راه‌اندازی Beancount برای استارتاپ‌ها

یک مبنای عملی و قابل کپی-پیست برای اجرای دفترداری استارتاپ در متن ساده. برای مراحل پیش بذری تا سری A مناسب است. این یک مشاوره حقوقی یا مالیاتی نیست.

اداره یک استارتاپ به معنای داشتن نقش‌های مختلف است و یکی از مهم‌ترین آن‌ها «حسابدار» است. قبل از اینکه بتوانید نرم‌افزار گران‌قیمت یا یک حسابدار تمام وقت استخدام کنید، به سیستمی نیاز دارید که دقیق، قابل ممیزی باشد و شما را در یک اکوسیستم اختصاصی قفل نکند. Beancount را وارد کنید: یک سیستم حسابداری متن‌باز.

استفاده از Beancount به این معنی است که دفتر مالی شما در فایل‌های متنی، درست در کنار کد شما در یک مخزن Git قرار دارد. این سیستم دارای کنترل نسخه، شفاف و بی‌نهایت قابل تنظیم است. این راهنما یک تنظیمات کامل و قابل کپی-پیست را ارائه می‌دهد تا دفترداری استارتاپ شما را از زمان تاسیس تا سری A، بر اساس اصول حسابداری تعهدی معتبر، اجرا کنید.

۱) آنچه را که راه‌اندازی خواهید کرد​

این راهنما شما را در ایجاد یک تنظیمات کامل و حرفه‌ای حسابداری راهنمایی می‌کند. در پایان، شما خواهید داشت:

• یک دفتر کل با منبع واحد که در Git مدیریت می‌شود (main.beancount) و به شما تاریخچه کامل و قابل ممیزی از امور مالی شرکت‌تان می‌دهد.
• Fava برای گزارش‌ها و نمودارهای زیبا. Fava یک رابط وب برای Beancount است که فایل‌های متنی شما را به صورت‌حساب‌های درآمد تعاملی، ترازنامه‌ها و تجزیه و تحلیل جریان نقدی تبدیل می‌کند.
• ساختاری برای واردکننده‌ها که می‌توانید بعداً برای خودکارسازی ورود تراکنش‌ها از حساب‌های بانکی، کارت اعتباری، پی‌پال و استرایپ خود اضافه کنید. ما ابتدا به صورت دستی شروع می‌کنیم تا سیستم را یاد بگیریم، سپس آن را خودکار می‌کنیم.
• یک چارت حساب‌ها آماده برای حسابداری تعهدی که برای استارتاپ‌های مدرن طراحی شده است، با پشتیبانی داخلی برای درآمد معوق، هزینه‌های پیش‌پرداخت شده و بدهی‌های حقوق و دستمزد.
• عناصر اولیه برای تامین مالی بذری، از جمله نمونه‌های واضح برای ثبت SAFE notes (به عنوان بدهی یا حقوق صاحبان سهام) و یادداشت‌های قابل تبدیل با بهره.

۲) ساختار پروژه (در مخزن خود قرار دهید)​

با ایجاد این ساختار دایرکتوری در داخل مخزن Git شرکت خود شروع کنید. این سازماندهی، دفتر کل شما را تمیز و مقیاس‌پذیر نگه می‌دارد.

/ledger
  main.beancount
  /includes
    accounts.beancount
    opening-balances.beancount
    policies.beancount
  /documents
    /bank
    /invoices
    /receipts
  /importers              # optional; add when you automate CSV ingestion
    bank_importer.py
    card_importer.py

• main.beancount: فایل مرکزی که همه چیز را کنار هم می‌آورد.
• /includes: چارت حساب‌ها، مانده‌های ابتدایی و سیاست‌های حسابداری شما را در خود جای می‌دهد.
• /documents: مکانی برای ذخیره فایل‌های PDF صورت‌حساب‌های بانکی، فاکتورها و رسیدها برای یک مسیر ممیزی تمیز.
• /importers: جایی که اسکریپت‌های پایتون شما برای تجزیه فایل‌های CSV بانکی در آن قرار خواهند گرفت.

