Zaplatenie dodávateľskej faktúry o desať dní neskôr vás môže stáť ekvivalent ročnej úrokovej sadzby 37 percent. To je skrytá cena za vynechanie štandardnej hotovostnej zľavy 2/10, net 30: podržíte si hotovosť o 20 dní dlhšie, ale vzdáte sa 2 percent, čo pri anualizácii predstavuje približne 37 percent. Keď raz uvidíte tento výpočet, ďalšou otázkou je, ako by vaše knihy mali zľavu vôbec zaznamenať. Súťažia dve metódy — hrubá a čistá — a tá, ktorú si vyberiete, mení zostatok vašich záväzkov, náklady na zásoby a to, kde sa zmeškané zľavy objavia vo vašom výkaze ziskov a strát.
Čo sú hotovostné zľavy a prečo záleží na metóde zaznamenávania
Hotovostná zľava je zníženie ceny, ktoré dodávateľ ponúka za skorú platbu. Podmienky zapísané ako 2/10, net 30 znamenajú, že môžete odpočítať 2 percentá, ak zaplatíte do 10 dní od dátumu faktúry; v opačnom prípade je plná suma splatná do 30 dní. Podmienka 1/15, net 45 funguje rovnako s 1 percentnou zľavou do 15 dní.
Tieto zľavy nie sú peniaze zadarmo — sú to rozhodnutie o financovaní. Zakaždým, keď zaplatíte v rámci okna, získate implicitný výnos vysoko prevyšujúci to, čo nečinná hotovosť zarába na bankovom účte. Zakaždým, keď okno zmeškáte, zaplatíte plnú cenu za výsadu držať hotovosť o pár týždňov dlhšie.
Otázka zaznamenávania je jednoduchá: keď faktúra dorazí, zaúčtujete nákup v plnej fakturovanej cene a zľavu uznáte len vtedy, ak ju využijete, alebo ho zaúčtujete v zľavnenej cene a stratu uznáte len vtedy, ak ju zmeškáte? Prvý prístup je hrubá metóda. Druhý je čistá metóda. Obe sú akceptované podľa US GAAP, ale vo vašej účtovnej knihe rozprávajú odlišné príbehy a čistá metóda robí zmeškané zľavy nemožné skryť.
Hrubá metóda: Zaznamenanie v plnej cene, uznanie využitých zliav
Pri hrubej metóde zaznamenáte nákup a záväzok v plnej fakturovanej sume, akoby žiadna zľava neexistovala. Ak zaplatíte v rámci zľavového okna, zaznamenáte úsporu na proti-nákladovom účte nazývanom Zľavy pri nákupe. Ak zaplatíte neskoro, nie je potrebný žiadny dodatočný zápis — záväzok je už vykázaný v plnej sume, ktorú dlhujete.
Účtovné zápisy pri hrubej metóde
Predpokladajme, že nakúpite zásoby za 10 000 $ s podmienkami 2/10, net 30.
Pri nákupe:
- Na ťarchu Zásoby (alebo Nákupy, v periodickom systéme) 10 000 $
- V prospech Záväzky 10 000 $
Zaplatené do 10 dní — zľava je využitá:
- Na ťarchu Záväzky 10 000 $
- V prospech Zľavy pri nákupe 200 $
- V prospech Hotovosť 9 800 $
Zaplatené po 10. dni — zľava je zmeškaná:
- Na ťarchu Záväzky 10 000 $
- V prospech Hotovosť 10 000 $
Všimnite si, čo sa stane v prípade neskorej platby: nič neoznačí zmeškaných 200 $. Náklad jednoducho zostáva pochovaný v zásobách a prechádza do nákladov na predaný tovar, keď sa tovar predá. Vedenie pri pohľade na finančné výkazy nedokáže rozlíšiť, či boli zľavy využité alebo premárnené.
Kde sa Zľavy pri nákupe objavujú vo finančných výkazoch
Zľavy pri nákupe sú proti-náklad (v periodickom systéme zásob proti-nákupový účet), ktorý znižuje náklady na predaný tovar. Vo viacstupňovom výkaze ziskov a strát sa zvyčajne objavuje ako zníženie nákupov vo výpočte nákladov na predaný tovar, čo zvyšuje hrubý zisk. Hrubá metóda teda odmeňuje využívanie zliav viditeľne nižšími nákladmi na predaný tovar — ale nikdy netrestá zmeškanie zľavy viditeľnou položkou.
