Als uw Panamese bedrijf meer dan ongeveer $3.000 per maand factureert, is het gratis elektronische facturatiehulpmiddel van de belastingdienst niet langer voor u bestemd. Met ingang van 1 januari 2026 beperkt het Directoraat-Generaal der Belastingen (DGI) van Panama zijn gratis factureerder tot bedrijven met een bruto jaarinkomen van B/.36.000 of minder die niet meer dan 100 elektronische documenten per maand uitgeven. Overschrijd een van beide grenzen en u moet elke factuur via een betaalde Geautoriseerde Gekwalificeerde Aanbieder — een PAC — laten verlopen, of uw eigen door de DGI gecertificeerde facturatiesysteem gebruiken.
De balboa wordt één-op-één verhandeld met de Amerikaanse dollar, dus B/.36.000 is ruwweg $36.000 per jaar. Dat is een zeer laag plafond: een freelancer die $3.000 per maand factureert, een restaurant op de hoek, een dienstverlenend bedrijf met twee personen — allemaal komen ze erboven uit. Als u tot nu toe met plezier facturen hebt uitgegeven via het gratis portaal van de DGI, legt deze gids uit wat er is veranderd, hoe u kunt vaststellen of de nieuwe limieten u treffen, en hoe u kunt migreren zonder uw facturatie te onderbreken.
Wat is er veranderd op 1 januari 2026
De elektronische facturatie van Panama draait op het Panama Electronic Invoicing System (SFEP), gebouwd op Wet 256 van 2021 en Uitvoeringsbesluit 766 van 2020. Binnen het SFEP zijn er altijd twee manieren geweest om een factuur uit te geven: de gratis factureerder van de DGI (Facturador Gratuito), een kosteloos webtool, en de PAC-modaliteit, waarbij een particuliere aanbieder die door de DGI is geautoriseerd elk van uw belastingdocumenten valideert.
Tot voor kort was de gratis factureerder ruimhartig. Belastingplichtigen met een jaaromzet tot ongeveer B/.1 miljoen, die ongeveer 200 documenten per maand of minder uitgaven, konden deze onbeperkt gebruiken. Dat maakte het de standaardkeuze voor de meeste kleine bedrijven.
Resolutie nr. 201-6299, uitgegeven op 29 juli 2025 en gepubliceerd in het Officieel Staatsblad nr. 30350 op 25 augustus 2025, herschreef die voorwaarden. Vanaf 1 januari 2026 mogen alleen belastingplichtigen die aan beide van de volgende voorwaarden voldoen de gratis factureerder blijven gebruiken:
- Bruto jaarinkomen van maximaal B/.36.000 (ongeveer $36.000)
- Niet meer dan 100 elektronische documenten per maand
Iedereen boven een van beide drempels moet migreren naar een PAC of een eigen door de DGI gecertificeerd elektronisch facturatiesysteem implementeren. Overheidsinstanties die de gratis factureerder nodig hebben, vormen de enige genoemde uitzondering, zonder maandelijkse documentlimiet. Let op de richting van de beweging: Panama breidt de verplichte e-facturatie al jaren uit — nieuwe RUC-registraties sinds 2022, leveranciers van de overheid, onafhankelijke professionals zoals advocaten en accountants in 2024 — en deze resolutie duwt het grootste deel van het resterende volume van kleine bedrijven naar gesuperviseerde particuliere infrastructuur.
Treffen de nieuwe limieten u?
De toets heeft twee onderdelen, en het falen op een van beide haalt u van het gratis hulpmiddel af.
Het omzetonderdeel: B/.36.000 bruto jaarinkomen
Pak uw bruto-inkomen van 2025 erbij — niet winst, niet netto, bruto facturatie. Als het B/.36.000 overschrijdt, hoort u bij een PAC. Omdat de balboa aan de dollar is gekoppeld, is het hoofdrekenen eenvoudig: $36.000 per jaar is $3.000 per maand, of ongeveer $690 per week. Een parttime consultant met twee retainers kan die lat al halen.
De praktische pijn is dat veel bedrijven die door deze regel worden getroffen zichzelf niet beschouwen als "groot genoeg" voor bedrijfsfacturatiesoftware. Misschien hebt u drie werknemers en een spreadsheet. De DGI geeft niet om het aantal werknemers — bruto-omzet is de trigger.
Het volumeonderdeel: 100 documenten per maand
Zelfs als uw omzet onder het plafond blijft, diskwalificeert het uitgeven van meer dan 100 elektronische documenten in een maand u van de gratis factureerder. Tel alles mee wat het SFEP als een uitgegeven document beschouwt: facturen plus elektronische credit- en debetnota's. Een bedrijf met lage prijzen en hoog volume — een lunchcounter, een drukkerij, een reparatieservice die tientallen kleine bonnen per week uitschrijft — kan de volumelimiet raken terwijl het ver onder de omzetlimiet blijft.
