Току-що сте регистрирали организация с нестопанска цел. Имате борд от трима приятели, мисия в Google Doc и около 400 долара в разплащателна сметка, която някой е захранил с дарение. Сега IRS иска от вас да изберете между онлайн формуляр от три страници, който струва 275 долара, и заявление от 30 страници, което струва 600 долара. Евтиният вариант обещава решение след две до четири седмици. Скъпият може да отнеме от три до шест месеца.
Изкушението е очевидно. Рискът – не толкова.
Собствените вътрешни данни на IRS показват, че 37% от организациите, одобрени чрез опростения Формуляр 1023-EZ през 2015 г. – и подобни проценти през 2016 г. и 2017 г. – всъщност не са отговаряли на законовите изисквания за статут 501(c)(3), когато техните заявления са били автоматично одобрени. Щатските регулатори на благотворителни организации поеха тежестта, която IRS трябваше да носи. Основателите, които избраха грешния формуляр, се оказаха с „призрачни“ освобождавания, които тихомълком се сринаха години по-късно, когато щатският главен прокурор, опитен дарител или фондация, отпускаща безвъзмездни средства, се загледаха по-внимателно.
Това ръководство описва как да направите правилния избор от първия път – включително капана на 27-те месеца, който улавя основателите, които закъсняват, тестовете за брутни постъпления и активи, които дисквалифицират много малки организации, и дисциплината в документацията, която отличава освобождаванията, издържащи проверката, от тези, които биват отменени.
Двата формуляра един до друг
И двата формуляра постигат един и същ правен резултат: писмо за определяне от IRS, признаващо вашата организация за освободена от федерален подоходен данък съгласно раздел 501(c)(3). Дарителите могат да приспадат вноските си, организацията може да кандидатства за безвъзмездни средства, ограничени само до 501(c)(3), и повечето щати ще използват федералното писмо за освобождаване на щатско ниво.
Формулярите се различават в три основни измерения: цена, дълбочина на проучване и скорост на обработка.
Формуляр 1023 (дългият формуляр)
- Такса за подаване: 600 долара, плащани чрез Pay.gov при подаване на заявлението
- Дължина: Заявление от над 30 страници със седем задължителни части (от I до X) плюс до осем допълнителни приложения в зависимост от типа организация
- Изискване за повествование: Подробно писмено описание на минали, настоящи и планирани дейности – не просто изброени точки, а пълни абзаци със специфики
- Финансови данни: До четири години прогнозни или действителни приходи и разходи, разбити по програмни услуги, набиране на средства и управление
- Време за обработка: Обикновено три до шест месеца. Чистите заявления могат да бъдат одобрени само за седмица; сложните могат да отнемат година или повече
- Достъпен за: Всички организации, търсещи статут 501(c)(3), независимо от размера им
Формуляр 1023-EZ (опростеният формуляр)
- Такса за подаване: 275 долара, също плащани чрез Pay.gov
- Дължина: Онлайн заявление от три страници, изградено около отметки за удостоверяване – без повествование, без финансови прогнози, без подкрепящи документи
- Време за обработка: Повечето заявления получават писмо за определяне в рамките на две до четири седмици, често без никакъв преглед от човек
- Достъпен за: Само малки организации, които преминават през строг работен лист за допустимост
Разликата в цената изглежда малка. Разликата в риска е огромна, защото опростеният формуляр заменя документацията с декларация. Вие подписвате изявление, че отговаряте на условията; IRS издава писмо, в което казва, че е така; по-късно, ако се окаже, че декларацията е била грешна, писмото може да бъде отменено ретроактивно.
Работен лист за допустимост за Формуляр 1023-EZ
Преди да попълни Формуляр 1023-EZ, всеки кандидат трябва да премине през работен лист за допустимост с 30 въпроса, съдържащ се в инструкциите. Отговор „да“ на който и да е дисквалифициращ въпрос насочва организацията към пълния Формуляр 1023. Работният лист съществува, защото IRS вече не преглежда квалификациите подробно – службата разчита кандидатите сами да се дисквалифицират.
Двата прага, които дисквалифицират най-голям брой организации:
Тест за брутни постъпления от 50 000 долара
Трябва да удостоверите, че годишните брутни постъпления не са надвишавали 50 000 долара в нито една от последните три години и че не се предвижда да надвишат 50 000 долара в нито една от следващите три години. Това е тест за всяка отделна година, а не средна стойност. Организация с нестопанска цел, която събира 35 000 долара през първата година, 40 000 долара през втората, но очаква 60 000 долара през третата, се дисквалифицира – въпреки че средната стойност за три години е доста под лимита.
