Elk jaar op 1 februari vindt er een stil ritueel plaats in kantines, magazijnkantoren en gangen door heel Amerika: een manager print een enkel vel papier uit, plakt het op een prikbord en loopt weg. Dat papier is OSHA-formulier 300A — het jaaroverzicht van werkgerelateerde letsels en ziekten — en het vergeten op te hangen is een van de meest voorkomende overtredingen op het gebied van verslaglegging die OSHA beboet. De boete voor één enkele gemiste publicatie bedraagt inmiddels meer dan $16.000 per overtreding, en de instantie koppelt tekortkomingen in de registratie steeds vaker aan opzettelijke of herhaalde bevindingen die oplopen tot meer dan $160.000 per item.
De regels voor verslaglegging onder 29 CFR Part 1904 staan al sinds 2001 in de boeken, maar de afgelopen drie jaar brachten de grootste veranderingen in twee decennia. De definitieve regel van 2024 breidde de elektronische indiening uit, waardoor formulieren 300 en 301 — niet alleen de samenvatting van 300A — verplicht werden voor vestigingen met 100 of meer werknemers in aangewezen risicovolle sectoren. De Injury Tracking Application (ITA) publiceert nu gegevens op vestigingsniveau in een doorzoekbare openbare database. En de handhavingsfocus van de instantie is verschoven naar audits van de onderliggende beslissingen over registreerbaarheid, en niet alleen de administratie.
Als u een bouwbedrijf, fabrikant, magazijn, ziekenhuis, restaurant, winkelketen of een andere werkplek met meer dan 10 werknemers exploiteert, leidt deze gids u door wat u moet registreren, wanneer u dit moet registreren, wie elektronisch moet indienen en hoe u een registratieprogramma opbouwt dat standhoudt wanneer de OSHA-nalevingsfunctionaris voor veiligheid en gezondheid (CSHO) aan uw deur klopt.
Wat de drie formulieren werkelijk doen
Het registratiesysteem van OSHA rust op een architectuur van drie formulieren, en het verwarren van de formulieren is de meest voorkomende bron van nalevingsfouten.
Formulier 300 is het doorlopende logboek. Elk registreerbaar werkgerelateerd letsel en elke ziekte tijdens het kalenderjaar krijgt één regel. Het logboek bevat het casusnummer, de naam van de werknemer (met vervangingen voor privacygevallen), de functietitel, de datum van het letsel of de ziekte, waar de gebeurtenis plaatsvond, een beschrijving van het letsel, de classificatie van de uitkomst (overlijden, dagen afwezig, aangepast werk, andere registreerbare gevallen) en het aantal dagen afwezig of aangepast werk.
Formulier 300A is het jaaroverzicht. Aan het einde van elk kalenderjaar telt u de casussen uit het logboek van formulier 300 op in de 300A-samenvatting per casustype en per letsel- of ziekteclassificatie. U ondertekent dit op straffe van meineed en hangt het op van 1 februari tot en met 30 april op een opvallende plek op de werkplek. De 300A is het formulier dat uw werknemers, voormalige werknemers en hun vertegenwoordigers het recht hebben om in te zien.
Formulier 301 is het incidentrapport. Voor elk registreerbaar geval moet u een formulier 301 invullen (of een gelijkwaardig formulier, zoals een eerste schaderapport van de arbeidsongevallenverzekering) binnen zeven kalenderdagen nadat u informatie hebt ontvangen dat er een registreerbaar letsel of een ziekte is opgetreden. De 301 legt de details van de casus vast: wie, wat, waar, wanneer, hoe het letsel is ontstaan, het object of de substantie die de werknemer rechtstreeks heeft verwond, en het getroffen lichaamsdeel.
U mag de formulieren van OSHA gebruiken of elk equivalent dat dezelfde informatie met hetzelfde detailniveau vastlegt. De meeste moderne EHS-software, HRIS-platforms en arbeidsongevallenverzekeraars bieden geïntegreerde modules voor 300/300A/301.
