你的薪资周期在周三结束，而月份在周五结束。你的员工在周四和周五工作了——但在下个月的下一次工资发放之前，他们不会收到这两天的工资。那么，当你结账时，这两天的工资该记在哪里呢？
如果你的答案是“哪儿也不记，下个月再说”，那么你的财务报表就是错误的。虽然不是灾难性的错误，但它会悄悄地扭曲你生成的每一份月末报告。解决方法是一个被称为“应计工资分录”的简单日记账分录。一旦你理解了它，你将永远不会再以同样的眼光看待日历错位。
什么是应计工资
应计工资是指截至特定日期（通常是会计期间的最后一天），你的企业已经发生但尚未支付的所有与薪酬相关的费用总额。
关键词是发生（Incurred）。在权责发生制会计下，费用属于工作发生的期间，而不是现金离开银行账户的期间。当员工完成一个班次时，在那一刻你就欠了他们钱。你的薪酬系统在一两周后才开具支票这一事实，并不会改变费用产生的时间。
应计工资是一项负债。它与应付账款和其他欠款一起列在资产负债表上。这是属于你的员工和税务机关的钱——你只是代为持有，直到预定的付款日期。
通常计入应计工资数值的项目包括：
- 已赚取但尚未支付的小时工资和薪金
- 该期间内产生的加班费
- 员工已赚取的佣金和奖金，即使发放时间在以后
- 工资税——包括员工代扣代缴部分和雇主匹配部分
- 员工在该期间内累积的带薪休假 (PTO)
- 雇主对医疗保险和退休计划的供款
如果以上任何一项是在期末日期之前赚取但在期末日期之后支付的，它们都属于应计项目。
为什么时间差很重要
想象一家月收入为 40,000 美元、月工资支出为 25,000 美元的企业。如果因为日历错位，有两天的工资（假设为 3,000 美元）滑到了错误的月份，你的账簿就会同时撒下两个谎言。你漏记的那个月看起来比实际利润高出 3,000 美元。而接下来的一个月则承担了 3,000 美元实际上并未产生的额外费用。
在单个月份内，这可能看起来并不严重。但三个问题会产生复利效应：
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你根据错误的数据做决策。 如果你正在决定是否招聘、提价或进行利润分配，膨胀的利润数字会推动你做出真实数据所不支持的选择。
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你可能会花掉不属于你的钱。 应计工资提醒你，账户里的现金已经有了归属。忽视应计项目的企业有时会花掉拨给工资或工资税的资金——而错过税款缴纳会迅速引发罚款。
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对比失去意义。 只有当每个期间都承担了其真实的成本时，月度环比和年度同比的比较才有意义。应计项目正是让这些比较变得诚实的关键。
这就是配比原则（Matching Principle）的实际应用：费用应在与其协助产生的收入相同的期间内记录。员工在 5 月份完成的劳动帮助赚取了 5 月份的收入，因此无论发薪日何时到来，它都必须出现在 5 月份的利润表中。
如何计算应计工资
一旦将其拆解为各个组成部分，计算就变得简单了。一个通用的公式：
应计工资 = 未付工资 + 未付加班费 + 未付奖金/佣金 + 雇主工资税 + 应计带薪假 + 雇主福利供款
逐步完成计算。
第 1 步：工资和薪水
对于小时工，将小时利率乘以未付期间的工作小时数。如果一名员工的时薪为 30 美元，在发薪周期结束到月末之间工作了 16 个未付小时，那么就是 480 美元。
对于领薪员工，将年薪除以发薪周期数，然后按未付天数比例计算。一份年薪 78,000 美元的工资如果每半月发放一次，则每个发薪周期为 3,250 美元；如果该周期的其中一半在月末尚未支付，则应计 1,625 美元。
第 2 步：加班费、奖金和佣金
加上在未付窗口期内按正确费率产生的任何加班费。然后加上员工已赚取的奖金和佣金——如果一名销售人员在 5 月份达成了一笔交易，该交易产生 1,000 美元的佣金并在 6 月份发放，那么这 1,000 美元就是 5 月份的费用。
第 3 步：雇主工资税
你欠的不只是工资。作为雇主，你需要支付 FICA 的匹配部分——社会保障税 6.2% 和医疗保险税 1.45%——以及联邦和州失业税。将这些税率应用于应计工资总额。
一个需要注意的陷阱：工资基数限制。一旦员工的年薪超过了一定的工资基数，社会保障税就不再适用，而失业税的工资基数很低，大多数员工在年初就会超过。在年底，应计项目中的雇主税收部分可能比简单的 7.65% 预估值要小得多。在假设适用全额税率之前，请检查每位员工的年度至今 (YTD) 工资。
第 4 步：应计带薪休假 (PTO)