Čistá metóda: Zaznamenanie v zľavnenej cene, označenie stratených zliav
Pri čistej metóde zaznamenáte nákup a záväzok v čistej sume — fakturovaná cena mínus zľava — za predpokladu, že zaplatíte skoro. Ak tak urobíte, platobný zápis je čistý. Ak okno zmeškáte, zaúčtujete prepadnutú zľavu na nákladový účet nazývaný Stratené zľavy pri nákupe.
Účtovné zápisy pri čistej metóde
Rovnaký nákup za 10 000 $ s podmienkami 2/10, net 30. Čistá suma je 9 800 $.
Pri nákupe:
- Na ťarchu Zásoby (alebo Nákupy) 9 800 $
- V prospech Záväzky 9 800 $
Zaplatené do 10 dní — zľava je využitá:
- Na ťarchu Záväzky 9 800 $
- V prospech Hotovosť 9 800 $
Nie je potrebný žiadny zápis o zľave, pretože knihy už zľavu predpokladali.
Zaplatené po 10. dni — zľava je zmeškaná:
- Na ťarchu Záväzky 9 800 $
- Na ťarchu Stratené zľavy pri nákupe 200 $
- V prospech Hotovosť 10 000 $
Tu je zmeškaných 200 $ nemožné prehliadnuť — doslova. Sedia na vlastnom nákladovom účte, viditeľné pre každého, kto číta výkaz ziskov a strát alebo manažérske správy.
Kde sa Stratené zľavy pri nákupe objavujú
Stratené zľavy pri nákupe sa vykazujú ako náklad, zvyčajne v časti ostatných nákladov alebo správnych nákladov vo výkaze ziskov a strát, a nie v rámci nákladov na predaný tovar. Konceptuálne ide o náklad na financovanie: cenu, ktorú ste zaplatili za používanie dodávateľových peňazí o 20 dní dlhšie. Niektorí účtovníci to práve z tohto dôvodu vnímajú ako úrokom podobné. Jeho udržanie mimo nákladov na predaný tovar tiež udržiava vašu hrubú maržu čistú — hrubý zisk odráža, čo tovar stál pri najlepšej dostupnej cene, a pokuta za pomalú platbu sa objaví pod čiarou, kam patrí.
Porovnanie vedľa seba
| Hrubá metóda | Čistá metóda | |
|---|---|---|
| Nákup zaznamenaný v | Plná fakturovaná cena | Fakturovaná cena mínus zľava |
| Zostatok záväzkov pred platbou | Vyšší (hrubý) | Nižší (čistý) |
| Zľava využitá | V prospech Zľavy pri nákupe (znižuje náklady na predaný tovar) | Žiadny dodatočný zápis |
| Zľava zmeškaná | Žiadny zápis — náklad zostáva v zásobách/nákladoch na predaný tovar | Na ťarchu Stratené zľavy pri nákupe (náklad) |
| Zásoby a náklady na predaný tovar | Vykázané v hrubej sume, ak zľavy neboli využité | Vykázané v čistej sume; zmeškané zľavy mimo nákladov na predaný tovar |
| Viditeľnosť zmeškaných zliav | Žiadna — pochované v nákladoch na predaný tovar | Úplná — samostatná nákladová položka |
Prejdite si ekonomiku príkladu s 10 000 $ pod každou metódou:
- Hrubá, zaplatené skoro: náklad na zásoby 10 000 $, kompenzovaný zľavou pri nákupe 200 $, s čistým vplyvom na náklady na predaný tovar 9 800 $. Hrubý zisk je o 200 $ vyšší.
- Hrubá, zaplatené neskoro: náklad na zásoby 10 000 $, vplyv na náklady na predaný tovar 10 000 $. Preplatok 200 $ je neviditeľný.
- Čistá, zaplatené skoro: náklad na zásoby 9 800 $, vplyv na náklady na predaný tovar 9 800 $. Rovnaká ekonomika ako pri hrubej-zaplatenej-skoro, s o jeden zápis menej v čase platby.
- Čistá, zaplatené neskoro: náklad na zásoby 9 800 $ plus náklad Stratené zľavy pri nákupe 200 $ pod hrubým ziskom. Rovnaký celkový náklad ako pri hrubej-zaplatenej-neskoro (10 000 $), ale plytvanie je označené.
Keď sú zľavy využité, obe metódy produkujú identický celkový zisk — len sa k nemu dostanú cez odlišné účty. Keď sú zľavy zmeškané, celkový zisk je stále identický, ale čistá metóda rozdeľuje náklad na skutočný náklad na produkt a finančnú pokutu, čo je oveľa informatívnejšie.