Wie records moet bijhouden
De basisregel is eenvoudig: als u op enig moment tijdens het voorgaande kalenderjaar meer dan 10 werknemers in dienst had en uw vestiging niet op de lijst van gedeeltelijke vrijstellingen staat, moet u Part 1904-records bijhouden. Het aantal werknemers wordt gemeten over alle vestigingen en alle werknemers van de werkgever, inclusief parttime, tijdelijke en seizoensarbeiders — niet per vestiging.
De vrijstelling voor 10 of minder werknemers. Werkgevers die op enig moment in het voorgaande kalenderjaar 10 of minder werknemers in de gehele onderneming hadden, zijn gedeeltelijk vrijgesteld van routinematige verslaglegging. Zij moeten nog steeds dodelijke ongevallen en ernstige letsels melden onder § 1904.39, en zij moeten records bijhouden als OSHA, BLS of een staatsinstantie hen hierom schriftelijk verzoekt.
De gedeeltelijke industriële vrijstelling. Vestigingen die zijn geclassificeerd in bepaalde NAICS-codes met een laag risico, vermeld in Non-Mandatory Appendix A bij Subpart B, zijn gedeeltelijk vrijgesteld van routinematige verslaglegging. De lijst omvat de meeste detailhandel; financiën, verzekeringen en onroerend goed; juridische, boekhoudkundige en adviesdiensten; reclamebureaus; medische en tandheelkundige praktijken; musea; en vele andere op kantoor gebaseerde sectoren. De classificatie is per vestiging, niet per werkgever — een fabrikant met een apart hoofdkantoor kan dus verplicht zijn records bij te houden voor de fabriek, maar niet voor het kantoor. De lijst is gebaseerd op NAICS-codes uit 2007, dus als de code van uw sector is hernoemd of geherstructureerd, volgt de vrijstelling de historische classificatie.
Cruciaal is dat de gedeeltelijke vrijstelling u niet ontslaat van de plicht om dodelijke ongevallen, ziekenhuisopnames, amputaties of het verlies van een oog te melden aan OSHA onder § 1904.39, ongeacht hoe klein uw personeelsbestand is of hoe vrijgesteld uw sector ook is.
De beslissingsboom voor registreerbaarheid
De meeste fouten in de verslaglegging zijn geen administratieve fouten — het zijn beoordelingsfouten wat betreft de registreerbaarheid. De test voor registreerbaarheid onder §§ 1904.4 tot en met 1904.7 is een beslissingsboom, en elke regel op Formulier 300 begint met dezelfde vier vragen.
Stap 1: Heeft er een letsel of ziekte plaatsgevonden? Een blauwe plek, een verrekking, een snijwond, een verandering in de gehoordrempel, een positieve test op door bloed overdraagbare ziekteverwekkers, een gediagnosticeerde psychische aandoening met werkgerelateerde oorzaken — alles wat het lichaam van een werknemer aantast, telt mee.
Stap 2: Is het geval werkgerelateerd? Onder § 1904.5 is een letsel of ziekte werkgerelateerd als een gebeurtenis of blootstelling in de werkomgeving de aandoening heeft veroorzaakt of daaraan heeft bijgedragen, of een reeds bestaande aandoening aanzienlijk heeft verergerd. Werkgerelateerdheid wordt verondersteld voor gebeurtenissen die plaatsvinden in de werkomgeving, tenzij een van de negen specifieke uitzonderingen in § 1904.5(b)(2) van toepassing is — zoals vrijwillige deelname aan wellnessprogramma's, het eten van eigen voedsel, gewone verkoudheid en griep, verkeersongevallen op parkeerplaatsen van de werkgever tijdens het woon-werkverkeer, en enkele andere.
