远程团队手册:分布式团队最佳实践
建立一个成功的远程公司并非偶然。它需要有意的设计和一个清晰的操作系统,该系统优先考虑清晰度、所有权和信任。虽然远程工作的自由是一个强大的优势,但如果没有一套共同的原则和实践,它可能会迅速演变成混乱。本手册是创始人构建该系统的指南——一套最佳实践、政策和模板的集合,旨在创建一个高产出、低内耗的分布式团队。
TL;DR
- 将写作视为公司的 API。 默认使用公共文档,默认异步,并明确所有者。
- 设计你的操作系统: 决策节奏、会议架构、文档标准和交接规则。
- 优化时区: 明确的重叠窗口、追日工作模式和清晰的交接模板。
- 使福祉和可持续性成为不可协商的: 时间、通知和会议的保护措施。
- 预算连接: 每年两次的异地会议、每季度一次的团队日和可预测的差旅政策。
- 提高可见性: 每周变更日志、仪表板和每个计划的单一记录计划。
- 安全性和合规性: SSO、MFA、MDM、最小权限和书面的离职操作手册。
- 招聘时注重书面清晰度、自我管理和行动倾向。 使用 30/60/90 计划和伙伴进行入职培训。
原则
一个高效的远程团队的基础是一种共同的理念。这些原则指导我们日常的决策和权衡。
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异步优先,需要时同步 我们使用文档和讨论串作为工作的默认媒介。这尊重专注时间和时区。只有当异步延迟的成本高于协调每个人日程的成本时,我们才会升级到实时会议或会面。
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写作胜于即兴发挥 清晰是仁慈。每个重要的决策、计划和流程都有所有者、页面和日期。这种做法迫使清晰的思考,创建历史记录,并使每个人都可以访问信息,无论他们所处的时区如何。
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清晰胜于可用性 我们不以某人回复的速度来衡量生产力。相反,我们通过明确的期望(SLAs、核心工作时间、决策截止日期)来创建清晰度,以便速度不依赖于“谁醒着”,而是依赖于可预测的系统。
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默认开放 知识应该是可访问的。我们使用公共频道和共享文档,除非有明确的隐私、法律或人员敏感原因需要限制访问。这减少了瓶颈,并赋予每个人情境。
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小团队,单一所有者 含糊不清会扼杀势头。每个重要的项目都有一个 直接责任人 (DRI)。这个单一的所有者有权做出决策,这些决策会被记录下来以保证透明度,并对项目的成功指标负责。
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可持续的节奏 倦怠是系统故障。我们将可持续性构建到我们的运营中,包括专门的专注时间、严格的会议限制、明确的休假规范以及一种重视恢复和长期绩效而非短期英雄主义的文化。
你的远程操作系统
操作系统为执行提供结 构。我们的操作系统建立在四个支柱之上:沟通、会议、文档和可见性。
1) 沟通协议
一个清晰的协议可以防止沟通变成持续的干扰和焦虑的来源。
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频道 & 目的
#announce
:公司官方广播(禁用回复)。重大新闻的单一来源。#all-hands
:与公告相关的问答和后续讨论。#team-<name>
:每个职能团队日常工作和协调的基地。#incidents
:用于生产或客户紧急情况。由随叫随到的团队拥有,用于立即分类。#help-<topic>
:集中式、可搜索的中心,用于解答有关 IT、HR 或数据等主题的问题。- 不鼓励将 DM 用于工作。 如果 DM 中的讨论可能对其他人有用,请将其转换为相应公共频道中的讨论串。
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响应 SLA(服务级别协议) 这些不是关于压力;它们是关于可预测性。
- 事件: 在随叫随到窗口期间的 15 分钟内确认。
- 团队频道: 4 个工作小时内回复。
- 跨组织问题: 1 个工作日内回复。
- 电子邮件: 将其视为每周摘要,除非标记为紧急。
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升级梯队 从异步开始,有目的地升级。
- 文档 → 讨论串 → 评论 → 小型会议(≤15 分钟)→ 会议(有明确议程的时间限制)。
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状态规范 你的状态对你的队友来说是一个有价值的信号。
- 在你的个人资料中设置你的 工作时间和时区。
- 使用你的状态来表示你的可用性:“专注时间”、“审查中”、“休息中”、“外出”。
2) 会议架构
会议是最昂贵的沟通形式。我们这样对待它们。
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默认设置
- 无会议时间段: 我们通过公司范围内的无会议时间段(例如,周二和周四上午)来保护创造者时间。
- 25/50 分钟的会议: 默认使用较短的会议,以留下缓冲时间并鼓励专注。议程必须提前 24 小时共享。
- “两步规则”: 如果会议既没有议程也没有预读材料,任何受邀者都可以取消它。这强制执行准备工作并尊重每个人的时间。
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节奏菜单 可预测的会议节奏减少了认知负担。
- 每日异步站立会议: 团队频道中的讨论串(如果出现障碍,可以召开可选的小型会议)。
- 每周团队审查: 一个审查现在/下一步/风险、分享演示和做出决策的论坛。
- 双周冲刺计划和回顾: 供工程和产品团队计划和反思。
- 每周领导审查: 一个专注于指标和关键决策的会议。
- 每月全体会议: 一个公司范围内的指标、路线图和“问我任何问题 (AMA)”会议的同步。
- 季度计划: 设置 OKR、协调资源和进行战略性赌注。
- 每年两次的异地会议: 专门用于战略、计划和建立信任的面对面时间。