Podmienené vs. nepodmienené príspevky: Dvojdielny test, ktorý rozhoduje o tom, kedy môže vaša nezisková organizácia zaúčtovať príjmy z grantu

Vaša nezisková organizácia práve získala grant vo výške 250 000 dolárov, rozhodnutie o schválení je podpísané a prvý šek už leží na účte. Správna rada chce tento príjem vidieť v príjmoch tohto štvrťroka. Predtým, než zaúčtujete čo i len jeden dolár z neho, vám auditor položí nepríjemnú otázku: máte vlastne ešte nárok si tieto peniaze ponechať, alebo ich musíte vrátiť, ak nesplníte to, čo grant vyžaduje?

Táto otázka je celým predmetom usmernenia FASB pre účtovanie grantov, ASU 2018-08. Ak odpoviete nesprávne jedným smerom, nadhodnotíte príjmy, podhodnotíte záväzky a pripravíte svojmu audítorovi prepracovanie výkazov. Ak odpoviete nesprávne opačným smerom, odložíte príjem, ktorý ste mali plné právo uznať, a zdravý rok bude vyzerať ako schodok. Tento sprievodca vás prevedie dvojdielnym testom, ktorý štandard vyžaduje, tým, čo sa považuje za prekážku, a účtovnými zápismi, ktoré z každej odpovede vyplývajú.

Prečo tento rozdiel určuje časovanie vašich príjmov​

Každý príspevok, ktorý vaša nezisková organizácia dostane, patrí do jednej z dvoch kategórií a kategória rozhoduje o tom, kedy sa príjem objaví vo vašom výkaze činností:

• Nepodmienené príspevky sa uznávajú ako príjem okamžite — v momente, keď je prisľúbený alebo keď dorazia peniaze, a to aj vtedy, ak darca obmedzil dar na budúci program alebo obdobie.
• Podmienené príspevky nie sú príjmom vôbec, kým nie sú podmienky podstatne splnené alebo výslovne vzdané darcom. Peniaze prijaté medzitým zostávajú vo vašej súvahe ako refundovateľná záloha, čo je záväzok, nie príjem.

Všimnite si, čo to znamená v praxi. Dve neziskové organizácie môžu dostať identické šeky na 100 000 dolárov v decembri a vykázať legitímne odlišné december: jedna zaúčtuje 100 000 dolárov príjmu z príspevkov, druhá zaúčtuje záväzok 100 000 dolárov a nulový príjem. Rozdiel nie je v šeku. Je v podmienkach, ktoré sú naň naviazané.

Pred rokom 2018 neziskové organizácie uplatňovali tento rozdiel nekonzistentne — najmä na vládne granty, kde bolo naozaj nejasné, či je grant kúpou služieb alebo darom. ASU 2018-08, teraz kodifikovaný v ASC 958-605, vyriešil obe otázky rozhodovacím postupom, ktorý by mal zdokumentovať každý spis grantu: po prvé, ide o výmennú transakciu alebo o príspevok? Po druhé, ak ide o príspevok, je podmienený alebo nepodmienený?

Prvý krok: Ide o výmennú transakciu alebo o príspevok?​

Táto prvá otázka potrápi viac spisov grantov než tá druhá, preto ju nepreskakujte. Výmenná transakcia znamená, že poskytovateľ zdrojov dostane na oplátku niečo s porovnateľnou hodnotou — vaša nezisková organizácia predáva tovary alebo služby a poskytovateľ financií je zákazníkom. Príspevok znamená, že poskytovateľ financií vám dáva zdroje a úžitok plynie niekomu inému, zvyčajne širokej verejnosti.

Testom je, kto má prospech, nie to, ako sa dokument nazýva. „Zmluva" môže byť príspevkom a „grant" môže byť výmenou. Spýtajte sa: dostane samotný poskytovateľ zdrojov hodnotu približne rovnajúcu sa tomu, čo zaplatil?