Ako každá metóda ovplyvňuje súvahu na konci mesiaca
Rozdiel nie je len vo výkaze ziskov a strát. Každá faktúra, ktorá zostane na konci mesiaca nezaplatená, je vykázaná odlišne v závislosti od vašej metódy:
- Pri hrubej metóde záväzky odrážajú plné fakturované sumy. Ak bežne využívate zľavy, vaše vykázané záväzky sú nadhodnotené — v skutočnosti zaplatíte menej, než ukazuje súvaha.
- Pri čistej metóde záväzky odrážajú zľavnené sumy. Ak bežne zmeškávate zľavy, vaše vykázané záväzky sú podhodnotené — v skutočnosti zaplatíte viac.
Pre väčšinu malých podnikov je rozdiel na konci ktoréhokoľvek jedného mesiaca nevýznamný, ale môže záležať pri výpočtoch kovenantov a ukazovateľoch pracovného kapitálu. Spoločnosť s 500 000 $ záväzkami s podmienkami 2/10, net 30 vykazuje podľa čistej metódy až o 10 000 $ menej v krátkodobých záväzkoch. Ak úverová zmluva testuje váš ukazovateľ bežnej likvidity, vedzte, ktoré číslo vaše knihy produkujú.
Zásoby sú ovplyvnené rovnako: zásoby podľa čistej metódy sú vykázané v zľavnenej cene, čo zodpovedá ekonomickému princípu, že zásoby by mali byť zaznamenané v ich obstarávacej cene — a obstarávacia cena, keď je zľava dostupná a bežne využívaná, je čistá cena. To je jeden z dôvodov, prečo účtovná teória zvyčajne uprednostňuje čistú metódu, aj keď prax uprednostňuje hrubú.
Periodické vs. permanentné zásoby: Kam idú zápisy
Voľba hrubá verzus čistá je nezávislá od vášho systému zásob, ale názvy účtov sa menia:
- Permanentný systém: nákupy na ťarchu Zásoby priamo. Zľavy pri nákupe využité pri hrubej metóde sa zvyčajne účtujú v prospech zásob (alebo sa sledujú samostatne a alokujú), čím sa záznam o zásobách udržiava v skutočných nákladoch. Pri čistej metóde sa zásoby účtujú na ťarchu v čistej sume od začiatku.
- Periodický systém: nákupy na ťarchu účtu Nákupy a náklady na predaný tovar sa vypočítajú na konci obdobia ako počiatočné zásoby plus čisté nákupy mínus konečné zásoby. Zľavy pri nákupe sú proti-nákupový účet odpočítaný v tomto výpočte. Pri čistej metóde Nákupy začínajú v čistej sume a Stratené zľavy pri nákupe sa objavujú ako samostatný náklad.
Ak prevádzkujete periodický systém — bežný pre malých maloobchodníkov robiacich štvrťročné inventúry — proti-účty hrubej metódy (Zľavy pri nákupe plus Výnosy z vrátenia a zľavy z nákupov) všetky prechádzajú výpočtom čistých nákupov. Uistite sa, že váš účtovník rozumie tomu, že Zľavy pri nákupe znižujú náklady na predaný tovar, zatiaľ čo Stratené zľavy pri nákupe pridávajú náklad pod hrubý zisk. Zámena týchto dvoch je jedna z najbežnejších účtovných chýb malých podnikov v tejto oblasti.
Ktorú metódu by mal váš podnik používať?
US GAAP povoľuje obe metódy, takže voľba je praktická, nie vynútená dodržiavaním predpisov. Zvážte tieto faktory:
Zvoľte hrubú metódu, keď:
- Len málo vašich dodávateľov ponúka hotovostné zľavy. Ak sú zľavy zriedkavé, účtovanie všetkého v hrubej sume a spracovanie občasnej zľavy je jednoducho menej práce.
- Váš účtovný softvér ju používa ako predvolenú. Väčšina balíkov pre malé podniky zaznamenáva faktúry v plnej fakturovanej hodnote od základu a bojovať proti predvolenému nastaveniu stojí viac, než ušetrí.
- Váš tím je malý a jednoduchosť víťazí. Hrubá metóda má menej konceptov na naučenie: jeden proti-účet, žiadna nová nákladová položka.
Zvoľte čistú metódu, keď:
- Zľavy sú významné pre vaše marže. Vo veľkoobchode a distribúcii, kde sú 2 percentné podmienky štandardom a marže tenké, systematické zmeškávanie zliav môže vymazať zisk. Účet Stratené zľavy pri nákupe pri čistej metóde mení tento únik na mesačný KPI.
- Chcete držať svoj proces záväzkov zodpovedný. Rastúci zostatok Stratených zliav pri nákupe je jednoznačným signálom, že faktúry ležia príliš dlho — či už kvôli pomalému schvaľovaniu, problémom s peňažným tokom alebo účtovníkovi záväzkov, ktorý dávkovo platí faktúry mesačne zo zvyku.
