Federálny úver na daň z palív, ktorý väčšina dodávateľov, záhradníkov a fariem nikdy neuplatní

Každý galón benzínu, ktorý natankujete do kosačky, motorovej píly alebo generátora na stavbe, už obsahuje 18,3 centu federálnej dane. Každý galón nafty, ktorý spálite v bagri, čelnom nakladači alebo poľnohospodárskom traktore, obsahuje 24,3 centu. Táto daň existuje na financovanie diaľnic — ktoré vaše necestné zariadenia nikdy nevyužívajú. Daňový úrad vám ju vráti. Väčšina malých prevádzkovateľov o ňu nikdy nepožiada.

Mechanizmom je formulár 4136, Credit for Federal Tax Paid on Fuels (Úver na federálnu daň zaplatenú z palív). Je to úver na dolár za dolár proti vašej dani z príjmu, a ak úver prevyšuje to, čo dlhujete, prebytok sa vráti ako refundácia. Pre záhradnícku čatu, malú výkopovú firmu alebo rodinnú farmu to rutinne znamená stovky až tisíce dolárov ročne — za palivo, ktoré ste už kúpili a na ktoré už máte účtenky.

Tu je návod, ako úver funguje, kto má nárok a ako ho uplatniť bez toho, aby ste narazili na pravidlá.

Prečo je používanie necestných palív nezdaniteľné​

Federálna spotrebná daň z motorových palív je poplatok pre používateľov diaľnic vyberaný pri čerpadle. Keď kúpite benzín alebo nefarbenú naftu na čerpacej stanici, daň je zahrnutá v cene bez ohľadu na to, či palivo skončí v diaľničnom nákladnom aute alebo v drviči pňov.

Kongres rozpoznal tento nesúlad už pred desaťročiami: palivo spálené kdekoľvek inde ako na verejných diaľniciach nikdy nemalo niesť diaľničnú daň. Daňový zákon preto považuje necestné podnikateľské použitie a poľnohospodárske použitie za nezdaniteľné použitia. Keďže daň už bola vybratá pri čerpadle, náprava sa deje na výstupnej strane — získate ju späť ako úver (alebo refundáciu) pri podaní daňového priznania.

Toto rámcovanie je dôležité, pretože vymedzuje hranice úveru. Otázka nikdy neznie „prevádzkoval som podnikanie?" Znie: „Bola z tohto paliva zaplatená federálna spotrebná daň a bolo spálené inde ako na diaľnici?" Ak odpoviete správne na tieto dve otázky, zvyšok je aritmetika.

Kto má nárok: pravidlo konečného kupujúceho​

Úver patrí konečnému kupujúcemu — osobe alebo podniku, ktorý skutočne kúpil zdanené palivo a použil ho kvalifikovaným spôsobom. Nemusíte byť C korporácia, nepotrebujete zamestnancov a v niektorých prípadoch nepotrebujete dokonca ani podnikanie.

Kvalifikované použitia, ktoré sú pre malých prevádzkovateľov najdôležitejšie, zahŕňajú:

• Necestné podnikateľské použitie. Palivo spálené v zariadeniach, ktoré nie sú registrované — alebo nemusia byť registrované — na diaľničné použitie. Myslite bagre, buldozéry, čelné nakladače, rýpadlá, vysokozdvižné vozíky, komerčné kosačky, motorové píly, drviče, tlakové čističe, pumpy, zváračky a generátory na stavbe.
• Poľnohospodárske účely. Palivo používané na farme na poľnohospodárstvo — traktory, kombajny, zavlažovacie pumpy, sušičky obilia, ATV používané v prevádzke a nákladné autá používané výlučne na pozemku farmy.
• Mobilné stroje. Špeciálne postavené necestné vozidlá (žeriavy, vrtné súpravy), ktoré príležitostne jazdia po verejných cestách. Ak takéto vozidlo najazdí menej ako 7 500 míľ ročne na diaľniciach, jeho palivo stále kvalifikuje — ale iba prostredníctvom ročného úveru, nie štvrťročnej refundácie opísanej nižšie.
• Iné nezdaniteľné použitia. Palivo na vykurovanie, palivo používané v lodiach v určitých kontextoch komerčného rybolovu a vývozy majú každý svoje vlastné riadky vo formulári.

Jedno prekvapenie: nekomerčné necestné použitie benzínu tiež kvalifikuje. Palivo, ktoré spálite vo vlastnej jazdnej kosačke, snežnom skútri alebo prívesnom motore — bez akéhokoľvek podnikania — má nárok na rovnaký úver za galón. Ak už podávate formulár 4136 za podnikanie, pridanie galónov osobného použitia vás stojí len jeden riadok navyše.

Matematika: Koľko stojí galón​

Sadzba úveru závisí od paliva a rovná sa federálnej spotrebnej dani mínus malý zlomok, ktorý zostáva vláde:

Chýbajúca desatina centu je poplatok za unikajúce podzemné zásobníky (LUST), ktorý Kongres stanovil ako nevratný. Všetko ostatné sa vracia.

