통상적이고 필요한 비용: 모든 사업 세금 공제의 이면에 있는 두 단어 기준

대부분의 소규모 사업주를 놀라게 하는 사실이 하나 있습니다. 수십 년 동안 공제 가능한 사업 비용을 정의해 온 IRS 간행물이 더 이상 존재하지 않는다는 것입니다. 예전 간행물 535 페이지를 방문하면 대신 "사업 비용 자료 안내" 페이지로 연결됩니다. IRS는 2022년 개정판 이후 간행물 535를 폐지하고 그 장들을 다른 여러 간행물에 분산시켰습니다.

하지만 그 간행물의 핵심에 있던 두 단어 기준은 여전히 살아 있습니다. 그것은 소책자가 아니라 세법 자체에서 나온 것이기 때문입니다. 섹션 162(a)는 "사업 또는 영업을 영위하는 과정에서 과세 연도 중 지급되거나 발생한 모든 통상적이고 필요한 비용"에 대한 공제를 허용합니다. 임대료, 소프트웨어, 주행거리, 보험 등 여러분이 공제하는 모든 달러는 이 두 단어를 통과해야 합니다. 이 글에서는 그 의미가 실제로 무엇인지, 예전 규정이 지금 어디에 있는지, 그리고 공제를 어떻게 방어 가능하게 유지할 수 있는지 살펴봅니다.

"통상적"이란 일반적인 사업이 아니라 여러분의 업종에서 정상적인 것을 의미합니다​

통상적인 비용이란 여러분의 업종이나 사업에서 흔하고 받아들여지는 비용입니다. 핵심 표현은 여러분의 업종 또는 사업입니다. 이 기준은 업종별로 적용되며, 이는 양방향으로 작용합니다.

프리랜서 사진작가가 웨딩 촬영을 위해 3,000달러짜리 렌즈를 대여료로 공제하는 경우? 통상적입니다 — 고객은 전문 장비를 기대합니다. 부기 회사가 "고객 개발" 명목으로 코트사이드 시즌 티켓을 공제하는 경우? 부기 업종에서는 거의 확실히 통상적이지 않습니다. 스포츠 마케팅 대행사라면 시즌 티켓이 특별할 것 없는 비용일지라도 말입니다. IRS와 법원은 여러분과 같은 사업체가 일반적으로 무엇에 돈을 쓰는지를 묻지, 일반적인 사업주가 무엇에 돈을 쓰는지를 묻지 않습니다.

이것이 외부에서 보면 이상해 보이는 틈새 업종의 비용이 대개 심사를 통과하는 이유입니다. 특수 도구, 업종 협회 회비, 업종 자격증, 보호 장비 등이 그렇습니다. 경쟁자들이 모두 지불하는 비용이라면 감사관에게 한 문장으로 설명할 수 있습니다. 여러분 분야에서 아무도 그것에 돈을 쓴 적이 없다면 훨씬 더 좋은 설명이 필요합니다 — 그리고 그것이 바로 그 비용이 기준을 통과하지 못할 수 있다는 첫 번째 경고 신호입니다.

"필요한"이란 필수 불가결이 아니라 도움이 되는 것을 의미합니다​

필요한 비용이란 여러분의 업종이나 사업에 도움이 되고 적절한 비용입니다. 그것이 필수 불가결할 필요는 없습니다. 그것 없이는 사업이 무너진다는 것을 증명할 필요는 없습니다 — 다만 여러분의 위치에 있는 합리적인 사업주가 그 타당성을 이해할 수 있으면 됩니다.

그 프로젝트 관리 구독, 시끄러운 아파트에서 벗어나게 해주는 코워킹 멤버십, 기술을 최신 상태로 유지해 주는 전문성 개발 과정 — 어느 것도 사업을 유지하는 데 절대적으로 필요한 것은 아니지만 모두 필요한 비용이 될 수 있습니다. IRS는 여러분의 사업 판단을 의심하고 더 저렴한 대안으로 대체할 권리가 없습니다. 그 비용이 진정으로 사업에 기여한다면 "더 적은 비용으로 할 수 있었을 텐데"는 타당한 이의가 아닙니다.

중요한 단서가 하나 있습니다. 세법은 비용이 "너무 크다"는 것에 대해 아무 말도 하지 않지만, 보수 및 일부 다른 범주에는 합리성 한도가 적용됩니다 — 섹션 162(a)(1)은 "실제로 제공된 개인 서비스에 대한 급여 또는 기타 보수에 대한 합리적인 허용액"만을 인정합니다. 십 대 자녀에게 가끔 서류 정리 작업을 시키고 60,000달러의 급여를 지급하면 예상할 수 있는 바로 그런 주목을 받게 됩니다. "필요한"은 재량을 주지만, 백지수표를 주지는 않습니다.