• Mesto platí vašej divadelnej spoločnosti za usporiadanie bezplatných koncertov vo verejných parkoch. Mesto získa dobré meno a spokojných obyvateľov, ale koncerty prospievajú verejnosti, nie mestskému úradu ako zákazníkovi. Príspevok.
• Spoločnosť platí vášmu výskumnému ústavu za testovanie svojej novej zliatiny a za súkromné oznámenie výsledkov späť spoločnosti. Spoločnosť dostáva priamy prospech z práce. Výmenná transakcia, účtovaná podľa štandardu pre uznávanie príjmov (ASC 606), nie podľa usmernenia pre príspevky.
• Federálna agentúra prepláca vašej klinike každú kvalifikovanú návštevu pacienta podľa zverejnených programových pravidiel. Agentúra financuje verejný program, nekupuje zdravotnú starostlivosť pre seba. Príspevok — a, ako sa uvádza nižšie, zvyčajne podmienený.

Praktickým prínosom ASU 2018-08 bolo vyjasnenie, že väčšina vládnych grantov patrí do kategórie príspevkov, pretože vláda ako entita zriedka dostáva porovnateľnú hodnotu. To presunulo obrovskú skupinu grantov z ASC 606 do analýzy podmienené verzus nepodmienené. Ak vaše účtovníctvo stále zaobchádza s vládnym grantom s úhradou nákladov ako s výmennou zmluvou s odloženým príjmom, toto je prvá vec, ktorú treba prehodnotiť so svojím CPA.

Druhý krok: Dvojdielny test pre podmienené príspevky​

Keď ste stanovili, že prevod je príspevkom, ASU 2018-08 vám dáva prísny dvojdielny test. Príspevok je podmienený len ak dohoda obsahuje oboje:

1. Jednu alebo viac prekážok, ktoré musíte prekonať, aby ste získali nárok na zdroje, a
2. Právo na vrátenie prevedených aktív vám, alebo právo na uvoľnenie darcu z jeho povinnosti previesť aktíva.

Oboje. Ak dohoda má prekážku, ale nemá právo na vrátenie alebo uvoľnenie, príspevok je nepodmienený — uznajte ho teraz. Ak má právo na vrátenie, ale nemá prekážku, rovnako nepodmienený. Len kombinácia odkladá uznanie.

Dve súvisiace pravidlá prekvapia tých, ktorí sa učili podľa starého usmernenia:

• Neposudzujete pravdepodobnosť. Podľa predchádzajúcej praxe účtovníci zvažovali, ako pravdepodobne nezisková organizácia splní podmienku. ASU 2018-08 tento úsudok úplne odstránil: ak sú prítomné prekážka aj právo na vrátenie, príspevok je podmienený, aj keby splnenie prekážky bolo takmer isté. Príjem sa uznáva vtedy, keď je prekážka prekonaná, nie vtedy, keď sa jej prekonanie začína javiť pravdepodobným.
• Nejednoznačnosť sa predvolene považuje za podmienenosť. Ak je z dohody naozaj nejasné, či je určité ustanovenie podmienkou, a žiadne ďalšie informácie to nevyriešia, považujete príspevok za podmienený. Zdokumentujte nejednoznačnosť v spise grantu, aby váš audítor videl úsudok, nie prehliadnutie.

Čo sa považuje za prekážku​

Štandard uvádza tri indikátory na identifikáciu prekážky. Ktorýkoľvek z nich ju môže stanoviť:

1. Merateľná prekážka súvisiaca s výkonom​

Dohoda vyžaduje, aby ste dosiahli niečo spočítateľné: určenú úroveň služieb, stanovený počet jednotiek výstupu, konkrétny výsledok alebo míľnik, alebo požiadavku na spolufinancovanie. Príklady:

• Nadácia prisľúbi 1 dolár za každý 1 dolár, ktorý vyzbierate od nových darcov, do výšky 100 000 dolárov. Požiadavka na spolufinancovanie je prekážkou; príjem uznávate, ako sa spolufinancovanie zbiera, dolár za dolár.
• Grant na pracovnú silu sa vypláca, ako umiestňujete stážistov do zamestnaní, v pevnej sadzbe za overené umiestnenie. Každé umiestnenie prekonáva časť prekážky.
• Výzva na grant uvoľní prostriedky len vtedy, ak váš výročný galavečer prekročí 500 000 dolárov v predaji vstupeniek. Prahová hodnota výsledku je prekážkou.

