Váš dodávateľ ponúka 2/10, net 30: zoberte 2% zľavu, ak zaplatíte do 10 dní, alebo zaplaťte plnú faktúru do 30 dní. To vyzerá ako jednoduchá voľba riadenia peňažných tokov. Vo vašich knihách, však, táto voľba mení, kde sa úspora objaví—v nákupoch, nákladoch na predaný tovar, alebo v samostatnom výnosovom účte—a ako oceníte tovar, ktorý stále leží na polici na konci roka.
Dobrou správou je, že maloobchodník nepotrebuje zložitý systém, aby to spracoval správne. Potrebujete rozlíšiť dva druhy zliav, zvoliť konzistentnú metódu pre hotovostné zľavy, zachytiť zľavové podmienky pri zadávaní faktúry, a reconciliovať výsledok so zásobami, ktoré skutočne vlastníte.
Táto príručka sa zameriava na americké daňové zaobchádzanie pre podniky, ktoré kupujú tovar za účelom ďalšieho predaja. Pravidlá finančného výkazníctva a miestne daňové požiadavky sa môžu líšiť, preto použite túto príručku ako účtovný rámec a poraďte sa so svojím daňovým odborníkom pred zmenou zavedenej účtovnej metódy.
Najprv, oddeľte obchodné zľavy od hotovostných zliav
Slovo „zľava" pokrýva dve rôzne transakcie. Zaobchádzanie s nimi rovnako je prvým spôsobom, ako môže maloobchodník urobiť svoje zásoby a marže ťažšie pochopiteľné.
Obchodné zľavy znižujú nákupnú cenu
Obchodná zľava je zníženie z dodávateľovej katalógovej alebo zoznamovej ceny. Môže byť súčasťou vašich dohodnutých dodávateľských cien, veľkoobchodnej úrovne, alebo výrobcovej zľavy, ktorá funguje ako zníženie predajnej ceny. Neúčtujete katalógovú cenu a potom nezúčtujete zníženie ako výnos. Zaznamenajte čistú sumu, ktorú skutočne zaplatíte, ako náklady na tovar.
Napríklad, dodávateľ uvádza krabicu tovaru za 1,200 dolárov a dáva vášmu obchodu 10% veľkoobchodnú zľavu. Účtovná položka zásob alebo nákupov je 1,080 dolárov. Rozdiel 120 dolárov nie je samostatný zisk, a nemal by zvyšovať tržby alebo iné výnosy. Obchodné zľavy sú zvyčajne známe, keď kupujete tovar. To z nich robí súčasť počiatočného výpočtu nákladov, vrátane nákladov priradených jednotkám, ktoré zostávajú v zásobách.
Hotovostné zľavy odmeňujú rýchlu platbu
Hotovostná zľava je viazaná na to, kedy zaplatíte. Podmienky ako 2/10, net 30 znamenajú, že suma faktúry môže byť znížená o 2%, ak je zaplatená do 10 dní; inak, plná suma je splatná do dňa 30. Zľava nie je dostupná iba preto, že dodávateľ citoval nižšiu katalógovú cenu. Hotovostné zľavy vytvárajú účtovné rozhodnutie, pretože úspora závisí od vášho platobného správania. Môžete znížiť nákupy o zľavy, ktoré zoberiete, alebo môžete pripísať na samostatný účet hotovostných zliav. Metóda, ktorú zvolíte, musí byť použitá konzistentne pre všetky nákupné zľavy každý rok.
Dve povolené prístupy pre hotovostné zľavy
IRS popisuje dva spôsoby účtovania hotovostných zliav na nákupy. Oba môžu fungovať, ak sú aplikované konzistentne. Dôležitý rozdiel je, čo sa stane s COGS a konečnými zásobami.
Metóda 1: Odpočítajte zľavy z nákupov
Pod metódou zníženia nákupov zaznamenáte tovar v sume, ktorú očakávate zaplatiť po zobratí dostupnej zľavy, alebo znížite nákupy, keď je zľava skutočne zobratá. Zľava znižuje náklady na tovar, čo v konečnom dôsledku znižuje COGS pre predané jednotky a účtovnú hodnotu jednotiek stále na sklade.
