Se você contratou alguém no último ano, você preencheu um Formulário I-9 — verifique os documentos, assine, arquive. Em um número crescente de estados, isso não é mais suficiente. Você também deve registrar o novo funcionário no E-Verify, o sistema federal de verificação eletrônica, e deve fazê-lo dentro de três dias após a contratação. Em 2026, dois estados do Meio-Oeste e do Sul estão expandindo esse requisito de grandes empregadores para todos.
Legisladores da Flórida avançaram com o Projeto de Lei 197 para expandir o E-Verify de empregadores privados com 25 ou mais funcionários para todos os empregadores privados no estado. A Lei FAIRNESS de Indiana entra em vigor em 1º de julho de 2026, cobrindo todos os empregadores, independentemente do tamanho, com multas civis de até US$ 10.000 e a possibilidade de consequências na licença comercial para violações repetidas. Para uma pequena empresa que nunca se cadastrou, a curva de aprendizado é curta, mas a penalidade por não cumprir não é.
Aqui está o mapa de 2026 e o fluxo de trabalho do primeiro dia.
O Mapa do Mandato em Expansão
A lei federal exige o Formulário I-9 para cada contratação, mas não exige que empregadores privados usem o E-Verify — o cadastro é voluntário em nível federal, a menos que você seja um contratante federal. Os estados preenchem essa lacuna.
A partir de 2026, nove estados exigem que todos ou quase todos os empregadores usem o E-Verify (Alabama, Arizona, Flórida para 25+ e público, Geórgia 10+, Mississippi, Carolina do Norte 25+, Carolina do Sul todos os empregadores, e outros), enquanto uma segunda onda está ampliando:
- Flórida: Desde 2023, empregadores privados com 25+ funcionários devem usar o E-Verify dentro de três dias úteis após a contratação e reter registros de verificação por três anos. Empregadores públicos e contratantes de qualquer porte são cobertos desde 2021. O HB 197, avançado em comitê no início de 2026, removeria o limite de 25 funcionários e exigiria que todos os empregadores privados se cadastrassem — passando de um quadro misto voluntário/somente I-9 para um mandato uniforme para reduzir brechas percebidas. Versões anteriores em 2025, que teriam entrado em vigor em 1º de julho de 2025, morreram no Comitê de Regras do Senado após oposição empresarial quanto a treinamento e custo; o impulso de 2026 é a tentativa renovada.
- Lei FAIRNESS de Indiana: Vigente a partir de 1º de julho de 2026, todos os empregadores são cobertos — sem isenção para pequenas empresas. A lei exige E-Verify após a revisão de documentos de residência e identificação aceitáveis, com multas civis de até US 25.000 por violação), e projetos de lei em Idaho, Montana e Texas propondo cobertura para todos os empregadores.
A tendência é se afastar dos limites. Onde os estados antes definiam cortes de 10, 25 ou 100 funcionários, as novas propostas espelham a lógica do HB 197 da Flórida: a aplicação uniforme é mais simples de fiscalizar e elimina o incentivo de permanecer logo abaixo do limite.
O Que Você Deve Fazer para Cada Novo Funcionário
O cadastro é um passo; o fluxo de trabalho por contratação é onde a conformidade é ganha ou perdida:
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Preencha o Formulário I-9 corretamente e dentro do prazo. O E-Verify não substitui o I-9. Você ainda deve examinar fisicamente (ou por meio de um representante autorizado sob a alternativa remota) os documentos, registrá-los no I-9 e assinar. Erros comuns — aceitar documentos vencidos, não preencher a data da declaração do funcionário ou usar a versão errada do I-9 — causam não confirmações provisórias que atrasam a verificação.
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Crie o caso E-Verify dentro de três dias úteis após a contratação. O relógio começa no primeiro dia de trabalho para fins de pagamento, não na data da oferta. A criação tardia do caso é em si uma violação, mesmo que o funcionário seja eventualmente confirmado.
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Resolva as não confirmações provisórias prontamente. Uma TNC não significa que o funcionário não está autorizado — geralmente reflete uma incompatibilidade de nome (nome de solteira vs. casada, hifenização) ou um atraso no banco de dados do DHS/SSA. Notifique o funcionário, forneça o Aviso de Ação Adicional e permita que ele conteste. Não demita, suspenda ou remaneje com base apenas em uma TNC.
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Não use E-Verify antes da contratação ou para reverificação. Pré-selecionar candidatos por meio do E-Verify e reverificar um funcionário existente sem um evento qualificador (por exemplo, autorização de trabalho expirando) viola as regras do programa e pode desencadear investigações de discriminação.
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Retenha registros. A regra de 25+ da Flórida já exige retenção por três anos; a Lei FAIRNESS e a maioria dos outros mandatos impõem retenção semelhante de três anos. Mantenha o I-9, o resultado do caso E-Verify e as cópias dos documentos (se você optar por copiá-los) juntos, mas armazene-os separadamente do arquivo pessoal para limitar o acesso.
O Custo de Não Cumprir
As penalidades estaduais agora superam o custo administrativo do cadastro:
- Indiana: Até US$ 10.000 por violação, com consequências para as operações comerciais em casos de padrões de violações
- Ohio (construção): Até US$ 25.000 por violação
- Flórida (sob a lei atual de 25+): Impedimento de contratos estaduais e fiscalização por meio de auditorias aleatórias do Departamento de Comércio; o HB 197 estenderia essa exposição a todos os empregadores
Além das multas, o risco operacional é uma pausa nas contratações. Um empregador flagrado em violação pode ser obrigado a se cadastrar e a verificar todos os funcionários existentes contratados após uma determinada data, criando uma carga de trabalho retroativa durante uma investigação.
O risco de discriminação federal também aumenta com o uso descuidado do E-Verify. Verificar seletivamente com base em nome, sotaque ou aparência, ou usar o E-Verify para pré-seleção, viola as disposições antidiscriminação aplicadas pela Seção de Direitos do Imigrante e do Empregado do Departamento de Justiça.
Uma Configuração de Conformidade de Cinco Minutos
Se você não se cadastrou, faça-o antes da próxima contratação, não depois:
- Cadastre-se em e-verify.gov — escolha o método de acesso do empregador (direto ou por meio de um agente empregador do E-Verify se quiser que um provedor execute os casos)
- Designe e treine um ou dois usuários — o tutorial e a verificação de conhecimento levam menos de uma hora
- Atualize sua carta de oferta e lista de verificação de integração para incluir o I-9 + caso E-Verify dentro de três dias úteis
- Adicione um lembrete no calendário para três anos de retenção e para lembretes de reverificação em autorizações de trabalho com prazo limitado
- Adicione uma nota de não discriminação à política de contratação: E-Verify para cada novo funcionário, sem exceções, sem pré-seleção
Essa configuração é a mesma se você tem dois funcionários ou duzentos — exatamente por isso os estados estão avançando para a cobertura universal. Os menores empregadores não estão mais isentos da expectativa.
Mantenha Seus Registros de Contratação Auditáveis
A conformidade com o E-Verify não é um cadastro único — é uma disciplina por contratação que deve ser rastreável: quem preencheu o I-9, quando o caso foi criado, qual foi o resultado e onde os registros estão armazenados. Uma lista de verificação de contratação que force a criação do caso em três dias e uma autoauditoria trimestral dos registros de I-9 e casos E-Verify pega os envios atrasados e as incompatibilidades de nome antes que um auditor o faça.
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