Агенция за общо застраховане отчита 4,2 милиона долара премии и докладва 480 000 долара приходи от комисионни. Дванадесет месеца по-късно застрахователят изпраща чек за контингентна комисионна за още 74 000 долара — и финансовият директор на агенцията внезапно се оказва длъжен да представи преизчислени финансови отчети за годината, тъй като този бонус е бил заработен, а не е бил неочаквана печалба. Съгласно ASC 606, контингентните плащания и плащанията за споделяне на печалбата са променливо възнаграждение, което е трябвало да бъде оценено, ограничено и начислено през годината — а не признато едва при получаването на превода.
Независимите застрахователни агенции работят в пресечната точка на три различни свята: фидуциарното право, което урежда доларите от премии, до които се докосват; счетоводството на приходите, което разграничава потоците от приходи за първата година от тези при подновяване; и трудовото законодателство, което решава дали продуцентът в съседната стая е служител на трудов договор (W-2) или външен изпълнител (1099). Допуснете грешка в някое от тези неща и последствията варират от преизчислен отчет за доходите до разследване от страна на щатския департамент по застраховане. Това ръководство преминава през счетоводните практики, които поддържат агенцията чиста — за данъчни цели, за евентуална продажба и за регулаторите, които в крайна сметка ще задават въпроси.
Как една застрахователна агенция всъщност прави пари
Повечето собственици на агенции описват приходите си като „комисионна“ — един-единствен ред. Главната книга се нуждае от повече нюанси от това, тъй като всеки поток има различно време на признаване, риск от сторниране и данъчно третиране.
Комисионна за първата година
Когато продуцент сключи нова полица, застрахователят плаща комисионна, изчислена като процент от първата годишна премия. Тарифите за общо застраховане обикновено варират от 10% до 20% от премията; застраховките „Живот“ могат да достигнат от 50% до 100% от премията за първата година. Задължението за изпълнение съгласно ASC 606 е пласирането на договора, а приходите обикновено се признават на датата на влизане в сила на полицата — не при събирането на премията и не при получаването на чека за комисионната.
Комисионна при подновяване
Когато застрахованото лице поднови полицата, застрахователят плаща комисионна за подновяване, обикновено в по-малък процент от тази за първата година. Комисионните за подновяване са отделен поток, тъй като основното задължение за изпълнение — пласирането на нова полица — вече е изпълнено. Комисионната за подновяване компенсира агенцията за текущото обслужване и опцията на клиента за подновяване.
Счетоводният въпрос е дали подновяванията са отделно задължение за изпълнение (признават се всяка година при заработване) или част от едно комбинирано задължение (оценка на целия поток за периода на съществуване на полицата предварително и неговото дисконтиране). Повечето агенции третират подновяванията като отделно задължение за изпълнение за всеки срок на полицата, което опростява изчисленията и съответства на начина, по който застрахователите всъщност плащат.
Контингентни комисионни и комисионни за споделяне на печалбата
Тук ASC 606 става интересен. Контингентните комисионни — понякога наричани бонус комисионни или споделяне на печалбата — са допълнителни плащания, които застрахователите правят ежегодно въз основа на общото представяне на портфейла на агенцията при този застраховател. Формулата обикновено съчетава три фактора:
- Коефициент на щетимост — какъв процент от премията е изплатил застрахователят за обезщетения. Портфейл с 55% коефициент на щетимост носи повече контингентни приходи от портфейл със 75%.
- Обем — обща премия, пласирана при застрахователя, с прагове, които отключват по-високи нива.
- Ръст и задържане — годишно увеличение и процентът на полиците, които са останали активни.
За много независими агенции контингентните комисионни добавят от 2% до 5% от премията към приходите. В силни години те могат да представляват от 10% до 20% от общия доход. Те също така са волатилни — един лош сезон на бури може да заличи контингентните приходи за цял регион.
Съгласно ASC 606 контингентните комисионни са променливо възнаграждение. Ръководството трябва да оцени сумата, да ограничи тази оценка до това, което е „високо вероятно“ да не бъде отменено, и да я начислява ежемесечно. Агенцията не може да чака застрахователят да изпрати чек следващата пролет. Това означава, че всяко приключване на месеца изисква оценка на заработените до момента контингентни приходи — изградена на база текущите коефициенти на щетимост, обема на премиите и ръста спрямо базовите показатели от предходната година.
