Je verkoopt goederen aan een ander geregistreerd bedrijf in Lomé. Je stelt de factuur op, overhandigt deze en archiveert je kopie. Die routine werkt al jaren — maar de juridische grond eronder is net verschoven. Togo's Belastingwet voor 2026 (Loi de finances, exercice 2026) introduceert een verplichte gecertificeerde elektronische facturering voor zakelijke transacties, en geeft het Office Togolais des Recettes (OTR) de bevoegdheid om je transactiegegevens in realtime of periodiek te ontvangen. De gedetailleerde tijdlijnen moeten nog bij ministeriële regeling worden vastgesteld, maar het kader is nu wet — en bedrijven die wachten tot de deadline-aankondiging om te beginnen met voorbereiden, zijn degenen die in de problemen komen.
Deze gids legt uit wat de nieuwe verplichting dekt, wie erdoor geraakt wordt, wat "gecertificeerd" in de praktijk betekent, en welke concrete stappen een klein bedrijf nu al kan nemen terwijl de gestandaardiseerde papieren factuur tijdelijk nog in gebruik is.
Wat de Belastingwet 2026 Echt Heeft Veranderd
De belangrijkste wijziging is eenvoudig: Togo heeft nu een juridisch kader voor verplichte gecertificeerde e-facturering. De belangrijkste elementen:
- Reikwijdte is B2B. De verplichting geldt voor transacties waarbij een btw-plichtige goederen of diensten levert aan een andere btw-plichtige. Consumentenverkoop valt erbuiten — dit is strikt business-to-business.
- "Gecertificeerde elektronische factuur" wordt breed gedefinieerd. Het betekent elke factuur die elektronisch wordt gecreëerd, verzonden, ontvangen en gearchiveerd, ongeacht de gebruikte oplossing of techniek — zolang deze voldoet aan de toepasselijke wettelijke en regelgevende vereisten. De wet sluit je niet op in één leverancier of één technologie.
- De OTR beheert het systeem. De belastingdienst zal een nationaal e-factureringsplatform oprichten en kan ook particuliere platforms goedkeuren. In beide gevallen is de OTR bevoegd om transactiegegevens elektronisch te ontvangen, in realtime of periodiek.
- Details volgen later. De implementatiemodaliteiten en -tijdlijnen worden vastgesteld bij regelgevende besluiten van de minister van Financiën. Houd OTR-kennisgevingen en ministeriële besluiten in de gaten — daar verschijnen de daadwerkelijke livegangdatums.
- Papier blijft voorlopig bestaan. In afwachting van de effectieve implementatie blijft de bestaande gestandaardiseerde papieren factuur in gebruik. Dit is een overgangsvenster, geen uitstel — gebruik het om je voor te bereiden.
Kortom: de bestemming staat vast (elektronisch, gecertificeerd, zichtbaar voor de OTR), terwijl de exacte route en het tijdschema nog worden uitgetekend.
Wie Dit Raakt — en Wie (Nog) Niet
De verplichting hangt af van de btw-status, dus de eerste vraag is of jij en je klanten btw-plichtig zijn.
Togo's standaard btw-tarief is 18%, en btw-registratie wordt verplicht zodra de omzet de registratiedrempel overschrijdt (momenteel rond CFA 60 miljoen), met maandelijkse btw-aangiften die doorgaans via het onlineportaal van de OTR worden ingediend. Als je btw-geregistreerd bent en verkoopt aan klanten die ook btw-geregistreerd zijn, behoor je volledig tot de toekomstige e-factureringspopulatie — zowel als uitgever als als ontvanger.
Drie situaties om nu uit te zoeken:
- Geregistreerde verkoper, geregistreerde koper. Je moet gecertificeerde e-facturen uitgeven en je koper heeft systemen nodig om ze te ontvangen. Begin vroeg met afstemming met je grootste B2B-klanten.
- Onder de btw-drempel. Valt voorlopig buiten de reikwijdte — maar groei door de drempel heen trekt je automatisch mee. Als je ook maar in de buurt van de grens zit, bouw dan conforme gewoonten op voordat registratie het probleem forceert.
- Voornamelijk B2C. Consumentenverkopen vallen buiten de verplichting. Maar als zelfs maar een deel van je omzet B2B is met geregistreerde bedrijven, dan heeft dat deel gecertificeerde e-facturen nodig.
Grensoverschrijdende verkopers, let op: als je een btw-plichtige bent in Togo die verkoopt aan btw-geregistreerde Togolese bedrijven, geldt dezelfde logica. En als je vanuit het buitenland naar Togo verkoopt, houd dan in de gaten hoe de implementatieregels niet-ingezeten leveranciers behandelen — veel e-factureringsregimes betrekken hen er uiteindelijk bij.
