Куда делись 90 миллиардов долларов из запасов? Руководство для малого розничного бизнеса по правильному учету товарных потерь

Зайдите в подсобку почти любого небольшого розничного магазина и задайте владельцу один вопрос: «Какой у вас уровень товарных потерь?» Большинство просто пожмут плечами. Некоторые назовут цифру наугад. Почти никто не назовет реальную цифру, потому что большинство мелких розничных продавцов обнаруживают товарные потери так же, как вы обнаруживаете протекающую трубу — когда ущерб уже нанесен, обычно в конце года, когда физический подсчет не сходится с учетными данными, и никто не может сказать почему.

Это расхождение — не ошибка округления. По отраслевым данным по предотвращению потерь, в последнем отчетном цикле розничные продавцы США потеряли от 90 до 112 миллиардов долларов из-за товарных потерь, а средний уровень потерь в розничном секторе сейчас составляет около 1,6% от продаж. Для магазина с годовым доходом в 800 000 долларов это примерно 12 800 долларов запасов, которые просто исчезли. Не возвращены. Не возмещены. Просто пропали, и часто не были записаны ничем более конкретным, чем «себестоимость проданных товаров в этом квартале оказалась немного выше».

Вот что действительно должно беспокоить владельцев малого бизнеса: большая часть этих потерь предотвратима, и почти все из них можно отследить — если вы готовы относиться к товарным потерям как к статье расходов, а не как к загадке.

Что на самом деле означает «товарные потери» (и почему этот термин их недооценивает)​

Товарные потери — это разница между тем, что, по данным вашего учета, должно быть на полке, и тем, что там на самом деле, когда вы проводите подсчет. Это звучит клинически, почти случайно — как будто запасы «усохли» сами по себе. В действительности, товарные потери — это общий термин для нескольких совершенно разных проблем, у каждой из которых свое решение:

• Магазинные кражи — внешнее воровство покупателями. На кассах самообслуживания уровень потерь составляет около 3,5% по сравнению с примерно 0,2% на кассах с персоналом, что кое-что говорит о том, где сосредоточена основная уязвимость.
• Кражи сотрудников — внутреннее воровство, включая прямое хищение и «лазейки для друзей» (предоставление друзьям несанкционированных скидок или бесплатных товаров путем манипуляций с POS-системой). Кражи сотрудников составляют почти 29% от общего объема потерь и в среднем составляют около 1 890 долларов за одну выявленную кражу.
• Организованная розничная преступность — профессиональные группы воров, нацеленные на перепродаваемые, дорогие товары, на долю которых приходится примерно 10% потерь в отрасли.
• Административные и операционные ошибки — ошибки в ценообразовании, неправильно отгруженные товары, ошибки при приемке, несписанный поврежденный товар и расхождения при циклическом подсчете. На эту категорию приходится около 20% потерь, и именно ее владельцы малого бизнеса могут исправить быстрее всего, потому что это не преступление, а пробел в процессах.
• Мошенничество поставщиков — недопоставки, расхождения в счетах-фактурах и выставление счетов за товары, которые так и не поступили.

В сумме примерно 70–75% всех потерь связаны с причинами, на которые малый бизнес может реально повлиять с помощью лучших процессов, а не просто лучших камер. Это переосмысливает всю проблему: товарные потери — это не столько проблема безопасности, сколько проблема бухгалтерского учета и операционной деятельности, замаскированная под проблему безопасности.

Настоящая ошибка: сокрытие потерь внутри себестоимости проданных товаров​

Вот где большинство мелких розничных продавцов ошибаются, и это не имеет ничего общего с предотвращением краж. Это бухгалтерская привычка.

Когда в конце года физический подсчет выявляет недостачу, проще всего тихо скорректировать счет актива «Товарно-материальные запасы» и позволить разнице уйти в «Себестоимость проданных товаров» (СПТ). Технически это не неправильно — потери действительно являются издержками ведения бизнеса и так или иначе относятся к СПТ. Но когда вы сбрасываете их в ту же самую «корзину» СПТ, что и фактические затраты на продукцию, вы теряете возможность их увидеть. Валовая прибыль выглядит немного ниже, чем должна быть, вы не можете понять, связана ли проблема с ценообразованием, закупками или кражами, и — что критически важно — у вас нет данных для принятия мер в следующем году.

