사망한 직원의 최종 급여를 일반 급여 처리 절차로 처리하면, 제출하는 신고서가 최소 세 곳에서 잘못됩니다: 원천징수해서는 안 되는 연방 소득세를 원천징수하게 되고, 임금을 W-2 Box 1에 넣어서는 안 되는 곳에 넣게 되며, IRS가 확인하기를 기대하는 1099-MISC를 누락하게 됩니다. 각각의 실수는 수정 가능합니다 — 하지만 1월 신고 시즌이 시작되어 불일치 통지서가 도착하기 전에 발견해야만 합니다.
이 가이드는 재직 중 사망한 사람에게 지급해야 할 미지급 임금, 휴가 수당 및 기타 보상을 정확히 어떻게 지급하는지 안내합니다: 무엇을 원천징수할지, 어느 양식에 어느 숫자가 들어가는지, 누가 법적으로 그 돈을 받을 수 있는지, 그리고 세금 처리를 완전히 바꾸는 시점 함정까지 다룹니다.
핵심 규칙: 사망은 하나의 급여를 두 개의 양식으로 분할한다
직원이 사망하면, 사망일 현재 지급되었어야 하지만 미지급된 임금, 휴가 수당, 보너스, 수수료 및 기타 보상은 "피상속인 관련 임금(wages in respect of a decedent)"이 됩니다. 이는 더 이상 직원의 소득이 아니며 — 유산이나 수익자에게 귀속되고 — 세법은 이를 일반 임금과 다르게 취급합니다.
가장 중요한 사실은 임금이 발생한 연도가 아니라 지급을 실행하는 역년입니다:
- 사망한 역년 중 지급: 사회보장세 및 메디케어(FICA) 세금을 원천징수하지만, 연방 소득세는 원천징수하지 않습니다. 사망자의 Form W-2 Box 3과 5(사회보장세 및 메디케어 임금)에 지급액을 보고하고 원천징수된 세금은 Box 4와 6에 기재합니다 — 그리고 Box 1에서는 완전히 제외합니다. 그런 다음 유산이나 수익자에게 발급하는 Form 1099-MISC Box 3에 총액(FICA 원천징수 전)을 보고합니다.
- 사망 연도 이후의 역년에 지급: 아무것도 원천징수하지 않습니다 — 소득세도, FICA도, FUTA도 없습니다. 해당 지급에 대해 W-2를 전혀 제출하지 않습니다. 유산이나 수익자에게 Form 1099-MISC Box 3에만 보고합니다.
그렇습니다, 이는 동일 연도 지급이 하나의 급여에 대해 두 개의 정보 신고서를 생성한다는 의미입니다: FICA 임금과 세금만 보여주는 W-2 조각, 그리고 총 소득을 보여주는 1099-MISC. 이 이중 보고가 대부분의 소규모 고용주 — 그리고 일부 급여 소프트웨어 설정 — 가 잘못 처리하는 부분입니다.
구체적인 예시: 각 양식에 들어가는 숫자
직원이 연초에 $10,000의 임금을 벌었고(연방 소득세 $1,500이 이미 원천징수됨), 그 후 사망하면서 미지급 임금 $2,000과 미지급 휴가 수당 $1,000이 남았다고 가정합시다. 같은 해 7월에 유산에 $3,000을 지급합니다.
Form W-2 (사망자의 이름과 사회보장번호로 발급):
- Box 1 (임금): $10,000 — 사망 후 지급된 $3,000은 제외됨
- Box 2 (원천징수된 연방세): $1,500 — 변동 없음
- Box 3 (사회보장세 임금): $13,000 — $3,000 포함
- Box 4 (원천징수된 사회보장세): $13,000에 대한 세금
- Box 5 (메디케어 임금): $13,000 — $3,000 포함
- Box 6 (원천징수된 메디케어세): $13,000에 대한 세금
Form 1099-MISC (유산 또는 수익자의 이름과 TIN으로 발급):
- Box 3 (기타 소득): $3,000 — FICA가 원천징수되었음에도 불구하고 전체 총액
만약 그 $3,000을 다음 해 1월에 지급했다면, FICA 원천징수도 없고, 어떤 W-2에도 아무것도 없으며, Form 1099-MISC Box 3에 $3,000만 있을 것입니다.
