Счетоводство за магазин за наем с право на закупуване: Как да класифицирате лизинга, осчетоводите връщанията и проследите флота

Един и същ хладилник ще напусне магазина ви три пъти, преди някой да го притежава. Излиза по договор за 78 седмици, връща се след единадесет седмици, когато клиентът загуби работни часове, стои в сервиза шест дни, излиза отново за четири седмици, връща се втори път с вдлъбната врата и накрая заминава завинаги при клиент, който го изплаща изцяло. През живота си този един уред за $599 генерира плащания за$1,949 — и въпросът, на който книгите ви трябва да отговарят всяка седмица, е измамно труден: какво продадохте, кога го продадохте и какво все още притежавате?

Ако управлявате магазин за мебели и уреди с наем с право на закупуване и счетоводната ви система третира всяко седмично плащане като обикновен „приход от наем“ срещу купчина дивани, които стоят в баланса на цената им завинаги, финансовите ви отчети ви лъжат на три места едновременно. Ето как всъщност работи сделката според счетоводните правила, как да осчетоводите частите, които се чупят — връщания, възстановявания, предсрочни изплащания — и как да следите физически флота, който прекарва живота си в чужди всекидневни.

Въпросът, който решава всичко: Лизинг или продажба?​

Договорът за наем с право на закупуване има формата на заем. Общата сума на плащанията обикновено е два до три пъти по-висока от цената на уреда — хладилник за $599 при$24.99 на седмица за 78 седмици събира $1,949.22, което е 3.3 пъти над етикетната цена. Този множител изглежда точно като лихва и е изкушаващо да осчетоводите сделката като продажба на изплащане.

Но договорът има една особеност, която заемът никога няма: клиентът може да върне уреда в края на всеки период на подновяване и да не дължи нищо повече. Няма задължение, няма дълг, няма събиране на вземания — клиентът си тръгва и стоката се прибира. Именно тази особеност е причината по-голямата част от щатите да определят наема с право на закупуване като лизинг по закон, а не като продажба на изплащане, и защо проучването на договорите в индустрията от Федералната търговска комисия (FTC) установява, че клиентите посочват опцията за излизане без задължения като основна причина да изберат тази сделка. (Два щата — Ню Джърси и Минесота — имат противоположно виждане и го третират като продажба на изплащане съгласно законите си за потребителски кредити — ако работите там, задълженията ви за оповестяване се променят съществено.)

Счетоводните правила следват същото разделение. При лизинговото счетоводство имате три възможни изхода като лизингодател:

• Оперативен лизинг. Прехвърлянето на собствеността не е достатъчно сигурно в началото — повечето клиенти подновяват за известно време и след това връщат или изплащат предсрочно. Уредът остава в книгите ви като инвентар за наем, амортизирате го и признавате приход през всеки период на подновяване. Тук попада мнозинството от потребителските договори за наем с право на закупуване, точно защото правото на клиента да се оттегли ограничава срока на лизинга до текущия период на подновяване.
• Лизинг от типа на продажба. Договорът ефективно прехвърля собствеността — дълъг неотменим срок, поток от плащания, които изплащат уреда изцяло, опция за закупуване, която със сигурност ще бъде упражнена. Тук „наемът“ всъщност е финансирана продажба: отписвате уреда в началото, осчетоводявате печалбата от продажбата веднага и водите вземане, което носи лихвен приход през срока.
• Директен финансов лизинг. Средният случай — няма съществена дилърска печалба в началото, като приходите се признават като лихва през целия живот на договора.

Повечето независими магазини правилно ще класифицират стандартния седмичен договор като оперативен лизинг. Тази класификация не е академичен етикет; тя определя дали складът ви е инвентар или вземане, кога признавате приход и какво всъщност означава връщане. И внимавайте с граничните случаи: ако продадете договор с дълъг първоначален срок и без реална възможност за излизане, може би току-що сте осчетоводили продажба, без да го осъзнавате.

