Настройка Beancount для стартапов

Практическая, готовая к копированию база для ведения бухгалтерского учета стартапа в виде простого текста. Подходит для этапов от pre-seed до Series A. Это не является юридической или налоговой консультацией.

Управление стартапом означает выполнение множества ролей, и одна из самых важных — «бухгалтер». Прежде чем вы сможете позволить себе дорогое программное обеспечение или штатного бухгалтера, вам понадобится система, которая будет точной, проверяемой и не заблокирует вас в проприетарной экосистеме. Встречайте Beancount: систему бухгалтерского учета с открытым исходным кодом в виде простого текста.

Использование Beancount означает, что ваша финансовая книга хранится в текстовых файлах, прямо рядом с вашим кодом в репозитории Git. Она находится под контролем версий, прозрачна и бесконечно настраиваема. Это руководство предоставляет полную, готовую к копированию настройку для запуска бухгалтерского учета вашего стартапа с момента регистрации до Series A, построенную на надежных принципах бухгалтерского учета по методу начисления.

1) Что вы настроите​

Это руководство проведет вас через создание полной бухгалтерской настройки профессионального уровня. К концу вы получите:

• Единый источник достоверной информации (Single-source-of-truth ledger), управляемый в Git (main.beancount), предоставляющий вам полную, проверяемую историю финансов вашей компании.
• Fava для красивых отчетов и графиков. Fava — это веб-интерфейс для Beancount, который превращает ваши текстовые файлы в интерактивные отчеты о прибылях и убытках, бухгалтерские балансы и анализ денежных потоков.
• Структуру для импортеров, которую вы сможете добавить позже для автоматизации ввода транзакций из ваших банковских счетов, кредитных карт, PayPal и Stripe. Мы начнем вручную, чтобы изучить систему, а затем автоматизируем процесс.
• Готовый к учету по методу начисления план счетов, разработанный для современных стартапов, со встроенной поддержкой отложенной выручки, предоплаченных расходов и обязательств по заработной плате.
• Примитивы для финансирования на посевной стадии (seed financing), включая четкие примеры регистрации SAFE (как обязательства или как акционерный капитал) и конвертируемых векселей с процентами.

2) Структура проекта (вставьте в свой репозиторий)​

Начните с создания этой структуры каталогов внутри репозитория Git вашей компании. Такая организация обеспечивает чистоту и масштабируемость вашей книги.

/ledger
  main.beancount
  /includes
    accounts.beancount
    opening-balances.beancount
    policies.beancount
  /documents
    /bank
    /invoices
    /receipts
  /importers              # optional; add when you automate CSV ingestion
    bank_importer.py
    card_importer.py

• main.beancount: Центральный файл, который объединяет все вместе.
• /includes: Содержит ваш план счетов, начальные сальдо и учетную политику.
• /documents: Место для хранения PDF-файлов банковских выписок, счетов и квитанций для создания чистого аудиторского следа.
• /importers: Здесь будут храниться ваши будущие скрипты Python для анализа банковских CSV-файлов.

3) Минимальный, разумный main.beancount​

Это точка входа для вашей книги. Он устанавливает несколько глобальных параметров и включает другие составные файлы. Скопируйте это содержимое в ledger/main.beancount и настройте заголовок.

option "title" "Acme, Inc. Ledger"
option "operating_currency" "USD"
option "documents" "ledger/documents"

include "includes/accounts.beancount"
include "includes/opening-balances.beancount"
include "includes/policies.beancount"

; If you later add importers, you’ll add plugin lines here.
; plugin "beancount.plugins.implicit_prices"

4) Стартовый план счетов (сначала метод начисления)​

Ваш план счетов — это полный список категорий для финансовых транзакций вашей компании. Этот стартовый шаблон создан для учета по методу начисления, который дает гораздо более точное представление о состоянии вашей компании, чем учет на основе денежных средств.