Брутни постъпления означава общи приходи преди приспадане на каквито и да е разходи: грантове, дарения, такси за програми, приходи от инвестиции и приходи от несвързана стопанска дейност – всичко се брои.
Тест на активите от 250 000 долара
Общите активи по пазарна стойност не трябва да надвишават 250 000 долара. IRS брои пари в брой, банкови сметки, вземания по заеми, инвентар, ценни книжа, оборудване и недвижими имоти. Малка организация за ограмотяване, която е получила дарена сграда на стойност 300 000 долара през първата година, се дисквалифицира, дори ако оперативният ѝ бюджет е минимален.
Категорични дисквалификации
Освен тестовете за размер, определени видове организации са категорично изключени от правото да използват Формуляр 1023-EZ и трябва да използват Формуляр 1023:
- Църкви и конвенции или асоциации на църкви
- Училища, колежи и университети (държавни или частни)
- Болници, организации за медицински изследвания и кооперативни организации за болнично обслужване
- Организации за земеделски изследвания
- Частни фондации (за разлика от обществени благотворителни организации)
- Поддържащи организации (Тип I, II или III)
- HMO (здравноосигурителни организации) и ACO (организации за подобряване на грижите)
- Организации, приемници на печеливши дружества
- Чуждестранни организации
- Организации, извършващи международна дейност
- Дружества с ограничена отговорност (LLC) (с малки скорошни изключения съгласно Известие 2021-56)
Ако някое от тези описания е приложимо, пълната форма е единственият вариант, независимо от размера на бюджета.
27-месечният часовник, който наказва отлагащите
Най-скъпата грешка при учредяването на организация с нестопанска цел няма нищо общо с това кой формуляр подавате. Тя е свързана с това кога.
Организациите, търсещи признаване по член 501(c)(3), трябва да подадат заявлението си в рамките на 27 месеца от края на месеца, в който са били законно организирани (датата на инкорпориране за повечето организации). Подайте го в този прозорец и IRS ще ви третира като освободени от данъци ретроактивно от датата на учредяване. Даренията, направени преди пристигането на писмото за решение, стават подлежащи на данъчно приспадане. Доходите, реализирани по време на периода на кандидатстване, не се облагат с данък.
Подайте го извън 27-месечния прозорец и IRS по подразбиране ще признае освобождаването само от датата на подаване нататък. Всеки долар, спечелен през междинната година — дарения, такси за програми, възвръщаемост от инвестиции — може да бъде обект на корпоративен подоходен данък. Донорите, които са заявили данъчни облекчения през този период, могат да бъдат обект на проверка от страна на IRS.
Две практически последствия:
- Формуляр 1023-EZ не позволява задна дата за статус на освобождаване, ако 27-месечният прозорец се затвори. Организация, подала документи със закъснение чрез съкратения формуляр, може да се окаже принудена да плаща федерален подоходен данък върху дейността за три години. Формуляр 1023 има процедура (Приложение E) за искане на ретроактивно признаване въз основа на „основателна причина“ — Формуляр 1023-EZ няма такава.
- Не чакайте „повече дейност“, преди да кандидатствате. Някои основатели отлагат, защото предполагат, че IRS иска да види история на дейността. Точно обратното е: IRS издава повечето писма за решение въз основа на планирани дейности, а часовникът започва да тече от деня на инкорпориране.
Какво изисква всеки формуляр
Освен тестовете за размер, двата формуляра се различават по това какво изискват да предоставите.
Описание на дейността и подкрепящи материали за Формуляр 1023
Пълната форма изисква:
- Подробно описание на дейностите — Част IV изисква пълно описание на минали, настоящи и планирани дейности, включително в чия полза са дейностите, как се провеждат, къде се случват, кой ги управлява и как допринасят за целите, освободени от данъци.
- Учредителни документи — учредителен акт, документ за тръст или документи за асоциация, плюс действащ правилник (устав).
- Политика за конфликт на интереси — силно препоръчителна, макар и технически да не е задължителна; липсата ѝ води до допълнителни въпроси.
- Информация за възнагражденията и заетостта — имена, длъжности, часове и възнаграждения за всеки служител, директор и ключов служител, включително всякакви взаимоотношения между тях.
- Финансови данни — обикновено данни за последните три години (или прогнози за по-нови организации), показващи приходи, разходи, активи и пасиви.
- Приложения от А до Н — допълнителни раздели за специфични видове организации (църквите използват Приложение А, училищата — Приложение Б, болниците — Приложение В, лицата, предоставящи стипендии — Приложение Н и т.н.).
