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Se você opera como uma empresa S, entender como lidar adequadamente com os prêmios de seguro saúde pode economizar milhares de dólares em impostos a cada ano. No entanto, as regras para proprietários de empresas S são diferentes das de outras estruturas de negócios, e errar pode custar deduções ou desencadear uma auditoria.

A Regra do Acionista de 2%: O Que Você Precisa Saber​

O IRS (Receita Federal dos EUA) tem uma regra especial para acionistas de empresas S que possuem mais de 2% da empresa. Ao contrário dos funcionários regulares, esses acionistas não podem receber seguro saúde como um benefício marginal isento de impostos. Em vez disso, quaisquer prêmios pagos em seu nome devem ser declarados como salários tributáveis.

Isso pode parecer uma má notícia, mas há um lado bom: tanto a empresa S quanto o acionista ainda podem se beneficiar de deduções fiscais, apenas por meio de um processo diferente.

Como Funciona: A Perspectiva da Empresa S​

Quando sua empresa S paga prêmios de seguro saúde para um acionista com mais de 2%, veja o que acontece:

A empresa pode deduzir os prêmios como uma despesa comercial, de forma semelhante a como deduziria os salários regulares. Isso reduz o rendimento tributável da empresa S.

Os prêmios devem ser adicionados aos salários W-2 do acionista na Caixa 1 (salários tributáveis). No entanto, esses valores não estão sujeitos aos impostos da Seguridade Social e Medicare (FICA) ou aos impostos federais de desemprego (FUTA), o que proporciona alguma economia de impostos sobre a folha de pagamento.

A empresa S deve ter estabelecido o plano de seguro saúde e pagar os prêmios diretamente ou reembolsar o acionista sob um plano de prestação de contas.

Como Funciona: A Perspectiva do Acionista​

Como um acionista-funcionário, você declarará os prêmios de seguro saúde como renda no seu W-2, mas poderá reivindicá-los de volta por meio da dedução de seguro saúde para autônomos na sua declaração de imposto de renda pessoal (Formulário 1040, Anexo 1).

Esta dedução é considerada "acima da linha", o que significa que você pode reivindicá-la mesmo que não detalhe as deduções. Isso é valioso porque:

• Reduz sua renda bruta ajustada (AGI)
• Diminui sua responsabilidade tributária geral
• Pode qualificá-lo para outros benefícios fiscais baseados na renda

O efeito líquido é que você essencialmente atinge o ponto de equilíbrio nos impostos de renda para os prêmios, enquanto a empresa S economiza nos impostos sobre a folha de pagamento.

Empresas S Apenas com Acionistas-Funcionários​

Se sua empresa S não tiver funcionários além dos acionistas, você não pode estabelecer um plano de seguro saúde em grupo. Em vez disso, você deve:

1. Adquirir uma apólice de seguro saúde individual ou familiar em seu próprio nome
2. Fazer com que a empresa S o reembolse pelos prêmios, ou fazer com que a empresa pague os prêmios diretamente
3. Declarar os prêmios como salários no seu W-2
4. Reivindicar a dedução de seguro saúde para autônomos na sua declaração pessoal

Este acordo ainda oferece benefícios fiscais, mas requer documentação cuidadosa para garantir que o IRS aceite suas deduções.

Empresas S com Funcionários que Não São Acionistas​

Quando sua empresa S tem funcionários que não são acionistas, você pode estabelecer um plano de seguro saúde em grupo. Funcionários que não são acionistas podem receber seguro saúde como um benefício isento de impostos, assim como os funcionários de qualquer outra empresa.

Os acionistas podem ser incluídos neste plano de grupo, mas as regras especiais ainda se aplicam:

• Os prêmios para acionistas devem ser declarados como salários tributáveis no seu W-2
• Os acionistas reivindicam a dedução de seguro saúde para autônomos nas suas declarações pessoais
• Funcionários que não são acionistas recebem o benefício isento de impostos

Isso cria um sistema de dois níveis dentro do seu plano de seguro saúde, o que requer administração e manutenção de registros cuidadosas.