Поместите это в includes/accounts.beancount. Не стесняйтесь удалять любые счета, которые вам не нужны прямо сейчас.

; --- Assets ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings                USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD         ; Accounts Receivable
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance           USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                    USD         ; Security deposits
1970-01-01 open Assets:Equipment                   USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                 USD
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                  BTC
1970-01-01 open Assets:Other

; --- Liabilities ---
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD         ; Accounts Payable
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate   USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Other

; --- Equity ---
1970-01-01 open Equity:CommonStock                 USD
1970-01-01 open Equity:APIC                        USD         ; Additional Paid-in Capital
1970-01-01 open Equity:SAFE                        USD         ; If you classify SAFEs as equity
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings            USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances             USD

; --- Income (negative balances) ---
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Other                       USD

; --- Expenses ---
1970-01-01 open Expenses:COGS                      USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing                 USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Примечания

• Счета доходов имеют отрицательный баланс, потому что они представляют собой кредиты в двойной записи. Не беспокойтесь об этом; Fava автоматически переворачивает знаки в отчетах, поэтому ваш доход будет отображаться как положительное число в отчете о прибылях и убытках.
• Сохраняйте узкие, целевые категории для начала. Гораздо проще добавить новые счета позже, чем очищать грязный, чрезмерно детализированный план счетов.

5) Начальные сальдо (первый день)​

Первая транзакция в вашей книге задает тон. Она записывает начальное состояние ваших счетов в день, когда вы начинаете отслеживать. Поместите эту транзакцию в includes/opening-balances.beancount, скорректировав дату и суммы, чтобы отразить ваше фактическое начальное положение.

2025-01-01 * "Opening balances"
  Assets:Bank:Checking              5,000.00 USD
  Liabilities:CreditCard:Corporate   -500.00 USD
  Equity:OpeningBalances           -4,500.00 USD

Эта запись устанавливает, что компания начала с $5 000 в банке и $500 на своей кредитной карте. Счет Equity:OpeningBalances — это специальный счет, используемый для обеспечения баланса транзакции до нуля, как того требует двойная запись.

6) Общие транзакции стартапа (копировать-вставить)​

Вот рецепты наиболее распространенных финансовых событий в стартапе на ранней стадии. Копируйте, вставляйте и адаптируйте их для собственного использования.

Покупка акций основателями (просто, только валюта)​

Когда основатели покупают свои первоначальные акции по номинальной стоимости, денежные средства поступают в компанию и регистрируются как акционерный капитал. Ваша таблица капитализации (Carta, Pulley или электронная таблица) является источником достоверной информации о количестве акций; книга просто фиксирует доллары.

2025-01-05 * "Founder stock purchase @ par"
  Assets:Bank:Checking                800.00 USD
  Equity:CommonStock                   -0.80 USD
  Equity:APIC                        -799.20 USD
  ; 8,000,000 common @ $0.0001 — counts maintained off-ledger

(Необязательно) Отслеживайте собственные акции как товар​

Если вы хотите, чтобы книга отслеживала количество выпущенных акций, вы можете определить свои акции как «товар». Это сложнее, но обеспечивает более полную запись в книге.

2025-01-05 commodity ACME
  name: "Acme, Inc. Common"

2025-01-05 * "Founder share issuance"
  Assets:Bank:Checking                800.00 USD
  Equity:APIC                        -799.20 USD
  Equity:CommonStock           -8,000,000 ACME {0.0001 USD}

Ввод денежных средств SAFE (выберите классификацию)​

SAFE (Simple Agreement for Future Equity) можно рассматривать как обязательство или как форму акционерного капитала (в частности, «мезонинный капитал»). Проконсультируйтесь со своим бухгалтером, чтобы выбрать правильный подход и быть последовательным.

