Člen sa vo vašom makerspace prísvihne v utorok o 23:00, zapáli laserovú rezačku a spáli preglejku za 40 dolárov a pol fľaše stlačeného vzduchu. Nikto mu za to nefakturuje. Jeho mesačný členský poplatok 85 dolárov už "zahŕňa" laser, 3D tlačiarne, drevoobrábaciu dielňu, elektronickú pracovnú stanicu aj kávu. To je celá ponuka – neobmedzený prístup k nástrojom, ktoré by si nikto nemohol dovoliť sám. To je tiež dôvod, prečo je účtovníctvo makerspaceu v skutočnosti ťažšie, než sa zdá: predávate prístup k spoločnému fondu drahého, odpisovaného vybavenia, nie hocijakú spočítateľnú jednotku.
Väčšinu makerspaceov a hackerspaceov prevádzkujú ľudia, ktorí sú vynikajúci v CNC frézach a hrozní v navrhovaní účtovných osnov. To je v poriadku pri desiatich členoch evidovaných v zdieľanej tabuľke. Prestáva to byť v poriadku niekedy okolo päťdesiatich členov, niekoľkých tisíc dolárov mesačne na členskom, žiadosti o grant, ktorá chce tri roky účtovných výkazov, a člena predstavenstva, ktorý sa pýta, prečo sa zostatok na bežnom účte nezhoduje s tým, čo ktokoľvek očakával. Táto príručka sa venuje štyrom veciam, ktoré komunitám makerov komplikujú život konkrétne: správnemu účtovaniu členských príspevkov, kalkulácii kurzov a workshopov, účtovaniu zdieľaných nástrojov a spotrebného materiálu a výberu (alebo oprave) vašej právnej štruktúry skôr, ako vás to bude stáť grant.
Prečo členské príspevky nie sú len "príjem v deň, keď prídu na účet"
Inštinkt je zaúčtovať platbu člena vo výške 85 dolárov ako 85 dolárov výnosu v momente, keď sa zúčtuje. To je nesprávne, a to spôsobom, ktorý aktívne skresľuje váš mesačný obraz.
Keď člen zaplatí vopred na rok – bežná zľavová taktika, často 900 dolárov/rok namiesto 85 × 12 – ešte ste tieto peniaze nezarobili. Vzali ste na seba záväzok poskytovať prístup do zariadenia, čas na nástrojoch a komunitu počas nasledujúcich dvanástich mesiacov. Účtovníctvo to považuje za záväzok, nie výnos, kým ho nesplníte.
Mechanizmus, či už ste nezisková organizácia alebo LLC:
- Pri prijatí zaúčtujte na ťarchu Peňažné prostriedky a v prospech účtu záväzkov
Odložené členské príjmy(aleboNezarobené členské príspevky) v plnej výške. - Každý mesiac vykážte 1/12 tohto záväzku ako zarobený výnos – na ťarchu záväzku, v prospech
Výnosy z členských príspevkov. - Ak člen zruší členstvo v polovici obdobia a vy vrátite nevyčerpanú časť, zostatok záväzku vám presne povie, koľko dlžujete späť, bez akéhokoľvek dohadovania.
Toto nie je účtovnícky pedantizmus. Makerspace, ktorý zaúčtuje celé ročné členské príspevky v januári, vykáže obrovský nárast výnosov v prvom štvrťroku a prepad na zvyšok roka – nepoužiteľné na posúdenie, či priestor skutočne rastie, a zavádzajúce pre banku alebo poskytovateľa grantu, ktorý hodnotí vaše peňažné toky. Uznávanie členských príspevkov pomerne počas obdobia členstva (transakčné posúdenie podľa ASC 606, ktoré platí bez ohľadu na to, či ste nezisková organizácia, pretože členský prístup je služba, ktorú poskytujete výmenou za poplatok) vám poskytne líniu výnosov, ktorá zodpovedá realite: koľko členov máte skutočne aktívne každý mesiac.
Praktické nastavenie: vytvorte jeden účet záväzkov pre každú úroveň členstva, ak máte viac ako jednu (denný prístup, večery a víkendy, 24/7 držiteľ kľúča), aby ste videli, ktorá úroveň skutočne poháňa rast výnosov a ktorá má len viac členov. Mesačne odsúhlasujte zostatok odložených výnosov so svojou databázou členov – bežiaci záväzok by sa mal rovnať (aktívni členovia) × (priemerný počet mesiacov zostávajúcich do konca ich obdobia). Ak nie, niečí členský stav a vaše knihy sa rozišli, čo sa stáva neustále, keď softvér na kontrolu prístupu a účtovný softvér navzájom nekomunikujú.