2. Obmedzená voľnosť v tom, ako činnosť vykonávate​

Ustanovenie obmedzuje spôsob, akým pracujete, nielen tému. Medzi indikátory patria požiadavky dodržiavať konkrétne usmernenia o tom, ktoré výdavky sú oprávnené, najať konkrétne osoby alebo dodržiavať konkrétny protokol. Klasickým prípadom je grant s úhradou nákladov: nárok na prostriedky máte len do výšky oprávnených nákladov, ktoré vzniknú podľa pravidiel dohody, takže každý oprávnený minutý dolár prekonáva časť prekážky a umožňuje vám uznať dolár príjmu.

3. Ustanovenie súvisiace s účelom dohody​

Tento indikátor je väčšinou filtrom: potvrdzuje, že prekážka súvisí s tým, na čo príspevok je, a výslovne vylučuje administratívne a triviálne ustanovenia. Podanie výročnej správy, podrobenie sa auditu alebo zaslanie ďakovného listu darcovi nie sú prekážkami, nech už dohoda formuluje akokoľvek prísne. Nie sú nimi ani ciele či rozpočty, ktoré so sebou nenesú žiadnu sankciu, ak ich nesplníte.

Podmienky sú o časovaní; obmedzenia sú o klasifikácii​

Najviac zamieňaná dvojica v účtovníctve neziskových organizácií je rozdiel medzi podmienkou a obmedzením, preto si ju zafixujte jednou vetou: podmienka určuje kedy uznáte príjem; obmedzenie určuje, do ktorej triedy čistých aktív príjem patrí.

• „Dáme vám 80 000 dolárov na vedenie programu po vyučovaní" je obmedzenie (účelové) na nepodmienený príspevok. Zaúčtujte 80 000 dolárov ako príjem z príspevku okamžite, klasifikovaný ako s obmedzením darcu, a uvoľnite ho z obmedzenia, ako míňate na program.
• „Preplatíme vám až 80 000 dolárov vašich nákladov na program po vyučovaní, ako vám vzniknú" je podmienka (prekážka: vznik oprávnených nákladov, plus právo na vrátenie nevyčerpaných prostriedkov). Neúčtujte nič ako príjem, kým neminiete; peniaze v ruke sú refundovateľnou zálohou.
• „Dáme vám 80 000 dolárov budúci júl" je obmedzenie (časové), nepodmienené. Uznajte ho teraz — s obmedzením darcu pre časové ustanovenie — nie budúci júl.

Príspevok môže niesť oboje: podmienený grant, ktorého splnená časť je potom obmedzená na účel. Najprv prekážka riadi uznanie; potom obmedzenie riadi klasifikáciu. Postupujte v tomto poradí a účtovanie bude nasledovať.

Účtovné zápisy, vedľa seba​

Predpokladajme, že darca urobí nepodmienený prísľub 50 000 dolárov na budúcoročný program gramotnosti a nadácia pošle vopred šek na podmienený grant 100 000 dolárov (s úhradou nákladov).

Prijatý nepodmienený prísľub:

• Má dať Pohľadávky z príspevkov — 50 000 dolárov
• Dal Príjem z príspevku, s obmedzením darcu — 50 000 dolárov

Prijaté peniaze z podmieneného grantu pred splnením prekážok:

• Má dať Peniaze — 100 000 dolárov
• Dal Refundovateľná záloha (záväzok) — 100 000 dolárov

Všimnite si, čo ste v druhom zápise neurobili: žiadny príjem, žiadne hry s pohľadávkami. Účet záväzku by sa mal ideálne viesť pre každý grant, aby bol nevyrovnaný zostatok každého ocenenia viditeľný na prvý pohľad.

Prejde mesiac; vzniknú vám oprávnené náklady 30 000 dolárov pod podmieneným grantom:

• Má dať Refundovateľná záloha — 30 000 dolárov
• Dal Príjem z grantu (príjem z príspevku) — 30 000 dolárov

A ak prekážka nikdy nie je splnená a poskytovateľ financií si peniaze vezme späť, refundovateľná záloha sa odpíše proti peniazom a výkazu činností sa nikdy nedotkne žiadny zápis o príjme — čo je presne dôvod, prečo existuje účtovanie ako záväzok.