۳) حداقل و معقول main.beancount​

این نقطه ورود برای دفتر کل شما است. این فایل، چند گزینه سراسری را تنظیم می‌کند و فایل‌های اجزای دیگر را شامل می‌شود. این محتوا را در ledger/main.beancount کپی کنید و عنوان را سفارشی کنید.

option "title" "دفتر کل شرکت Acme, Inc."
option "operating_currency" "USD"
option "documents" "ledger/documents"

include "includes/accounts.beancount"
include "includes/opening-balances.beancount"
include "includes/policies.beancount"

; اگر بعداً واردکننده‌ها را اضافه کنید، خطوط plugin را در اینجا اضافه خواهید کرد.
; plugin "beancount.plugins.implicit_prices"

۴) چارت حساب‌های اولیه (اولویت با تعهدی)​

چارت حساب‌های شما لیست کاملی از دسته‌بندی‌ها برای تراکنش‌های مالی شرکت شما است. این قالب اولیه برای حسابداری تعهدی ساخته شده است که تصویر بسیار دقیق‌تری از سلامت شرکت شما نسبت به حسابداری نقدی ارائه می‌دهد.

این را در includes/accounts.beancount قرار دهید. در صورت تمایل، هر حسابی را که بلافاصله به آن نیاز ندارید، حذف کنید.

; --- دارایی‌ها ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Assets:Bank:Savings                USD
1970-01-01 open Assets:AR                         USD         ; حساب‌های دریافتنی
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Software            USD
1970-01-01 open Assets:Prepaid:Insurance           USD
1970-01-01 open Assets:Deposits                    USD         ; سپرده‌های امنیتی
1970-01-01 open Assets:Equipment                   USD
1970-01-01 open Assets:Intangibles                 USD
1970-01-01 open Assets:Crypto:BTC                  BTC
1970-01-01 open Assets:Other

; --- بدهی‌ها ---
1970-01-01 open Liabilities:AP                     USD         ; حساب‌های پرداختنی
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate   USD
1970-01-01 open Liabilities:DeferredRevenue        USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Withholding    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:EmployerTaxes  USD
1970-01-01 open Liabilities:SalesTax:CA            USD
1970-01-01 open Liabilities:SAFE                   USD
1970-01-01 open Liabilities:NotesPayable           USD
1970-01-01 open Liabilities:Other

; --- حقوق صاحبان سهام ---
1970-01-01 open Equity:CommonStock                 USD
1970-01-01 open Equity:APIC                        USD         ; صرف سهام
1970-01-01 open Equity:SAFE                        USD         ; اگر SAFEها را به عنوان حقوق صاحبان سهام طبقه‌بندی می‌کنید
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings            USD
1970-01-01 open Equity:OpeningBalances             USD

; --- درآمد (مانده‌های منفی) ---
1970-01-01 open Income:Revenue:SaaS                USD
1970-01-01 open Income:Revenue:Services            USD
1970-01-01 open Income:Other                       USD

; --- هزینه‌ها ---
1970-01-01 open Expenses:COGS                      USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages             USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes     USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits                  USD
1970-01-01 open Expenses:Contractors               USD
1970-01-01 open Expenses:Software:Subscriptions    USD
1970-01-01 open Expenses:Cloud                     USD
1970-01-01 open Expenses:Rent                      USD
1970-01-01 open Expenses:Meals                     USD
1970-01-01 open Expenses:Travel                    USD
1970-01-01 open Expenses:Marketing                 USD
1970-01-01 open Expenses:Legal                     USD
1970-01-01 open Expenses:Accounting                USD
1970-01-01 open Expenses:Insurance                 USD
1970-01-01 open Expenses:BankFees                  USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Income              USD
1970-01-01 open Expenses:Taxes:Sales               USD
1970-01-01 open Expenses:Other                     USD