Predpokladajme, že faktúra 10,000 dolárov má podmienky 2/10, net 30 a zaplatíte do zľavového okna. Zľava je 200 dolárov, takže náklady na tovar sú 9,800 dolárov. Ak je celý tovar predaný, úspora 200 dolárov preteká cez výpočet nákladov. Ak niektoré jednotky zostávajú, príslušný podiel zostáva v zásobách, kým tieto jednotky nie sú predané.
Tento prístup môže urobiť produktovú ekonomiku ľahšie čitateľnou. Kupujúci môže porovnať čisté náklady na tovar naprieč dodávateľmi bez nutnosti pamätať si, že samostatný výnosový účet obsahuje nákupné úspory. Taktiež robí spojenie medzi nižšou dodávateľskou cenou a vyššou hrubou maržou viditeľným v tej istej časti výkazu ziskov a strát.
Operačné riziko je odhadovanie zliav, ktoré nakoniec nezoberiete. Ak je faktúra zaznamenaná v čistej sume, ale je zaplatená po termíne, potrebujete jasný proces na zaznamenanie stratenej zľavy a obnovenie záväzku na sumu skutočne dlžnú. Malé rozdiely naprieč mnohými faktúrami sa môžu stať materiálnymi, keď sa zásoby rýchlo otáčajú.
Metóda 2: Pripíšte na samostatný účet zliav
Pod metódou samostatného účtu zaznamenáte nákupy v sume faktúry a pripíšete na účet hotovostných zliav, keď zoberiete zľavu. Kreditný zostatok je považovaný za podnikateľský výnos na konci roka. Pod touto metódou hotovostné zľavy neznižujú COGS, a neznižujete faktúrovú cenu tovaru na konci roka o priemernú alebo odhadovanú zľavu.
Pri použití rovnakej faktúry 10,000 dolárov najprv zaznamenáte 10,000 dolárov nákupov alebo zásob. Keď zaplatíte 9,800 dolárov, rozdiel 200 dolárov je pripísaný na účet hotovostných zliav. Účet môže byť prezentovaný ako iný výnos alebo ako samostatná línia nákupných úspor, v závislosti od vašej politiky finančného výkazníctva a rád poradcu. Pre daňové účely je kľúčové, že tiež neznižujete COGS o túto sumu pod touto metódou.
Tento prístup je často jednoduchší, keď sú faktúry zadávané v hrubej sume a platobný tím spracúva zľavy samostatne. Taktiež sa vyhýba považovaniu očakávanej zľavy za zarobenú predtým, než platba spĺňa podmienky. Jeho kompromisom je, že produktové marže a zásoby zostávajú založené na faktúrových cenách, zatiaľ čo sa úspory objavujú inde.
Prečo je konzistentnosť dôležitá na konci roka
Metóda ovplyvňuje viac než jednu platobnú položku. Ovplyvňuje vzťah medzi nákupmi, COGS, zdaniteľným príjmom, a konečnými zásobami.
Predstavte si maloobchodníka, ktorý nakúpi tovar za 100,000 dolárov počas roka a zoberie 2,000 dolárov v zľavách za včasnú platbu. Na konci roka zostáva tovar za 30,000 dolárov nepredaný.
Pri metóde zníženia nákupov znižuje 2,000 dolárov nákladový fond. Konečné zásoby sú merané pomocou znížených nákupných nákladov, v súlade so zavedenou metódou oceňovania zásob maloobchodníka. Zľava teda ovplyvňuje aj už predanú časť a časť stále na sklade.
Pri metóde samostatného účtu COGS a konečné zásoby nie sú znížené o priemernú alebo odhadovanú zľavu. Kredit 2,000 dolárov je vykázaný cez samostatný účet zliav pod príslušným daňovým zaobchádzaním. Nemôžete použiť jednu metódu pre predaný tovar a inú pre tovar zostávajúci na sklade jednoducho preto, že výsledok vyzerá lepšie v konkrétnom roku.
Konzistentnosť je tiež dôležitá pre manažérske výkazníctvo. Zmena metód uprostred roka môže spôsobiť skok v hrubej marži, aj keď sa dodávateľské ceny, maloobchodné ceny, a objem nákupov nezmenili. Čistý mesačný close by mal vysvetliť, či zmena marže prišla z cien, produktového mixu, dopravy, strát, dodávateľských podmienok, alebo zmeny účtovnej metódy.