Kalkulácia kurzov a workshopov oddelene od členstva
Pre mnohé priestory príjmy z výučby – certifikácia na laserovú rezačku, úvodné kurzy zvárania, sobotný workshop elektroniky – nie sú vedľajšia činnosť. V prvých rokoch známych priestorov, ako je Artisan's Asylum v Somerville, MA, tvorili kurzy väčšinu príjmov, kým členské príspevky nedobehli; zrelé priestory stále často vidia štvrtinu až tretinu príjmov z výučby. Ak nesledujete príjmy z kurzov a náklady na kurzy ako samostatnú položku, nemôžete zistiť, či váš workshopový program dotuje priestor alebo ho vyčerpáva.
Vytvorte samostatný účet výnosov pre Príjmy z workshopov a kurzov, odlišný od členských príspevkov, a sledujte proti nemu priame náklady:
- Odmena inštruktora (či už ide o štipendium, hodinovú sadzbu alebo podiel na výnosoch)
- Materiál spotrebovaný na kurze – drevo, filament, drôt, plech
- Poplatky za marketing/platformu, ak predávate miesta cez Eventbrite alebo podobný nástroj
Dôvod na oddelenie od všeobecných prevádzkových nákladov: 30-dolárový trojhodinový kurz práce s drevom na študenta, ktorý po odpočítaní materiálu a odmeny inštruktora vynesie 15 dolárov na študenta, je úplne iné obchodné rozhodnutie ako ten, ktorý vynesie 2 doláre na študenta, akonáhle zohľadníte čas v dielni, ktorý zaberá a členovia ho nemôžu využiť. Kalkulujte náklady na každý opakujúci sa typ kurzu aspoň raz ročne. Ak je kurz trvalo nerentabilný, akonáhle započítate materiál a čas inštruktora, je to užitočná informácia – možno je cena príliš nízka, možno by sa mal presunúť na menšiu veľkosť triedy, možno je to lákač na nábor nových členov a je to v poriadku, ak sa to robí zámerne a nie náhodou.
Zdieľané vybavenie: Časť, ktorú všeobecné účtovné rady preskakujú
Toto je časť, ktorá je skutočne špecifická pre makerspacey. Telocvičňa má bežecké pásy, ktoré sa opotrebúvajú podľa predvídateľného harmonogramu na jednotku. Makerspace má laserovú rezačku, ktorá môže dostať 40 hodín ľahkého používania jeden mesiac a na druhý mesiac byť úplne vytavená členom s veľkým projektom, plus drevoobrábacia dielňa plná nástrojov od vŕtačky za 200 dolárov až po CNC frézu za 15 000 dolárov, plus neustály prúd spotrebného materiálu – brúsny papier, filament, zvárací plyn, náhradné šošovky na laser – ktorý sa nedá jednoducho priradiť k žiadnemu konkrétnemu kurzu alebo členovi.
Niekoľko postupov, ktoré tomu zabránia, aby sa z toho stal chaos:
Kapitalizujte a odpisujte veľké veci. Nákupy vybavenia nad vašu hranicu kapitalizácie (zvyčajne 500 – 2 500 dolárov – vyberte si jednu a dôsledne ju aplikujte) by sa mali účtovať ako dlhodobý majetok a odpisovať počas doby ich životnosti, nie nákladovať v mesiaci, keď boli kúpené. CNC fréza za 15 000 dolárov nie je náklad 15 000 dolárov do tohtomesačného výkazu ziskov a strát; je to majetok, ktorý vytvára hodnotu pre členov počas piatich a viac rokov. § 179 alebo bonusové odpisy vám môžu umožniť uplatniť si plný odpočet v prvom roku na daňové účely, aj keď účtovné odpisy rozpúšťajú náklad – poraďte sa s účtovníkom, ktorá voľba je vhodná pre vašu situáciu, najmä ak ste zdaňovaná LLC a nie nezisková organizácia oslobodená od dane.
Sledujte spotrebný materiál ako skutočnú kategóriu nákladov, nie ako zaokrúhľovaciu chybu. Údržba nástrojov a spotrebný materiál bežne predstavujú niekoľko stoviek až dobre cez tisíc dolárov mesačne v aktívne využívanej dielni. Ak je to pochované vo všeobecnej položke "materiál" s kancelárskymi pochutinami a čistiacimi prostriedkami, nikdy si nevšimnete, keď to začne narastať – čo sa stane, keď členstvo rastie a používanie na člena sa zvyšuje.
