Nastavenie Beancount pre startupy

Praktický základ, ktorý si môžete skopírovať a vložiť, na vedenie účtovníctva startupu v plain texte. Funguje pre pre-seed až po Series A. Toto nie je právne ani daňové poradenstvo.

Vedenie startupu znamená nosiť veľa klobúkov a jedným z najdôležitejších je "účtovník". Skôr, ako si môžete dovoliť drahý softvér alebo účtovníka na plný úväzok, potrebujete systém, ktorý je presný, audítorský a neuzamkne vás do proprietárneho ekosystému. Vstúpte do Beancount: open-source, plain-text účtovný systém.

Používanie Beancount znamená, že vaša finančná kniha žije v textových súboroch, hneď vedľa vášho kódu v Git repozitári. Je verzovaná, transparentná a nekonečne prispôsobiteľná. Táto príručka poskytuje kompletné nastavenie, ktoré si môžete skopírovať a vložiť, aby ste rozbehli účtovníctvo vášho startupu od založenia až po Series A, postavené na solídnych, akruálnych účtovných princípoch.

1) Čo si nastavíte​

Táto príručka vás prevedie vytvorením kompletného, profesionálneho účtovného nastavenia. Na konci budete mať:

• Jeden zdroj pravdy spravovaný v Git (main.beancount), ktorý vám poskytne kompletnú, audítorskú históriu financií vašej spoločnosti.
• Fava pre krásne reporty a grafy. Fava je webové rozhranie pre Beancount, ktoré premení vaše textové súbory na interaktívne výkazy ziskov a strát, súvahy a analýzy cash flow.
• Štruktúru pre importéry, ktorú môžete neskôr pridať na automatizáciu zadávania transakcií z vášho bankového účtu, kreditnej karty, PayPal a Stripe účtov. Začneme manuálne, aby sme sa naučili systém, a potom automatizujeme.
• Akruálny kontný plán navrhnutý pre moderné startupy, so vstavanou podporou pre odložené výnosy, platené výdavky vopred a mzdové záväzky.
• Primitíva pre seed financovanie, vrátane jasných príkladov pre zaznamenávanie SAFE notes (ako záväzok alebo majetok) a konvertibilných dlhopisov s úrokmi.

2) Štruktúra projektu (vložte do svojho repozitára)​

Začnite vytvorením tejto štruktúry adresárov vo vnútri Git repozitára vašej spoločnosti. Táto organizácia udržuje vašu knihu čistú a škálovateľnú.

/ledger
  main.beancount
  /includes
    accounts.beancount
    opening-balances.beancount
    policies.beancount
  /documents
    /bank
    /invoices
    /receipts
  /importers              # voliteľné; pridajte, keď automatizujete príjem CSV
    bank_importer.py
    card_importer.py

• main.beancount: Centrálny súbor, ktorý spája všetko dohromady.
• /includes: Obsahuje váš kontný plán, začiatočné stavy a účtovné zásady.
• /documents: Miesto na ukladanie PDF výpisov z bankových účtov, faktúr a príjmových dokladov pre čistú audítorskú stopu.
• /importers: Kde budú žiť vaše budúce Python skripty na analýzu bankových CSV súborov.

3) Minimálny, rozumný main.beancount​

Toto je vstupný bod pre vašu knihu. Nastavuje niekoľko globálnych možností a zahŕňa ostatné súčasti súborov. Skopírujte tento obsah do ledger/main.beancount a prispôsobte názov.

option "title" "Acme, Inc. Ledger"
option "operating_currency" "USD"
option "documents" "ledger/documents"

include "includes/accounts.beancount"
include "includes/opening-balances.beancount"
include "includes/policies.beancount"

; Ak neskôr pridáte importéry, pridáte sem riadky pluginu.
; plugin "beancount.plugins.implicit_prices"

4) Štartovací kontný plán (akruálny na prvom mieste)​

Váš kontný plán je kompletný zoznam kategórií pre finančné transakcie vašej spoločnosti. Táto štartovacia šablóna je vytvorená pre akruálne účtovníctvo, ktoré poskytuje oveľa presnejší obraz o zdraví vašej spoločnosti ako účtovníctvo založené na hotovosti.