Stap 3: Is het geval een nieuw geval? Onder § 1904.6 is een geval nieuw als de werknemer niet eerder een geregistreerd letsel of een ziekte van hetzelfde type aan hetzelfde lichaamsdeel heeft gehad, of als de werknemer volledig is hersteld van een vorig geval en een nieuwe gebeurtenis of blootstelling de symptomen opnieuw heeft doen verschijnen.
Stap 4: Voldoet het geval aan een of meer algemene registratiecriteria onder § 1904.7? Registreer het geval als het heeft geleid tot een van de volgende situaties:
- Overlijden — dodelijk ongeval
- Dagen afwezig van het werk — kalenderdagen waarop de werknemer niet kon werken
- Aangepast werk of overplaatsing naar een andere baan — lichte werkzaamheden, aangepaste taken of tijdelijke herplaatsing
- Medische behandeling buiten eerste hulp — zie de onderstaande lijst voor eerste hulp
- Bewustzijnsverlies
- Ernstig letsel of ziekte gediagnosticeerd door een arts of andere bevoegde zorgverlener — botbreuken, kanker, chronische onomkeerbare ziekte, geperforeerd trommelvlies, zelfs zonder verzuim of medische behandeling
De grens bij eerste hulp is waar de meeste gevallen worden beslist. OSHA's uitputtende lijst voor eerste hulp in § 1904.7(b)(5)(ii) bevat niet-voorgeschreven medicatie op de sterkte van zelfzorgmiddelen, tetanusvaccinaties, het reinigen en verbinden van oppervlakkige wonden, warmte- of koudetherapie, niet-rigide ondersteuningsmiddelen zoals elastische zwachtels, het boren in vinger- of teennagels om druk te verlichten, ooglapjes, het verwijderen van vreemde voorwerpen uit het oog door middel van spoelen of een wattenstaafje, het verwijderen van splinters met eenvoudige middelen, vingerbeschermers, massages en het drinken van vloeistoffen bij hittestress. Alles buiten deze lijst — inclusief voorgeschreven medicatie, hechtingen, rigide spalken, fysiotherapie buiten een enkel bezoek of chiropractische behandeling — kwalificeert als medische behandeling en maakt registratie verplicht.
DART, TRIR en classificatie van gevallen
Zodra een geval registreerbaar is, classificeert u het op Formulier 300 in een van de vier elkaar uitsluitende kolommen: overlijden (G), dagen afwezig (H), overplaatsing of werkbeperking (I), of andere registreerbare gevallen (J). De classificatie bepaalt twee van de meest gevolgde veiligheidsstatistieken in het Amerikaanse bedrijfsleven.
Days Away, Restricted, or Transferred (DART) Rate wordt berekend als (Kolom H + Kolom I) × 200.000 ÷ Totaal aantal gewerkte uren. De vermenigvuldigingsfactor 200.000 staat voor het equivalent van 100 voltijdse werknemers die 40 uur per week gedurende 50 weken werken. Een DART-ratio van 3,0 betekent drie DART-gevallen per 100 voltijds-equivalenten per jaar.
Total Recordable Incident Rate (TRIR) gebruikt dezelfde formule maar omvat alle registreerbare gevallen (G + H + I + J). TRIR is de belangrijkste graadmeter waartegen de meeste algemene aannemers, projecteigenaren en leverancierskwalificatieplatforms (zoals ISN/Avetta) benchmarken ten opzichte van de gemiddelden in de sector (NAICS).
Drie classificatieregels vormen vaak een struikelblok voor nieuwe administrateurs:
- Telling van dagen. Tel kalenderdagen, geen werkdagen. Beperk de dagentelling tot 180 kalenderdagen per geval — als de werknemer langer afwezig of beperkt is, vul dan 180 in en stop met tellen.
- Overplaatsing versus aangepast werk. Aangepast werk betekent dat de werknemer een of meer routinefuncties niet kan uitvoeren of minder uren werkt dan de normale dienst; overplaatsing betekent dat de werknemer voor ten minste één dag aan een andere functie is toegewezen. Beide komen in Kolom I.