; (A) Equity classification (mezzanine)
2025-02-01 * "Post-money SAFE — SeedFund"
  Assets:Bank:Checking            500,000.00 USD
  Equity:SAFE                    -500,000.00 USD

; (B) Liability classification (until conversion)
2025-02-01 * "Post-money SAFE — SeedFund"
  Assets:Bank:Checking            500,000.00 USD
  Liabilities:SAFE               -500,000.00 USD

Когда закрывается ценовой раунд, вы переклассифицируете баланс SAFE в привилегированные акции и добавочный оплаченный капитал на основе заключительных документов.

Конвертируемая облигация с начисленными процентами​

В отличие от SAFE, конвертируемая облигация однозначно является обязательством, по которому начисляются проценты. Вы запишете первоначальные денежные средства, а затем будете периодически (например, ежеквартально) записывать процентные расходы.

2025-03-01 * "Convertible Note — 6% annual"
  Assets:Bank:Checking            250,000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable       -250,000.00 USD

2025-06-30 * "Accrue note interest Q2"
  Expenses:Interest                 3,750.00 USD
  Liabilities:NotesPayable         -3,750.00 USD
  ; 250,000 * 6% * 0.25 = 3,750

Годовая продажа SaaS (отложенная выручка + ежемесячное признание)​

Это краеугольный камень учета по методу начисления. Когда клиент заранее оплачивает год, вы не зарабатываете весь этот доход сразу. Вы фиксируете его в обязательстве (DeferredRevenue), а затем признаете 1/12 часть каждый месяц.

2025-03-10 * "Annual subscription — AcmeCo — INV-001"
  Assets:AR                       1,200.00 USD
  Liabilities:DeferredRevenue    -1,200.00 USD
  narration: "SaaS annual prepay"

2025-03-20 * "Payment INV-001"
  Assets:Bank:Checking            1,200.00 USD
  Assets:AR                      -1,200.00 USD

; Recognize month 1/12 (repeat monthly or script it)
2025-04-01 * "Revenue recognition 1/12 — INV-001"
  Liabilities:DeferredRevenue       100.00 USD
  Income:Revenue:SaaS              -100.00 USD

Предоплаченные расходы и амортизация​

Это обратная сторона отложенной выручки. Когда вы заранее оплачиваете услугу (например, годовое программное обеспечение или страховку), вы записываете ее как актив (Prepaid), а затем «амортизируете» или относите часть ее на расходы каждый месяц.

2025-03-01 * "Annual software prepaid"
  Assets:Prepaid:Software         1,200.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -1,200.00 USD

2025-04-01 * "Amortize prepay 1/12"
  Expenses:Software:Subscriptions   100.00 USD
  Assets:Prepaid:Software          -100.00 USD

Заработная плата (чистые денежные средства, с удержаниями + налоги работодателя)​

Запись о заработной плате состоит из нескольких частей: общие расходы на заработную плату, налоговые расходы работодателя, чистые денежные средства, выплаченные сотрудникам, и обязательство по удержанным налогам, которые необходимо перечислить государству.

2025-04-15 * "Payroll — Apr 15"
  Expenses:Payroll:Wages          15,000.00 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes   1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding -4,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -12,200.00 USD

Сбор и перечисление налога с продаж (пример CA)​

Когда вы взимаете налог с продаж, это не ваши деньги. Это обязательство, которое вы должны штату. Вы фиксируете обязательство, когда совершаете продажу, и закрываете его, когда перечисляете налог.

2025-05-10 * "Invoice #123 — CA taxable"
  Assets:AR                       1,088.75 USD
  Income:Revenue:SaaS              -999.00 USD
  Liabilities:SalesTax:CA           -89.75 USD

2025-06-05 * "Payment #123"
  Assets:Bank:Checking            1,088.75 USD
  Assets:AR                      -1,088.75 USD

2025-07-20 * "Remit CA sales tax Q2"
  Liabilities:SalesTax:CA            89.75 USD
  Assets:Bank:Checking              -89.75 USD

FX и крипто (упрощенно)​

Beancount изначально обрабатывает несколько валют. Используйте директивы price для записи обменных курсов и синтаксис стоимости {} для конкретных транзакций.