Umiestnite toto do includes/accounts.beancount. Neváhajte odstrániť akékoľvek účty, ktoré hneď nepotrebujete.

; --- Aktíva ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings                USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD         ; Pohľadávky
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance           USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                    USD         ; Bezpečnostné zálohy
1970-01-01 open Assets:Equipment                   USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                 USD
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                  BTC
1970-01-01 open Assets:Other

; --- Pasíva ---
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD         ; Záväzky
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate   USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Other

; --- Vlastný kapitál ---
1970-01-01 open Equity:CommonStock                 USD
1970-01-01 open Equity:APIC                        USD         ; Príplatok za akcie
1970-01-01 open Equity:SAFE                        USD         ; Ak klasifikujete SAFEs ako vlastný kapitál
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings            USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances             USD

; --- Príjmy (záporné zostatky) ---
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Other                       USD

; --- Výdavky ---
1970-01-01 open Expenses:COGS                      USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing                 USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

Poznámky

• Účty príjmov sú záporné, pretože predstavujú kredit v podvojnom účtovníctve. Nerobte si s tým starosti; Fava automaticky preklopí znamienka v reportoch, takže vaše príjmy sa vo výkaze ziskov a strát zobrazia ako kladné číslo.
• Na začiatok si ponechajte úzke, účelné kategórie. Je oveľa jednoduchšie pridať nové účty neskôr, ako vyčistiť chaotický, prehnane podrobný kontný plán.

5) Začiatočné stavy (prvý deň)​

Prvá transakcia vo vašej knihe určuje scénu. Zaznamenáva počiatočný stav vašich účtov v deň, keď začnete sledovať. Umiestnite túto transakciu do includes/opening-balances.beancount, upravte dátum a sumy tak, aby odrážali vašu skutočnú počiatočnú pozíciu.

2025-01-01 * "Začiatočné stavy"
  Assets:Bank:Checking              5,000.00 USD
  Liabilities:CreditCard:Corporate   -500.00 USD
  Equity:OpeningBalances           -4,500.00 USD

Tento záznam stanovuje, že spoločnosť začala s $5,000 v banke a zostatkom $500 na svojej kreditnej karte. Účet Equity:OpeningBalances je špeciálny účet používaný na zabezpečenie toho, aby sa transakcia vyrovnala na nulu, ako to vyžaduje podvojné účtovníctvo.

6) Bežné startupové transakcie (skopírujte-vložte)​

Tu sú recepty na najbežnejšie finančné udalosti v startupe v rannej fáze. Skopírujte, vložte a prispôsobte ich pre vlastné použitie.

Nákup akcií zakladateľom (jednoduchý, iba mena)​

Keď si zakladatelia kúpia svoje počiatočné akcie v nominálnej hodnote, hotovosť prichádza do spoločnosti a je zaznamenaná ako vlastný kapitál. Vaša tabuľka kapitalizácie (Carta, Pulley alebo tabuľkový procesor) je zdrojom pravdy pre počty akcií; kniha zaznamenáva iba doláre.

2025-01-05 * "Nákup akcií zakladateľom @ par"
  Assets:Bank:Checking                800.00 USD
  Equity:CommonStock                   -0.80 USD
  Equity:APIC                        -799.20 USD
  ; 8,000,000 bežných @ $0.0001 — počty vedené mimo knihy

(Voliteľné) Sledujte svoje vlastné akcie ako komoditu​

Ak chcete, aby kniha sledovala počet vydaných akcií, môžete definovať svoje akcie ako "komoditu". Je to zložitejšie, ale poskytuje to komplexnejší záznam v knihe.

2025-01-05 commodity ACME
  name: "Acme, Inc. Common"

2025-01-05 * "Emisia akcií zakladateľom"
  Assets:Bank:Checking                800.00 USD
  Equity:APIC                        -799.20 USD
  Equity:CommonStock           -8,000,000 ACME {0.0001 USD}

SAFE hotovosť (vyberte klasifikáciu)​

SAFE (Simple Agreement for Future Equity) sa môže považovať za záväzok alebo formu vlastného kapitálu (konkrétne "mezzanine equity"). Poraďte sa so svojím účtovníkom, aby ste si vybrali správny prístup a buďte konzistentní.