간행물 535의 규정이 지금 있는 곳​

IRS가 간행물 535를 폐지한 이후 그 내용은 다른 자료로 매핑되었습니다. 예전 장들은 실질이 바뀌지 않았습니다 — 집만 옮겼습니다. 사업주들이 가장 많이 묻는 주제에 대해 지금 어디를 봐야 하는지는 다음과 같습니다:

두 가지 이동은 특별히 주목할 만합니다. 첫째, 예전에 간행물 535에 있던 자영업자 건강 보험 워크시트는 이제 자체 양식인 양식 7206이 되었습니다. 따라서 본인을 위한 건강 보험료를 공제한다면 그 계산이 거기에 있습니다. 둘째, 간행물 334는 사실상 개인 사업자의 기본 출발점이 되었습니다. 예전에 간행물 535를 즐겨찾기해 두었던 것처럼 이것도 즐겨찾기해 두세요.

실제로 기준을 통과하는 것들​

소규모 사업이 지출하는 대부분은 기준의 두 부분을 모두 명확히 충족하는 몇 가지 범주에 속합니다:

• 급여, 임금, 계약자 지급금 — 합리적이고 실제로 제공된 서비스에 대한 경우 공제 가능하며, 고용주 부담 급여세를 포함합니다.
• 임대료 및 리스료 — 사무실, 소매점, 스튜디오 또는 소유하지 않고 사용하는 장비에 대한 것입니다.
• 소모품, 소프트웨어, 구독 — 클립에서부터 운영을 돌리는 회계 플랫폼과 클라우드 호스팅까지 포함합니다.
• 전문 서비스 — 사업과 관련된 법률, 세금 신고 준비, 부기, 컨설팅 수수료입니다.
• 보험료 — 배상 책임, 재산, 사업 중단, 산재 보상, 그리고 해당 규정 범위 내의 건강 보험입니다.
• 광고 및 마케팅 — 웹사이트 비용, 온라인 광고, 간판, 그리고 사업을 홍보하는 후원입니다.
• 사업 세금 및 면허 — 징수하여 납부하는 판매세를 제외하고, 공제 가능한 세금에는 사회보장 및 메디케어의 고용주 부담분, 주 실업세, 사업 면허 수수료가 포함됩니다.
• 사업 부채에 대한 이자 — 규모가 큰 사업의 경우 섹션 163(j) 사업 이자 한도의 적용을 받습니다.

이것들의 공통점에 주목하세요. 각각은 해당 업종에서 흔하고, 운영에 도움이 되며, 사업을 영위하는 과정에서 발생합니다. 마지막 조항은 사람들이 생각하는 것보다 더 중요합니다. 개업 전 지출과 취미와 유사한 활동은 다르게 취급되며, 이는 곧 함정으로 이어집니다.

그렇지 않으면 좋은 공제를 줄이는 한도들​

통상적이고 필요한 기준을 통과하는 것은 필요하지만 항상 충분하지는 않습니다. 여러 범주는 이 기준을 통과하지만 자체적인 상한과 예외에 직면합니다:

• 업무 식사는 일반적으로 50% 공제됩니다. 레스토랑 식사에 대한 일시적인 100% 공제는 2022년 이후 만료되었습니다. 식사는 여전히 통상적이고 필요해야 하며 — 호화롭거나 사치스럽지 않아야 합니다 — 그런 다음 절반을 공제합니다.
• 접대는 사실상 사라졌습니다. 감세 및 일자리법 이후, 접대, 오락, 레크리에이션 — 스포츠 경기, 연극 티켓, 골프 모임 — 에 대한 지출은 고객이 참석하더라도 공제되지 않습니다. 이를 식사나 마케팅으로 다시 이름 붙이지 마세요.
• 사업 선물은 수령인당 연간 25달러로 제한됩니다. 이 상한은 수십 년간 변하지 않았으며, 상징적인 수준을 조금 넘는 정도만 감당할 수 있습니다. 이를 초과하는 금액은 공제되지 않습니다.
• 통근과 일상복은 개인적입니다. 집에서 정규 근무지까지 운전하는 것은 사업 여비가 아니라 통근이며, 일상적으로 입기에 적합한 의복은 직장에서만 입더라도 공제되지 않습니다. 공제 가능한 유니폼과 보호 장비는 일상적으로 입기에 적합하지 않기 때문에 예외입니다.
• 벌금, 과태료, 정치 기부금은 제외됩니다. 정부 벌금, 사업용 차량의 주차 위반 딱지, 정치 캠페인이나 로비에 대한 기부는 사업 목적과 무관하게 모두 기준을 통과하지 못합니다.

창업 지출에는 사업을 시작하기 전에 알아둘 만한 특별 규정이 있습니다. 일반적으로 첫해에 최대 5,000달러의 창업 비용을 공제할 수 있으며(창업 지출이 50,000달러를 초과하면 그 초과분만큼 달러 대 달러로 감소), 나머지는 15년에 걸쳐 상각합니다. 이 선택 규정이 존재하는 이유는 바로 개업 전 비용이 사업을 "영위"하기 전에 발생하기 때문입니다.

지금 공제할까, 자본화할까? 시점 문제​

비용이 명백히 사업과 관련되어 있더라도 항상 전액을 올해 공제할 수는 없습니다. 소모품과 연도 내에 소비되는 비용은 당해 공제입니다. 더 오래 지속되는 투자 — 장비, 차량, 건물, 그리고 자산의 수명을 연장하거나 가치를 증가시키는 개량 — 는 일반적으로 자본화하여 시간에 걸쳐 감가상각을 통해 회수해야 합니다.