2025-03-01 price EUR 1.0832 USD

2025-03-02 * "AWS EU charge"
  Expenses:Cloud                     90.00 EUR
  Liabilities:CreditCard:Corporate  -90.00 EUR

2025-03-05 * "Buy BTC for testing"
  Assets:Crypto:BTC                   0.0200 BTC {3400.00 USD}
  Assets:Bank:Checking           -3,400.00 USD

7) Использование Fava (отчеты в одной команде)​

Fava — это блестящий веб-интерфейс, который оживляет данные Beancount. Это награда за ваш тщательный ввод данных.

• Установка: $ pip install fava
• Запуск: $ fava ledger/main.beancount
• Полезные представления: Отчет о прибылях и убытках, Бухгалтерский баланс, Журнал (для фильтрации по счету/тегу) и Запрос (для пользовательских запросов, подобных SQL).

Быстрые фильтры Fava:

• account:DeferredRevenue: Показать всю активность на вашем счете отложенной выручки.
• tag:#invoice-001: Отметьте транзакции, связанные с конкретным счетом, и отфильтруйте их.
• from:2025-01-01 to:2025-12-31: Сосредоточьтесь на конкретном финансовом периоде.

8) Ежемесячный контрольный список закрытия (15–45 минут)​

В конце каждого месяца просматривайте этот контрольный список, чтобы убедиться, что ваши книги точны и актуальны. Эта дисциплина облегчает налоговое время и проверку инвесторов.

• Банк/кредитные карты: Импортируйте или введите вручную все транзакции. Согласуйте остатки с вашими выписками.
• AR/AP: Разместите все выставленные счета и полученные счета; отметьте оплаченные элементы как очищенные.
• Выручка: Разместите ежемесячные записи о признании выручки для всех предоплаченных контрактов.
• Предоплаты: Амортизируйте 1/12 (или соответствующую часть) всех предоплаченных расходов.
• Заработная плата: Зарегистрируйте журнальную запись из отчета вашего поставщика услуг по заработной плате.
• Налог с продаж: Зафиксируйте свое обязательство по налогу с продаж за месяц.
• Инструменты финансирования: Начислите проценты по любым конвертируемым векселям.
• Проверки на достоверность:
  • Соответствует ли выручка в вашем отчете о прибылях и убытках примерно вашему ожидаемому MRR/ARR?
  • Соответствуют ли ваши темпы сжигания денежных средств и взлетная полоса вашему финансовому плану?
  • Выполняется ли $ bean-check без ошибок? Выглядят ли отчеты Fava правильно?
• Зафиксируйте в Git с кратким, последовательным примечанием (например, close: 2025-04).

9) Метаданные и документы (облегчите аудит)​

Ваша книга должна быть самодокументируемой. Используйте метаданные и ссылки на исходные документы для создания надежного аудиторского следа. Будущий вы (и ваш бухгалтер) скажут вам спасибо.

• Добавьте метаданные, такие как payee:, narration:, invoice:, customer: или link:, к транзакциям для ясности.
• Прикрепите исходные PDF-файлы (счета, квитанции, банковские выписки) в папку ledger/documents/ и свяжите их с помощью тега метаданных document:.
• Используйте теги (#payroll, #saas, #vendor-aws, #invoice-001) для легкой фильтрации и анализа.

Пример:

2025-03-10 * "Annual subscription — AcmeCo" #saas #invoice-001
  payee: "AcmeCo"
  invoice: "INV-001"
  document: "documents/invoices/INV-001.pdf"
  Assets:AR                       1,200.00 USD
  Liabilities:DeferredRevenue    -1,200.00 USD

10) Импортируйте позже (когда у вас будет время)​

Начните с ввода транзакций вручную в течение первых месяца или двух. Это лучший способ изучить систему и свои собственные модели расходов. Как только вам станет удобно, вы сможете написать простые импортеры Python для автоматизации процесса и уменьшения нагрузки.