Bereken beide getallen nu, niet aan het einde van het jaar. Exporteer uw maandelijkse documentaantallen van 2025 uit het SFEP-portaal en vergelijk ze met de grens van 100 documenten, en stem uw bruto facturatie af tegen de grens van B/.36.000. Als een van beide getallen dichtbij ligt, plan de migratie dan toch: halverwege het jaar de drempel ingroeien en met enkele dagen kennisgeving naar een aanbieder moeten zoeken, is de slechtste manier om dit te doen.
Wat een PAC daadwerkelijk doet
PAC staat voor Proveedor Autorizado Calificado — Geautoriseerde Gekwalificeerde Aanbieder. Het is een particulier bedrijf dat de DGI bij resolutie heeft getoetst en geautoriseerd om elektronische belastingdocumenten namens de belastingdienst te valideren. Panama gebruikt een clearance-model, wat betekent dat een factuur geen fiscale geldigheid heeft totdat deze vóór levering aan uw klant is geautoriseerd. De stroom ziet er als volgt uit:
- Uw systeem genereert de factuur als een XML-document volgens het technische specificatieblad van de DGI.
- U ondertekent het met uw gekwalificeerde elektronische handtekening, uitgegeven onder een digitaal certificaat dat is goedgekeurd door het Nationaal Directoraat voor Elektronische Handtekeningen.
- Het ondertekende document gaat naar uw PAC, die het toetst aan de technische norm.
- De PAC verleent de autorisatie voor gebruik en het document ontvangt zijn CUFE — de Unieke Code voor Elektronische Facturatie — die iedereen tegen de DGI kan verifiëren.
- U genereert de CAFÉ, de voor mensen leesbare bon, om af te drukken of naar uw klant te sturen.
Als uw verbinding wegvalt of de PAC een storing heeft, kunnen facturen in contingency-modus worden uitgegeven en ter validatie worden ingediend zodra de dienst is hersteld. Correcties verlopen via elektronische credit- en debetnota's in plaats van bewerkte of verwijderde facturen — elk document blijft in het auditspoor.
Het SFEP ondersteunt tot 1.000 regelitems per factuur, dus zelfs bedrijven met lange bonnen passen in het formaat. En een PAC-relatie is in principe niet exclusief: uitgevers contracteren de diensten van ten minste één PAC, en grotere operaties houden soms een reserve aan.
Wat gebeurt er als u de migratie negeert
Twee gevolgen, een administratief en een commercieel.
Ten eerste, toegang. De DGI heeft de toegang tot de gratis factureerder uitgeschakeld voor belastingplichtigen die de nieuwe limieten overschrijden, waardoor het SFEP-portaal voor hen onbruikbaar is totdat de migratie naar een PAC is voltooid. Een bedrijf dat dit ontdekt op de ochtend dat het een klant moet factureren, zit vast: het kan geen geldige factuur uitgeven via het portaal dat het altijd heeft gebruikt, en het onboarden van een PAC duurt minstens dagen.
Ten tweede, geldigheid. Een elektronische factuur die nooit haar autorisatie voor gebruik ontvangt, heeft geen fiscale status. Uw klant kan de uitgave niet onderbouwen, u kunt de opbrengst niet onderbouwen, en het gat komt aan het licht zodra een van beide partijen wordt doorgelicht. Papieren omwegen helpen niet — belastingplichtigen onder de e-facturatiemandaat hebben doorgaans een vrijstelling van fiscale apparatuur, wat betekent dat de oude machines ook geen juridische terugvaloptie zijn.
Kortom, dit is geen deadline waarop u een boete kunt betalen en vergeten. Zonder een werkend facturatiekanaal kunt u niet factureren.
Hoe u in zes stappen migreert
1. Bevestig uw getallen
Rond de twee bovenstaande toetsen af: bruto jaarinkomen van 2025 en het hoogste maandelijkse documentaantal. Bewaar de exports — uw accountant wil ze hebben, en ze beslechten elke vraag over bij welke modaliteit u hoort.
2. Regel uw gekwalificeerde elektronische handtekening
Elke uitgever heeft een gekwalificeerd elektronisch handtekeningcertificaat nodig van een aanbieder die is gecertificeerd door het Nationaal Directoraat voor Elektronische Handtekeningen van het Openbaar Register. Als u via de gratis factureerder hebt gefactureerd, hebt u er waarschijnlijk al een — controleer nu de vervaldatum, want de onboarding bij een PAC loopt vast zonder geldig certificaat. Als u nieuw door de mandatering wordt getroffen, vraag dan vroeg aan: identiteitsverificatie en uitgifte kosten tijd.
3. Kies een PAC uit de geautoriseerde lijst van de DGI
Alleen aanbieders die de DGI bij resolutie heeft geautoriseerd, kunnen uw documenten valideren. Vraag kandidaten naar hun autorisatieresolutienummer en bevestig dit tegen de gepubliceerde lijst van de DGI. Beoordeel vervolgens op criteria voor kleine bedrijven die er voor u echt toe doen:
- Prijsmodel. De meeste PAC's verkopen maandabonnementen in tiers op basis van documentvolume, soms met een toeslag per document. Stem uw maandelijkse aantal af op de tier — een bedrijf dat 150 documenten per maand uitgeeft, moet niet betalen voor een plan van 5.000 documenten.
