Sinds juli 2023 verschijnt er een nieuwe looninhouding op de loonstroken van werknemers in Washington, en de meeste werknemers die dit opmerkten, hadden voor hun werkgever maar één vraag: "Wat is dit, en waarom is er geen maximum aan verbonden zoals bij Social Security?" Deze maand komt eindelijk de andere helft van het verhaal aan het licht. Vanaf juli 2026 keert het fonds dat door deze inhouding wordt gevoed voor het eerst langdurigezorguitkeringen uit — tot $36,500 per in aanmerking komende werknemer. Als u ook maar voor één werknemer loonadministratie voert wiens werk in Washington is gevestigd, is het WA Cares Fund nu een permanent onderdeel van uw compliancekalender, en fouten hierin brengen reële financiële risico's met zich mee.
Deze gids behandelt wat werkgevers in Washington concreet moeten doen: voor wie u premies verschuldigd bent, hoeveel u moet inhouden, hoe vrijstellingen werken, wat er voor 2026 is veranderd, en wat er gebeurt als u een aangifte mist.
Wat het WA Cares Fund precies inhoudt
WA Cares is een door de staat beheerde, door werknemers gefinancierde langdurigezorgverzekering — de eerste in zijn soort in het land. In tegenstelling tot het Paid Family and Medical Leave-programma van Washington, waarvan werkgevers de kosten kunnen delen, worden de premies voor WA Cares volledig door werknemers betaald. Uw rol als werkgever is om de premie op het loon in te houden, deze te bewaren en op tijd aan de staat af te dragen. U bent geen werkgeversbijdrage verschuldigd, al staat het u vrij om het aandeel van de werknemer vrijwillig voor uw rekening te nemen.
Het premiepercentage bedraagt 0.58% van het brutoloon van de werknemer, en cruciaal: er is geen loongrens. Social Security-belasting stopt zodra een werknemer de jaarlijkse loongrens overschrijdt; bij WA Cares werkt dat niet zo. Elke dollar aan gedekt loon is het hele jaar door onderworpen aan de inhouding van 0.58%, ongeacht hoe hoog de vergoeding van een werknemer oploopt.
Voor wie u premies verschuldigd bent
Bepalend is niet waar uw bedrijf is gevestigd, maar of het werk van de werknemer "gelokaliseerd is in Washington." In de praktijk betekent dit:
- Werknemers gevestigd in Washington — standaard gedekt, ongeacht waar uw bedrijf is opgericht of waar het hoofdkantoor zich bevindt.
- Thuiswerkende werknemers die in Washington wonen en werken — gedekt, zelfs als u een werkgever buiten de staat bent zonder verdere aanwezigheid in Washington.
- Werknemers die hun werk over meerdere staten verdelen — over het algemeen gedekt als Washington de thuisbasis is of waar het grootste deel van het werk plaatsvindt.
- Werknemers die buiten Washington wonen maar er af en toe werken — hier hangt het sterk van de feiten af, en het is de moeite waard om dit juridisch te laten toetsen als u hybride of multistate personeel heeft.
Als ook maar een deel van uw personeelsbestand met Washington te maken heeft, ga er dan niet zomaar van uit dat uw loonsoftware dit automatisch afhandelt — controleer of uw loonadministratieleverancier daadwerkelijk de gecombineerde WA Cares/Paid Leave-rapportage indient, en niet alleen het Paid Leave-gedeelte.
Vrijstellingen: wat automatisch gaat en wat niet
Werknemers kunnen worden vrijgesteld van WA Cares-premies, maar vrijstelling is nooit iets wat u als werkgever eenzijdig bepaalt. Hiervoor is goedkeuring van de staat vereist, en u moet de goedkeuringsbrief in uw administratie hebben voordat u stopt met inhouden.
Erkende vrijstellingscategorieën zijn onder meer:
- Werknemers die vóór 1 november 2021 een kwalificerende particuliere langdurigezorgverzekering hebben afgesloten
- Werknemers die buiten Washington wonen
- Echtgenoten of geregistreerd partners van actief dienende Amerikaanse militairen
- Actief dienende militairen met een burgerbaan
- Houders van een niet-immigrantenvisum met een tijdelijk werkvisum — sinds 1 januari 2026 is deze vrijstelling automatisch, wat betekent dat werkgevers standaard moeten stoppen met inhouden voor deze werknemers, tenzij de werknemer er zelf actief voor kiest om deel te nemen
Die laatste wijziging is een van de meer ingrijpende updates voor 2026. Als uw personeelsbestand visumhouders met een tijdelijke werkvergunning omvat, controleer dan nu uw inhoudingen — het is mogelijk dat u te veel premie int bij werknemers die voortaan automatisch vrijgesteld zijn, en in beide gevallen wilt u dit kunnen documenteren.
Een belangrijke beperking: u kunt premies die u ten onrechte niet heeft ingehouden op eerdere loonstroken van een niet-vrijgestelde werknemer niet met terugwerkende kracht compenseren door toekomstige inhoudingen simpelweg over te slaan. Gemiste premies vallen onder de aansprakelijkheid van de werkgever en worden geïnd tijdens de reguliere kwartaalrapportage.