Типичный порядок импортеров:

1. Банковский CSV → Assets:Bank:Checking
2. CSV кредитной карты → Liabilities:CreditCard:Corporate
3. Отчеты о выплатах Stripe/PayPal → Отображение выручки и денежных средств

Храните свои импортеры в /ledger/importers и просматривайте созданные ими транзакции, как и любые другие изменения кода.

11) Политики (поместите в includes/policies.beancount)​

В этом файле вы документируете свои бухгалтерские решения для обеспечения согласованности. Это простой текстовый файл, но он имеет решающее значение для поддержания дисциплины.

• Основа начисления; признавайте выручку SaaS пропорционально.
• Функциональной валютой является доллар США; записывайте FX по дневному курсу или курсу транзакции.
• Порог капитализации (например, элементы стоимостью более $2 500 становятся элементом Assets:Equipment; в противном случае они немедленно относятся на расходы).
• Поездки/Питание: Деловая цель должна быть задокументирована в поле narration.
• Регистрация акционерного капитала: Явно укажите, используете ли вы метод только валюты или метод акции-товара.
• SAFE/облигации: Задокументируйте выбранную вами классификацию (Обязательство или Акционерный капитал).

Пример policies.beancount:

; Policy: Accrual basis, revenue deferred and recognized monthly.
; Policy: USD functional currency. FX gains/losses are derived from cost/price data.
; Policy: Capitalize tangible assets over $2,500 with a 3-year straight-line depreciation.
; Policy: SAFEs are recorded as Liabilities until conversion in a priced round.

12) Быстрое устранение неполадок​

• Выручка выглядит отрицательной в журнале: Это правильно! Доход — это кредит. Отчеты Fava будут отображать его как положительное число.
• Сальдо не обнуляются: Вероятно, у вас есть незавершенная транзакция. Проводки транзакции должны в сумме равняться нулю. Используйте представление «Журнал» Fava, чтобы найти виновника. В качестве временной меры вы можете добавить балансирующую ногу на счет Equity:Suspense, чтобы сделать файл действительным, а затем изучить и устранить основную причину.
• Несоответствия FX: Убедитесь, что у вас есть директивы price для соответствующих дат или что вы указали себестоимость в своей операционной валюте, например 90.00 EUR {97.49 USD}.

13) Что отслеживать вне книги (сохраняйте ссылки)​

Beancount предназначен для ваших финансовых транзакций, но некоторые вещи лучше управляются в специализированных системах. Главное — связать их из своей книги.

• Таблица капитализации: Используйте Carta, Pulley или электронную таблицу. Свяжите подписанные заключительные документы из ваших финансовых транзакций в Beancount.
• Согласия совета директоров, План акционерного капитала, Отчеты 409A: Храните их в безопасном месте и добавьте метаданные link: к соответствующим транзакциям с акционерным капиталом.
• Налоговые декларации: Храните окончательные PDF-файлы и связывайте их с транзакцией закрытия года.

Готовый к копированию стартовый файл (все в одном)​

Если вы предпочитаете начать с одного файла, прежде чем расширяться до структуры включения, вы можете просто вставить содержимое файлов из разделов выше в один большой main.beancount. Вы всегда можете реорганизовать его позже по мере роста вашей книги.

Эта структура обеспечивает прочную, масштабируемую основу для финансов вашего стартапа. Сохраняя свои книги в виде простого текста под контролем версий, вы получаете беспрецедентную прозрачность и контроль, что обеспечивает финансовую дисциплину вашей компании с первого дня.

[
  {
    "key": "copyright",
    "description": "Copyright information",
    "message": "© 2024 Beancount — Ведение бухгалтерского учета в виде простого текста"
  }
]