Решение — простое структурное изменение: выделите потери на отдельный счет.

Вместо этого:

Дебет: Себестоимость проданных товаров          $500
Кредит: Товарно-материальные запасы                    $500

Делайте так:

Дебет: Расходы на товарные потери              $500
Кредит: Товарно-материальные запасы                    $500

Обе проводки уменьшают ваш актив «Товарно-материальные запасы» на одну и ту же сумму. Разница в том, что вторая проводка отображается отдельной строкой в вашем отчете о прибылях и убытках (или, по крайней мере, на отдельном помеченном счете, по которому вы можете формировать отчеты отдельно), так что в любой момент вы можете сформировать отчет и увидеть: сколько мы потеряли из-за потерь в этом квартале, и растет эта цифра или падает?

Несколько практических правил для правильного применения:

1. Фиксируйте потери в том периоде, когда они обнаружены, а не когда вы подозреваете, что они произошли. Если циклический подсчет в марте выявил расхождение, эта корректировка относится к мартовским книгам и сопоставляется с мартовской выручкой.
2. Различайте уценку и списание. Если поврежденные или устаревшие запасы все еще имеют некоторую перепродажную стоимость (дисконтная полка, распродажа ликвидационных товаров), уцените их до этой более низкой стоимости, а не до нуля. Если они действительно ничего не стоят — испорчены, уничтожены, не подлежат продаже — спишите их полностью.
3. Установите порог существенности. Расхождение в 40 долларов из-за неправильно подсчитанной коробки ручек не требует криминалистической экспертизы. Расхождение в 4 000 долларов по одному артикулу — требует. Заранее решите, какая сумма или процент расхождения требует более глубокого анализа, чтобы не относиться к каждому отклонению как к одинаково срочному.
4. По возможности указывайте причину потерь. Даже примерное разделение — «известное повреждение», «подозрение на кражу», «ошибка подсчета» — превращает ваш счет потерь из одной цифры в диагностический инструмент.

Подсчет: привычка, которая делает возможным все остальное​

Вы не можете отразить в учете то, что не измерили, и именно здесь большинство мелких розничных продавцов терпят неудачу еще до того, как дело доходит до бухгалтерии. Если ваш единственный подсчет запасов проводится раз в год — часто в спешке, часто после закрытия, часто то, что все ненавидят — вы не управляете потерями, вы просто фиксируете их постфактум.

Физическая инвентаризация (подсчет всего, как правило, один или два раза в год) по-прежнему необходима для отчетности на конец года и для налоговых целей. Но это грубый инструмент: к тому времени, как вы обнаружите расхождение, оно могло накапливаться в течение одиннадцати месяцев, и у вас нет возможности узнать, когда это произошло и почему.

Циклический подсчет — подсчет части запасов по скользящему графику в течение года — это практика, которая на самом деле выявляет проблемы, пока они еще малы и поддаются отслеживанию. Практический подход для небольшого магазина:

• Ранжируйте свои товарные позиции (SKU) по стоимости или оборачиваемости (классическое разделение «ABC»): ваши топ-20% товаров по выручке или оборачиваемости подсчитываются ежемесячно, средний уровень — ежеквартально, а медленно оборачиваемые — раз или два в год.
• Делайте подсчеты небольшими. Десять-двадцать товарных позиций в неделю достаточно, чтобы выявить реальную закономерность, не превращая это в работу на полставки.
• Сравнивайте каждый циклический подсчет с книжным количеством немедленно, а не в конце месяца. Расхождение, которое вы исследуете на той же неделе, можно решить; то, которое вы исследуете три месяца спустя, — это просто догадка.
• Записывайте каждое расхождение в надежное место — хотя бы в простую электронную таблицу с датой, артикулом, ожидаемым количеством, фактическим количеством и предполагаемой причиной — прежде чем оно будет скорректировано в книгах. Этот журнал превращает «мы потеряли немного запасов» в «мы теряем больше всего запасов в категории X, в течение двух недель после проведения акции», а это уже понимание, на основе которого можно действовать.