$600의 문제: 1099-MISC가 요구되는 시점
1099-MISC 보고는 표준 기준액을 따릅니다: 유산이나 수익자에게 지급된 사망 후 지급액이 해당 역년에 $600 이상이면 양식을 제출합니다. 백업 원천징수가 없는 $600 미만이면 1099-MISC는 필요하지 않습니다 — 다만 수령자는 그 돈에 대한 소득세를 여전히 부담합니다.
이로 인해 발생하는 비대칭성에 주목하십시오: 사망 연도에 이루어진 $500의 최종 휴가 수당 지급은 여전히 FICA 원천징수가 필요하고 W-2 Box 3과 5에 나타나지만, 1099-MISC는 생성되지 않습니다. 그럼에도 기록을 남겨두십시오, 유산의 세무 대리인이 무엇이 지급되고 무엇이 원천징수되었는지 물을 것이기 때문입니다.
추정 수령 예외: 사망 전에 발행된 수표
모든 사망 후 지급이 W-2/1099-MISC 분할을 따르는 것은 아닙니다. 돈이 사망 전에 직원에 의해 실제로 또는 추정적으로 수령되었다면, 이는 최종 신고서에서 일반 임금 소득으로 남습니다.
전형적인 사례는 이미 발행된 급여입니다. 직원이 사망하기 전에 정규 급여를 발행하여 사용 가능하게 했다면 — 그들이 현금화하지 않았더라도 — 그 임금은 추정적으로 수령된 것입니다. 절차는 다음과 같습니다:
- 직원 앞으로 발행된 원래 수표를 무효화합니다.
- 유산이나 수익자 앞으로 동일한 순액의 대체 수표를 발행합니다.
- 급여 기록을 조정하지 마십시오. 그 임금은 이미 모든 원천징수가 이루어진 상태로 W-2 Box 1에 정상적으로 보고되었습니다. 재발행된 금액에 대해 1099-MISC는 필요하지 않습니다.
구분선은 준비 대 미준비입니다: 사망 전에 준비된 수표는 사망자의 임금이고, 사망일까지 처리되지 않은 미지급 휴가나 보너스는 피상속인 관련 임금이며 분할 보고 규칙을 따릅니다. 시점이 가까울 때는 수표 날짜, 사망일, 재발행 날짜를 급여 파일에 문서화하십시오.
누가 돈을 받는가? 주법이 결정하지, 당신이 결정하는 것이 아니다
연방 세법은 지급을 어떻게 보고할지 알려줍니다. 주법은 누가 그 돈을 받을 수 있는지 알려줍니다 — 그리고 답변은 매우 다양합니다. 대부분의 주에는 사망한 직원에게 지급해야 할 소액의 미지급 임금에 대한 특정 절차가 있습니다:
- 많은 주에서 서명된 진술서(affidavit) 를 받으면 생존 배우자(때로는 성인 자녀나 지정 수익자)에게 법정 한도까지 직접 지급할 수 있게 합니다. 그 한도는 주에 따라 수백 달러에서 수만 달러까지 다양합니다.
- 한도를 초과하는 금액은 일반적으로 먼저 요청한 가족 구성원이 아니라 법원이 임명한 유산의 개인 대표나 관리인에게 가야 합니다.
- 일부 주는 마감 기한(예: 사망 후 30일 이내 자격을 갖춘 생존자에게 지급)을 부과하고 귀하의 책임을 면제하는 수령 확인서를 요구합니다.
실무 지침:
- 사망진단서를 요청하고 인사 파일에 사본을 보관하십시오.
- 누구에게 지급하기 전에 주 노동부나 변호사에게 사망한 직원의 임금 절차와 현재 한도를 문의하십시오.
- 돈을 받을 사람으로부터 Form W-9를 수집하십시오 — 1099-MISC를 위해 이름과 TIN이 필요합니다. 수령인이 유산이면 자체 고용주 식별 번호(Employer Identification Number) 가 필요합니다(Form SS-4로 신청); 1099-MISC에 사망자의 사회보장번호를 사용하지 마십시오.