Такси за услуги
Някои агенции начисляват отделни брокерски такси, такси за полици или консултантски такси, които не са комисионни. Те се признават при предоставяне на услугата и обикновено са обект на държавни ограничения относно това, което може да се таксува над премията.
Защо премиум доларите не могат да докосват вашата оперативна сметка
Всеки щат в САЩ третира премията, която агент събира от застрахован, като пари, държани в качеството на доверено лице (фидуциар). Агентът е посредник — доларите принадлежат или на застрахования (докато не бъдат препратени), или на застрахователя (след влизане на полицата в сила). Те не са пари на агенцията, които тя може да харчи.
Мандатът за доверителна сметка
Агенциите с агентско фактуриране — при които агенцията издава фактури на застрахованото лице и превежда нетната премия на застрахователя — трябва да поддържат отделна доверителна сметка за премии в банка, различна от оперативната сметка, от която се плащат заплатите и наемът. Сметката понякога се нарича Доверителна сметка за премии (PTA), фидуциарна сметка или отделна сметка за премии, в зависимост от щата.
Правилата около тези сметки са строги и варират в зависимост от юрисдикцията:
- Без смесване на средства — оперативни средства не могат да бъдат депозирани в доверителната сметка, а доверителни средства не могат да бъдат депозирани в оперативната сметка, дори временно.
- Географски ограничения — някои щати изискват доверителната сметка да се поддържа в банка в рамките на съответния щат.
- Третиране на лихвите — някои щати позволяват на агенцията да задържи лихвите, натрупани върху доверителните средства; други изискват те да бъдат върнати на застрахователя или на застрахованото лице.
- Отчитане — много щати изискват периодични отчети за равняване или внезапни одити по време на подновяване на лиценза.
Смесването на средства е незаконно в повечето щати. Калифорния и Тексас налагат тежки санкции. Ню Йорк и Илинойс налагат допълнителни ограничения върху това къде може да се държи сметката и как се обработват лихвите.
Моделът на нетно прехвърляне (Net-Sweep)
Най-изчистеният счетоводен модел изглежда по следния начин. Когато застрахованият плати фактура за премия, брутната сума се депозира в доверителната сметка. Премията, дължима на застрахователя, се плаща директно от доверителната сметка. Комисионата — и само комисионата — се прехвърля от доверителната сметка към оперативната сметка чрез периодично прехвърляне (sweep). Това прехвърляне е единствената трансакция, при която пари текат между двата свята.
В терминологията на Beancount това означава сметка Assets:Cash:PremiumTrust, която отразява доверителната книга на банката едно към едно, като никога не споделя ред в журнала с Assets:Cash:Operating, освен чрез изричния запис за прехвърляне. Доверителната сметка трябва да се равнява до стотинка с банковото извлечение всеки месец, а балансът трябва да бъде равен на сумата от непреведените премии, дължими на застрахователите, плюс спечелената комисиона, която все още не е прехвърлена.
Бизнесът с директно фактуриране — при който застрахователят събира премията директно от застрахования и плаща комисиона на агенцията — не минава през доверителната сметка. Тези чекове за комисиони са оперативен приход от първия ден. Много агенции водят смесено счетоводство, което е именно причината сегрегацията на доверителните средства да бъде абсолютно стриктна в главната книга.
Възнаграждение на агентите: 1099 или W-2?
Начинът, по който една агенция класифицира своите агенти (продуценти), определя данъка върху заплатите, правото на обезщетения и излагането на искове за неправилна класификация съгласно щатските ABC тестове.
Тестът за контрол
IRS разглежда поведенческия контрол (дали агенцията определя каква работа се върши и как), финансовия контрол (кой плаща за инструменти и лицензи, кой поема печалбата или загубата) и естеството на взаимоотношенията (писмени договори, обезщетения, очакване за продължителни отношения). Ако агенцията контролира графика, осигурява офиса и CRM системата, изисква присъствие на срещи и агентът работи изключително за агенцията, IRS вероятно ще го определи като служител на W-2, независимо какво пише в договора.
