Откривате, че миналогодишните финансови отчети са използвали грешен метод на амортизация. Или клиентско салдо, което е изглеждало събираемо, изведнъж престава да бъде такова. Или вашият счетоводител препоръчва нов метод на оценка на материалните запаси, защото отразява по-добре начина, по който работи вашият бизнес.
Счетоводната статия може да изглежда сходна във всяка ситуация: променете сметка, запишете корекция и продължете напред. Съгласно US GAAP, времето на записване не е взаимозаменяемо. Едно събитие може да изисква да преразгледате сравнителните отчети, друго принадлежи само на текущия период, а трето е грешка, която не може да бъде прикрита като нова оценка.
ASC 250, Счетоводни промени и корекции на грешки, предоставя рамката. За малкия бизнес практическото предизвикателство е да разпознае коя категория е приложима, преди да осчетоводи статията. Това ръководство обяснява трите основни счетоводни промени, разликата между съществена и несъществена грешка и процес на приключване, който поддържа решението одитируемо.
Първият въпрос: Какво всъщност се промени?
ASC 250 обхваща промени в счетоводен принцип, промени в счетоводна оценка, промени в отчитащото се предприятие и корекции на грешки. Разликата има значение, защото всяка категория има различно третиране.
Като отправна точка, попитайте:
- Промени ли се основното счетоводно правило или метод?
- Нова информация ли промени разумна оценка?
- Беше ли първоначалното счетоводство грешно въз основа на информация, която вече е съществувала?
Ако отговорът на третия въпрос е „да“, вие оценявате корекция на грешка – а не избирате удобен начин да отчетете нова оценка.
Тази статия се фокусира върху финансовото отчитане съгласно US GAAP. Данъчното счетоводство, касовото отчитане, отчетите пред кредитори и вътрешните управленски отчети на компанията може да следват различни правила. Когато корекцията може да засегне одит, договорни клаузи за дълг, отчети за инвеститори или данъчна декларация, нека квалифициран счетоводител оцени фактите.
1. Промяна в счетоводен принцип обикновено гледа назад
Счетоводен принцип е правилото или методът, който предприятието използва за признаване, оценяване, представяне или оповестяване на сделки. Промяна в принцип може да бъде изискана от новоиздаден счетоводен стандарт или може да бъде доброволен преход от един приемлив принцип към друг.
Новите стандарти идват с инструкции за преход
Когато се прилага ново Обновление на счетоводните стандарти, започнете с инструкциите за преход в него. То може да изисква проспективно приемане, ретроспективно приемане, корекция с кумулативен ефект или практическо облекчение. ASC 250 не отменя специфичните инструкции за преход на даден стандарт.
Това означава, че „ретроспективно“ е концепцията по подразбиране, а не заместител на прочитането на новия стандарт. Разделът за преход контролира механиката.
Доброволните промени трябва да бъдат за предпочитане
Ако доброволно преминавате от един приемлив метод към друг, новият метод обикновено трябва да бъде за предпочитане – тоест да подобрява полезността на финансовото отчитане, а не просто данъчния резултат или печалбата за текущата година.
Например, разрастващ се производител може да заключи, че различен метод за оценка на материалните запаси отразява по-добре потока на неговите продукти и дава по-смислени маржове. Това решение изисква писмен анализ защо новият метод подобрява отчитането, кои периоди са засегнати и как ще бъде представена сравнителната информация.
За регистрант пред SEC, доброволна промяна в счетоводен принцип може също да изисква писмо за предпочитание от независимия счетоводител. Частна компания може да не се нуждае от това писмо, но документирането на мотивите е все пак силен контрол.
Какво означава ретроспективно прилагане
Ретроспективното прилагане обикновено означава представяне на предходни периоди, сякаш новият принцип винаги е бил използван, при спазване на изискванията на стандарта и всяко изключение за практически неосъществимост. Може да се наложи да коригирате началното салдо на неразпределената печалба или другия собствен капитал, да преработите сравнителните отчети за приходите и разходите и да обясните естеството и причината за промяната.
Не просто осчетоводявайте цялата историческа разлика в текущата година, защото отварянето на предходни периоди изглежда неудобно. Ако се изисква ретроспективно прилагане, работният документ трябва да показва кои периоди са преизчислени, кои суми преминават през началния собствен капитал и защо дадена част не е могла да бъде приложена.
2. Промяна в оценка се движи напред
Оценките са необходими, защото финансовите отчети се изготвят, преди да са известни всички резултати. Промяна в оценка възниква, когато нова информация промени предходно разумно решение – не когато откриете, че първоначалното решение е игнорирало информация, която вече е била налична.