یادداشت‌ها

• حساب‌های درآمد منفی هستند زیرا نشان‌دهنده بستانکار در حسابداری دوبل هستند. نگران این موضوع نباشید. Fava به طور خودکار علائم را در گزارش‌ها برعکس می‌کند، بنابراین درآمد شما به عنوان یک عدد مثبت در صورت سود و زیان نشان داده می‌شود.
• برای شروع، دسته‌های محدود و هدفمند را نگه دارید. اضافه کردن حساب‌های جدید بعداً بسیار آسان‌تر از پاک کردن یک چارت حساب‌های درهم و برهم و بیش از حد جزئی است.

۵) مانده‌های ابتدایی (روز اول)​

اولین تراکنش در دفتر کل شما زمینه را آماده می‌کند. این تراکنش، وضعیت اولیه حساب‌های شما را در روزی که شروع به ردیابی می‌کنید، ثبت می‌کند. این تراکنش را در includes/opening-balances.beancount قرار دهید و تاریخ و مبالغ را برای منعکس کردن موقعیت شروع واقعی خود تنظیم کنید.

2025-01-01 * "مانده‌های ابتدایی"
  Assets:Bank:Checking              5,000.00 USD
  Liabilities:CreditCard:Corporate   -500.00 USD
  Equity:OpeningBalances           -4,500.00 USD

این ورودی نشان می‌دهد که شرکت با ۵,۰۰۰ دلار در بانک و ۵۰۰ دلار مانده در کارت اعتباری خود شروع کرده است. حساب Equity:OpeningBalances یک حساب ویژه است که برای اطمینان از تعادل صفر تراکنش، همانطور که توسط حسابداری دوبل مورد نیاز است، استفاده می‌شود.

۶) تراکنش‌های رایج استارتاپ (کپی-پیست)​

در اینجا دستورالعمل‌هایی برای رایج‌ترین رویدادهای مالی در یک استارتاپ در مراحل اولیه آورده شده است. آن‌ها را کپی، پیست و برای استفاده خود تطبیق دهید.

خرید سهام بنیانگذار (ساده، فقط با ارز)​

هنگامی که بنیانگذاران سهام اولیه خود را به ارزش اسمی خریداری می‌کنند، پول نقد وارد شرکت می‌شود و به عنوان حقوق صاحبان سهام ثبت می‌شود. جدول سرمایه شما (Carta، Pulley یا یک صفحه گسترده) منبع حقیقت برای تعداد سهام است. دفتر کل فقط دلارها را ثبت می‌کند.

2025-01-05 * "خرید سهام بنیانگذار @ ارزش اسمی"
  Assets:Bank:Checking                800.00 USD
  Equity:CommonStock                   -0.80 USD
  Equity:APIC                        -799.20 USD
  ; 8,000,000 سهام عادی @ 0.0001 دلار — تعداد سهام خارج از دفتر کل نگهداری می‌شود

(اختیاری) سهام خود را به عنوان یک کالا ردیابی کنید​

اگر می‌خواهید دفتر کل تعداد سهام صادر شده را ردیابی کند، می‌توانید سهام خود را به عنوان یک "کالا" تعریف کنید. این کار پیچیده‌تر است اما یک رکورد کامل‌تر در دفتر کل ارائه می‌دهد.

2025-01-05 commodity ACME
  name: "سهام عادی شرکت Acme, Inc."

2025-01-05 * "صدور سهام بنیانگذار"
  Assets:Bank:Checking                800.00 USD
  Equity:APIC                        -799.20 USD
  Equity:CommonStock           -8,000,000 ACME {0.0001 USD}

ورود وجه نقد SAFE (طبقه‌بندی را انتخاب کنید)​

یک SAFE (توافقنامه ساده برای سهام آتی) می‌تواند به عنوان یک بدهی یا یک نوع حقوق صاحبان سهام (به طور خاص، "حقوق صاحبان سهام میانه‌راه") در نظر گرفته شود. برای انتخاب رویکرد صحیح با حسابدار خود مشورت کنید و ثابت قدم باشید.

