직원을 시카고에서 3일간 열리는 고객 미팅에 보냈다고 상상해 보세요. 직원이 돌아와서는 구겨진 영수증 뭉치를 내밉니다. $289짜리 호텔 계산서, $18짜리 공항 샌드위치, 우버 팁 $42, 미니바 생수 $9. 모든 항목을 일일이 환급해야 할까요, 아니면 처음부터 하루당 정액으로 지급하고 서류 추적을 생략할 수 있었을까요?
이 질문 — 일당(per diem) vs. 실비 정산 — 은 성장하는 기업이 출장에 대해 내리는 가장 실용적인 결정 중 하나입니다. 제대로 하면 장부 정리 시간을 수 시간 절약하고, 환급금을 비과세로 유지하며, IRS 감사에서도 안전합니다. 잘못하면 그 환급금은 급여세가 붙는 과세 급여가 되어 W-2 수정까지 이어집니다.
2026년 기준으로 두 방식이 어떻게 작동하는지, 각각 언제 유리한지, 그리고 모든 출장비 환급이 비과세로 유지되는지를 결정하는 세 가지 책임 보고 계획(accountable plan) 규칙을 정리했습니다.
"일당"이 정확히 의미하는 것
일당(Per diem, 라틴어로 "하루당")은 직원이 출장지에서 숙박, 식사 및 부대비용을 충당하도록 지급하는 하루당 정액 수당입니다. 모든 영수증을 추적하는 대신 하루당 정해진 금액을 지급합니다. 수당이 연방 한도 이내이고 적절히 문서화되면 직원은 소득세를 내지 않고, 고용주는 급여세를 원천징수하지 않습니다.
대안은 실비 정산입니다. 말 그대로 직원이 자비로 모든 비용을 지불하고 영수증을 제출하면 고용주가 정확한 금액을 환급하는 방식입니다.
두 방식 모두 합법입니다. 차이는 관리 부담, 비용 통제, 감사 리스크에 있습니다.
알아야 할 두 가지 연방 요율 체계
IRS는 일당 요율을 직접 만들지 않습니다. 매년 10월 1일 연방 회계연도에 맞춰 갱신되는 두 가지 체계를 인정합니다.
1. GSA 일당 요율(상세 방식). 연방조달청(GSA)은 본토(CONUS) 내 거의 모든 도시와 카운티에 대해 요율을 발표합니다. 각 지역마다 숙박 요율과 식대·부대비용(M&IE) 요율이 구분됩니다. 샌프란시스코, 뉴욕, 워싱턴 D.C. 같은 고비용 도시는 요율이 높고, 그 외 대부분 지역은 표준 요율을 적용합니다. 본토 밖은 국무부가 요율을 정합니다. 이는 연방 공무원이 사용하는 요율이며 민간 고용주도 그대로 채택할 수 있습니다.
2. IRS high-low 방식(간소화 방식). 도시별 요율을 일일이 조회하고 싶지 않은 고용주를 위해 IRS는 매년 공지에서 단 두 가지 요율만 발표합니다. 2025년 10월 1일부터 2026년 9월 30일까지 — IRS 공지 2025-54가 다루는 기간 — 요율은 다음과 같습니다.
- 고비용 지역: 하루 $319 — 숙박비 $233 + 식대·부대비용 $86으로 구분
- 기타 CONUS 지역: 하루 $225 — 숙박비 $151 + 식대·부대비용 $74로 구분
- 부대비용 전용 요율: 하루 $5 — 숙박은 회사가 제공하고 포터·수하물 운반원·호텔 직원 팁 등만 환급할 때
- 운송업 M&IE 전용 요율: 고비용 $86 / 일반 $74 — 식대와 부대비용만 지급하는 운송업 고용주용
IRS는 매년 고비용 지역 목록도 함께 발표합니다 — 일반적으로 연방 일당 요율이 $259 이상인 곳이 해당합니다. 목적지가 목록에 있으면 $319를, 그렇지 않으면 $225를 사용합니다. GSA 상세 요율과 high-low 방식을 연도별로 교체할 수는 있지만, 같은 직원에 대해 같은 연도 중간에 방식을 바꾸는 것은 허용되지 않습니다.
2026 회계연도에도 IRS는 high-low 요율을 전년과 동일하게 유지했습니다. 이는 수년간의 인상 후 숙박·식대 비용이 안정되었음을 보여줍니다.