- Dag van het letsel. De dag van het letsel wordt nooit meegeteld als de eerste dag van afwezigheid of beperking, zelfs niet als de werknemer het werk verliet en niet meer terugkeerde.
Privacygevallen
Onder § 1904.29(b)(6)–(10) moeten bepaalde gevallen op Formulier 300 worden ingevoerd zonder de naam van de werknemer. Vervang de naam door "privacygeval" of "PC" in de naamkolom en houd een afzonderlijke vertrouwelijke lijst bij van casusnummers gekoppeld aan namen, die alleen toegankelijk is voor degenen die dit moeten weten.
Privacygevallen omvatten:
- Letsel of ziekte aan een intiem lichaamsdeel of het voortplantingssysteem
- Letsel of ziekte als gevolg van een seksueel misdrijf
- Psychische aandoeningen
- HIV-infectie, hepatitis of tuberculose
- Prikaccidenten en snijwonden door scherpe voorwerpen die verontreinigd zijn met bloed van een andere persoon of ander potentieel infectieus materiaal
- Andere ziekten, indien de werknemer onafhankelijk en vrijwillig verzoekt om de naam niet te vermelden
Wanneer u Formulier 300 beschikbaar stelt aan werknemers, voormalige werknemers of hun vertegenwoordigers, moet u in privacygevallen ook de beschrijvingen anonimiseren die de werknemer zouden kunnen identificeren.
Jaarlijkse publicatie en bewaring gedurende vijf jaar
Het jaaroverzicht van Formulier 300A moet worden beoordeeld, gecertificeerd door een leidinggevende van het bedrijf (eigenaar, functionaris van de onderneming, de hoogste functionaris van de vestiging of de directe leidinggevende van de hoogste functionaris) en elk jaar van 1 februari tot en met 30 april worden gepubliceerd in elke vestiging waar werknemers gewoonlijk hun werkzaamheden rapporteren. Indien werknemers zich niet bij een vaste vestiging melden — denk aan reizende vertegenwoordigers of externe veldmedewerkers — publiceer het dan daar waar werknemers hun opdrachten ontvangen.
U moet de records van Formulier 300, 300A en 301 bewaren gedurende vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarop ze betrekking hebben, en u moet Formulier 300 bijwerken om eventuele wijzigingen weer te geven die zich tijdens die bewaarperiode voordoen (nieuw ontdekte gevallen, wijzigingen in classificatie, aanpassingen van het aantal dagen).
Elektronische indiening via de ITA
De Injury Tracking Application (ITA) op www.osha.gov/injuryreporting is de beveiligde portal voor elektronische indiening van OSHA. Inzendingen moeten jaarlijks tussen 2 januari en 2 maart worden ingediend voor de gegevens van het voorgaande kalenderjaar. OSHA accepteert geen papieren formulieren per post of e-mail — elektronische indiening via de ITA is de enige conforme methode.
Indiening van Formulier 300A is vereist als uw vestiging:
- 250 of meer werknemers had op enig moment tijdens het voorgaande kalenderjaar en niet op de lijst met gedeeltelijke vrijstellingen van Bijlage A staat, of
- 20 tot 249 werknemers had op enig moment tijdens het voorgaande kalenderjaar en actief is in een sector die wordt vermeld in Bijlage A bij Subpart E van 29 CFR Part 1904
Indiening van Formulier 300 and Formulier 301 is bovendien vereist onder de uitgebreide regel van 2024 voor vestigingen met 100 of meer werknemers in sectoren die worden vermeld in Bijlage B bij Subpart E — de NAICS-lijst met een hoog risico. Bijlage B omvat sectoren zoals algemene medische en chirurgische ziekenhuizen, verpleeginstellingen, residentiële zorg, opslag en magazijnbeheer, koeriers, landbouw, bepaalde productiesectoren, drankproductie, slachten en verwerken van dieren en vele bouwvakken. Als uw vestiging in Bijlage B staat en de drempel van 100 werknemers overschrijdt, moet u gedetailleerde gegevens op casusniveau indienen voor elk registreerbaar letsel en elke ziekte van het voorgaande jaar.