Какво всъщност съдържа едно седмично плащане​

Сумата от $24.99, която събирате в петък, не е едно нещо. Тя е пакет и всяка компонента има различно счетоводно третиране:

1. Самият наем — приход от лизинг, признат за периода на подновяване, който покрива.
2. Услуги, включени в цената — доставка, монтаж, ремонти по време на срока и прибиране при връщане. Те не са лизингови компоненти; те са задължения за изпълнение съгласно правилата за приходите, признати, когато услугата е предоставена. Безплатното посещение за ремонт през 40-та седмица се заплаща от плащанията от 1-ва до 39-та седмица.
3. Опцията за закупуване — правото да продължите да плащате до края на срока или да упражните предсрочното изкупуване. Няма отделно осчетоводяване при подписване при оперативно третиране, но окончателното изплащане е съвсем различен вид сделка (повече по-долу).
4. Допълнителни такси — такси за закъснение, такси за възстановяване и евентуално застраховка или защита на продукта. Таксите се признават, когато са начислени и събрани; защитата на продукта е отделен поток от приходи, който може да има собствени регулаторни изисквания във вашия щат.

На практика това означава, че сметкопланът ви трябва да разделя тези потоци. Ако всяко плащане отива в „Приходи от наем“, не можете да видите дали маржовете са се променили поради промяна в наемните ставки, ръст на разходите за услуги или спад в приходите от такси — и няма да можете да защитите позицията си при одит.

Вашият инвентар е флот, не купчина дивани​

Тъй като типичният договор е оперативен лизинг, стоката не напуска баланса ви, докато клиентът не стане действителен собственик. Това прави флота най-големият ви актив и най-важното нещо, което трябва да се отчита правилно:

• Капитализирайте пълната цена на всяка единица — фактурна цена плюс първоначална доставка и подготовка. Текущите ремонти отиват в разходи, когато възникнат.
• Амортизирайте флота спрямо икономическия му живот в наемна употреба, а не спрямо срока на договора. Диван, който издържа пет наемни цикъла, е различен актив от този, който издържа един; повечето оператори използват графици от 12 до 36 месеца по категории, с по-бързо отписване за уреди, които се повреждат.
• Проследявайте по единици. Всяка единица се нуждае от идентичност: инвентарен номер, сериен номер, първоначална цена, натрупана амортизация, брой завършени наемни цикъла и история на ремонтите. Това не е счетоводна украса — това е единственият начин да разберете дали магазинът печели от модела диван, който продължавате да отдавате под наем.
• Отписвайте повредени единици до нетната реализируема стойност. Сушилня с огънат панел, чийто ремонт ще струва повече, отколкото някога ще донесе от наем, не трябва да стои в книгите по преносна стойност, чакайки отписване, което никога не идва.
• Преброявайте наличностите всеки месец. В този бизнес шоурумът е и склад, а флот, който живее в микробуси за доставка и в чужди домове, ще се отклони от подсчетоводството, ако никой не го преброява. Месечна инвентаризация на една категория, ротирана, ще засече отклоненията, докато те все още могат да бъдат обяснени.

Връщанията: Сделката, която разбива книгите​

Връщането или прибирането на уред е мястото, където счетоводството на наема с право на закупуване става наистина трудно — и където най-често тихо се проваля.

Юридически и оперативно, когато клиент спре да плаща, вие прибирате уреда (или приемате връщането му), държите го през период за възстановяване, през който клиентът може да поднови договора — обикновено запазвайки същата история на плащанията, вместо да започва отначало — и след това, ако никой не се върне, подлагате уреда на ремонт и го връщате на рафта.

В счетоводните книги стъпките са:

1. Уредът се връща в наемния pool на съществуващата си преносна стойност. При оперативното третиране активът никога не е напускал книгите ви, така че връщането не е събитие на „печалба“ или „загуба“ — то е промяна на статуса и уредът просто продължава да се амортизира.
2. Разходите за ремонт се осчетоводяват като разход — части, труд, почистване. Те не се добавят към цената на уреда и не се капитализират в по-голяма сума, която скрива проблемите с маржовете.
3. Единици извън икономически ремонт се отписват — отстранете остатъчната нетна балансова стойност в сметка за загуби от връщания. Ако следите отписванията по категории, ще научите кои марки оцеляват в наемния флот и кои не.
4. Просроченият натрупан наем е вземане, което се нуждае от провизия. Магазин на касова основа не осчетоводява нищо и приходът просто никога не се появява; магазин на принципна основа осчетоводява вземания, които най-вероятно никога няма да бъдат събрани, и се нуждае от реалистична провизия за тях. И в двата случая честното число е някъде между „всичко, което дължат“ и „нищо“.

Типичният проблем не са записванията — а физическият контрол. Уред се връща в петък следобед, отива в склада „временно“, никога не се сканира обратно в системата и сега подсчетоводството ви казва, че е нает на клиент, който е спрял да плаща преди месеци. Умножете по двадесет единици на месец и в рамките на година балансът показва флот, който не притежавате, заменили сте стока, която вече сте имали, и разликата излиза наяве при кандидатстване за заем или продажба на бизнеса — двата момента, в които някой наистина проверява. Решението е процедурно, не хитроумно: нищо не влиза в склада, без да бъде прието в системата, и нищо не се маркира като върнато, докато не разполагате физически с етикетирана единица.