Requisitos e Limitações Importantes​

Para reivindicar com sucesso as deduções de seguro saúde como proprietário de uma empresa S, você deve atender a vários requisitos:

A empresa S deve pagar os prêmios. Você não pode pagar os prêmios pessoalmente e, em seguida, tentar deduzi-los como uma despesa comercial. A empresa deve pagar a seguradora diretamente ou reembolsá-lo por meio de um acordo de reembolso adequado.

Você não pode deduzir mais do que ganha. A dedução de seguro saúde para autônomos é limitada aos seus ganhos líquidos da empresa S. Se seus salários são de US$50.000, mas seus prêmios são de US$ 60.000, você só pode deduzir US$ 50.000.

A documentação adequada é essencial. Mantenha registros de todos os pagamentos de prêmios, declarações W-2 e acordos de reembolso. O IRS examina essas deduções minuciosamente, portanto, uma boa manutenção de registros é crucial.

O tempo é importante. A empresa S deve estabelecer o plano de seguro saúde durante o ano fiscal, e você deve estar ativamente envolvido nos negócios para reivindicar a dedução.

Etapas Práticas para a Implementação​

Se você deseja começar a aproveitar as deduções de seguro saúde como proprietário de uma empresa S, siga estas etapas:

1. Escolha o plano de seguro saúde certo. Se você tem funcionários que não são acionistas, pesquise planos de grupo. Se você é um proprietário individual, procure planos individuais que atendam às suas necessidades.

2. Configure um sistema de pagamento ou reembolso. Decida se a empresa S pagará os prêmios diretamente à seguradora ou o reembolsará. Documente este acordo claramente.

3. Coordene com seu provedor de folha de pagamento. Garanta que eles entendam que os prêmios de seguro saúde devem ser adicionados aos salários W-2 do acionista, mas excluídos dos cálculos do FICA e do FUTA.

4. Rastreie tudo com cuidado. Mantenha registros de todos os pagamentos de prêmios, reembolsos e documentos da apólice de seguro.

5. Trabalhe com um profissional tributário. Dada a complexidade dessas regras, ter um contador ou consultor tributário qualificado para revisar sua configuração pode evitar erros dispendiosos.

Erros Comuns a Evitar​

Muitos proprietários de empresas S cometem estes erros ao lidar com o seguro saúde:

Não declarar os prêmios no W-2. Este é um dos erros mais comuns. Se você não adicionar os prêmios aos seus salários W-2, o IRS pode negar sua dedução inteiramente.

Tentar fazer a dedução sem a devida ação da empresa S. A empresa deve formalmente estabelecer e pagar o plano de seguro. Pagamentos pessoais que não são devidamente reembolsados não se qualificam.

Confundir a dedução de seguro saúde para autônomos com despesas médicas detalhadas. Estas são deduções diferentes com regras e limitações diferentes.

Não ajustar para a dedução ao calcular os impostos estimados. Como a dedução reduz seu AGI, ela deve ser considerada nos seus pagamentos trimestrais de impostos estimados.

Conclusão​

Embora as regras de seguro saúde para empresas S sejam mais complexas do que as para empresários individuais ou sociedades, elas ainda oferecem vantagens fiscais significativas. Ao estruturar adequadamente seu acordo de seguro saúde e manter registros precisos, você pode reduzir sua responsabilidade tributária corporativa e pessoal.

A chave é entender que os prêmios de seguro saúde fluem por meio de duas declarações de impostos - primeiro como uma dedução para a empresa S e salários para o acionista, depois como uma dedução na declaração pessoal do acionista. Quando tratado corretamente, isso cria uma situação vantajosa para todos que reduz sua carga tributária geral, ao mesmo tempo em que fornece cobertura de saúde essencial para você e sua família.

Lembre-se, as leis tributárias mudam regularmente, e sua situação específica pode ter considerações únicas. Sempre consulte um profissional tributário qualificado para garantir que você esteja maximizando suas deduções, permanecendo em total conformidade com as regulamentações do IRS.