De ITA accepteert drie indieningsmethoden: handmatige invoer via een webformulier, CSV-batch-upload voor meerdere vestigingen en API-integratie voor gebruikers van EHS-software. OSHA publiceert indieningsgegevens op vestigingsniveau in een openbare, doorzoekbare database — uw DART en TRIR zullen zichtbaar zijn voor projecteigenaren, hoofdaannemers, platforms voor leverancierskwalificatie en concurrenten.
Als u de deadline van 2 maart mist, kunt u nog tot 31 december van hetzelfde jaar via de ITA indienen, en OSHA moedigt late indiening sterk aan. Het helemaal niet indienen stelt u bloot aan een boete onder § 1904.41.
Rapportage van ernstig letsel onder § 1904.39
Registratie en rapportage zijn afzonderlijke verplichtingen. Zelfs gedeeltelijk vrijgestelde werkgevers moeten ernstige gebeurtenissen rechtstreeks aan OSHA melden:
- Sterfgevallen — binnen 8 uur na het overlijden, als het overlijden plaatsvindt binnen 30 dagen na het werkgerelateerde incident
- Ziekenhuisopnames van één of meer werknemers — binnen 24 uur na de opname, als deze plaatsvindt binnen 24 uur na het werkgerelateerde incident
- Amputaties — binnen 24 uur, zelfs als het lichaamsdeel is herbevestigd of als het slechts om een gedeeltelijke amputatie gaat
- Verlies van een oog — binnen 24 uur
Meld dit door te bellen naar het regionale OSHA-kantoor, de 24-uurs hotline op 1-800-321-OSHA te bellen of de online meldingsapplicatie op www.osha.gov/report te gebruiken. Een ziekenhuisopname betekent een formele opname in de klinische zorg voor behandeling — alleen observatie of diagnostisch onderzoek is geen reden voor een melding.
Rapporten van ernstig letsel zijn openbare informatie en vormen vaak de aanleiding voor geprogrammeerde inspecties onder OSHA's Severe Injury Reporting-programma.
Regels tegen vergelding en toegang voor werknemers
Sectie 1904.35 geeft werknemers, voormalige werknemers, hun persoonlijke vertegenwoordigers en geautoriseerde werknemersvertegenwoordigers brede rechten op toegang tot registratiegegevens. Werknemers en hun vertegenwoordigers moeten uiterlijk aan het einde van de volgende werkdag na het verzoek toegang krijgen tot het Formulier 300-logboek (waarbij de namen in privacygevoelige zaken zijn geanonimiseerd). Incidentrapporten op Formulier 301 moeten uiterlijk aan het einde van de volgende werkdag aan de getroffen werknemer worden verstrekt, en binnen zeven kalenderdagen aan anderen met geanonimiseerde persoonlijke gegevens.
OSHA's regel tegen vergelding onder § 1904.35(b)(1)(iv) verbiedt elk beleid of elke procedure die werknemers zou ontmoedigen om werkgerelateerd letsel en ziekten te melden. De instantie heeft dit onderdeel gebruikt om het volgende aan te vechten:
- Algemene drugstestprogramma's na ongevallen die niet gekoppeld zijn aan een redelijke mogelijkheid dat drugsgebruik heeft bijgedragen aan het incident
- Veiligheidsstimuleringsprogramma's die perioden zonder letsel belonen op manieren die werknemers onder druk zetten om niet te rapporteren
- Beleid voor verplichte onmiddellijke melding waarbij werknemers worden gestraft voor vertraagde melding wanneer het letsel zich pas later manifesteerde
Documenteer uw rapportageprocedures, train leidinggevenden om meldingen te stimuleren en controleer uw stimulerings- en disciplinaire praktijken op afschrikwekkende effecten.