Всеки раздел е възможност за проверяващия от IRS да зададе уточняващи въпроси, да възрази или да поиска промени в учредителните документи преди одобрението. Исторически този диалог е помагал за откриване на дефектни документи и изясняване на обхвата преди предоставяне на освобождаването — поради което одобренията по пълната форма са склонни да издържат на по-късни проверки.
Полета за отметка и декларации във Формуляр 1023-EZ
Съкратеният формуляр не изисква почти нищо от това. Кандидатите отбелязват полета, указващи че:
- Имат учредителен документ с необходимия текст относно целите за освобождаване от данъци и разпускането на организацията.
- Няма да се ангажират с дисквалифициращи дейности (политически кампании, значителен лобизъм, частно облагодетелстване и др.).
- Отговарят на една от класификациите за обществена благотворителна организация съгласно Раздел 509(a).
- Преминават през работния лист за допустимост.
Няма описание на дейността. Няма финансови данни. Няма проверка на учредителния документ. За повечето заявления няма преглед от човек. Таксата се плаща; писмото се издава; отговорността всичко да е изрядно лежи изцяло върху кандидата.
Кога съкратеният формуляр има смисъл
Въпреки всички предупреждения по-горе, Формуляр 1023-EZ е правилният избор за значителна част от новите организации с нестопанска цел:
- Наистина малки организации с една цел с предвидими, скромни бюджети — квартален клуб за книги, който е станал 501(c)(3), малък доброволчески център за спасяване на животни, местен арт колектив.
- Организации с чисти, изготвени от юристи учредителни документи, които вече включват дословно необходимите клаузи за цел по IRC §501(c)(3) и клауза за разпускане по §501(c)(3).
- Основатели, които искрено разбират кои дейности биха дисквалифицирали организацията и са уверени, че програмата ще остане в тези граници.
- Дейности без планове за международно разширяване, управление на училище или болница, приемане на мащабни фондове, съветвани от донори, или участие в конкурси за големи институционални безвъзмездни средства, които изискват по-задълбочена документация.
Ако отговаряте и на четирите условия — малка организация, юридически изрядна, добре информирана и с тесен обхват — спестяването на време, такси и професионална подготовка е реално, а рискът е управляем.
Кога пълната форма си струва цената
Напротив, пълната форма е правилният избор, когато:
- Вероятен е растеж — организацията очаква да надхвърли $50,000 приходи в рамките на няколко години, а решението за статут въз основа на пълната форма избягва необходимостта от повторно подаване или преструктуриране по-късно
- Мисията е сложна — множество програмни линии, международна дейност, приходи от такси за услуги или хибридни модели на социални предприятия, които се възползват от преглед от проверяващ
- Типът на организацията е категорично изключен от Форма 1023-EZ (църкви, училища, болници, поддържащи организации, частни фондации)
- Опитни дарители или грантодатели ще извършват надлежна проверка на писмото за статут — много големи фондации и корпоративни програми за дарения гледат отвъд самото писмо и оценяват качеството на първоначалното заявление
- Учредителните документи може да се нуждаят от обратна връзка от проверяващ от IRS преди да издържат на правен контрол
Разликата в цената от $325 и допълнителното време за подготовка са застраховка срещу по-късно отнемане на статута, особено когато алтернативата е подаване на 1023-EZ, получаване на бързо одобрение и откриване пет години по-късно, че проверяващият би отбелязал дефектна клауза за ликвидация, ако някой я беше погледнал.
Чести грешки, които водят до откази и отнемане на статут
И при двете форми малък брой повтарящи се грешки причиняват повечето откази и отнемания на статут след одобрение:
- Дефектни учредителни документи. Липсващ или неточен език, изискващ активите да бъдат разпределени към друга организация 501(c)(3) при ликвидация. Мъгляви клаузи за целите, които не се свързват с една от осемте освободени цели в §501(c)(3). Стандартни договори за учредяване на LLC на щатско ниво, които IRS отхвърля.
- Лично облагодетелстване и частна облага. Заеми от учредители без пазарни условия. Заплати, които не са съпоставени с подобни позиции в партньорски организации. Програми, които носят непропорционална полза за вътрешни лица или свързани страни.
- Недостатъчна обществена подкрепа. Публичните благотворителни организации (за разлика от частните фондации) трябва да докажат, че достатъчна част от приходите им идва от широката общественост или правителствени източници. Кандидатите с пълна форма прогнозират това в Приложение А (Schedule A); подателите на Форма 1023-EZ декларират това, без да показват изчисленията.