Praktický workflow faktúr
Najlepšia metóda je tá, ktorú váš tím môže vykonať bez stratenia platobného termínu alebo vytvárania nepodložených odhadov. Zabudujte rozhodnutie o zľave do vášho procesu záväzkov.
Zachyťte podmienky, keď faktúra príde
Zaznamenajte dátum faktúry, dátum splatnosti, termín pre zľavu, percento, dodávateľa, objednávku, a či doprava alebo iné poplatky spĺňajú podmienky. „2% zľava" nie je dostatočná informácia, ak sa zľava vzťahuje iba na tovar, vylučuje dopravu, alebo je vypočítaná po vrátení alebo zľave.
Ak váš účtovný systém má pole pre dátum zľavy, použite ho. Inak, pridajte krátku poznámku alebo tag, ktorý vám umožní identifikovať faktúry s príležitosťou na zľavu počas týždenného prehľadu platieb. Kalendárová pripomienka je užitočná, ale mala by ukazovať späť na faktúru a záznam záväzku.
Rozhodnite, či je zľava realisticky dosiahnuteľná
Nezaznamenávajte každú dostupnú zľavu, ako keby bola zobratá, ak podnik pravidelne platí neskoro. Porovnajte anualizovaný prospech s nákladmi použitia hotovosti skôr. Zľava 2% za platenie o 20 dní skôr môže byť atraktívna, ale nemala by vás nútiť zmeškať výplatu miezd, prečerpať operačný účet, alebo čerpať drahý krátkodobý úver.
Sledujte rozhodnutie oddelene od účtovnej metódy. Podnik môže konzistentne používať metódu samostatného účtu, zatiaľ čo sa rozhoduje zobrať iba zľavy, ktoré sedia do jeho hotovostného plánu. Metóda popisuje, ako sú kvalifikované zľavy zaznamenávané; nevyžaduje, aby každá faktúra bola zaplatená skôr.
Zaúčtujte platbu a zachovajte dôkazy
Keď je zľava zobratá, platba by mala vyrovnať záväzok za plnú faktúru, zatiaľ čo explicitne ukazuje sumu zľavy. Keď je zmeškaná, zaznamenajte plnú platbu a uchovajte dôvod, ak to bol významný výnimočný prípad. Nemenite ticho pôvodnú faktúru, aby sa banková suma zhodla.
Pre metódu zníženia nákupov by mala zľavová položka znížiť nákupné alebo inventárné náklady. Pre metódu samostatného účtu by mala pripísať na určený účet zliav. Váš účtovník by mal byť schopný identifikovať, ktoré pravidlo bolo aplikované, pohľadom na transakciu, nie rekonštrukciou rozhodnutia z bankového výpisu o mesiace neskôr.
Reconciliujte zľavy so zásobami a COGS
Účtovanie hotovostných zliav sa stáva obzvlášť dôležitým, keď vediete fyzické zásoby. Použite mesačnú alebo štvrťročnú reconciliáciu na zachytenie chýb pred ročným close.
Začnite so zoznamom faktúr, ktoré ponúkali zľavy. Pre každú porovnajte:
-
Pôvodnú sumu faktúry.
-
Zľavové podmienky a kvalifikačný dátum.
-
Sumu skutočne zaplatenú.
-
Sumu zľavy zaznamenanú v ledgeri.
-
Akékoľvek vrátenia, zľavy, dopravu, dane, alebo dodávateľské kredity.
-
Či tovar bol predaný, zostáva na sklade, alebo bol odpísaný.
Potom porovnajte nákupné záznamy s inventárnym subledgerom a hlavným ledgerom. Pod systémom perpetálnych zásob môže byť potrebné priradiť zľavu k ovplyvneným položkám alebo nákupnej dávke. Pod periodickým systémom preteká cez výpočet nákupov a konečný počet zásob. V každom prípade udržujte metódu zdokumentovanú, aby ročný počet nezaviedol iné zaobchádzanie.
Hľadajte štyri bežné varovné signály:
- Banka zaplatila menej než položka záväzkov, zanechávajúca malý nevysvetlený debet alebo kredit.
- Hotovostné zľavy znižujú COGS, aj keď podnikateľská politika hovorí, že patria do samostatného účtu.