- Integratie. Als u boekhoud- of kassasoftware gebruikt, vraag dan of de PAC daarmee verbindt of alleen een handmatig webportaal biedt. Een PAC met alleen een portaal herschept de gratis factureerder tegen een maandelijkse vergoeding.
- Afhandeling van noodgevallen. Vraag precies wat er gebeurt tijdens een storing: hoe contingency-modus wordt geactiveerd, hoe opgebouwde documenten worden ingediend, en wie de wachtrij bewaakt.
- Ondersteuning in uw taal en op uw tijden. Wanneer facturatie uitvalt, hebt u een mens nodig die tijdens uw werkdag opneemt.
4. Budgetteer de werkelijke kosten
De vraagprijs is het PAC-abonnement, maar de volledige migratiekosten omvatten het elektronische handtekeningcertificaat (meestal een jaarlijkse vergoeding), eventueel integratiewerk met uw boekhoudsysteem, en personeelstijd voor training. Aan de andere kant van de balans zijn PAC-kosten een gewone bedrijfsuitgave — en bedrijven die het uitgeven van facturen integreren met hun boekhouding verdienen de kosten meestal terug in uren die niet langer worden besteed aan het overtypen van facturen in de boeken.
5. Registreer en voer een parallelle test uit
Voltooi uw SFEP-registratie-updates, koppel uw PAC, en geef testdocumenten uit voordat u overstapt. Verifieer de volledige keten op een echte factuur: XML-generatie, handtekening, PAC-autorisatie, CUFE-toewijzing, en CAFÉ-levering aan een welwillende klant. Bevestig dat uw klant de CUFE kan valideren. Schakel pas dan uw live facturatie over naar het nieuwe kanaal.
6. Meld apparatuurwijzigingen aan de DGI indien van toepassing
Als uw opzet eerder fiscale apparatuur omvatte, vereisen de voorschriften dat u de DGI op de hoogte stelt wanneer deze wordt vervangen. De meeste gebruikers van de gratis factureerder die naar een PAC migreren, zullen geen apparatuur hebben om af te danken, maar bevestig dit met uw accountant in plaats van het aan te nemen.
Fouten die kleine migreerders laten struikelen
Wachten tot de maand waarin u een limiet overschrijdt. Onboarding bij een PAC omvat contracten, certificaten, registratie, integratie en testen. Beginnen wanneer u al bent buitengesloten van de gratis factureerder betekent dagen van ongefactureerd werk.
Alleen facturen tellen. Credit- en debetnota's tellen mee voor de maandelijkse grens van 100 documenten. Bedrijven met frequente retouren, kortingen of correcties raken het volumeplafond eerder dan hun factuuraantal doet vermoeden.
Het handtekeningcertificaat laten verlopen. Een verlopen certificaat stopt de uitgifte net zo volledig als een ontbrekend PAC-contract. Zet de verlengdatum in uw agenda op de dag dat u migreert.
Een aanbieder inhuren die niet door de DGI is geautoriseerd. Software die mooie PDF's genereert is geen PAC. Als de leverancier geen DGI-autorisatieresolutie kan tonen, hebben zijn documenten geen fiscale geldigheid, hoe professioneel ze er ook uitzien.
Migratie behandelen als een IT-taak in plaats van een boekhoudtaak. De PAC verandert hoe omzet in uw boeken komt — documentnummering, timing van autorisatie, contingency-achterstanden en de vergoeding zelf hebben allemaal een plek nodig in uw rekeningschema. Houd uw accountant vanaf stap één op de hoogte.
Houd uw facturatie en uw boeken in sync
Een PAC-integratie is in de kern een boekhoudkundige upgrade vermomd als een compliance-klus. Elke factuur die uw bedrijf uitgeeft, verloopt nu via een gevalideerd, genummerd, van een tijdstempel voorzien kanaal met een CUFE die uw accountant onafhankelijk kan verifiëren. Bedrijven die die feed rechtstreeks in hun boekhouding laten lopen — in plaats van aan het einde van de maand portaalgegevens over te typen — sluiten hun boeken sneller af en stappen elke DGI-doorlichting binnen met een grootboek dat document voor document overeenkomt met de eigen administratie van de belastingdienst.
Houd ook de migratiekosten netjes bij: PAC-abonnementskosten, het handtekeningcertificaat en integratiewerk verdienen elk hun eigen uitgavenregels, zodat u kunt zien wat conforme facturatie u per jaar werkelijk kost.
Vereenvoudig uw financieel beheer
Terwijl u uw facturatie naar een PAC verplaatst, is het essentieel om naast uw gevalideerde documenten duidelijke financiële administratie bij te houden. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen vendor lock-in. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.