- 아무도 임금을 청구하지 않으면 무기한 보관하지 마십시오 — 미청구 급여 수표는 결국 휴면 기간 후 미청구 재산으로서 주에 귀속(escheat) 되며, 대부분의 주는 보유자가 이를 신고하고 송부할 것을 기대합니다.
잘못된 사람에게 지급하면 가족 분쟁만 생기는 것이 아니라 보고 문제가 생깁니다, 1099-MISC는 실제 수령인에게 가야 하기 때문입니다. 천천히 하고 확인하십시오.
백업 원천징수: 24% 함정
사망 후 임금은 Form 1099-MISC에 보고되므로 백업 원천징수 규칙이 적용됩니다. 유산이나 수익자가 TIN을 제공하지 않으면 — W-9 없음, EIN 아직 없음, 서류가 유산 검증 절차에 막혀 있음 — 지급액에서 24% 백업 원천징수율로 연방 소득세를 원천징수하고 1099-MISC Box 4에 보고해야 합니다.
이것이 사망 후 임금에서 연방 소득세가 원천징수되는 유일한 상황이며, "소득세 원천징수 없음" 규칙을 배운 고용주들을 놀라게 합니다. 해결책은 절차적입니다: 유효한 W-9를 손에 넣기 전까지 지급을 실행하지 마십시오. TIN을 미리 확보하는 것이 슬퍼하는 가족에게 백업 원천징수를 설명하거나 나중에 수정하는 것보다 훨씬 쉽습니다.
FUTA, 주세, 그리고 나머지 급여 스택
- FUTA (연방 실업세): 사망 연도에 지급된 금액은 여전히 FUTA 대상입니다; 사망 연도 이후에 지급된 금액은 그렇지 않습니다. 사망 연도에 지급된 경우에만 Form 940 임금 기준에 포함하십시오.
- 주 소득세 원천징수 및 실업 보험: 대부분의 주는 연방 패턴을 따르지만(소득세 원천징수 없음; FICA 상응 처리는 다양함), 세부 사항은 주마다 다릅니다. 가정하지 말고 주 세무 당국이나 급여 제공업체에 확인하십시오.
- 고용주 공제: 최종 임금은 여전히 통상적이고 필요한 사업 비용입니다. 다른 급여와 마찬가지로 지급 시 공제합니다.
한 가지 더 시점 경고: 직원이 12월에 사망하고 미지급 임금을 1월에 지급하면, 그 지급은 FICA를 완전히 벗어나고 W-2를 건너뜁니다. 이는 규칙에 따른 올바른 결과입니다 — 하지만 그 결과를 만들기 위해 의도적으로 지급을 지연하지 마십시오. 주의 최종 급여 마감 기한은 여전히 적용되며, 일부 주는 지연된 최종 임금에 대해 일일 벌금을 부과하는데 이는 어떤 급여세 절감보다도 훨씬 큽니다.
사망 후 보상으로 간주되는 다른 항목들
분할 보고 규칙은 마지막 2주 급여 이상을 다룹니다:
- 미지급 휴가 및 PTO 지급(그리고 귀하의 정책이나 주법이 지급을 요구하는 경우 병가)
- 획득한 수수료 및 보너스, 사망 후 계산된 금액 포함
- 계약이나 정책에 따라 지급해야 하는 퇴직금
- 비적격 이연 보상 플랜 및 Section 457 플랜의 사망 수당 — 1099-MISC Box 3에 보고
두 가지 중요한 예외: 적격 퇴직 플랜의 사망 수당은 1099-MISC가 아니라 Form 1099-R에 보고됩니다. 그리고 고용주가 지급하는 단체 정기 생명보험 수익금은 임금 규칙이 아닌 자체 보고 규칙을 따릅니다. 직원에게 지분 보상, 이연 보상 또는 연금이 있었다면, 어떤 것을 신고하기 전에 CPA를 참여시키십시오 — 그 지급액들은 각자 고유한 양식과 고유한 사망 연도 논리를 가지고 있습니다.
수령자 측 원장에 대해서는: 사망 후 임금은 피상속인 관련 소득(IRD) 입니다 — 받는 사람에게 과세되고, 사망자의 최종 신고서가 아니라 그들의 신고서에 보고됩니다. 유산이 상속세를 낼 만큼 컸다면, 수령자는 그 소득에 귀속되는 상속세에 대한 IRD 공제를 받을 자격이 있을 수도 있습니다. 이는 유산 준비자의 영역이지만, 가족에게 언급하는 것은 한 문장의 가치가 있는 친절입니다.