; (الف) طبقه‌بندی حقوق صاحبان سهام (میانه‌راه)
2025-02-01 * "SAFE پس از پول — SeedFund"
  Assets:Bank:Checking            500,000.00 USD
  Equity:SAFE                    -500,000.00 USD

; (ب) طبقه‌بندی بدهی (تا زمان تبدیل)
2025-02-01 * "SAFE پس از پول — SeedFund"
  Assets:Bank:Checking            500,000.00 USD
  Liabilities:SAFE               -500,000.00 USD

هنگامی که یک دور سرمایه‌گذاری قیمت‌گذاری شده بسته می‌شود، شما مانده SAFE را بر اساس اسناد بسته‌شدن به سهام ممتاز و صرف سهام دوباره طبقه‌بندی می‌کنید.

یادداشت قابل تبدیل با بهره معوقه​

برخلاف SAFE، یک یادداشت قابل تبدیل به طور واضح یک بدهی است که بهره به آن تعلق می‌گیرد. شما وجه نقد اولیه را ثبت خواهید کرد و سپس هزینه بهره را به صورت دوره‌ای (به عنوان مثال، سه ماهه) ثبت خواهید کرد.

2025-03-01 * "یادداشت قابل تبدیل — ۶٪ سالانه"
  Assets:Bank:Checking            250,000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable       -250,000.00 USD

2025-06-30 * "بهره یادداشت معوقه سه ماهه دوم"
  Expenses:Interest                 3,750.00 USD
  Liabilities:NotesPayable         -3,750.00 USD
  ; 250,000 * 6% * 0.25 = 3,750

فروش سالانه SaaS (درآمد معوق + شناسایی ماهانه)​

این یک سنگ بنای حسابداری تعهدی است. هنگامی که مشتری برای یک سال پیش پرداخت می‌کند، شما تمام آن درآمد را به یکباره کسب نمی‌کنید. شما آن را به عنوان یک بدهی (DeferredRevenue) ثبت می‌کنید و سپس ۱/۱۲ آن را هر ماه شناسایی می‌کنید.

2025-03-10 * "اشتراک سالانه — AcmeCo — INV-001"
  Assets:AR                       1,200.00 USD
  Liabilities:DeferredRevenue    -1,200.00 USD
  narration: "پیش پرداخت سالانه SaaS"

2025-03-20 * "پرداخت INV-001"
  Assets:Bank:Checking            1,200.00 USD
  Assets:AR                      -1,200.00 USD

; شناسایی ماه ۱/۱۲ (ماهانه تکرار کنید یا اسکریپت کنید)
2025-04-01 * "شناسایی درآمد ۱/۱۲ — INV-001"
  Liabilities:DeferredRevenue       100.00 USD
  Income:Revenue:SaaS              -100.00 USD

هزینه پیش‌پرداخت شده و استهلاک​

این معکوس درآمد معوق است. هنگامی که برای یک سرویس پیش پرداخت می‌کنید (مانند نرم‌افزار سالانه یا بیمه)، آن را به عنوان یک دارایی (Prepaid) ثبت می‌کنید و سپس هر ماه بخشی از آن را "مستهلک" یا به عنوان هزینه ثبت می‌کنید.

2025-03-01 * "پیش پرداخت نرم‌افزار سالانه"
  Assets:Prepaid:Software         1,200.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -1,200.00 USD

2025-04-01 * "استهلاک پیش پرداخت ۱/۱۲"
  Expenses:Software:Subscriptions   100.00 USD
  Assets:Prepaid:Software          -100.00 USD

حقوق و دستمزد (وجه نقد خالص، با مالیات‌های تکلیفی + مالیات‌های کارفرما)​

یک ورودی حقوق و دستمزد دارای چندین بخش است: هزینه ناخالص حقوق و دستمزد، هزینه مالیات کارفرما، وجه نقد خالص پرداخت شده به کارکنان و بدهی مالیات‌هایی که شما کسر کرده‌اید و باید به دولت پرداخت شود.