Ešte jeden prípad: podmienený prísľub, pri ktorom ešte nedorazili žiadne peniaze, nedostane žiadny účtovný zápis vôbec. Neúčtujete pohľadávku za peniaze, na ktoré ešte nemáte nárok. Vhodným postupom je zverejnenie v poznámkach k finančným výkazom, kým nie je podmienka splnená.

Päť chýb, ktoré vedú k úpravám pri audite​

1. Zaúčtovanie príjmu v deň ocenenia. Oznámenie o grante, podpísané rozhodnutie o schválení a tlačová správa nie sú udalosťami uznania pre podmienený príspevok. Príjem sa uznáva, keď padne prekážka. Každý rok audítori zrušia príjem, ktorý tímy pre rozvoj zaúčtovali v deň doručenia rozhodnutia o schválení.

2. Považovanie požiadaviek na podávanie správ za prekážky. „Podávajte štvrťročné finančné správy a výročný audit" znie náročne, ale administratívne ustanovenia nevytvárajú podmienené príspevky. Nadmerné odkladanie na tomto základe podhodnocuje príjem rovnako isto, ako skoré zaúčtovanie nadhodnocuje.

3. Napriek tomu posudzovanie pravdepodobnosti. „Spolufinancovanie určite vyzbierame, takže zaúčtujme celý grant na spolufinancovanie teraz" je výslovne zakázané. Pravdepodobnosť do analýzy nevstupuje. Doláre spolufinancovania, ktoré ste ešte nevyzbierali, nie sú príjmom.

4. Zamieňanie účelového obmedzenia s podmienkou. „Použite to na štipendiá" vám hovorí, ako to minúť, nie či si to môžete ponechať. To je obmedzenie nepodmieneného daru — uznajte ho teraz, s obmedzeniami darcu — nie dôvod ho odložiť do refundovateľných záloh.

5. Úplné neprečítanie dohody. Najčastejšie zistenie zo všetkých: financie zaúčtujú grant na základe zhrnutia od tímu pre rozvoj, počas terénnej práce sa vynorí skutočná dohoda s právom na vrátenie, o ktorom nikto nehovoril, a finančné výkazy potrebujú významnú úpravu. Riešením je proces, nie účtovné znalosti — nasmerujte každé rozhodnutie o schválení a každú dohodu o grante osobe, ktorá rozhoduje o účtovaní, skôr než sa čokoľvek zaúčtuje.

Kontrolný zoznam spisu grantu, ktorý si váš audítor zamiluje​

Pre každý grant si v spise uchovajte jednostranové memorandum, ktoré postupne odpovie na tieto otázky:

1. Výmena alebo príspevok? Kto dostáva porovnateľnú hodnotu — poskytovateľ financií alebo verejnosť? Uveďte časť dohody.
2. Prekážka? Pomenujte merateľnú prekážku alebo obmedzenie voľnosti, s číslom strany. Ak sú jedinými ustanoveniami správy, audity alebo ciele bez sankcií, výslovne to uveďte.
3. Právo na vrátenie alebo uvoľnenie? Citujte klauzulu. Žiadna klauzula, žiadna podmienka.
4. Podmienený alebo nepodmienený? Prítomnosť oboch prvkov znamená podmienený; čokoľvek iné znamená uznanie teraz.
5. Obmedzenia? Účelové, časové alebo trvalé — tie určujú triedu čistých aktív, keď je príjem uznaný.
6. Vzor uznávania. Jeden dátum (dosiahnutie prahu spolufinancovania, uskutočnenie podujatia) alebo priebežne (vznik nákladov)? Sledujte spúšťač pre každý grant, aby každý mesačný zápis zodpovedal dôkazu.

Toto memorandum je rozdielom medzi čistým audítorským dopytom a navrhovanou úpravou. Audítori testujú presne tento postup; keď im podáte svoje zdokumentované odpovede, zmeníte oblasť úsudku na overenú oblasť.

Udržujte svoje účtovníctvo grantov pripravené na audit od prvého dňa​

Príjem z grantu je len tak obhájiteľný, ako sú záznamy za ním: sledovanie záväzkov pre každý grant, dôkazy o prekážkach viazané na každý zápis o uznaní a rozhodnutia o schválení založené tam, kde ich financie skutočne nájdu. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.