Често срещани оценки включват:
- Очакваната несъбираема част от вземанията
- Полезният живот или остатъчната стойност на оборудването
- Искове по гаранции и връщания
- Обезценка на материални запаси
- Процентът на завършеност на дългосрочен проект
- Сумата на условно задължение, която може да бъде разумно оценена
Да предположим, че услуга е оценила, че 2% от нейните вземания ще бъдат несъбираеми. Оценката е била подкрепена от нейната история по това време. По-късно голям клиент обявява несъстоятелност и бизнесът сега очаква по-голяма загуба. Това обикновено е промяна в информацията. Актуализираната оценка се признава в текущия период и, когато е приложимо, в бъдещи периоди; предходните финансови отчети не се преписват просто защото оценката се е променила.
Трудната средна зона: принцип и оценка заедно
Някои промени съдържат както метод, така и оценка. Промяната в метода на амортизация е познат пример. Новият метод може да бъде приет, защото компанията има по-добра информация за това как ще се потребяват ползите от даден актив. Когато ефектите не могат да бъдат разделени, промяната обикновено се третира като промяна в оценка и се отчита проспективно, докато компанията все пак трябва да прецени дали промяната в метода е за предпочитане там, където това изискване е приложимо.
Полезният тест не е „ще увеличи ли тази статия или ще намали ли дохода?“ Той е „каква информация стана налична и беше ли първоначалният метод разумен, когато беше избран?“ Запишете този отговор, преди да осчетоводите.
3. Грешка означава, че първоначалното отчитане е било грешно
Грешка е пропуск в признаването, оценяването, представянето или оповестяването. Тя може да произтича от математическа грешка, неправилно прилагане на GAAP, пропуск или злоупотреба с информация, която е съществувала при изготвянето на финансовите отчети.
Примери включват:
- Записване на фактура от доставчик в грешен период, когато датата на доставка е била известна
- Пропускане на задължение, подкрепено от съществуващ договор
- Прилагане на грешно правило за признаване на приходи към завършена сделка
- Оставяне на съществена класификация в баланса грешна, след като фактите са били ясни
- Неоповестяване на изискван въпрос
Фактът, че грешката е случайна, не я превръща в оценка. Нито откриването на проблема по време на текущото приключване я прави разход за текущия период. Корекцията следва анализа на съществеността за предходни и текущи периоди.
Съществеността е повече от процент
Съществеността определя как се коригира грешката, но няма универсално правило „под 5% е добре“. Оценете сумата във връзка с нетния доход, приходите, активите, собствения капитал, паричните потоци и други показатели, които са от значение за хората, използващи отчетите. След това вземете предвид качествените фактори.
Числено малка грешка може да има значение, ако:
- Превръща загуба в доход или обръща низходяща тенденция
- Променя съответствието с договорна клауза за дълг
- Скрива пропусната цел или праг за бонус на ръководството
- Засяга ключов показател за изпълнение
- Променя способността на бизнеса да изпълни договорно изискване
- Прикрива незаконна сделка или провал на контрола
- Променя начина, по който кредитор, собственик или инвеститор разбира бизнеса
Оценявайте грешките поотделно и в съвкупност. Серия от малки, повтарящи се пропуски може да стане значителна, когато се разглежда заедно или когато старо салдо остава в баланса година след година.
За частна компания разумните потребители могат да бъдат собственик, банка, инвеститор, съвет на директорите или купувач, а не инвеститори на публичния пазар. Основната дисциплина е същата: попитайте дали пропускът или неточното представяне биха могли разумно да повлияят на решението на потребителя.
Как да изберете пътя за корекция
След като идентифицирате грешка, оценете два отделни въпроса:
- Съществена ли е грешката за финансовите отчети на предходния период?
- Съществена ли е корекцията ѝ – или оставянето ѝ некоригирана – за финансовите отчети на текущия период?
Отговорите водят до различни резултати.
Съществена за предходен период: Big R преизчисление
Ако предходен вече издаден период е съществено неточно представен, финансовите отчети обикновено трябва да бъдат преизчислени и преиздадени възможно най-скоро. Това често се нарича „Big R“ или преиздаващо преизчисление.
Работата е повече от коригираща счетоводна статия. Може да изисква преизчисляване на засегнатите периоди, преразглеждане на оповестяванията, комуникация с кредитори или собственици, преценка дали вече издадената информация може да продължи да се използва и оценка на ефекта върху данъчни декларации, клаузи или изчисления на възнаграждения.
Не използвайте този етикет небрежно. Съществена грешка за предходен период заслужава преглед от външния счетоводител на компанията и, където е приложимо, нейния адвокат, кредитор, съвет на директорите или одитен комитет.