2025-04-15 * "حقوق و دستمزد — ۱۵ آوریل"
  Expenses:Payroll:Wages          15,000.00 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes   1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding -4,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -12,200.00 USD

جمع‌آوری و پرداخت مالیات فروش (مثال CA)​

هنگامی که مالیات فروش را جمع‌آوری می‌کنید، این پول شما نیست. این یک بدهی است که به ایالت بدهکار هستید. شما بدهی را هنگام فروش ثبت می‌کنید و هنگام پرداخت مالیات آن را تسویه می‌کنید.

2025-05-10 * "فاکتور شماره ۱۲۳ — مشمول مالیات CA"
  Assets:AR                       1,088.75 USD
  Income:Revenue:SaaS              -999.00 USD
  Liabilities:SalesTax:CA           -89.75 USD

2025-06-05 * "پرداخت شماره ۱۲۳"
  Assets:Bank:Checking            1,088.75 USD
  Assets:AR                      -1,088.75 USD

2025-07-20 * "پرداخت مالیات فروش CA سه ماهه دوم"
  Liabilities:SalesTax:CA            89.75 USD
  Assets:Bank:Checking              -89.75 USD

FX و ارز دیجیتال (سبک وزن)​

Beancount به طور بومی از چندین ارز پشتیبانی می‌کند. از دستورالعمل‌های price برای ثبت نرخ ارز و نحو هزینه {} برای تراکنش‌های خاص استفاده کنید.

2025-03-01 price EUR 1.0832 USD

2025-03-02 * "هزینه AWS EU"
  Expenses:Cloud                     90.00 EUR
  Liabilities:CreditCard:Corporate  -90.00 EUR

2025-03-05 * "خرید BTC برای آزمایش"
  Assets:Crypto:BTC                   0.0200 BTC {3400.00 USD}
  Assets:Bank:Checking           -3,400.00 USD

۷) استفاده از Fava (گزارش‌ها در یک دستور)​

Fava رابط وب درخشانی است که داده‌های Beancount را زنده می‌کند. این پاداش برای ورود دقیق داده‌های شما است.

• نصب: $ pip install fava
• اجرا: $ fava ledger/main.beancount
• نماهای مفید: صورت سود و زیان، ترازنامه، دفتر روزنامه (برای فیلتر کردن بر اساس حساب/برچسب) و پرس و جو (برای پرس و جوهای سفارشی شبیه SQL).

فیلترهای سریع Fava:

• account:DeferredRevenue: تمام فعالیت‌ها را در حساب درآمد معوق خود نشان دهید.
• tag:#invoice-001: تراکنش‌های مربوط به یک فاکتور خاص را برچسب‌گذاری کنید و آن‌ها را فیلتر کنید.
• from:2025-01-01 to:2025-12-31: روی یک دوره مالی خاص تمرکز کنید.

۸) چک لیست بستن ماهانه (۱۵–۴۵ دقیقه)​

در پایان هر ماه، این چک لیست را اجرا کنید تا اطمینان حاصل کنید که دفترهای شما دقیق و به روز هستند. این نظم و انضباط، زمان مالیات و بررسی دقیق سرمایه‌گذاران را آسان می‌کند.