일당 vs. 실비: 정면 비교
하루 단위 운영 방식
일당의 경우:
- 출장 전에 목적지에 대한 일일 요율을 직원에게 알립니다. 예를 들어 고비용 도시에서 3일이면 하루 $319 × 3일 = $957이며, 실제 지출과 관계없이 이 금액이 지급됩니다.
- 직원은 여전히 출장의 시기, 장소, 업무 목적을 기록해야 하지만 모든 식사 영수증을 보관할 필요는 없습니다.
- 정액을 환급합니다. 연방 요율 이하로 지급하면 전액이 증빙된 것으로 간주됩니다.
실비 정산의 경우:
- 직원이 숙박, 식사, 교통, 부대비용을 직접 지불하고 모든 영수증을 보관합니다.
- 날짜, 금액, 장소, 업무 목적이 포함된 지출 보고서를 제출합니다.
- 정확한 총액을 환급합니다. 숙박은 모든 경우에 영수증이 필요하고, $75 미만 식사는 서면 책임 보고 계획이 있으면 영수증 없이 기록할 수 있지만 대부분 회계사는 보관할 것을 권합니다.
일당이 유리한 경우
일당은 출장이 잦고, 예측 가능하며, 목적지가 몇 곳으로 한정될 때 빛을 발합니다. 매주 같은 팀을 고객 현장에 보내는 컨설팅 회사, 타 지역 입찰을 하는 시공업체, 지역을 커버하는 영업팀은 영수증 단위 정산을 피함으로써 매달 수 시간을 절약합니다.
예산 편성에도 유리합니다. 표준 요율 도시에서 5일간 출장하면 숙박·식대로 $1,125($225 × 5)가 들 것이라는 것을 짐을 싸기 전에 이미 알 수 있습니다. 직원도 예상 금액을 알 수 있어 $28짜리 점심이 "합리적"이었는지를 두고 다툴 일이 줄어듭니다.
중요한 점은 숙박+M&IE 일당의 경우 연방 요율을 초과하지 않고 출장이 적절히 증빙되면 직원이 쓰지 않고 남은 금액을 그대로 가져가도 과세되지 않는다는 것입니다. 이는 자연스럽게 경제적으로 출장하도록 유도합니다.
실비가 유리한 경우
비용 편차가 크거나 일당이 과다 지급이 될 때 실비가 더 낫습니다. 몇 가지 예:
- 숙박비가 저렴한 단기 출장. 직원이 고객 사무실에서 묵거나 $129짜리 도로변 호텔에 묵는데 high-low 요율은 숙박비를 $233로 가정한다면 일당은 과다 지급이 됩니다.
- 장기 체류. 수 주간 지속되는 파견은 단기 출장용으로 설계된 일당보다 실제 비용 추적이 더 정확합니다.
- 식사가 이미 제공되는 경우. 컨퍼런스에서 점심을 제공하는데 전체 M&IE 일당을 환급하면 이중 지급이 됩니다. 실비 정산은 실제 발생한 비용만 환급하게 합니다.
- 해외 출장. high-low 방식은 CONUS에만 적용됩니다. 해외 일당은 국무부 요율을 사용하며, 한 국가에 드물게 가는 경우 실비가 더 간단할 수 있습니다.
하이브리드 방식도 가능합니다. 숙박은 실비(영수증)로 환급하고 식대·부대비용만 일당으로 지급하는 것입니다. 많은 소기업이 정확히 이렇게 합니다. 숙박이 가장 변동성이 크고 호텔 계산서 한 장으로 가장 쉽게 증빙되기 때문입니다.
환급금을 비과세로 만드는 세 가지 규칙
어떤 방식을 선택하든 과세 여부는 책임 보고 계획이 결정합니다. IRS 간행물 463 및 관련 지침에 따르면, 다음 세 가지 요건을 모두 충족해야만 환급금을 직원의 급여에서 제외할 수 있습니다.
1. 업무 연관성
비용은 통상적이고 필요하며, 직원이 세무상 주거지(tax home)를 떠나 밤을 새우거나 수면이 필요할 만큼 장시간 떨어져 있고 업무상 이유로 발생한 것이어야 합니다. 통근, 개인적인 우회 여행, 동행한 배우자의 비용은 해당하지 않습니다.