Щатските ABC тестове в юрисдикции като Калифорния отиват по-далеч — работникът трябва (А) да бъде свободен от контрол, (Б) да извършва работа извън обичайния ход на дейността на наемащото лице и (В) обичайно да е ангажиран в независимо установена професия. Условие Б е фатално за повечето застрахователни агенти в повечето агенции — продажбата на застраховки е точно обичайният ход на бизнеса.
Практическото счетоводно следствие: агентите на 1099 получават брутни плащания на комисиони и агенцията подава формуляр 1099-NEC. Служителите на W-2 получават нетно възнаграждение след удръжки, като FICA и Medicare се съфинансират от агенцията, плюс вноски за безработица и обезщетения за трудова злополука.
Разделени комисиони
Когато в една полица участват няколко агенти — агент за нов бизнес плюс мениджър на клиентския профил или рефериращ агент плюс обслужващ агент — комисионата трябва да бъде разделена съгласно писмения план за възнаграждения на агенцията. Главната книга се нуждае от подсметки, така че приходите, авансите и обратните удръжки (chargebacks) на всеки агент да се проследяват отделно и да съответстват на техния формуляр 1099-NEC или W-2 в края на годината.
Вестинг и собственост върху портфейла
Клаузата за вестинг определя дали агентът или агенцията притежава полиците („портфейла“), ако агентът напусне. Пълният вестинг означава, че агентът може да си тръгне с портфейла; липсата на вестинг означава, че агенцията запазва всяка полица. Постепенният (graded) вестинг отключва собствеността в рамките на години стаж.
Вестингът е важен за счетоводството, защото променя начина, по който се начисляват комисионите при подновяване. Ако агентът има пълен вестинг и напусне, агенцията може да му дължи комисиони за подновяване на съществуващия портфейл — отсрочен пасив, който трябва да бъде признат. Ако няма вестинг, подновяванията текат изцяло към агенцията.
Обратни удръжки (Chargebacks) и аванси
Когато дадена полица бъде анулирана в рамките на периода за обратна удръжка — обикновено 90 до 180 дни за имуществено застраховане, 12 до 24 месеца за животозастраховане — застрахователят си възвръща комисионата. Агенцията от своя страна си удържа дела на агента. Извършват се две счетоводни записвания: намаляване на приходите от комисиони (или дебит по контра-приходна сметка) и намаляване на задължението за възнаграждение на агента.
За агенции, които плащат аванси върху комисионите при сключване — често срещано в животозастраховането, където агентите могат да получат авансово очакваните комисиони за 9 до 12 месеца — счетоводството се нуждае от баланс на вземанията за аванси поотделно за всеки агент. Всяко плащане за подновяване намалява това вземане, докато то не бъде изплатено. Агент, който напусне с отворен баланс на аванса, дължи пари на агенцията; дали те ще бъдат събрани е друга история, и предпазливите агенции заделят резерви за част от тях като несъбираеми.
Свободни линии и държавни данъчни декларации
Когато даден риск не може да бъде пласиран на лицензирания пазар, агенциите го насочват към пазара на свободни линии (surplus lines) чрез лицензиран брокер на свободни линии. Тези транзакции носят свое собствено данъчно и отчетно бреме.
Щатът по местоживеене на застрахования обикновено облага цялата премия — обикновено между 2% и 6% от премията. Много щати използват портала OPTins на Националната асоциация на застрахователните комисари за подаване на декларации; други използват клиринговата къща SLAS или собствени системи. Крайните срокове варират: Вашингтон изисква годишна декларация до 1 март; Минесота изисква двугодишни декларации на 15 февруари и 15 август; Вирджиния изисква годишно равняване до 1 март.
За целите на счетоводството, данъкът върху свободните линии се събира от застрахования заедно с премията, съхранява се в доверителна сметка и се изплаща на щатските органи. Това е транзитно плащане — а не приход — и доверителната сметка го задържа до момента на превода. Неспазването на сроковете за превод води до глоби и лихви, а системните нарушения могат да застрашат лиценза на брокера на свободни линии.
Месечно приключване, което улавя проблемите навреме
Дисциплината, която отличава надеждните счетоводни книги от купчината банкови извлечения, е месечното приключване. За една агенция това приключване има няколко задължителни елемента.