회색 지대는 수리 대 개량입니다. 임대 스튜디오의 새는 지붕을 때우는 것은 수리입니다. 지붕 시스템 전체를 교체하는 것은 개량입니다. 사무실을 다시 칠하는 것은 유지보수입니다. 내부를 철거하고 재구성하는 것은 개선입니다. 이 구분은 경제성을 따릅니다. 재산을 통상적으로 효율적인 운영 상태로 유지하는 지출은 지금 공제되고, 더 좋게, 더 크게, 또는 더 오래 지속되게 만드는 지출은 자본화됩니다.

공격적인 방향으로 이것을 잘못 처리하는 것 — 40,000달러의 내부 공사를 비용 처리하는 것 — 은 소규모 사업 감사에서 가장 흔한 조정 중 하나입니다. 프로젝트가 개량처럼 보이기 시작하면 잠시 멈추고, 양식 4562에서 적절히 감가상각하고, 섹션 179 비용 처리가 합법적으로 같은 혜택의 상당 부분을 제공하는지 고려하세요.

입증의 함정: 자격보다 기록이 중요합니다​

세금 신고 대행사에게 감사에서 공제가 죽는 이유를 물으면 대부분 같은 답을 줍니다. 부적격 비용이 아니라 빈약한 기록입니다. 비용은 완벽하게 통상적이고 필요할 수 있지만 입증할 수 없어서 부인될 수 있습니다. 입증 책임은 여러분에게 있습니다.

의회는 남용되기 가장 쉬운 범주에 대해 더 높은 기준을 설정합니다. 섹션 274에 따라 여비, 식사, 차량, 선물 비용은 강화된 입증을 요구합니다. 각 항목에 대해 금액, 시간과 장소, 사업 목적, 그리고 관련된 사람들의 사업 관계를 알아야 합니다. 신용카드 명세서만으로는 충분하지 않습니다 — 금액과 장소는 보여주지만 목적에 대해서는 아무것도 말하지 않습니다. 몇 달 후 기억으로 재구성한 주행거리 기록은 의심을 초래하고, 운전하면서 기록한 로그는 그렇지 않습니다. 법원은 선의의 추정에 대해 좁은 예외(이른바 코헨 규칙)만 적용하며, 이는 섹션 274 범주에는 전혀 적용되지 않습니다 — 여비, 식사, 차량의 경우 기록이 불충분하면 공제는 없습니다.

해결책은 대부분 노력이 아니라 습관입니다. 지출 시점에 영수증을 확보하고, 사업 목적을 신선할 때 적어 두고 — "Q1 가격 관련 공급업체와 점심"은 10초면 됩니다 — 4월에 재구성하는 대신 계속 주행거리 기록을 유지하세요. 디지털 사본도 괜찮습니다. IRS는 읽을 수 있고 완전하다면 전자 기록을 받아들입니다. 사업 지출을 전용 계좌로 분리하여 개인 거래가 공제 가능 거래와 섞이지 않도록 하고, 실수로 개인 카드로 청구한 항목은 숨기지 말고 즉시 표시하세요.

감사를 견뎌낼 기록 습관을 만드세요​

통상적이고 필요한 기준은 장부가 명확한 이야기를 들려주는 사업에 보상을 줍니다. 모든 비용이 영수증과 명시된 사업 목적과 함께 라벨이 붙은 계정에 있을 때 "업종에서 흔하고 받아들여지는" 것과 "도움이 되고 적절한" 것은 거의 스스로 입증됩니다. 비용이 개인 계좌와 섞인 라벨 없는 카드 청구로 존재할 때는 정당한 공제조차 방어하기 어려워집니다.

실행 가능한 시스템은 네 부분으로 구성됩니다. 혼합이 시작되지 않도록 하는 전용 사업 계좌, 목적 메모가 동시에 기록되도록 하는 지출 시점 확보, 기억이 신선할 때 모든 것을 분류하는 월간 검토, 그리고 IRS가 요청할 수 있는 기간 이상 영수증이 보관되는 파일링 체계 — 디지털이면 충분합니다. 이 중 어느 것도 엔터프라이즈 소프트웨어를 필요로 하지 않습니다. 필요한 것은 일관성이며, 이는 바로 일반 텍스트, 버전 관리되는 장부가 유지하기 쉽게 만드는 것입니다.

받을 자격이 있는 모든 공제를 지키세요​

통상적이고 필요한 기준을 이해하면 대부분의 신고자보다 앞서게 되지만, 그 기준은 여러분의 기록이 입증할 수 있는 공제만을 보호합니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 통제를 갖춘 일반 텍스트 회계를 제공합니다 — 모든 비용이 분류되고, 타임스탬프가 찍히며, 여러분 자신의 버전 기록으로 뒷받침됩니다. 무료로 시작하세요 그리고 여러분의 공제가 마땅히 받아야 할 증빙 기록을 쌓으세요.