Spočítajte si čísla pre typickú prevádzku:

• Záhradnícka spoločnosť s dvoma čatami, ktorá spáli 40 galónov benzínu týždenne počas 30-týždňovej sezóny, použije 1 200 galónov. Pri 0,183 USD to je 219,60 USD späť.
• Malý výkopový dodávateľ prevádzkujúci naftové zariadenia s 5 000 galónmi ročne získa 1 215 USD.
• Stredne veľká farma na pestovanie plodín spaľujúca 12 000 galónov nefarbenej nafty v traktoroch, kombajnoch a sušičkách získa 2 916 USD.

Nič z toho nevyžaduje kúpu ničoho nového, najímanie kohokoľvek alebo zmenu spôsobu práce. Vyžaduje to len spočítať galóny, ktoré ste už spálili.

Čo nekvalifikuje​

Úver má ostré hrany a ich prekročenie je najrýchlejšia cesta k audítorskej úprave. Hlavné vylúčenia:

• Farbená nafta a farbený petrolej. Pri nákupe bez dane, takže nie je čo vracať. Ak kupujete farbenú necestnú naftu v poľnohospodárskom družstve, už ste dostali svoju úľavu pri čerpadle — neuplatňujte ju tiež na formulári 4136. Uplatňovanie úveru na palivo, ktoré nikdy nebolo zdanené, je presne ten typ dvojitého zvýhodnenia, ktorý kontrolóri hľadajú.
• Palivo spálené v diaľničných vozidlách. Benzín alebo nafta používané v registrovaných nákladných autách, dodávkach a autách — vrátane jazdy medzi stavbami — nekvalifikujú, bez ohľadu na to, ako veľmi súvisí cesta s podnikaním.
• Osobné dochádzanie a osobné vozidlá. Jazda do práce nie je ani necestné, ani podnikateľské použitie.
• Palivo už uplatnené v štvrťročnej refundácii. Galóny uplatnené na formulári 8849 počas roka nemožno znovu uplatniť na formulári 4136. Ročný formulár je pre zvyšky.
• Poplatok LUST. Tých 0,001 USD za galón nie je uznateľných pri žiadnom palive.

Pravidlo o farbenom palive si zaslúži dôraz, pretože je najčastejšou drahou chybou. Prevádzky, ktoré používajú farbenú naftu (v traktoroch) aj nefarbenú naftu (v diaľničných nákladných autách alebo v zariadeniach tankovaných na čerpacích staniciach), musia sledovať tieto dva prúdy oddelene. Na formulár idú iba nefarbené galóny.

Dva spôsoby uplatnenia: ročný úver alebo štvrťročná refundácia​

Väčšina malých prevádzkovateľov uplatňuje úver raz ročne na formulári 4136, podanom s daňovým priznaním z príjmu. Celková suma prúdi do Schedule 3 formulára 1040 pre jednotlivcov a samostatne zárobkovo činné osoby alebo na príslušný riadok úveru na firemných priznaniach, priznaniach S korporácií a trustov. Znižuje daň dolár za dolár a každý prebytok sa refunduje.

Ale ak je váš nárok dostatočne veľký, nemusíte čakať do apríla. Daňovníci, ktorí môžu uplatniť 750 USD alebo viac za štvrťrok, môžu požiadať o štvrťročnú refundáciu na formulári 8849, Schedule 1. Sumy pod 750 USD sa prenášajú do ďalšieho štvrťroka a čokoľvek stále neuplatnené na konci roka ide na formulár 4136. Pri sadzbe nafty štvrťročný prah predstavuje približne 3 086 galónov za štvrťrok — dosiahnuteľné pre rušnú zemní prácu alebo poľnohospodársku prevádzku v špičkovej sezóne, ale väčšina záhradníkov a malých dodávateľov jednoducho vezme ročný úver.

Tri pravidlá o načasovaní, ktoré treba mať na pamäti:

1. Štvrťrok, ktorý uplatníte na formulári 8849, je uzavretý. Tie galóny sú mimo ročného fondu — odpočítajte ich pred vyplnením formulára 4136.
2. Použitie mobilných strojov je iba ročné. Necestné použitie v mobilných strojoch, ktoré jazdia po verejných cestách, nemôže ísť cez štvrťročnú refundáciu; uplatnite ho na formulári 4136 na konci roka.
3. Môžete podať opravné priznanie. Ak objavíte tento úver roky neskoro, môžete vo všeobecnosti opraviť otvorené daňové roky a pridať formulár 4136 — typicky posledné tri roky. To premení jeden rok nájdených peňazí na tri.

Daňový háčik: Úver môže byť zdaniteľný​

Tu je nuansa, ktorá ľudí prekvapí. Ak ste odpočítali plné náklady na palivo — vrátane dane — ako bežný podnikateľský výdavok, potom vrátenie dane je vrátením odpočítanej sumy. Podľa pravidla daňového prospechu vo všeobecnosti zahrňte úver alebo refundáciu do hrubého príjmu v roku, keď ho dostanete alebo uplatníte.