如果员工在工作时赚取带薪休假，那么该 PTO 是一项真实且不断增长的负债。估算它的常见方法：将赚取的 PTO 小时数与实际工作小时数进行对比，然后将该比例应用于工资。
例如，如果员工每工作 80 小时赚取 4 小时 PTO，其 PTO 计提比例为工资的 5%。在 2,000 美元的已赚取工资中，应计 PTO 为 100 美元。
第 5 步：福利缴纳
加上雇主应承担的、归属于该未付期间的医疗保险费和退休计划缴款。
实际案例
Chris 每小时赚取 50 美元，月末有 40 小时未付工时，期间还赚取了 900 美元的佣金。Chris 每个发薪周期累计半个带薪休假。
- 工资：$50 × 40 = $2,000
- 佣金：$900
- 雇主 FICA (2,900 美元的 7.65%)：$222
- 应计 PTO（工作 40 小时赚取 4 小时 = 工资的 10%）：$200
Chris 的应计薪酬总额：$3,322。
会计分录
计算出总额后，在会计期间的最后一天记录一笔分录。
月末（计提）：
| 账户 | 借 | 贷 |
|---|---|---|
| 工资薪金费用 | $2,900 | |
| 工资税费用 | $222 | |
| PTO 费用 | $200 | |
| 应计薪酬负债 | $3,322 |
借方将费用推入工作实际发生的期间。贷方创建了负债——即你结转到下个月的支付义务。
现在，你的损益表反映了该期间真实的劳动力成本，而资产负债表显示了匹配的债务。账目再次变得真实可靠。
次月冲回分录
这是许多小企业簿记员容易搞混的地方。当下一次实际发放工资时，你的工资系统会将整张工资支票记录为费用——包括你已经计提的天数。如果你不采取任何措施，这些计提的天数就会被重复计算两次。
有两种清晰的处理方法。
选项 1：冲回分录。 在新月份的第一天，过一笔与计提分录完全相反的分录：
| 账户 | 借 | 贷 |
|---|---|---|
| 应计薪酬负债 | $3,322 | |
| 工资薪金费用 | $2,900 | |
| 工资税费用 | $222 | |
| PTO 费用 | $200 |
这消除了负债，并在费用账户中产生了一个小的负数余额。当几天后实际工资以全额入账时，负数余额和全额会抵消，结果正是真正属于新月份的部分。你永远不必去思考哪些天是预先计提的。
冲回分录是标准做法，因为它们万无一失：系统为你完成计算，且没有重复计算的风险。事实上，许多会计师认为，如果没有匹配的冲回分录，计提分录就不算完全完成。
选项 2：非冲回调整。 或者，你可以保留计提分录，在发放工资时手动拆分工资支票——将预先计提的部分借记“应计薪酬负债”，其余部分借记“工资费用”。这行得通，但需要你记得每个周期的拆分并正确计算。对于大多数小企业来说，冲回分录更简单、更安全。
无论你选择哪种方式，原理都是一样的：每一美元的工资费用都只被计算一次，且准确地计入对应的月份。
应避免的常见错误
完全跳过计提。 最常见的错误就是根本不做计提。如果你的发薪周期每个月都与月末完美对齐，你或许可以逃过一劫——但这种情况几乎从未发生过。
忘记雇主承担的税费。 应计薪酬不仅仅是员工看到的实发工资。雇主配套缴纳的 FICA 和失业税是属于同一期间的真实费用。
忽略工资基数限制。 在年度后期对高收入者统一应用 7.65% 的雇主税率会高估计提额，因为他们可能已经超过了社会保障工资基数。请检查年初至今的数据。
遗漏奖金和佣金。 如果员工在该期间赚取了报酬，即使支付是在几个月后，也应在该期间计提。
只计提而不冲回。 只有计提而没有下个月的处理计划会导致费用重复计算。预先决定是冲回还是调整，并保持一致。
将 PTO 视为无关紧要。 未使用的 PTO 是一项悄然增长的负债。如果你从不计提，那么当一名资深员工兑现大量余额的那天，你的账目将受到突然且无法解释的打击。
从第一天起保持财务井然有序
应计薪酬是一笔很小的分录，但对于你的月度数据是否反映真实情况有着巨大的影响。做好这件事取决于清晰、可追溯的记录——准确知道哪些天被计提了、适用的税率是多少，以及冲回分录何时过账。Beancount.io 提供纯文本会计服务，使每笔日记账分录都透明、受版本控制且易于审计——没有隐藏数字生成过程的黑箱。免费开始使用，了解为什么开发人员和财务专业人士正在转向纯文本会计。你还可以浏览 文档，了解工资计提等经常性分录如何融入纯文本账本。
来源：ADP — Accrued Payroll, QuickBooks — What is accrued payroll?, Eddy — Payroll Accrual: 3 Steps to Calculate, PLANERGY — Reversing Entries in Accounting.