• بانک/کارت‌های اعتباری: تمام تراکنش‌ها را وارد یا به صورت دستی وارد کنید. مانده‌ها را با صورت حساب‌های خود مطابقت دهید.
• AR/AP: تمام فاکتورهای صادر شده و صورت‌حساب‌های دریافتی را ثبت کنید. موارد پرداخت شده را به عنوان تسویه شده علامت‌گذاری کنید.
• درآمد: ورودی‌های شناسایی درآمد ماهانه را برای تمام قراردادهای پیش پرداخت شده ثبت کنید.
• پیش پرداخت‌ها: ۱/۱۲ (یا کسر مناسب) تمام هزینه‌های پیش پرداخت شده را مستهلک کنید.
• حقوق و دستمزد: ورودی دفتر روزنامه را از گزارش ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد خود ثبت کنید.
• مالیات فروش: بدهی مالیات فروش خود را برای ماه ثبت کنید.
• ابزارهای بذری: بهره هر یادداشت قابل تبدیل را معوق کنید.
• بررسی سلامت:
  • آیا درآمد صورت سود و زیان شما تقریباً با MRR/ARR مورد انتظار شما مطابقت دارد؟
  • آیا نرخ سوختن و باند فرودگاه شما با طرح مالی شما مطابقت دارد؟
  • آیا $ bean-check بدون خطا اجرا می‌شود؟ آیا گزارش‌های Fava درست به نظر می‌رسند؟
• با یک یادداشت مختصر و سازگار در Git Commit کنید (به عنوان مثال، close: 2025-04).

۹) فراداده و اسناد (ممیزی را آسان کنید)​

دفتر کل شما باید خود مستند باشد. از فراداده استفاده کنید و به اسناد منبع پیوند دهید تا یک مسیر ممیزی ضد گلوله ایجاد کنید. آینده شما (و حسابدار شما) از شما تشکر خواهند کرد.

• برای وضوح، فراداده‌هایی مانند payee:، narration:، invoice:، customer: یا link: را به تراکنش‌ها اضافه کنید.
• فایل‌های PDF منبع (فاکتورها، رسیدها، صورت حساب‌های بانکی) را به پوشه ledger/documents/ خود پیوست کنید و با استفاده از برچسب فراداده document: به آن‌ها پیوند دهید.
• از برچسب‌ها (#payroll، #saas، #vendor-aws، #invoice-001) برای فیلتر کردن و تجزیه و تحلیل آسان استفاده کنید.

مثال:

2025-03-10 * "اشتراک سالانه — AcmeCo" #saas #invoice-001
  payee: "AcmeCo"
  invoice: "INV-001"
  document: "documents/invoices/INV-001.pdf"
  Assets:AR                       1,200.00 USD
  Liabilities:DeferredRevenue    -1,200.00 USD

۱۰) بعداً وارد کنید (وقتی وقت دارید)​

با وارد کردن تراکنش‌ها به صورت دستی برای ماه اول یا دوم شروع کنید. این بهترین راه برای یادگیری سیستم و الگوهای هزینه‌کرد خود است. هنگامی که راحت شدید، می‌توانید واردکننده‌های ساده پایتون را برای خودکارسازی فرآیند و کاهش زحمت بنویسید.

یک ترتیب معمول برای واردکننده:

1. CSV بانک → Assets:Bank:Checking
2. CSV کارت اعتباری → Liabilities:CreditCard:Corporate
3. گزارش‌های پرداخت استرایپ/پی‌پال → نقشه‌برداری درآمد و وجه نقد

واردکننده‌های خود را در /ledger/importers نگه دارید و تراکنش‌های تولید شده آن‌ها را مانند هر تغییر کد دیگری بررسی کنید.

۱۱) سیاست‌ها (در includes/policies.beancount قرار دهید)​

این فایل جایی است که شما تصمیمات حسابداری خود را برای سازگاری مستند می‌کنید. این یک فایل متنی ساده است، اما برای حفظ نظم و انضباط بسیار مهم است.