- Липсващи или небрежни финансови записи от първия ден. Когато IRS, щатски регулатор или основен дарител по-късно попита къде са отишли парите, организациите, които не са изградили чисто счетоводство от самото начало, трудно успяват да защитят статута си на освободени от данъци.
Тази последна точка е мястото, където повечето организации се препъват — не в заявлението, а в годините, които следват. Данъчните декларации от серия 990 трябва да се подават всяка година (неподаване за три последователни години води до автоматично отнемане на статута) и те се попълват директно от основните счетоводни записи. Небрежните книги водят до небрежни декларации 990, което води до писма от IRS.
Счетоводна дисциплина от първия ден
Точното текстово базирано счетоводство (plain-text accounting) от деня на учредяването предотвратява повечето от тези по-късни главоболия. Проследявайте всяко дарение спрямо ограниченията на дарителя. Разделяйте разходите за програмни услуги, набиране на средства и административни разходи по отдели още от самото начало, а не в края на годината. Равнявайте касовите и банковите наличности ежемесечно, така че изчислението на обществената подкрепа в Приложение А да не изисква археология три години по-късно. Документирайте одобрените от борда решения за възнаграждения и оповестяванията на конфликт на интереси в единна счетоводна книга само за добавяне (append-only ledger), която оцелява при смяна на служителите.
Текстовото счетоводство има специфично предимство тук: всяка трансакция, всяка категория, всяка прекласификация остава видима в хронологията на версиите. Когато проверяващ попита как е било категоризирано дадено дарение през втората година, отговорът е във файла — а не в затворена частна база данни.
Логистика при подаване
И двете форми се подават изключително чрез Pay.gov. IRS вече не приема заявления на хартия за нито една от тях. Таксата за подаване не се възстановява и в двата случая — дори ако заявлението бъде оттеглено, отхвърлено или подадено чрез грешната форма.
Практически съвети за подаване:
- Създайте акаунта в Pay.gov на името на организацията, а не на физическо лице, и съхранявайте данните за вход с официалните документи
- Запазете PDF на попълнената Форма 1023-EZ преди подаване — формата не генерира автоматично копие за подателя
- За Форма 1023, попълнете и направете PDF на всяко приложение преди да отворите подаването в Pay.gov — онлайн интерфейсът е труден за работа и напредъкът може да бъде загубен
- Платете чрез ACH вместо с карта, ако е възможно; таксите за карти се добавят към таксата за подаване
След подаване и двете форми се насочват към отдела за освободени от данъци организации (Exempt Organizations) на IRS в Синсинати. IRS публикува актуализации за времето за обработка на страницата Exempt Organizations Determinations; проверявайте я ежемесечно, ако чакането надхвърли очакванията.
Рамка за вземане на решение
Начин за обоснован избор между двете форми в рамките на едно заседание:
- Попълнете честно работния лист за допустимост. Всеки отговор, който ви дисквалифицира, прекратява анализа — Форма 1023 е единственият вариант.
- Прогнозирайте брутните приходи и активи за три години. Ако изглежда вероятно някое от тях да надхвърли прага в рамките на следващите две години, подайте Форма 1023 сега и избегнете преструктуриране по-късно.
- Одитирайте учредителния си документ. Нека адвокат или опитен съветник прегледа клаузите за целите и ликвидацията спрямо Публикация 557 на IRS. Ако документът се нуждае от корекции, обратната връзка от проверяващия при Форма 1023 си заслужава таксата.
- Оценете вашата аудитория. Ако бъдещите ви дарители включват сериозни фондации или правителствени грантодатели, дълбочината на документацията на пълната форма е предимство, а не излишен разход.
- Отбележете своя 27-месечен краен срок. Която и форма да изберете, подайте я преди крайният срок да изтече, за да подсигурите ретроактивно признаване.
Поддържайте финансите на вашата организация с нестопанска цел в готовност за одит от първия ден
Получаването на статут 501(c)(3) е само началото. IRS, щатските регулатори на благотворителни организации и вашите бъдещи донори ще съдят за вашата организация по качеството на вашето счетоводство — а не по това колко добре е била написана кандидатурата ви. Beancount.io предлага счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което осигурява на учредителите на организации с нестопанска цел пълна прозрачност, хронология с контрол на версиите и ясна одитна следа от самото основаване до всяко подаване на годишната Форма 990. Започнете безплатно и изградете финансови записи, които ще издържат на всяка проверка дълго след като получите официалното потвърждение за вашия статут.