Равняване на доверителната сметка. Доверителната сметка за премии трябва да се равнява с банковото извлечение, със задължението за непреведени премии според системата за управление на агенцията (AMS) и с дължимата комисиона на посредника. Тристранното равняване изважда на повърхността проблемите — получена премия, която не е отразена в полица, преведена премия, която не е изчистена, или предсрочно платен посредник. Постоянната работна таблица за равняване на месечна база, подписана от лице, различно от това, което въвежда записите, е най-близкото нещо до контрол срещу измами в индустрията.
Начисляване на условни комисиони. Всеки месец актуализирайте прогнозата за програмата за условни комисиони на всеки застраховател въз основа на квотата на щетите от началото на годината, обема на премиите и растежа спрямо договорните прагове. Ограничете прогнозата — стандартът ASC 606 изисква променливото възнаграждение да се включва само до степента, в която е високо вероятно то да не бъде отменено. Разумен подход е да се начисли сумата, която агенцията би очаквала да спечели, ако текущият темп се запази, минус корекция за волатилност, причинена от природни бедствия или големи щети.
Начисляване на възнаграждения на посредници. Изготвяйте отчети за комисионите по посредници всеки месец, начислявайте дължимото, отразявайте обратните начисления (chargebacks) спрямо приходите за текущия месец и намалявайте вземанията по аванси. Регистърът за заплати на посредниците трябва да съвпада с главната книга до последната стотинка.
Засичане на директно фактурирани комисиони. Застрахователите изпращат месечни отчети за комисионите (DBL файлове или хартиени отчети), изброяващи всяка полица, по която са платили комисиона. Сравнете всеки ред с полица в AMS системата. Липсващата комисиона е едно от най-честите изтичания на приходи в индустрията — пропусната комисиона от 40 долара всеки месец се натрупва в сериозна сума.
Поддържане на записи в готовност за данъчния период
Точното месечно счетоводство е това, което прави подаването на данъчни декларации безпроблемно и прави агенцията продаваема, когато собственикът реши да се пенсионира. Няколко елемента заслужават специално внимание.
Раздел 179 и амортизация. Офис оборудването на агенцията, компютрите и софтуерът отговарят на условията за отчитане на разходи по Раздел 179 или бонус амортизация. Системата за управление на агенцията обикновено е закупен софтуер с повтарящ се SaaS компонент — частта с безсрочния лиценз може да бъде капитализирана, докато SaaS абонаментът се отчита като месечен разход.
Възстановяване на разходи на посредници. Ако агенцията възстановява на посредниците разходи за забавление на клиенти, курсове за продължаващо обучение или маркетингови материали, те трябва да се проследяват като обичайни бизнес разходи със запазени касови бележки. Възстановяванията чрез отчетен план (accountable plan) не се облагат при посредника; тези извън него — се облагат.
Одити от щатския департамент по застраховане. Повечето щати изискват лицензираните агенции да съхраняват записи за период от пет до седем години и да ги предоставят при поискване за проверка. Записите на доверителните сметки, договорите за възнаграждение на посредниците и записите за транзакции по свободни линии са обичайният фокус.
EBITDA за продажба. Оценките на агенциите обикновено се изразяват като кратно на EBITDA, като приходите от условни комисиони и споделяне на печалбата често се изключват или дисконтират поради тяхната волатилност. Купувачът ще нормализира финансовите отчети, като премахне личните привилегии на собственика и еднократните позиции и като преизчисли условния доход на базата на средна стойност за няколко години. Книгите, които вече разделят основната комисиона от условните приходи и личните разходи от бизнес разходите, постигат по-високи кратни стойности, защото надлежната проверка (due diligence) на купувача е по-бърза.
Поддържайте счетоводните книги на агенцията си в готовност за одит
Счетоводството на застрахователна агенция има повече движещи се части от повечето малки бизнеси — фидуциарни доверителни сметки, начислявания на променливи възнаграждения, разпределение на възнаграждения на посредници, данъчни декларации в множество щати — и едно пропуснато равняване може да се превърне в регулаторно нарушение или да провали сделка при продажба. Beancount.io предоставя текстово базирано счетоводство с контрол на версиите, което прави разделянето на доверителните сметки видимо, начисленията лесни за ревизиране при промяна на оценките, а одитните следи — неизменни. Започнете безплатно и вижте защо агенциите, които искат неоспорими счетоводни книги — за щатския департамент по застраховане, данъчните служби и бъдещите купувачи — избират текстовото счетоводство.