- Rovnaká faktúra je zaznamenaná raz v hrubej sume a inokedy v čistej platobnej sume.
- Ročná inventárna úprava používa odhadované zľavy, aj keď podnik používa metódu samostatného účtu.
Jasné názvy účtov pomáhajú. Zvážte samostatné účty pre nákupné vrátenia a zľavy, hotovostné zľavy, obchodné zľavy zabudované do čistých nákladov,a dodávateľské kredity. Vyhnite sa názvu účtu hotovostných zliav „rôzne výnosy," pretože to skrýva nákupný vzor, ktorý by mohol pomôcť pri vyjednávaní lepších podmienok.
Bežné chyby, ktorým sa vyhnúť
Zamieňanie obchodnej zľavy so zľavou za rýchlu platbu
Zaznamenajte známu veľkoobchodnú alebo katalógovú zľavu v čistých nákladoch na tovar. Zľavu, ktorá závisí od platenia do termínu, spracujte cez svoju politiku hotovostných zliav. Zdrojové dokumenty môžu oba hovoriť „zľava," ale účtovná otázka je iná.
Miešanie metód podľa dodávateľa
Používanie metódy zníženia nákupov pre jedného dodávateľa a metódy samostatného účtu pre iného môže byť pohodlné, ale usmernenie IRS volá po konzistentnosti naprieč nákupnými zľavami. Zvolte si politiku a konfigurujte účtovnú osnovu a workflow faktúr okolo nej.
###Považovanie zmeškaných zliav za inventárne náklady bez politiky
Ak je zľava odhadnutá, ale nie zobratá, rozdiel musí byť zvládnutý zámerne. Zmeškaná zľava môže odrážať rozhodnutie o peňažnom toku, spor pri prijatí, neskoré schválenie, alebo procesné zlyhanie. Identifikujte príčinu a aplikujte vašu zdokumentovanú metódu; nenechajte predvolené nastavenie účtovného softvéru rozhodnúť ticho.
###Zmena metódy bez overenia daňového postupu
Ak chcete zmeniť metódu použitú na zistenie inventárnych nákladov, IRS hovorí, že všeobecne musíte podať formulár 3115, Žiadosť o zmenu účtovnej metódy. To je rozhodnutie o daňovej metóde, nielen čistenie účtovnej osnovy. Prediskutujte načasovanie, úpravu,a účinky na finančné výkazníctvo so svojím daňovým poradcom pred vykonaním zmeny.
###Ignorovanie zliav pri plánovaní peňažných tokov
Zľava je hodnotná iba vtedy, ak podnik môže splniť termín bez vytvorenia väčšieho finančného nákladu. Správa o veku záväzkov, ktorá ukazuje dátumy zliav vedľa dátumov splatnosti, môže premeniť nákupné podmienky na skutočné rozhodnutie o peňažnom toku namiesto zmeškanej príležitosti.
Urobte politiku viditeľnou vo vašich knihách
Napíšte jednostránkovú politiku, ktorá odpovedá na päť otázok: Ktoré zľavy kvalifikujú? Ktorú metódu podnik používa? Kto kontroluje termín zľavy? Čo sa stane, keď je zľava zmeškaná? Kto preskúmava zaobchádzanie s inventárom na konci roka? Zahrňte vypracovaný príklad pomocou jednej z vašich skutočných dodávateľských faktúr.
Presné účtovníctvo je to, čo spája túto politiku s realitou. Sledujte faktúru, dátum platby, zľavu, produkt alebo nákupnú dávku, dodávateľský kredit,a inventárny stav v ledgeri, ktorý môže byť neskôr preskúmaný. Výsledkom je lepšia analýza hrubej marže, menej nevysvetlených reconciliačných rozdielov,a obhájiteľnejší ročný close.
Zjednodušte svoje finančné riadenie
Keď sú dodávateľské podmienky, inventárne náklady,a platby prepojené, môžete vidieť, či hotovostná zľava za včasnú platbu skutočne zlepšuje vašu maržu a hotovostnú pozíciu. Beancount.io ponúka účtovníctvo v čistom texte, ktoré je transparentné, verzované,a pripravené pre AI, pomáhajúc vám udržať základnú finančnú stopu pochopiteľnú a pod vašou kontrolou.