V praxi to znamená, že úver má hodnotu svojej nominálnej sumy mínus vaša marginálna daňová sadzba z tohto zahrnutia — stále neporovnateľne výhodné uplatniť, ale nie úplne peniaze zadarmo. IRS vysvetľuje presne toto zaobchádzanie vo svojich usmerneniach k spotrebnej dani: odpočítajte palivo, uplatnite úver, zahrňte úver ako príjem. Udržujte postup správne vo svojich knihách a priznanie sa takmer pripraví samo.

Záznamy, ktoré prežijú audit​

Formulár 4136 žiada galóny podľa typu paliva a použitia — nie účtenky priložené k priznaniu. Ale čísla musia byť reálne a „reálne" znamená zdokumentované. Vytvorte systém, ktorý produkuje čísla formulára ako vedľajší produkt prevádzky:

• Zaznamenávajte galóny podľa stroja, nie len doláre podľa mesiaca. Palivový denník s dátumom, zariadením a galónmi je základný záznam. Výpisy z kariet a flotilových kariet, ktoré zobrazujú galóny, fungujú; potvrdenia z kreditných kariet zobrazujúce len doláre nie, pretože cena za galón musí byť spätne vypočítaná.
• Oddeľte zdanené od nezdaneného paliva. Ak kupujete farbenú aj nefarbenú naftu, veďte oddelené denníky — ideálne oddelené nádrže alebo jasne označené skladovanie. Zmiešané záznamy sú miesto, kde kontrolóri začínajú zamietať.
• Oddeľte diaľničné od necestného použitia. Zariadenia tankované z prenosnej nádrže v korbe pick-upu potrebujú svoje galóny oddeliť od paliva samotného pick-upu. Podniky so zmiešanými flotilami to robia pomocou počítadiel motohodín zariadení, oddelených záznamov o tankovaní alebo primeranej alokačnej metódy aplikovanej konzistentne.
• Uchovávajte doklad o nákupe aspoň tri roky. Faktúry a účtenky preukazujúce, že palivo bolo kúpené zdanené (nefarbené, v maloobchode), uzatvárajú spojenie medzi tým, čo ste kúpili, a tým, čo uplatňujete.

Tu sa tiež čisté účtovníctvo vypláca dvakrát. Účtová osnova, ktorá rozdeľuje výdavky na palivo podľa triedy zariadení — diaľničná flotila verzus necestné zariadenia verzus poľnohospodárske použitie — premení formulár 4136 z februárového archeologického projektu na desaťminútový report. Ak každý nákup paliva skončí v jednom nerozlíšenom výdavkovom účte, rekonštrukcia kvalifikovaných galónov znamená opätovné čítanie roka účteniek.

Nezabudnite na štátnu refundáciu​

Federálny úver je v mnohých štátoch len polovicou príležitosti. Väčšina štátov vyberá vlastnú daň z motorových palív — často 30 centov alebo viac za galón — a väčšina ponúka paralelnú refundáciu alebo úver pre necestné a poľnohospodárske použitie, zvyčajne uplatňovaný prostredníctvom štátneho daňového úradu na jeho vlastnom formulári a rozvrhu.

Štátne programy sa široko líšia: rôzne formuláre, rôzne termíny, rôzne definície kvalifikovaného použitia a v niektorých štátoch voľba medzi nákupom nezdanenej farbenej nafty vopred alebo nákupom zdaneného paliva a neskorším uplatnením refundácie. Dolárové sumy sú často väčšie ako federálny úver, pretože štátne sadzby sú vyššie. Keď nastavíte svoj federálny denník galónov, navrhnite ho tak, aby zároveň vyhovoval formuláru vášho štátu — jeden denník, dve refundácie.

Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť​

• Uplatňovanie farbenej nafty. Jediná najčastejšia chyba. Ak nebola zaplatená žiadna daň, neexistuje žiadny úver.
• Uplatňovanie paliva z diaľničných vozidiel. Podnikateľské míle sú odpočítateľné; nie sú necestným použitím.
• Dvojité uplatnenie štvrťročných a ročných galónov. Sledujte, ktoré galóny išli na formulár 8849, a vylúčte ich z formulára 4136.
• Zabudnutie na zahrnutie do príjmu. Ak ste palivo zaúčtovali do výdavkov, úver sa vo všeobecnosti vráti ako príjem. Jeho vynechanie vytvára nesúlad, nie neočakávaný zisk.
• Hádanie galónov. Odhady v okrúhlych číslach bez podporného denníka neprežijú kontrolu. Zaznamenávajte, ako spaľujete.
• Nechávanie starých rokov na stole. Ak je to vaše prvé uplatnenie, skontrolujte, či sa oplatí opraviť otvorené predchádzajúce roky, kým sa tieto roky neuzavrú.

Udržujte svoje palivové denníky (a všetko ostatné) zorganizované​

Úver na daň z palív odmeňuje predovšetkým jeden návyk: presne vedieť, kam išiel každý galón. Ten istý návyk — podrobné, aktuálne záznamy namiesto rekonštrukcie na konci roka — je to, čo robí funkčnými aj zvyšok vašich financií, od ziskovosti zariadení po obranu pri audite. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.