Als uw bedrijf 1099-formulieren indient, wordt het systeem dat u gebruikt om deze naar de IRS te sturen voorgoed uitgeschakeld. 31 december 2026 is de laatste dag dat het IRS FIRE-systeem een indiening accepteert. Op 1 januari 2027 wordt het permanent donker — geen respijtperiode, geen gefaseerde uitrol, geen uitzonderingen voor achterblijvers die van plan waren het nog te doen.
Voor veel kleine bedrijven en de boekhouders die namens hen indienen, is dit gemakkelijk over het hoofd te zien. FIRE verwerkt sinds de jaren tachtig geruisloos informatiereturns, en de meeste indieners denken er slechts één keer per jaar aan, in januari, wanneer de deadlines voor 1099-NEC en W-2 naderen. Dat is precies het probleem: als u wacht tot januari 2027 om het vervangende systeem uit te zoeken, bent u al te laat.
Wat er daadwerkelijk verandert
FIRE (Filing Information Returns Electronically) is het decennia-oude systeem dat bedrijven en verzenders hebben gebruikt om 1099's, W-2's en andere informatiereturns rechtstreeks bij de IRS elektronisch in te dienen. Het werkt, maar het toont zijn leeftijd — bestandsgroottelimieten zijn beperkend, en als een enkele record in een batch een fout bevat, moet u vaak het hele bestand corrigeren en opnieuw indienen in plaats van alleen de foute record.
IRIS (het Information Returns Intake System) is de moderne vervanging van de IRS, reeds live en verwerkt de volledige 1099-serie. Het is webgebaseerd, gebruikt XML-geformatteerde gegevens, valideert aangiften in realtime terwijl u ze indient, ondersteunt bestanden tot 250MB, en — cruciaal — stelt u in staat individuele records te corrigeren in plaats van een hele batch opnieuw in te dienen.
De tijdlijn, in duidelijke taal:
- Aangiften belastingjaar 2025 (ingediend begin 2026): de laatste aangiften die FIRE zal verwerken.
- 31 december 2026: FIRE wordt permanent buiten gebruik gesteld.
- Aangiften belastingjaar 2026 (te voldoen in januari 2027): moeten via IRIS worden ingediend. Er is geen terugvaloptie.
Waarom dit kleine bedrijven overvalt
De mechanismen van de overstap zijn ontwrichtender dan "inloggen op een andere website." Enkele specifieke zaken die mensen parten spelen:
Uw FIRE-gegevens worden niet overgedragen. U hebt een nieuwe, IRIS-specifieke Transmitter Control Code (TCC) nodig — de oude FIRE TCC is niet geldig in het nieuwe systeem. Om deze te verkrijgen, moet u een IRS e-Services account aanmaken, uw identiteit verifiëren via ID.me, en een TCC-aanvraag indienen. De geschiktheidsbeoordeling van de IRS zelf duurt minimaal 45 dagen, en wanneer u identiteitsverificatie en accountconfiguratie hieraan toevoegt, kan het hele proces twee tot drie maanden in beslag nemen.
Vergelijk dat eens met de kalender: als u wacht tot oktober of november 2026 om te beginnen, heeft u mogelijk geen goedgekeurde TCC in handen tegen 31 januari 2027 — de deadline voor 1099-NEC en W-2. Op dat moment kiest u niet tussen FIRE en IRIS; u kiest tussen te laat indienen en op papier indienen, die beide hun eigen boetes met zich meebrengen.
Naamvelden moeten worden gesplitst. IRIS wil voor- en achternamen in afzonderlijke velden in plaats van één gecombineerde naamreeks. Als uw boekhoudsoftware of spreadsheet-sjabloon altijd "Jan Jansen" als één veld heeft geëxporteerd, kan die inconsistentie leiden tot afgekeurde indieningen of boetes — niet omdat de gegevens verkeerd zijn, maar omdat ze niet zijn vormgegeven zoals het nieuwe systeem verwacht.
Staten zijn een apart probleem. Veel staten vertrouwen nog steeds op het FIRE-formaat voor hun eigen programma's voor het indienen van informatiereturns. Als u zowel bij een staat als bij de IRS indient, moet u mogelijk een tijdje twee verschillende processen parallel uitvoeren — IRIS federaal, FIRE-formaat staat-per-staat — totdat de staten bijgewerkt zijn met wat er aan hun kant komt.