Данъкът върху продажбите не е едно правило — той е петдесет​

В повечето щати плащанията по наем с право на закупуване се облагат, когато се събират: малко данък върху продажбите върху всяко седмично или месечно плащане, тъй като всяко плащане е насрещната престация за наема за този период. Но в щати, които третират сделката като условна продажба, данъкът може да се дължи авансово върху пълната цена — което означава, че сте събрали по няколко долара на седмица, докато дължите на щата еднократна сума, и финансирате разликата от собствения си паричен поток, без да го забележите. Таксите за доставка и прибиране са облагаеми в много юрисдикции и освободени в други.

Ако управлявате магазини в повече от един щат — или близо до граница — вашата POS система, а не паметта на счетоводителя ви, трябва да прилага правилното третиране за всяко място, а сметката ви за дължими данъци върху продажбите трябва да съвпада с реално внесените суми. Това е най-честата празнина в многощатското съответствие в индустрията и тя се натрупва тихо, защото сумите по отделните договори са малки.

Математиката на единица, която решава дали магазинът печели​

Икономиката на наема с право на закупуване е надпревара: магазинът печели, когато даден уред изплати цената си и след това продължава да генерира марж, преди да се върне. Три числа ви казват дали печелите:

• Точка на изплащане. Колко плащания възстановяват цената на уреда? Хладилникът за $599 при$24.99 на седмица се изплаща на 24-то плащане — около шестия месец. Всяко плащане след това, през всеки наемен цикъл от живота на уреда, е марж преди ремонт и режийни разходи.
• Средна продължителност на договора. Ако повечето договори приключват до 12-та седмица — историческият модел в индустрията, поради което правата за възстановяване са толкова важни търговски — тогава голяма част от единиците никога не достигат точката на изплащане при първото си излизане, а вторият и третият наемен цикъл са мястото, където всъщност живее печалбата. Магазин, който отписва върнати единици твърде агресивно, изхвърля собствената си бъдеща печалба.
• Тежест на връщанията и ремонтите. Труд за прибиране, части и труд за ремонт, както и мъртвите седмици, които уредът прекарва между договорите, са реални разходи, които съществуват само заради опцията за напускане. Проследявайте ги за всяко връщане и ги сравнявайте с прихода от такси за възстановяване.

Комбинирайте трите в един график за всяка категория и можете да отговорите на въпроса, който наистина има значение в деня на покупката: премиум хладилникът за $899 при$34.99 на седмица по-добър актив ли е от два хладилника за $449 при$19.99 всеки? (Обикновено не е — изплащането е по-бавно и разходите за щети са по-високи — но вашите числа, а не тези на доставчика, трябва да го кажат.)

Сметкоплан, който оцелява при одит​

Конкретно и малко е по-добре от сложно и неизползвано. Като минимум:

• Инвентар за наем — по цена (по категории), с контрасметка натрупана амортизация — наемен флот
• Приходи от наем, приходи от такси за закъснение, приходи от такси за възстановяване, приходи от предсрочно изплащане / продажба, приходи от защита на продукта
• Разходи за ремонт, разходи за доставка и прибиране, загуба от връщания, провизия за съмнителни наеми
• Дължими данъци върху продажбите, сверявани месечно с декларациите

След това две сверки всеки месец, без изключение: наемният регистър от POS системата (всеки активен договор, всяка единица под наем) срещу главната книга и физическото преброяване срещу подсчетоводството на единиците. Когато тези две връзки се сближат, почти всичко останало в счетоводството на магазина следва оттам.

Книги, които знаят къде е всеки диван​

Наемът с право на закупуване е бизнес, в който главната книга, складът и петдесет всекидневни трябва да са съгласни всеки месец — и където обикновената текстова счетоводна книга показва стойността си: всяка единица, наемен цикъл, разход за ремонт и такса за възстановяване е ред, който можете да четете, сравнявате и одитирате, с банковите си извлечения, импортирани директно, и нищо, заключено в патентована база данни. Beancount.io ви дава точно това — прозрачно, с версионен контрол, текстово счетоводство без зависимост от доставчик. Започнете безплатно и дайте на флота си книги, които съответстват на склада.