Как да изчислите еквивалент на пълно работно време (FTE) за вашия бизнес: Пълно ръководство

Разбирането на размера на вашата работна сила не винаги е толкова просто, колкото преброяването на хората. Независимо дали управлявате комбинация от служители на пълно и непълно работно време, планирате бюджети или попълвате документация за съответствие, познаването на това как да изчислите еквивалент на пълно работно време (FTE) е основно умение за всеки собственик на бизнес.

Какво е FTE и защо е важно?

Еквивалентът на пълно работно време (FTE) е стандартизирана мярка, която преобразува часовете, отработени от всички служители – както на пълно, така и на непълно работно време – в броя на еквивалентните работници на пълно работно време. Този показател ви дава по-ясна представа за действителния капацитет на вашата работна сила, отколкото простото преброяване на отделните служители.

Ето защо FTE е важен за вашия бизнес:

• Точно бюджетиране и прогнозиране: FTE ви помага да изчислите истинските разходи за труд и да планирате бъдещите нужди от наемане
• Изисквания за съответствие: Много разпоредби, прагове за обезщетения и данъчни кредити се основават на FTE, а не на броя на персонала
• Разпределение на ресурсите: Разбирането на FTE ви помага да оптимизирате нивата на персонала в различните отдели
• Бизнес анализи: FTE предоставя значими показатели за анализ на производителността, като например приходи на FTE
• Кандидатстване за заеми и безвъзмездни средства: Много програми за финансиране изискват изчисления на FTE, за да се определи допустимостта

Стандартната дефиниция на FTE

Въпреки че конкретните изчисления могат да варират в зависимост от вашата цел, най-разпространеният стандарт определя един FTE като служител, който работи 40 часа седмично. Това се равнява на 2080 часа годишно (40 часа × 52 седмици).

Имайте предвид, че някои организации или разпоредби могат да използват различни стандарти – като например 37,5 или 35 часа седмично – така че винаги проверявайте конкретните изисквания за вашата ситуация.

Как да изчислите FTE: Стъпка по стъпка

Стъпка 1: Определете вашия период на изчисление

Първо, определете периода от време, за който изчислявате. Често срещаните периоди включват:

• Седмично
• Месечно
• Тримесечно
• Годишно

За повечето бизнес цели годишните изчисления предоставят най-полезна информация, но може да се нуждаете от различни периоди за конкретни изисквания за съответствие.

Стъпка 2: Категоризирайте вашите служители

Разделете служителите си на две групи:

Служители на пълно работно време: Тези, които работят 40 или повече часа седмично (или дефиницията на вашата организация за пълно работно време)

Служители на непълно работно време: Тези, които работят по-малко от 40 часа седмично

Стъпка 3: Изчислете FTE на пълно работно време

Това е лесно: всеки служител на пълно работно време се счита за 1,0 FTE, независимо дали понякога работи извънредно. Един служител никога не може да надвиши 1,0 FTE, дори ако редовно работи 60 часа седмично.

Пример: Ако имате 8 служители на пълно работно време, вашият FTE на пълно работно време е 8,0.

Стъпка 4: Изчислете FTE на непълно работно време

За служителите на непълно работно време ще трябва да изчислите средния брой отработени часове:

1. Съберете общия брой часове, отработени от всички служители на непълно работно време през вашия период на изчисление
2. Разделете на броя на часовете, които се равняват на един FTE за същия период

Примерно изчисление (седмично):

• Служител A работи 20 часа/седмица
• Служител B работи 15 часа/седмица
• Служител C работи 25 часа/седмица

Общ брой часове на непълно работно време: 20 + 15 + 25 = 60 часа FTE изчисление: 60 ÷ 40 = 1,5 FTE

Примерно изчисление (годишно):

• Служител A работи 1040 часа/година (20 часа/седмица × 52 седмици)
• Служител B работи 780 часа/година (15 часа/седмица × 52 седмици)
• Служител C работи 1300 часа/година (25 часа/седмица × 52 седмици)

Общ брой часове на непълно работно време: 3120 часа FTE изчисление: 3120 ÷ 2080 = 1,5 FTE

Стъпка 5: Изчислете общия FTE

Съберете вашия FTE на пълно работно време и FTE на непълно работно време:

Общ FTE = FTE на пълно работно време + FTE на непълно работно време

Използвайки нашия пример: 8,0 + 1,5 = 9,5 FTE

Това означава, че капацитетът на вашата работна сила е еквивалентен на 9,5 служители на пълно работно време, въпреки че всъщност наемате 11 души.

Опростени методи за изчисление

Някои ситуации позволяват опростен подход. Вместо да изчислявате точните часове, можете да използвате:

• 1,0 за всеки служител на пълно работно време (работещ 40+ часа/седмица)
• 0,5 за всеки служител на непълно работно време (работещ под 40 часа/седмица)

Въпреки че този метод е по-малко точен, той е приемлив за определени формуляри за съответствие и предоставя бърза оценка. Просто не забравяйте да използвате един и същ метод последователно през всичките си изчисления.