; (A) Klasifikácia vlastného kapitálu (mezzanine)
2025-02-01 * "Post-money SAFE — SeedFund"
  Assets:Bank:Checking            500,000.00 USD
  Equity:SAFE                    -500,000.00 USD

; (B) Klasifikácia záväzkov (do konverzie)
2025-02-01 * "Post-money SAFE — SeedFund"
  Assets:Bank:Checking            500,000.00 USD
  Liabilities:SAFE               -500,000.00 USD

Keď sa uzatvorí ocenené kolo, preklasifikujete zostatok SAFE na preferované akcie a dodatočný vložený kapitál na základe uzatváracích dokumentov.

Konvertibilný dlhopis s narastaným úrokom​

Na rozdiel od SAFE je konvertibilný dlhopis jednoznačne záväzok, ktorý narastá úrok. Zaznamenáte počiatočnú hotovosť a potom zaúčtujete úrokové náklady periodicky (napr. štvrťročne).

2025-03-01 * "Konvertibilný dlhopis — 6% ročne"
  Assets:Bank:Checking            250,000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable       -250,000.00 USD

2025-06-30 * "Narastanie úroku z dlhopisu Q2"
  Expenses:Interest                 3,750.00 USD
  Liabilities:NotesPayable         -3,750.00 USD
  ; 250,000 * 6% * 0.25 = 3,750

Ročný predaj SaaS (odložený výnos + mesačné uznanie)​

Toto je základný kameň akruálneho účtovníctva. Keď zákazník zaplatí za rok vopred, nezarobíte všetky tieto výnosy naraz. Zaúčtujete to ako záväzok (DeferredRevenue) a potom uznáte 1/12 z toho každý mesiac.

2025-03-10 * "Ročné predplatné — AcmeCo — INV-001"
  Assets:AR                       1,200.00 USD
  Liabilities:DeferredRevenue    -1,200.00 USD
  narration: "SaaS ročná platba vopred"

2025-03-20 * "Platba INV-001"
  Assets:Bank:Checking            1,200.00 USD
  Assets:AR                      -1,200.00 USD

; Uznanie mesiaca 1/12 (opakujte mesačne alebo pomocou skriptu)
2025-04-01 * "Uznanie výnosov 1/12 — INV-001"
  Liabilities:DeferredRevenue       100.00 USD
  Income:Revenue:SaaS              -100.00 USD

Náklad zaplatený vopred a amortizácia​

Toto je inverzia odloženého výnosu. Keď zaplatíte za službu vopred (ako ročný softvér alebo poistenie), zaznamenáte to ako aktívum (Prepaid) a potom "amortizujete" alebo zaúčtujete časť z toho každý mesiac.

2025-03-01 * "Ročný softvér zaplatený vopred"
  Assets:Prepaid:Software         1,200.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -1,200.00 USD

2025-04-01 * "Amortizácia platby vopred 1/12"
  Expenses:Software:Subscriptions   100.00 USD
  Assets:Prepaid:Software          -100.00 USD

Mzdy (čistá hotovosť, so zrážkami + dane zamestnávateľa)​

Záznam o mzdách má niekoľko častí: hrubé mzdové náklady, daňové náklady zamestnávateľa, čistá hotovosť vyplatená zamestnancom a záväzok voči daniam, ktoré ste zadržali a ktoré sa musia odviesť vláde.

2025-04-15 * "Mzdy — 15. apríla"
  Expenses:Payroll:Wages          15,000.00 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes   1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding -4,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -12,200.00 USD

Výber a odvod dane z predaja (príklad CA)​

Keď vyberiete daň z predaja, nie sú to vaše peniaze. Je to záväzok, ktorý dlhujete štátu. Zaznamenáte záväzok, keď uskutočníte predaj, a vymažete ho, keď odvediete daň.

2025-05-10 * "Faktúra #123 — CA zdaniteľná"
  Assets:AR                       1,088.75 USD
  Income:Revenue:SaaS              -999.00 USD
  Liabilities:SalesTax:CA           -89.75 USD

2025-06-05 * "Platba #123"
  Assets:Bank:Checking            1,088.75 USD
  Assets:AR                      -1,088.75 USD

2025-07-20 * "Odvod dane z predaja CA Q2"
  Liabilities:SalesTax:CA            89.75 USD
  Assets:Bank:Checking              -89.75 USD

FX a krypto (odľahčené)​

Beancount natívne spracováva viacero mien. Použite smernice price na zaznamenávanie výmenných kurzov a syntax nákladov {} pre konkrétne transakcie.