Variaties in staatsplannen
Tweeëntwintig staten hanteren door OSHA goedgekeurde staatsplannen die werkgevers in de privésector dekken, en verschillende daarvan hebben registratievereisten die verder gaan dan de federale regel. Twee voorbeelden die het waard zijn om te kennen:
- Californië (Cal/OSHA, Title 8 § 14300-serie). Californië vereist rapportage van elk ernstig letsel of elke ernstige ziekte, gedefinieerd als elk letsel dat klinische ziekenhuisopname vereist voor een periode van meer dan 24 uur voor iets anders dan medische observatie. Californië heeft ook de trigger voor de rapportagetermijn uitgebreid en enkele federale uitzonderingen verwijderd.
- Michigan en Washington hanteren vergelijkbare, maar niet identieke registratieregels, inclusief verschillende drempelwaarden voor het rapporteren van ernstig letsel en aanvullende staatsspecifieke publicatievereisten.
Als u in meerdere staten actief bent, stel dan een nalevingsmatrix op die het verschil per staat ten opzichte van de federale basislijn bijhoudt. De ITA-indiening is alleen federaal — staten met een eigen staatsplan kunnen aanvullende of parallelle indieningen bij de staatsinstantie vereisen.
Een auditbestendig registratieprogramma opbouwen
Registratie-overtredingen onder § 1904 kennen een terugkijkperiode van vijf jaar — de periode waarin u de gegevens moet bewaren — en OSHA kan elk regelitem op Formulier 300 controleren op nauwkeurigheid tijdens een inspectie. Bouw een programma op dat een audit doorstaat door deze vier praktijken te volgen.
1. Centraliseer beslissingen over registreerbaarheid. Train één of twee aangewezen registerhouders (HR, veiligheid of verantwoordelijke voor de arbeidsongevallenverzekering) om de criteria van § 1904.7 consistent toe te passen. Documenteer elke beslissing over registreerbaarheid — inclusief de gevallen die u besluit niet te registreren en waarom — in een werkdossier dat gekoppeld is aan het casusnummer. Inconsistente classificatie tussen gevallen is de belangrijkste bevinding bij registratie-audits.
2. Stem maandelijks af met de arbeidsongevallenverzekering en EHBO-logboeken. Elke claim voor de arbeidsongevallenverzekering moet worden beoordeeld op registreerbaarheid. Elke vermelding in het EHBO-logboek moet worden gecontroleerd aan de hand van de EHBO-definitie in § 1904.7(b)(5). Gevallen die wel in de arbeidsongevallenverzekering voorkomen maar niet op Formulier 300, of die zijn geëscaleerd van eerste hulp naar medische behandeling, zijn de manier waarop OSHA hiaten vindt tijdens inspecties.
3. Werk dagtellingen en classificaties bij. Dagtellingen veranderen vaak na de eerste invoer. Als een geval begint als aangepast werk en de werknemer later verzuimtijd krijgt, werk dan de kolommen op Formulier 300 bij. Als een geval begint als verzuimdagen en de werknemer binnen 30 dagen aan het letsel overlijdt, herclassificeer dit dan als een dodelijk ongeval. Houd een wijzigingslogboek bij.
4. Breng uw status voor Appendix A en Appendix B in kaart. Vraag uw NAICS-code op per vestiging. Bevestig of elke vestiging gedeeltelijk is vrijgesteld onder Appendix A en of deze onder Appendix B valt voor uitgebreide elektronische indiening. Controleer dit opnieuw wanneer het personeelsbestand van een vestiging de 20, 100 of 250 passeert — dat zijn de drempelwaarden voor actie.