Често срещани сценарии за изчисление на FTE

Сценарий 1: Оборот на служители

Когато служители напускат и биват заменени по време на вашия период на изчисление, отчитайте всяка позиция въз основа на действително отработените часове:

• Служител A е работил 800 часа преди да напусне
• Служител B (заместник) е работил 500 часа след наемането си
• Комбинирано: 1300 часа ÷ 2080 = 0,625 FTE за тази позиция

Сценарий 2: Сезонни служители

За сезонните работници отчитайте само часовете, които действително са отработили през периода на изчисление:

• 3 сезонни служители работят по 520 часа през летните месеци
• Общо: 1560 часа ÷ 2080 = 0,75 FTE

Сценарий 3: Служители с променлив брой часове

За служители с променливи графици:

1. Изчислете средния им брой часове на седмица за периода на измерване
2. Ако средната стойност е 40+ часа = 1,0 FTE
3. Ако средната стойност е под 40 часа = включете в изчислението на непълно работно време

Използване на софтуер за заплати за проследяване на FTE

Повечето съвременни платформи за заплати включват функции за изчисляване на FTE. Тези инструменти могат:

• Автоматично да проследяват часовете, отработени от всеки служител
• Да генерират FTE отчети за различни периоди от време
• Да отчитат оборота и сезонните вариации
• Да експортират данни за целите на съответствието

Проверете функциите за отчитане на вашия доставчик на заплати – може вече да имате достъп до предварително изчислени FTE числа, което ви спестява значително време и намалява риска от грешки при ръчно изчисление.

FTE най-добри практики за собственици на бизнес

Поддържайте точни записи на времето. Вашите FTE изчисления са толкова добри, колкото и вашето проследяване на времето. Внедрете надеждни системи за записване на работните часове, независимо дали чрез часовници за отчитане на времето, софтуер за проследяване на времето или схеми за отчитане на времето, основани на доверие.

Документирайте вашата методология. Запишете кой метод на изчисление използвате и защо. Това гарантира последователност и улеснява обяснението на вашите числа на кредитори, одитори или регулаторни агенции.

Преглеждайте редовно. Изчислявайте FTE на редовни интервали, а не само когато е необходимо. Това ви помага да забележите тенденции в състава на вашата работна сила и да вземате информирани решения за наемане.

Обмислете праговете за обезщетения. Много изисквания за обезщетения влизат в сила при определени FTE нива. Разбирането на вашия FTE ви помага да планирате кога ще трябва да предлагате допълнителни обезщетения или да спазвате нови разпоредби.

Отчитайте отпуските. Служителите в платен отпуск обикновено все още се отчитат към FTE, докато тези в неплатен отпуск може да не се отчитат, в зависимост от конкретната разпоредба, за която изчислявате.

Често срещани грешки при FTE, които трябва да избягвате

Отчитане на извънредния труд многократно. Не забравяйте, че един служител никога не може да надвиши 1,0 FTE, независимо от часовете извънреден труд.

Смесване на методи за изчисление. След като изберете метод за изчисление (точни часове или опростения подход 1,0/0,5), използвайте го последователно през цялото време.

Забравяне за изпълнителите. Независимите изпълнители и фрийлансърите обикновено не се отчитат към FTE за повечето цели, тъй като не са служители. Въпреки това, винаги проверявайте конкретните изисквания.

Използване на грешен период от време. Уверете се, че изчислявате FTE за правилния период, изискван от вашата конкретна цел.

Пренебрегване на разликите в допустимостта за обезщетения. Някои изчисления може да изискват различно третиране за служители, които отговарят на условията за обезщетения, спрямо тези, които не отговарят на условията.

Кога да изчислите FTE

Ще ви трябват FTE изчисления за различни бизнес ситуации:

• Годишно планиране и бюджетиране на работната сила
• Отчитане на съответствието със Закона за достъпна грижа (ACA)
• Кандидатстване за безвъзмездни средства и заеми
• Държавни договори и сертификати
• Анализ на производителността и ефективността
• Определяне на праговете за допустимост за обезщетения
• Държавни и местни изисквания за съответствие

Заключение

Изчисляването на FTE може да изглежда сложно в началото, но става лесно, след като разберете основните принципи. Чрез точно измерване на вашата работна сила по отношение на FTE, а не на обикновеното преброяване на персонала, вие получавате ценна информация, която ви помага да вземате по-добри бизнес решения, да поддържате съответствие и да планирате растеж.

Независимо дали изчислявате FTE ръчно или използвате софтуер за заплати, ключът е последователността и точността. Водете добри записи, изберете подходящия метод на изчисление за вашите нужди и не се колебайте да се консултирате с вашия счетоводител или HR специалист, когато възникнат въпроси.

Разбирането на истинския капацитет на вашата работна сила чрез FTE изчисление не е просто отмятане на кутии за съответствие – става въпрос за по-ефективно управление на вашия бизнес и вземане на информирани решения за вашия най-ценен ресурс: вашите хора.