De drempel voor elektronisch indienen is al laag. Sinds 1 januari 2024 is de drempel voor verplichte e-indiening slechts 10 informatiereturns per jaar, samengeteld over alle formuliertypen — 1099's, W-2's en andere gecombineerd, niet per formulier. Veel kleine bedrijven die aannamen dat e-indienen optioneel was omdat ze slechts "een paar 1099's" uitgeven, liggen feitelijk ver boven de drempel zodra elk type return is opgeteld. Als u verplicht bent om elektronisch in te dienen en in plaats daarvan op papier indient zonder goedgekeurde ontheffing, bedraagt de boete voor het niet-e-indienen maximaal $340 per return, toegepast op het aantal returns boven de drempel van 10 returns.
Wat u daadwerkelijk moet doen, en wanneer
U heeft ongeveer zes maanden voordat dit urgent wordt. Hier is een redelijke volgorde van handelingen:
- Controleer of u verplicht bent elektronisch in te dienen. Tel elke informatiereturn die uw bedrijf in een jaar uitgeeft op — 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2's, alles. Als het totaal 10 of meer is, is elektronisch indienen niet optioneel, en IRIS is de plek waar die indiening moet plaatsvinden zodra FIRE wordt uitgeschakeld.
- Begin nu met de TCC-aanvraag, niet in het najaar. Gezien de minimale beoordelingstermijn van 45 dagen (en realistisch gezien 2-3 maanden zodra ID.me-verificatie is meegerekend), is starten in het derde kwartaal van 2026 het laatste veilige moment als u ruim voor de deadline van januari 2027 klaar wilt zijn met indienen.
- Controleer hoe uw boekhoud- of salarissoftware namen en gegevens exporteert. Als u boekhoudsoftware, salarisverwerkers of een indieningsdienst gebruikt, vraag dan direct of zij IRIS-ondersteuning hebben ingebouwd en of uw records al voor- en achternamen netjes scheiden. Dit is een goed moment om leveranciers- en werknemersgegevens in het algemeen op te schonen — inconsistente naamformatteringen zijn een veelvoorkomende bron van afgekeurde indieningen, zelfs buiten deze overgang.
- Als u indient in een staat die nog steeds een FIRE-gebaseerd formaat gebruikt, plan dan een dubbele indiening tijdens de overgangsperiode, in plaats van aan te nemen dat één systeem zowel aan federale als aan staatseisen zal voldoen.
- Als u een externe indieningsdienst gebruikt of uw accountant dit regelt, ga er dan niet van uit dat dit automatisch geregeld is — bevestig expliciet dat zij op de hoogte zijn van de sluiting en een plan hebben voor uw account.
Waarom nette records dit gemakkelijker maken
Welk systeem de IRS ook gebruikt, het indienen van informatiereturns is alleen zo pijnloos als uw onderliggende boekhouding. Als leveranciers- en aannemersgegevens verspreid zijn over facturen, spreadsheets en e-mailthreads, wordt het splitsen van een naamveld of het afstemmen van een betalingstotaal op een 1099 elk jaar in januari een haastklus. Als ze gedurende het hele jaar al consistent worden bijgehouden — leveranciersnamen, belastingnummer en totale betalingen vastgelegd zodra transacties plaatsvinden — is het genereren van nauwkeurige informatiereturns voor welk platform de IRS ook vereist, meestal een kwestie van exporteren wat u al heeft.
Houd uw records klaar voor wat de IRS hierna ook verandert
Herzieningen van indieningssystemen zoals FIRE-naar-IRIS zijn precies het soort veranderingen dat bedrijven met een rommelige boekhouding bestraft en bedrijven met een nette boekhouding beloont. Beancount.io biedt u een plain-text, versiebeheerde boekhouding, zodat elke leveranciersbetaling en aannemersrecord goed gestructureerd en controleerbaar is ruim voor het indieningsseizoen — geen paniek om gegevens opnieuw te formatteren wanneer de IRS de regels verandert. Begin gratis en houd uw records klaar voor wat er ook komt.