2025-03-01 price EUR 1.0832 USD

2025-03-02 * "Poplatok AWS EU"
  Expenses:Cloud                     90.00 EUR
  Liabilities:CreditCard:Corporate  -90.00 EUR

2025-03-05 * "Kúpa BTC na testovanie"
  Assets:Crypto:BTC                   0.0200 BTC {3400.00 USD}
  Assets:Bank:Checking           -3,400.00 USD

7) Používanie Fava (reporty v jednom príkaze)​

Fava je brilantné webové rozhranie, ktoré oživuje dáta Beancount. Je to odmena za vaše starostlivé zadávanie dát.

• Inštalácia: $ pip install fava
• Spustenie: $ fava ledger/main.beancount
• Užitočné zobrazenia: Výkaz ziskov a strát, Súvaha, Denník (pre filtrovanie podľa účtu/tagu) a Dotaz (pre vlastné SQL-like dotazy).

Rýchle Fava filtre:

• account:DeferredRevenue: Zobraz všetky aktivity na vašom účte odložených výnosov.
• tag:#invoice-001: Označ transakcie súvisiace s konkrétnou faktúrou a filtruj ich.
• from:2025-01-01 to:2025-12-31: Zameraj sa na konkrétne finančné obdobie.

8) Mesačný kontrolný zoznam uzávierky (15–45 min)​

Na konci každého mesiaca prejdite tento kontrolný zoznam, aby ste sa uistili, že vaše knihy sú presné a aktuálne. Táto disciplína uľahčuje daňový čas a investorskú kontrolu.

• Bankové/kreditné karty: Importujte alebo manuálne zadajte všetky transakcie. Odsúhlaste zostatky s výpismi.
• AR/AP: Zaúčtujte všetky vystavené faktúry a prijaté účty; označte zaplatené položky ako vyrovnané.
• Výnosy: Zaúčtujte mesačné záznamy o uznaní výnosov pre všetky predplatené zmluvy.
• Platby vopred: Amortizujte 1/12 (alebo príslušnú frakciu) všetkých výdavkov zaplatených vopred.
• Mzdy: Zaúčtujte záznam v denníku z reportu od vášho poskytovateľa miezd.
• Daň z predaja: Zaúčtujte svoju daňovú povinnosť z predaja za mesiac.
• Seed nástroje: Narastajte úrok na všetkých konvertibilných dlhopisoch.
• Kontroly správnosti:
  • Zodpovedajú výnosy vo vašom výkaze ziskov a strát približne vašim očakávaným MRR/ARR?
  • Sú vaše sadzby spotreby a dráha rastu v súlade s vaším finančným plánom?
  • Spúšťa sa $ bean-check bez chýb? Vyzerajú reporty Fava správne?
• Commit do Gitu so stručnou, konzistentnou poznámkou (napr. close: 2025-04).

9) Metadáta a dokumenty (uľahčite audity)​

Vaša kniha by mala byť samo dokumentujúca. Používajte metadáta a odkazujte na zdrojové dokumenty, aby ste vytvorili nepriestrelnú audítorskú stopu. Budúci vy (a váš účtovník) sa vám poďakujú.

• Pre jasnosť pridajte k transakciám metadáta ako payee:, narration:, invoice:, customer: alebo link:.
• Pripojte zdrojové PDF (faktúry, účtenky, bankové výpisy) do vášho priečinka ledger/documents/ a prepojte ich pomocou meta tagu document:.
• Používajte tagy (#payroll, #saas, #vendor-aws, #invoice-001) pre jednoduché filtrovanie a analýzu.

Príklad:

2025-03-10 * "Ročné predplatné — AcmeCo" #saas #invoice-001
  payee: "AcmeCo"
  invoice: "INV-001"
  document: "documents/invoices/INV-001.pdf"
  Assets:AR                       1,200.00 USD
  Liabilities:DeferredRevenue    -1,200.00 USD

10) Importujte neskôr (keď budete mať čas)​

Začnite manuálnym zadávaním transakcií na prvý mesiac alebo dva. Je to najlepší spôsob, ako sa naučiť systém a svoje vlastné vzorce míňania. Keď sa budete cítiť pohodlne, môžete napísať jednoduché Python importéry na automatizáciu procesu a zníženie námahy.