Hoe registratie aansluit op uw boekhouding
Nauwkeurige registraties van letsel en ziekte doen meer dan alleen OSHA tevredenstellen — ze zijn bepalend voor de premies van de arbeidsongevallenverzekering, de tarieven voor algemene aansprakelijkheid en de ervaringsmodificatiegraad (EMR) die uw verzekeraar gebruikt om uw polis te prijzen. Elk registreerbaar geval telt mee in de berekening, en een enkel verkeerd geclassificeerd DART-geval kan uw EMR voldoende verschuiven om een projectaanbesteding te beïnvloeden.
Koppel uw veiligheidsregistraties aan uw financiële boeken met een consistente grootboekstructuur. Houd premies voor arbeidsongevallenverzekeringen, eigen risico's en eigen behoud bij zelfverzekering gescheiden van de algemene kosten voor gezondheid en secundaire arbeidsvoorwaarden. Maak een rekening aan voor OSHA-gerelateerde professionele honoraria — training, veiligheidsadvies, software voor ITA-indiening — zodat u de werkelijke kosten van naleving kunt zien. Schattingen van voorzieningen voor bekende maar nog niet afgehandelde claims voor arbeidsongevallen horen thuis op een rekening voor voorwaardelijke verplichtingen die terugslaat op het casuslogboek van Formulier 300. Wanneer uw auditor vraagt waarom de voorziening van jaar tot jaar is veranderd, moet u naar de onderliggende claims kunnen verwijzen.
Voor werkgevers die in meerdere staten actief zijn, segmenteert u de veiligheidsgerelateerde kosten per staat waarin u actief bent. De kosten voor het indienen van staatsplannen, staatsspecifieke rapportageplatforms en door de staat verplichte vergaderingen van veiligheidscomités variëren sterk, en die variatie is zichtbaar in de berekeningen van de unit economics voor opdrachten in staten met hogere nalevingskosten.
De meest voorkomende patronen van overtredingen
De handhavingsprioriteiten van OSHA zijn al jaren consistent. De meest geciteerde registratieproblemen tijdens geprogrammeerde inspecties en audits na incidenten zijn:
- § 1904.32 — Het niet invullen of publiceren van de samenvatting op Formulier 300A vóór 1 februari
- § 1904.29 — Het niet registreren van een letsel of ziekte binnen zeven kalenderdagen na ontvangst van de informatie
- § 1904.41 — Het niet elektronisch indienen van gegevens via de ITA
- § 1904.7 — Verkeerde classificatie van een registreerbaar geval als EHBO of niet-registreerbaar
- § 1904.4 — Het niet registreren van werkgerelateerd letsel of ziekte wanneer aan de criteria voor registreerbaarheid werd voldaan
- § 1904.35 — Represailles tegen een werknemer voor het melden van een letsel of het handhaven van beleid dat het melden ontmoedigt
Penalties onder de inflatie-gecorrigeerde tabel bereiken 161.323 per opzettelijke of herhaalde overtreding vanaf de aanpassing van 2025, met jaarlijkse opwaartse aanpassingen. Een enkele inspectie die een jaar aan niet-geregistreerde gevallen, een niet-gepubliceerde 300A en een gemiste ITA-indiening aan het licht brengt, kan leiden tot een voorgestelde boete van zes cijfers.
Houd uw naleving en financiële gegevens op één lijn
Terwijl u uw OSHA-registratieprogramma uitbouwt, zijn de principes die het controlebestendig maken — gecentraliseerde besluitvorming, consistente classificatie, maandelijkse afstemming, duurzame bewaring — evenzeer van toepassing op uw financiële gegevens. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en een verifieerbare audittrail biedt voor premies voor arbeidsongevallenverzekeringen, kosten voor veiligheidstraining, EHS-softwarekosten en schattingen van reserves. Uw boekhouding bestaat uit leesbare tekst, met versiebeheer in Git en opvraagbaar in gewoon Engels — geen "black boxes" wanneer de auditor vraagt hoe de cijfers tot stand zijn gekomen. Begin gratis en breng dezelfde discipline in uw financiële verslaglegging die OSHA verwacht van uw registraties van letsel en ziekte.