- Už vykazujete zásoby v čistých nákladoch. Ak vaša disciplína kalkulácie nákladov predpokladá obstarávanie za najlepšiu cenu, čistá metóda udržiava knihu v súlade s týmto predpokladom.
Existuje pragmatická stredná cesta: prevádzkujte hrubú metódu vo svojom účtovnom softvéri pre operačnú jednoduchosť, ale vytvárajte mesačnú správu o ponúknutých zľavách verzus využitých zľavách z vášho prehľadu splatnosti záväzkov. Získate väčšinu kontrolnej výhody čistej metódy bez zmeny účtovnej osnovy. Čokoľvek si vyberiete, uplatňujte to dôsledne z obdobia na obdobie — zmena metód na skrášlenie hrubej marže štvrťroka je presne ten druh nekonzistentnosti, ktorý audítori označujú.
Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Zaznamenanie zľavy na nesprávnom základe. Hotovostné zľavy sa vzťahujú na sumu tovaru, nie na prepravu, daň z predaja alebo predchádzajúce zostatky na faktúre. Ak faktúra za 10 000 $ zahŕňa 500 $ za prepravu s podmienkami 2/10, net 30, zľava je 2 percentá z 9 500 $, teda 190 $ — pokiaľ podmienky výslovne neuvádzajú, že preprava je zahrnutá. Prečítajte si faktúru.
Odpočítanie zliav z vráteného tovaru. Ak vrátite 2 000 $ z dodávky za 10 000 $ pred platbou, základ pre zľavu klesne na 8 000 $ a zľava je 160 $. Pri hrubej metóde zaznamenajte vrátenie v hrubej sume 2 000 $ (na ťarchu Záväzky, v prospech Zásoby alebo Výnosy z vrátenia a zľavy z nákupov), potom vezmite zľavu zo zvyšku. Vzetie 2 percent z pôvodných 10 000 $ po vrátení je nadmerný odpočet, ktorý váš dodávateľ odhalí.
Zámena hotovostných zliav s obchodnými zľavami. Obchodná zľava — 30 percent z katalógovej ceny vytlačených v ponuke — sa nikdy nezaznamenáva vôbec; nákup zaúčtujete v dohodnutej cene po obchodnej zľave. Iba hotovostné zľavy za rýchlu platbu vytvárajú otázku hrubá verzus čistá.
Zmeškanie okna z operačných dôvodov. Najdrahšia chyba nie je vôbec účtovná chyba: faktúry, ktoré ležia v schránke, kým zľava vyprší. Ak váš účet Stratené zľavy pri nákupe (alebo vaša správa o využitých zľavách) neustále rastie, opravte proces — smerujte faktúry na schválenie pri doručení, naplánujte platobné cykly dvakrát mesačne namiesto raz a v každom cykle uprednostnite faktúry so zľavou. Žiadna metóda zaznamenávania nezíska zľavu späť, keď už 10. deň prešiel.
Zabudnutie na čiastočné platby. Ak zaplatíte časť faktúry v rámci okna, získate zľavu len z zaplatenej časti. Zdokumentujte rozdelenie, aby zvyšný záväzok odrážal správny nezľavnený zostatok.
Ako zaviesť disciplínu zliav do vašej účtovnej rutiny
Hotovostné zľavy sedia na priesečníku účtovnej presnosti a riadenia hotovosti, čo z nich robí dobrý mesačný návyk na vybudovanie. Pri každej uzávierke zosúlaďte prehľad splatnosti záväzkov s zľavovými oknami: ktoré faktúry ponúkali podmienky, ktoré ste zaplatili včas a čo stáli zmeškané. Ak používate čistú metódu, zostatok Stratených zliav pri nákupe vám dá odpoveď priamo. Ak používate hrubú metódu, porovnajte Zľavy pri nákupe využité s celkovými zľavami, ktoré vaši dodávatelia ponúkli — váš detail záväzkov alebo výpisy od dodávateľov majú druhé číslo.
Sledovanie týchto súm oddelene od prevádzkových nákladov tiež zaostruje váš pohľad na skutočný náklad na produkt. Keď sa zmeškané zľavy skrývajú v nákladoch na predaný tovar, vaša hrubá marža vyzerá horšie, než si vaše obstarávanie zaslúži, a môžete zvýšiť ceny alebo tlačiť na dodávateľov, aby ste vyriešili problém, ktorým je v skutočnosti pomalý front schvaľovania. Čisté knihy ukazujú na skutočnú príčinu.