Это как раз тот вид учета, для которого и создан бухгалтерский учет в виде открытого текста с контролем версий. Когда ваши проводки по потерям хранятся в текстовой главной книге, каждая корректировка имеет временную метку, является атрибутированной и позволяет проводить сравнение — вы буквально можете видеть историю каждой сделанной вами корректировки запасов, какой счет она затронула и когда. Это совершенно иной опыт по сравнению с копанием в журнале аудита программы-«черного ящика» в попытке восстановить, что произошло шесть месяцев назад. Beancount.io дает вам именно такой прозрачный учет для каждой корректировки запасов, наряду с остальными вашими книгами.

На чем действительно сосредоточиться при ограниченном времени и бюджете​

У владельцев малого розничного бизнеса нет отделов по предотвращению потерь. У вас есть, возможно, несколько часов в месяц, чтобы потратить на это. Вот где эти часы принесут наибольшую отдачу:

Сначала устраните уязвимость на кассах самообслуживания, если они у вас есть. Разрыв между потерями на кассах самообслуживания (примерно 3,5%) и на кассах с персоналом (примерно 0,2%) огромен. Если у вас есть кассы самообслуживания, даже легкие меры — видимое видеонаблюдение, выборочная проверка чеков, верификация веса при оплате — закрывают непропорционально большую часть разрыва по сравнению с затраченными усилиями.

Сначала устраните административные ошибки, а затем кражи. Заманчиво сосредоточиться на кражах, потому что они кажутся «настоящей» проблемой, но примерно 20% потерь, вызванных ошибками в ценообразовании, ошибками при приемке и расхождениями в подсчетах, исправить легче всего, и они наименее эмоционально заряжены. Стандартизация процесса приемки — проверка каждой поставки по упаковочному листу до того, как товар попадет на полку — сама по себе закрывает удивительную часть разрыва.

Относитесь к кражам сотрудников серьезно, но соразмерно. «Лазейки для друзей» и манипуляции с кассой трудно обнаружить без целенаправленного поиска закономерностей: необычные отмены, необычные скидки от конкретного сотрудника, необычный объем возвратов, привязанный к одной кассе. Большинство POS-систем могут генерировать отчет об исключениях для этих закономерностей — если ваша может, просматривайте его ежемесячно. Это не требует обвинения кого-либо; это просто требует знания цифр.

Не игнорируйте документооборот по поставкам от поставщиков. Недопоставка, которая никогда не была зафиксирована, в ваших книгах выглядит так же, как потери на ваших собственных полках. Сверка записей о приемке со счетами-фактурами закрывает это слепое пятно без каких-либо технологий предотвращения потерь.

Суть​

Товарные потери — это не статья расходов, которую вы списываете раз в год и забываете. Это постоянный сигнал о том, где ваша операция теряет деньги — и, как любой сигнал, он полезен только в том случае, если вы на самом деле записываете его так, чтобы можно было оглянуться назад. Продавец, который учитывает потери на отдельном счете и проводит инвентаризацию по скользящему графику, имеет приборную панель. Продавец, который прячет их в себестоимости проданных товаров и проводит инвентаризацию раз в год, имеет сюрприз.

Держите ваши товарные потери на виду, а не в тени​

Если прямо сейчас потери где-то скрываются в вашей себестоимости проданных товаров, вы не одиноки — это стандартная практика, а не исключение. Бухгалтерский учет в виде открытого текста от Beancount.io позволяет легко выделить товарные потери на отдельный отслеживаемый счет, так что каждая корректировка будет прозрачной, с контролем версий и легкой для последующего аудита, вместо того чтобы исчезать в одной единственной цифре СПТ. Начните бесплатно и точно увидите, куда уходят ваши деньги, вложенные в запасы.