и честота. Ключовият извод е, че „не продаваме нищо облагаемо“ не е освобождаване от потребителски данък — това просто променя формуляра, който подавате.
Искане на кредит за вече платен данък
Когато сте платили някакъв данък на друга юрисдикция за същия артикул, повечето щати го кредитират срещу дължимия потребителски данък, така че дължите само разликата между двете ставки. Ако сте платили 4% на щата на продавача и вашата комбинирана ставка е 8.5%, внасяте 4.5%. Ако сте платили повече от домашната си ставка, обикновено не дължите нищо повече — макар че не получавате и възстановяване на надвишението. Запазете всяка фактура, показваща платен данък; без нея проверяващият ще приеме, че сте платили нула.
Защо проверяващите обичат потребителския данък
Попитайте щатски проверяващ къде е лесната печалба и потребителският данък е на върха на списъка. Причините са структурни и разбирането им е най-добрата мотивация да се самооценявате, преди да бъдете попитани.
Почти никой не го доброволно. Степента на съответствие за потребителски данък, платен от купувача, е известна като ниска, особено сред бизнеси, които не подават декларации за данък върху продажбите. Проверяващ, който отвори книгите ви, знае преди да започне, че много вероятно го чака оценка. Ниско висящите плодове се берат първи.
Собствените ви записи доказват случая. Проверяващите не трябва да ви хващат да правите нещо. Те вземат извадка от задълженията ви към доставчици, увеличенията на дълготрайните активи и разходните сметки, изваждат фактурите и проверяват дали е начислен данък. Всяка фактура без данък за облагаем артикул се превръща в дължим данък плюс лихва плюс глоби. Работните материали почти се пишат сами.
Дълготрайните активи са златна мина. Единична покупка на оборудване без данък — производствени машини, сървъри, превозни средства, строителни материали — може сама да произведе оценка от пет цифри. Проверяващите рутинно започват с книгата за дълготрайни активи точно поради тази причина. Ако бизнесът ви е капитализирал голяма покупка извън щата тази година, приемете, че проверяващ би я открил.
Неподаването на декларация удължава обхвата на проверяващия. В много щати давността не тече за периоди, за които не е подадена декларация. Бизнес, който никога не е подал декларация за потребителски данък, може да се сблъска с много по-дълъг период на обратно търсене от стандартните три или четири години. Подаването и плащането на нещо — дори несъвършено — пуска часовника.
Глобите се трупат отгоре. Освен самия данък, очаквайте лихва, течаща от първоначалната дата на дължимост, плюс глоби за неподаване на декларация, неплащане или небрежност. Програмите за доброволно разкриване в повечето щати отменят или намаляват глобите, ако се явите, преди да сте били контактувани — още една причина да поправите това по вашия график, а не по този на проверяващия.
Нищо от това не изисква намерение за избягване. „Не знаех“ намалява глобите в някои щати, но никога не елиминира основния данък. Задължението съществува, независимо дали сте знаели за него.
Прост месечен навик, който ви държи чисти
Софтуерът за потребителски данък на пълен работен ден е прекомерен за повечето малки бизнеси. Това, от което се нуждаете, е лека месечна рутина, вградена в счетоводството, което вече правите:
- Маркирайте фактури без данък при въвеждане. Когато записвате сметка от доставчик, отбележете дали е начислен данък върху продажбите. Прост етикет или персонализирано поле — „платен данък“ срещу „не е начислен данък“ — превръща лова на съкровища в края на годината в отфилтриран отчет.
- Преглеждайте списъка без данък месечно. За всяка маркирана покупка попитайте: беше ли този артикул облагаем в моя щат? Ако да, начислете потребителския данък в книгите си този месец, така че задължението да е видимо, а не изненада.
- Проследявайте изтегляния от инвентара. Записвайте всеки артикул, изваден от инвентара за препродажба за служебна употреба, с неговата цена. Един ред на артикул, записан, когато се случи.
- Запазвайте фактури за всичко. Цифрови копия са добре. Имате нужда от тях както за да изчислите какво дължите, така и за да докажете кредити за платен данък другаде.
- Съгласувайте преди всяко подаване. Начисленият баланс на потребителския данък в книгите ви трябва да съответства на това, което отчитате в декларацията. Ако не съответства, разберете защо, преди да подадете.
Правилното счетоводство е наистина цялата игра тук. Съответствието с потребителския данък се проваля в бизнеси, чиито записи за покупки не могат да отговорят на прост въпрос — „кои фактури нямат данък?“ — и успява в бизнеси, чиито книги отговарят на него в един отчет. Проследяването на покупки с флагове за платен данък отнема секунди на фактура и превръща кошмар от проверка в рутинно подаване. Ако искате да видите как данните ви за покупки преминават в отчети, таблото Fava ви дава визуален изглед на всяка сметка, а документацията ви превежда през настройването на персонализирано проследяване точно за този тип работен процес.
Поддържайте записите си за покупки готови за проверка
Потребителският данък изглежда несправедлив, когато чуете за него за първи път — данък, за който никой не ви е казал, върху покупки, при които продавачът е мълчал. Но след като го видите за това, което е — същият данък върху продажбите, насочен през вас вместо през касата — съответствието се превръща в счетоводен навик, а не в хазарт. Маркирайте фактури без данък, начислявайте месечно и подавайте каквото дължите.
Поддържането на ясни записи за покупки е това, което прави всичко това безболезнено, вместо болезнено. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