Не съществена за предходния период, но съществена за текущия период: little r ревизия
Грешка може да е несъществена за предходния период, но да стане съществена, когато се разгледа текущият период. Това може да се случи, когато салдо се натрупва или когато коригирането на старата грешка в текущата година би изкривило резултатите за текущата година.
В тази ситуация сравнителната информация за предходния период обикновено се ревизира при следващото ѝ представяне. Това обикновено се нарича „little r“ или ревизия-преизчисление. Вече издадените отчети не се преиздават, но сравнителните колони се коригират и естеството на корекцията се оповестява.
Несъществена и за двата периода: документирайте избора
Ако грешката е несъществена за предходния и текущия период, възможните третирания включват корекция извън периода в текущия период, доброволна ревизия на сравнителната информация или оставяне на грешката некоригирана, когато е уместно. Решението трябва да вземе предвид дали грешката може да се натрупа и да стане съществена по-късно.
„Несъществена“ не означава „игнорирайте проблема с контрола“. Ако съпоставката многократно открива същата грешка, поправете процеса, дори ако текущата сума е малка.
Счетоводен процес, който подкрепя преценката
Заключенията по ASC 250 са по-лесни за защита, когато сметкопланът запазва историята, която ги е произвела. Изградете процеса на приключване около доказателства, а не около памет.
Запазете оригиналния запис
Не изтривайте и не презаписвайте оригиналната фактура, разписка, оценка, съпоставка или счетоводна статия. Съхранявайте изходния документ, датата, на която е бил наличен, лицето, което е изготвило първоначалната статия, и датата, на която е открит проблемът.
Отделете анализа от статията
Създайте кратък меморандум, преди да осчетоводите корекцията. Включете:
- Сделката и засегнатите сметки
- Засегнатия период или периоди
- Фактите, известни при изготвянето на първоначалното счетоводство
- Новата информация, ако заключението е промяна в оценка
- Съответните насоки на GAAP
- Количествения и качествения анализ на съществеността
- Избрания метод на корекция и разгледаните алтернативи
- Ефекта върху данъци, клаузи, отчитане пред собственика и управленски показатели
Меморандумът не трябва да е дълъг. Той трябва да позволи на друго лице да проследи заключението.
Използвайте коригиращи статии, които се обясняват сами
Дайте на статията ясно описание като „коригира грешка в отрязъка за предходен период, открита при септемврийското приключване“, а не „различна корекция“. Свържете статията с меморандума и подкрепящата съпоставка. Ако системата ви го поддържа, използвайте отделен коригиращ дневник или последователен клас/етикет, за да може рецензентът при приключването да филтрира тези статии.
Съгласувайте началното салдо
След осчетоводяване, обвържете коригираното салдо с изходната ведомост. Проверете ефекта върху неразпределената печалба, дохода, паричните потоци, данъчните сметки и всеки управленски таблоид. Ако корекцията засяга сравнителна информация, запазете както оригиналната, така и преработената версия на отчета.
Простословното счетоводство може да направи този контрол особено видим: оригиналната сделка, коригиращата статия, обяснението и прегледът могат да живеят във файлове с версионен контрол. Рецензентът може да види какво се е променило, кога се е променило и защо, вместо да разчита на непрозрачен екран на одитен дневник.
За свързани технически процеси вижте документацията на Beancount и използвайте Fava, за да преглеждате салдата по сметки и отчетните тенденции, докато работите по съпоставката.
Контролен списък за приключване съгласно ASC 250
Преди да финализирате промяна или корекция, попитайте:
- Какво е събитието: принцип, оценка, отчитащо се предприятие или грешка?
- Беше ли първоначалното счетоводство разумно въз основа на фактите, налични по това време?
- Предоставя ли новоиздаденият стандарт собствени инструкции за преход?
- Ако промяната е доброволна, защо новият принцип е за предпочитане?
- Кои предходни и текущи периоди са засегнати?
- Може ли сумата да е съществена по размер, естество или тенденция?
- Натрупани ли са подобни грешки и оценени ли са заедно?
- Засяга ли корекцията клаузи, бонуси, данъци, парични потоци или оповестявания?
- Може ли независим рецензент да възпроизведе заключението от сметкоплана и меморандума?
Ако отговорите са неясни, спрете статията и поискайте професионален преглед. Бърза корекция, която създава подвеждащ резултат за текущата година, не е успешно приключване.
Опростете вашето финансово управление
Счетоводните промени са много по-лесни за анализ, когато вашите записи запазват оригиналната сделка, подкрепящите факти и всяка коригираща статия. Beancount.io предлага простословно счетоводство, което е прозрачно, с версионен контрол и готово за ИИ, давайки ви по-ясна одитна следа без зависимост от доставчик. Започнете безплатно и дръжте финансовата си история готова за следващия преглед.