Vybudujte rezervu na údržbu/obnovu, nielen prevádzkovú rezervu. Okrem štandardnej rady mať v banke niekoľko mesiacov prevádzkových nákladov, makerspacey konkrétne potrebujú amortizačný fond na obnovu vybavenia a neplánované opravy – úmrtie laserovej trubice alebo porucha kompresora nie je "ak", ale "kedy". Vyhradená rezervná položka (aj jednoduché percento z mesačných členských príspevkov odložené bokom) znamená, že rozbitý stroj sa nestane krízou peňažných tokov alebo zvýšením poplatkov, ktoré bude na členov uvalené bez varovania.
Zvážte oddelené účtovanie času na nákladných strojoch od základného členstva, ak malý počet nástrojov poháňa neúmerný podiel nákladov na spotrebný materiál (laserové rezačky a veľkoformátové 3D tlačiarne sú zvyčajnými podozrivými). Mnohé priestory účtujú poplatky za minútu lasera alebo za gram filamentu popri základnom členstve práve preto, aby účtovníctvo – a motivácia neplytvať materiálom – zodpovedalo skutočnému použitiu. Ak to urobíte, dajte tomu vlastný účet výnosov (Poplatky za používanie strojov) namiesto toho, aby ste to zlúčili s členskými príspevkami, aby ste videli, či sadzba za meranie skutočne pokrýva náklady na spotrebný materiál, ktoré má kompenzovať.
Výber (a dokumentácia) vašej právnej štruktúry
Väčšina etablovaných makerspaceov sú neziskové organizácie 501(c)(3) alebo 501(c)(4), čo odomyká grantové financovanie, daňovo odpočítateľné dary členov nad rámec členských príspevkov a často lepšie postavenie voči miestnej samospráve a školám pre partnerstvá. Ale neziskový status nie je automatický ani zadarmo: znamená to obmedzenie distribúcie (prebytok sa reinvestuje, nikdy nerozdeľuje členom alebo organizátorom), ročné podávanie formulára 990 a – po prekročení určitých hraníc príjmov – jediný audit, ak získavate federálne grantové peniaze.
Rastúci počet novších priestorov si namiesto toho volí štruktúru LLC, pričom vymieňajú oprávnenosť na granty za jednoduchosť a flexibilitu platiť organizátorov alebo rozdeľovať prebytok. Ani jedna voľba nie je "správnejšia" – záleží na tom, či sa váš plán financovania opiera o granty a dary, alebo o členské príspevky a platené služby.
Nech si vyberiete čokoľvek, zabezpečte, aby ste mali zrieknutie sa zodpovednosti členov a poistenie všeobecnej/zariadenia zodpovednosti skôr, ako sa prvý člen dotkne píly na stôl, a udržujte papierovú stopu rovnako čistú ako účtovníctvo: stav podpísaného zrieknutia sa, certifikáty poistenia a všetky špecifické požiadavky na certifikáciu nástrojov (niektoré priestory podmieňujú prístup k laseru alebo CNC podpísaným prevzatím po bezpečnostnom kurze) by mali byť rovnako sledované a auditovateľné ako vaša hlavná kniha členských príspevkov. Poskytovateľ grantu alebo poisťovňa, ktorá sa pýta "môžete mi ukázať, ktorí členovia boli certifikovaní na CNC fréze v marci", by mala byť odpoveďou na päť minút, nie popoludním hĺbania v emaily.
Udržujte knihy vašej makerskej komunity také čisté ako jej dielňu
Nič z toho nevyžaduje drahý softvér – vyžaduje to účtovnú osnovu, ktorá skutočne zodpovedá tomu, ako makerspace zarába a míňa peniaze: členské príspevky uznávané pomerne, kurzy kalkulované oddelene, vybavenie kapitalizované a merané tam, kde to dáva zmysel, a právna štruktúra, ktorá sedí vášmu modelu financovania. Beancount.io ponúka účtovníctvo v obyčajnom texte, ktoré umožňuje presne takýto druh štruktúry ľahko vybudovať a ľahko auditovať – každý záznam o odložených členských príspevkoch, každý rozpis nákladov na kurz a každý kus odpisovaného vybavenia dielne žije vo verziami riadených, ľudsky čitateľných súboroch namiesto čiernej skrinky hlavnej knihy. Začnite zadarmo a dajte knihám vášho priestoru rovnakú transparentnosť, akú vaši členovia očakávajú od otvorenej dielne.