Typický importér:

1. Bank CSV → Assets:Bank:Checking
2. CSV kreditnej karty → Liabilities:CreditCard:Corporate
3. Výplatné reporty Stripe/PayPal → Mapovanie príjmov a hotovosti

Udržujte svoje importéry v /ledger/importers a prezerajte si ich generované transakcie, ako by ste preverovali akúkoľvek inú zmenu kódu.

11) Zásady (umiestnite do includes/policies.beancount)​

Tento súbor je miesto, kde dokumentujete svoje účtovné rozhodnutia pre konzistentnosť. Je to jednoduchý textový súbor, ale je rozhodujúci pre udržiavanie disciplíny.

• Akruálny základ; uznávajte výnosy SaaS pro-rata.
• Funkčná mena je USD; zaznamenávajte FX pri dennom kurze alebo transakčnom kurze.
• Kapitalizačná hranica (napr. položky nad $2,500 sa stanú položkou Assets:Equipment; inak sa okamžite zaúčtujú ako náklady).
• Cestovanie/Stravovanie: Obchodný účel musí byť zdokumentovaný v poli narration.
• Zaznamenávanie vlastného kapitálu: Explicitne uveďte, či používate metódu iba mena alebo akciová komodita.
• SAFEs/dlhopisy: Zdokumentujte vami zvolenú klasifikáciu (Záväzok alebo Vlastný kapitál).

Príklad policies.beancount:

; Zásada: Akruálny základ, výnosy odložené a uznané mesačne.
; Zásada: Funkčná mena USD. FX zisky/straty sú odvodené z údajov o nákladoch/cenách.
; Zásada: Kapitalizujte hmotný majetok nad $2,500 s 3-ročným lineárnym odpisovaním.
; Zásada: SAFE sa zaznamenávajú ako Záväzky až do konverzie v ocenenom kole.

12) Rýchle riešenie problémov​

• Výnosy vyzerajú v denníku záporne: Je to správne! Príjem je kredit. Reporty Fava ho zobrazia ako kladné číslo.
• Zostatky sa nerovnajú nule: Pravdepodobne máte neúplnú transakciu. Položky transakcie musia dať dokopy nulu. Použite zobrazenie denníka Fava na nájdenie vinníka. Ako dočasné opatrenie môžete pridať vyrovnávaciu nohu do účtu Equity:Suspense, aby bol súbor platný, potom prešetrite a opravte základnú príčinu.
• FX nesúlady: Uistite sa, že máte smernice price pre príslušné dátumy, alebo že zadáte nákladovú základňu vo svojej prevádzkovej mene, napríklad 90.00 EUR {97.49 USD}.

13) Čo sledovať mimo knihy (ponechajte si odkazy)​

Beancount je určený pre vaše finančné transakcie, ale niektoré veci je lepšie spravovať v špecializovaných systémoch. Kľúčom je prepojiť ich z vašej knihy.

• Tabuľka kapitalizácie: Používajte Carta, Pulley alebo tabuľkový procesor. Odkazujte na podpísané uzatváracie dokumenty z vašich finančných transakcií v Beancount.
• Súhlasy predstavenstva, Akciový plán, 409A reporty: Uložte ich na bezpečnom mieste a pridajte metadáta link: k relevantným akciovým transakciám.
• Daňové priznania: Uložte konečné PDF a odkazujte na ne z transakcie uzávierky na konci roka.

Štartovací súbor pripravený na kopírovanie (všetko v jednom)​

Ak chcete začať s jedným súborom predtým, ako ho rozšírite na štruktúru include, môžete jednoducho vložiť obsah súborov z vyššie uvedených sekcií do jedného veľkého main.beancount. Môžete ho vždy refaktorovať neskôr, ako vaša kniha porastie.

Tento rámec poskytuje pevný, škálovateľný základ pre financie vášho startupu. Udržiavaním svojich kníh v plain texte pod správou verzií získate bezkonkurenčnú transparentnosť a kontrolu, čím pripravíte svoju spoločnosť na finančnú disciplínu od prvého dňa.