• مبنای تعهدی. درآمد SaaS را به نسبت سهمی شناسایی کنید.
• ارز کاربردی USD است. FX را با نرخ روزانه یا نرخ معامله ثبت کنید.
• آستانه سرمایه‌گذاری (به عنوان مثال، مواردی که بیش از ۲۵۰۰ دلار هستند، به یک مورد Assets:Equipment تبدیل می‌شوند. در غیر این صورت، بلافاصله به عنوان هزینه ثبت می‌شوند).
• سفر/غذا: هدف تجاری باید در قسمت narration مستند شود.
• ثبت حقوق صاحبان سهام: به صراحت بیان کنید که آیا از روش فقط ارز یا سهام-کالا استفاده می‌کنید.
• SAFE/یادداشت‌ها: طبقه‌بندی انتخابی خود را (بدهی یا حقوق صاحبان سهام) مستند کنید.

مثال policies.beancount:

; سیاست: مبنای تعهدی، درآمد معوقه و شناسایی ماهانه.
; سیاست: ارز کاربردی USD. سود/زیان FX از داده‌های هزینه/قیمت مشتق شده است.
; سیاست: دارایی‌های مشهود بالای ۲۵۰۰ دلار با استهلاک خط مستقیم ۳ ساله سرمایه‌گذاری می‌شوند.
; سیاست: SAFEها تا زمان تبدیل در یک دور قیمت‌گذاری شده به عنوان بدهی ثبت می‌شوند.

۱۲) عیب‌یابی سریع​

• درآمد در دفتر روزنامه منفی به نظر می‌رسد: این درست است! درآمد یک اعتبار است. گزارش‌های Fava آن را به عنوان یک عدد مثبت نمایش می‌دهند.
• مانده‌ها صفر نمی‌شوند: احتمالاً یک تراکنش ناقص دارید. ارقام یک تراکنش باید به صفر برسند. از نمای دفتر روزنامه Fava برای یافتن مقصر استفاده کنید. به عنوان یک اقدام موقت، می‌توانید یک ردیف تعادل به یک حساب Equity:Suspense اضافه کنید تا فایل معتبر شود، سپس علت اصلی را بررسی و رفع کنید.
• عدم تطابق FX: مطمئن شوید که برای تاریخ‌های مربوطه دستورالعمل‌های price دارید یا مبنای هزینه را در ارز عملیاتی خود مشخص می‌کنید، مانند 90.00 EUR {97.49 USD}.

۱۳) چه چیزهایی را خارج از دفتر کل ردیابی کنید (پیوندها را نگه دارید)​

Beancount برای تراکنش‌های مالی شما است، اما برخی از چیزها بهتر است در سیستم‌های اختصاصی مدیریت شوند. نکته کلیدی پیوند دادن به آن‌ها از دفتر کل خود است.

• جدول سرمایه: از Carta، Pulley یا یک صفحه گسترده استفاده کنید. به اسناد بستن امضا شده از تراکنش‌های تامین مالی خود در Beancount پیوند دهید.
• رضایت‌های هیئت مدیره، طرح سهام، گزارش‌های 409A: این‌ها را در یک مکان امن ذخیره کنید و فراداده link: را به تراکنش‌های سهام مربوطه اضافه کنید.
• اظهارنامه‌های مالیاتی: فایل‌های PDF نهایی را ذخیره کنید و از یک تراکنش بستن پایان سال به آن‌ها پیوند دهید.

فایل اولیه آماده کپی (همه در یک)​

اگر ترجیح می‌دهید قبل از گسترش به ساختار شامل، با یک فایل واحد شروع کنید، می‌توانید به سادگی محتویات فایل‌ها را از بخش‌های بالا در یک main.beancount بزرگ جای‌گذاری کنید. همیشه می‌توانید بعداً با رشد دفتر کل خود آن را بازسازی کنید.

این چارچوب یک پایه محکم و مقیاس‌پذیر برای امور مالی استارتاپ شما فراهم می‌کند. با نگه‌داشتن دفترهای خود در متن ساده تحت کنترل نسخه، شفافیت و کنترل بی‌نظیری به دست می‌آورید و شرکت خود را برای نظم و انضباط مالی از روز اول آماده می‌کنید.