IRS 통지를 발생시키는 실수들
이 영역의 거의 모든 오류는 여섯 가지 범주 중 하나에 해당합니다. 각각에 대해 작업을 확인하십시오:
- 최종 수표를 일반 급여로 처리. 급여 시스템은 연방 소득세를 기꺼이 원천징수하고 그 금액을 Box 1에 넣을 것입니다. 재정의하십시오: FICA만, Box 3과 5만.
- 지급액을 W-2 Box 1에 보고. 사망 후 임금은 절대 Box 1에 들어가지 않습니다. Box 3과 5(동일 연도 지급)와 1099-MISC에 들어갑니다.
- 1099-MISC를 잊음. 유산이나 수익자는 $600 이상의 Box 3 소득이 그들에게 보고되어야 합니다. 이것이 가장 흔히 건너뛰는 단계입니다.
- 1099-MISC 대신 Form 1099-NEC 사용. 사망 후 임금은 1099-MISC의 Box 3 "기타 소득"입니다 — 1099-NEC의 비직원 보상이 절대 아닙니다.
- 1099-MISC에 사망자의 SSN 기재. 1099-MISC는 수령자의 것입니다: 수익자의 SSN 또는 유산의 EIN.
- 총액 대신 순액 보고. FICA가 공제되었음에도 불구하고 1099-MISC는 전체 $3,000을 보여줍니다. W-2는 FICA 측을 보여주고; 1099-MISC는 소득 측을 보여줍니다.
그 다음 주를 위한 체크리스트
직원이 사망했다는 것을 알게 되면, 이 목록을 순서대로 처리하십시오:
- 급여 항목을 확보하십시오: 대기 중인 직접 입금을 중지하거나 회수하고; 현금화되지 않은 수표를 가져오고; 해당 직원의 예정된 보너스나 수수료 지급을 동결하십시오.
- 지급해야 할 모든 것을 계산하십시오: 최종 근무 시간, 초과 근무, 미지급 휴가/PTO, 획득한 수수료 및 보너스, 경비 상환, 그리고 지급해야 할 퇴직금.
- 주법에 따라 수령인을 결정하십시오: 진술서 자격 생존자 또는 유산 대표자 — 그리고 지급하기 전에 사망진단서, 진술서, 서명된 W-9를 받으십시오.
- 지급 연도를 의도적으로 결정하십시오: 12월 사망이 1월에 지급되면 FICA와 W-2 결과가 바뀐다는 것을 이해하되, 주의 최종 급여 마감 기한은 관계없이 지키십시오.
- FICA만 원천징수(동일 연도) 또는 원천징수 없음(이후 연도)으로 비주기적으로 지급을 처리하고, 급여 제공업체가 이를 사망 후 임금으로 코딩하는지 확인하십시오.
- 1월에 두 양식을 모두 제출하십시오: W-2 조각(동일 연도 지급)과 1099-MISC Box 3(양쪽 경우, $600 이상).
- 파일을 보관하십시오: 사망진단서 사본, 진술서, W-9, 지급 기록, 그리고 날짜와 결정에 대한 메모를 다른 급여세 기록과 함께 보관하십시오.
가장 중요할 때 급여 기록을 깨끗하게 유지하십시오
사망한 직원의 최종 급여를 올바르게 처리하는 것은 기록으로 귀결됩니다: 무엇이 지급되어야 했는지, 언제 지급되었는지, 누가 받았는지, 무엇이 원천징수되었는지. 실시간으로 유지된 정확한 장부는 끔찍한 한 주를 행정적으로 단순하게 만들고 — 1월 신고를 재구성 프로젝트가 아닌 별일 아닌 일로 만듭니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 통제를 제공하는 플레인 텍스트 회계를 제공합니다 — 블랙박스도, 벤더 종속도 없습니다. 무료로 시작하세요 그리고 개발자와 재무 전문가들이 왜 플레인 텍스트 회계로 전환하는지 확인하십시오.