Wat "Gecertificeerd" in de Praktijk Waarschijnlijk Betekent
De wet definieert de gecertificeerde e-factuur aan de hand van zijn levenscyclus — elektronisch gecreëerd, verzonden, ontvangen en gearchiveerd in overeenstemming met de regels — en niet aan de hand van een specifiek formaat. De implementatiebesluiten zullen de technische details invullen, maar regionale ervaring vertelt je wat je kunt verwachten.
West-Afrika beweegt tegelijkertijd in dezelfde richting. Ivoorkust heeft gestandaardiseerde elektronische facturering uitgerold via zijn FNE-systeem, Burkina Faso heeft gestandaardiseerde facturering met certificering doorgevoerd, en verschillende andere landen in de regio hebben e-factureringsregimes aangekondigd of verplicht gesteld. Togo's ontwerp — een nationaal OTR-platform, mogelijk naast goedgekeurde particuliere platforms, met realtime of periodieke gegevensoverdracht — past in het standaardregionale stramien: de belastingdienst krijgt gestructureerd inzicht in B2B-transacties, hetzij door elke factuur goed te keuren voordat deze meetelt, hetzij door factuurgegevens continu of periodiek te ontvangen.
Voor een klein bedrijf zijn de praktische gevolgen onder beide modellen hetzelfde:
- Facturen worden gestructureerde data, niet alleen documenten. Een PDF die als e-mailbijlage is verstuurd, is niet noodzakelijkerwijs een gecertificeerde e-factuur. Verwachte vereisten rond gestandaardiseerde velden (btw-nummers van verkoper en koper, regels, btw-bedragen), integriteitsgaranties en elektronische archivering.
- Je klantgegevens doen ertoe. Als elke factuur het juiste fiscale identificatienummer van de klant moet bevatten en naar of via het OTR-systeem moet worden verzonden, worden slordige klantgegevens afgewezen facturen en vertraagde betalingen.
- Nummering en archivering worden strikter. Opeenvolgende, gaatloze factuurnummering en manipulatiebestendige elektronische archieven zijn de norm in gecertificeerde regimes. Handgeschreven boeken en verspreide spreadsheets overleven de overgang niet.
Frankrijk's B2B-e-factureringsverplichting, die op 1 september gefaseerd van start ging, implementeert hetzelfde idee op grotere schaal — gestructureerde B2B-facturen die via goedgekeurde platforms stromen met gegevensrapportage aan de belastingdienst. Als je een voorproefje wilt van waar gecertificeerde regimes naartoe convergeren, lees dan onze gids over Frankrijk's verplichting.
De Tussenfase: Houd Je Papieren Facturen Waterdicht
Totdat het elektronische systeem live gaat, blijft de gestandaardiseerde papieren factuur geldig. Dat maakt dit het slechtst mogelijke moment om slordig te worden met facturering — elke factuur die je nu uitgeeft is nog steeds een fiscaal document, en auditors zullen ze nog steeds lezen.
Gebruik het overgangsvenster om de basis aan te scherpen:
- Geef voor elke B2B-verkoop een correcte gestandaardiseerde factuur uit, met volledige identificatie van verkoper en koper, data, regelgegevens, btw afzonderlijk vermeld en totalen.
- Houd de nummering strikt opeenvolgend, zonder gaten, duplicaten of achteraf dateren.
- Bewaar kopieën — fysiek of gescand — in een georganiseerd archief dat je kunt doorzoeken op klant, datum en factuurnummer.
- Reconcileer uitgegeven facturen met je maandelijkse btw-aangifte vóór indiening, zodat de aangifte en de onderliggende documenten altijd overeenkomen.
Bedrijven die het elektronische tijdperk ingaan met schone nummering, volledige klantgegevens en gereconcilieerde aangiften, zullen binnen dagen op het OTR-platform (of een goedgekeurd particulier platform) onboarden. Bedrijven met hiaten zullen de overgang besteden aan het uitleggen van die hiaten.
Jouw 6-Stappen Gereedheidschecklist
Je kunt je niet registreren voor een platform waarvan de modaliteiten nog niet zijn gepubliceerd — maar er is genoeg voorbereiding die daar niet van afhangt.
1. Bevestig je btw-status en registratiegegevens
Controleer of je fiscale registratiegegevens bij de OTR actueel zijn: rechtsvorm, adres, fiscaal nummer en contactgegevens. Gecertificeerde facturering is gekoppeld aan deze identiteit, dus afwijkingen tussen je registratie en je facturen zullen leiden tot afwijzingen. Als je dicht bij de registratiedrempel zit, modelleer dan wanneer je deze zult overschrijden.
2. Ruim je klantgegevens op
Verzamel en verifieer voor elke B2B-klant de wettelijke bedrijfsnaam, het fiscaal nummer en het huidige adres. Markeer klanten waarvan de gegevens ontbreken of onzeker zijn en achtervolg ze nu — onder een gecertificeerd regime kan een factuur met een verkeerd btw-nummer van de klant helemaal niet worden gevalideerd.