Hoe en wanneer u premies moet afdragen
De rapportage voor WA Cares volgt dezelfde kwartaalcyclus als Paid Family and Medical Leave — één gecombineerde aangifte via het Employment Security Department (ESD) dekt beide programma's (en voor de meeste werkgevers ook de rapportage voor de werkloosheidsverzekering). De deadlines zijn:
| Kwartaal | Rapportageperiode | Vervaldatum |
|---|---|---|
| K1 | jan–mrt | 30 april |
| K2 | apr–jun | 31 juli |
| K3 | jul–sep | 31 oktober |
| K4 | okt–dec | 31 januari |
Elke rapportage vereist het loon, de gewerkte uren en de ingehouden premies voor dat kwartaal. Te late of onvolledige rapportages leiden tot gestaffelde boetes — $25, $75 of $250, afhankelijk van de ernst — plus 1% rente per maand over elke onbetaalde premie. Een ontbrekende rapportage wordt als achterstallig beschouwd en kan ervoor zorgen dat uw account geen reguliere kennisgeving van het belastingtarief meer ontvangt, wat verderop in het proces problemen kan veroorzaken bij ongerelateerde aangiften.
Wat er voor werknemers verandert vanaf juli 2026
Inzicht in de uitkeringskant helpt u de vragen te beantwoorden die uw werknemers onvermijdelijk zullen stellen nu het fonds daadwerkelijk uitkeert.
Vanaf juli 2026 kunnen in aanmerking komende werknemers gedurende hun hele leven tot $36,500 aan langdurigezorguitkeringen krijgen (het bedrag wordt geïndexeerd en groeit na verloop van tijd mee met de inflatie). De uitkering kan worden gebruikt voor een breed scala aan diensten: professionele thuiszorgmedewerkers, betalingen aan een gekwalificeerd familielid (waaronder een echtgenoot) dat zorg verleent, woningaanpassingen zoals steunbeugels en hellingbanen, maaltijdbezorging, medisch vervoer en hulpmiddelen.
Om in aanmerking te komen, moet een werknemer aan twee afzonderlijke voorwaarden voldoen:
- Een bijdragedrempel. Er zijn drie mogelijke routes: minstens 10 jaar bijdragen voor volledige toegang gedurende het hele leven; op het moment van aanvraag 3 van de afgelopen 6 jaar hebben bijgedragen voor volledige toegang; of, voor werknemers geboren vóór 1 januari 1968, een naar rato bepaalde 10% van de uitkering opbouwen voor elk jaar dat is bijgedragen (ongeveer $3,650 per kwalificerend jaar), omdat oudere werknemers minder tijd hebben om de standaarddrempels te bereiken voordat zij zorg nodig hebben.
- Een zorgbehoeftedrempel. De aanvrager moet worden beoordeeld als iemand die hulp nodig heeft bij ten minste drie algemene dagelijkse levensverrichtingen — zoals wassen, aankleden, eten, medicatiebeheer of mobiliteit.
Eenmaal goedgekeurd, betaalt het fonds zorgverleners rechtstreeks; de begunstigde hoeft geen papierwerk voor terugbetaling achterna te lopen. Ook nieuw voor 2026: werknemers die na ten minste drie jaar bijdragen (met 500+ gewerkte uren per kwalificerend jaar) uit Washington verhuizen, kunnen ervoor kiezen hun uitkering meeneembaar te houden, mits zij binnen een jaar na vertrek uit de staat actie ondernemen — een detail dat het vermelden waard is als u werknemers heeft die verhuizen.
Een compliancechecklist voor dit kwartaal
- Controleer of uw loonsysteem 0.58% van het brutoloon inhoudt, zonder maximum, voor elke werknemer wiens werk gelokaliseerd is in Washington
- Haal uw lijst met goedkeuringsbrieven voor vrijstellingen op — controleer deze tegen de werknemers voor wie u bent gestopt met inhouden
- Als u werknemers met een tijdelijk werkvisum in dienst heeft, controleer dan of de automatische vrijstelling van januari 2026 van toepassing is en pas de inhouding hierop aan
- Controleer of uw gecombineerde K2 2026-rapportage (loon, uren, WA Cares- en Paid Leave-premies) uiterlijk 31 juli is ingediend
- Informeer uw HR- of loonadministratiecontactpersoon over de uitkeringskant van het programma — verwacht vragen van werknemers nu de uitkeringen zijn begonnen
Houd uw loonadministratie op orde
Programma's zoals WA Cares laten zien dat loonadministratiecompliance geen eenmalige inrichting is — het is een doorlopende verplichting met tariefwijzigingen, nieuwe vrijstellingscategorieën en kwartaaldeadlines die verschuiven naarmate het programma zich ontwikkelt. Beancount.io biedt plain-text accounting dat u een duidelijke, versiebeheerde vastlegging geeft van elke loonverplichting en afdracht, zodat het afstemmen van wat u heeft ingehouden met wat u de staat verschuldigd was nooit meer giswerk is. Ga gratis aan de slag en ontdek waarom developers en financieel onderlegde ondernemers accounting verkiezen die ze daadwerkelijk kunnen controleren.