3. Los je factuurnummering en sjablonen op
Stap over op één enkele opeenvolgende nummeringsreeks per uitgevende entiteit, en zorg dat je factuursjabloon elk veld bevat dat een gecertificeerde factuur nodig heeft: btw-nummers van beide partijen, factuurdatum, regels met hoeveelheden en prijzen, btw-tarief en -bedrag per regel of in totaal, en het eindtotaal. Als je factureert vanaf meerdere locaties (winkel, magazijn, buitendienst), consolideer dan naar één systeem.
4. Begin digitaal uit te geven en te archiveren
Zelfs voordat certificering verplicht is, stap je over op software die gestructureerde, archiveerbare output produceert en elke factuur elektronisch opslaat. De gewoonte van "printen, ondertekenen, overhandigen, kopie verliezen" is precies wat de nieuwe wet afschaft. Een digitaal archief dat nu wordt opgebouwd, wordt later je compliance-geschiedenis.
5. Stel je OTR e-services toegang in
De OTR heeft al een e-servicesportaal voor online aangiften, bereikbaar via de e-serviceslink op de OTR-website. Als je btw-aangiften op papier of via een tussenpersoon indient zonder eigen toegang, zorg dan nu voor je eigen inloggegevens en leer het portaal kennen. Het e-factureringsplatform zal vrijwel zeker voortbouwen op dezelfde authenticatie en belastingbetalersaccounts.
6. Houd de implementatieregels in de gaten — en budgetteer voor de omschakeling
De ministeriële besluiten zullen de kalender, technische vereisten en eventuele gefaseerde uitrol per bedrijfsgrootte of sector vaststellen. Vraag je accountant om ze te signaleren, volg OTR-aankondigingen en zet een bescheiden budget opzij voor software- of platformkosten. Vroegtijdige duidelijkheid is beter dan last-minute paniekaankopen.
Fouten Die Je Geld Gaan Kosten
- Wachten op de deadline om te digitaliseren. De wet is aangenomen; alleen de tijdlijn staat nog open. Bedrijven die bij de deadline beginnen, ontdekken dat hun klantgegevens een puinhoop zijn wanneer er geen tijd meer is om het te repareren.
- Aannemen dat B2C-gewoonten overdraagbaar zijn. Consumentenbonnen en informele offertes zijn geen B2B-fiscale facturen. Als een deel van je verkopen aan geregistreerde bedrijven is, heeft dat deel nu volledige factuurdiscipline nodig.
- De kant van de koper negeren. Je zult ook gecertificeerde e-facturen van leveranciers ontvangen. Je crediteurenproces moet ze kunnen accepteren, verifiëren en archiveren — voorbelastingaftrek hangt af van het bezitten van geldige gecertificeerde facturen.
- Factuurgegevens en btw-aangiften uit elkaar laten drijven. Realtime of periodieke verzending betekent dat de OTR kan vergelijken wat je op facturen hebt gerapporteerd met wat je hebt aangegeven. Reconcileer elke maand zodat de twee altijd overeenkomen.
- Archivering vergeten. "Elektronisch gecreëerd, verzonden, ontvangen en gearchiveerd" — archivering is onderdeel van de wettelijke definitie. Een factuur die je niet op verzoek kunt tonen, is een factuur die je niet hebt.
Schone Boeken Zijn Compliance-Klare Boeken
Elk gecertificeerd e-factureringsregime beloont hetzelfde: gestructureerde, complete, reconcileerbare administratie. De factuurgegevens die je aan de OTR zult verzenden, zijn eenvoudigweg je verkoopadministratie in een andere vorm — en als je administratie al schoon is, is e-factureringscompliance vooral een formatteeroefening. Zo niet, dan zal de verplichting elk gat op het slechtst mogelijke moment blootleggen.
Dat is de diepere reden om deze overgang te behandelen als een boekhoudproject, niet alleen als een softwareaankoop. Opeenvolgende nummering, geverifieerde klant-btw-nummers, btw per factuur bijgehouden, maandelijkse reconciliatie tussen uitgegeven facturen en de btw-aangifte — dit zijn gewone goede boekhoudpraktijken, en toevallig precies wat gecertificeerde e-facturering vereist. Bedrijven die inkomsten en btw factuur voor factuur bijhouden in transparante, controleerbare administraties, zullen merken dat de OTR-vereisten bekend aanvoelen. Bedrijven die op geheugen en los papier vertrouwen, zullen ze pijnlijk vinden.
Houd Je Facturering Vanaf Dag één Audit-Klaar
Nu Togo B2B-facturering op gecertificeerde elektronische rails zet, is het bijhouden van duidelijke, gestructureerde financiële administratie niet langer alleen goed gebruik — het is de grondstof van compliance. Beancount.io biedt boekhouding in platte tekst die je volledige transparantie en controle over je financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen leverancierslock-in. Start gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op boekhouding in platte tekst.