출장이 요건을 충족하면 교통비(항공료, 마일리지, 렌터카), 숙박비, 식사의 50%, 부대비용을 환급할 수 있습니다. 50% 제한에 유의하세요. 일당으로 식사비 100%를 환급하더라도, 사업 소득세 신고서에서 50% 공제 제한이 적용되는 것은 식사 부분뿐입니다. 이는 내국세법 274(n)조에 따른 것입니다. 2025-2026년 high-low 요율에서 식사 부분은 고비용 지역 $86, 기타 지역 $74이며, 이 금액이 50% 제한 대상입니다.
2. 합리적 기간 내 적절한 증빙
직원은 금액, 날짜, 장소, 업무 목적이 표시된 지출 보고서를 비용을 지불하거나 발생한 날로부터 일반적으로 60일 이내에 제출해야 합니다. 일당의 경우 "금액"은 연방 요율 자체로 충족되지만 나머지 세 가지는 여전히 문서화해야 합니다. "시카고, 9월 12-14일, Acme Corp 고객 온보딩"이라는 일정과 일당 계산이면 충분합니다. 신용카드 명세서만으로는 부족합니다.
많은 소기업이 여기서 실수합니다. "시카고에서 식비로 $400 썼다"는 슬랙 메시지는 증빙이 되지 않습니다. 날짜, 도시, 목적, 적용 요율을 담은 간단한 템플릿이면 2분 만에 작성할 수 있고 감사 시 골칫거리를 피할 수 있습니다.
3. 합리적 기간 내 초과액 반환
지급한 선급금이 증빙된 금액보다 많았다면 — 예를 들어 $957 일당 출장에 대해 $1,000를 선지급했다면 — 직원은 초과액 $43을 120일 이내에 반환해야 합니다. 60일 증빙과 120일 초과액 반환은 IRS 안전 항구(safe harbor)입니다. 더 짧은 기한을 정할 수는 있지만 더 길게 정하면 책임 보고 계획으로 인정되지 않습니다.
이 중 하나라도 충족하지 못하면 계획은 **비책임 보고 계획(nonaccountable)**이 됩니다. 환급금 전액이 급여로 처리되어 Form W-2에 보고하고 소득세와 급여세를 원천징수해야 하며, 직원은 다른 곳에서 공제할 수 없습니다. 소규모 고용주에게는 이러한 재분류가 출장비 자체보다 더 큰 비용이 될 수 있습니다.
실무 지급 방법: 2026년 기준
요율 설정
- 직원당 연간 한 가지 방식 선택. 특정 직원에 대해 high-low를 선택했다면 10월부터 9월까지 모든 출장에 그 방식을 사용합니다. 다른 직원에게는 GSA 상세 요율을 사용할 수 있지만, 한 명의 직원을 대상으로 더 높은 요율을 골라내기 위해 방식을 번갈아 사용하는 것은 안 됩니다.
- 올바른 high-low 구분 적용. 숙박과 M&IE가 모두 포함된 날에는 전체 $319 또는 $225를 사용합니다. 숙박이 필요 없는 일부 날짜나 부분 일정에는 M&IE 부분($86 또는 $74)만 사용합니다. 출장 첫날과 마지막 날에는 연방 지침에 따라 M&IE를 일일 요율의 75%로 제한합니다 — 전체 M&IE 기준 고비용 $64.50 / 일반 $55.50 — 출장자가 하루 종일 떠나 있지 않음을 반영합니다.
- 매년 10월 1일에 목록 갱신. 연간 IRS 공지(올해는 공지 2025-54)와 GSA 일당 조회 사이트(gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates)를 즐겨찾기하세요. 요율은 환급일이 아니라 출장일을 기준으로 적용됩니다. 9월 30일에 시작해 10월 2일에 끝나는 출장은 두 회계연도에 걸쳐 있으므로 각 연도의 요율을 해당 일자에 적용합니다.
서류 부담 없이 문서화하기
한 장짜리 지출 보고서면 충분합니다.
- 직원 이름, 목적지, 출발·귀환 일시
- 업무 목적(고객명, 프로젝트, 컨퍼런스)
- 사용한 요율 방식(예: "High-low, 고비용, 3일 × $319")
- 숙박을 실비로 환급하는 경우 호텔 계산서
- 직원 서명과 관리자 승인
이러한 보고서는 최소 3년간 보관하세요 — 증빙에 대한 IRS 표준 기록 보관 기간입니다.
소유주와 파트너 환급
책임 보고 계획에 따른 일당은 법인의 주주-직원을 포함한 직원에게 적용됩니다. 개인사업자, 파트너, 파트너십으로 과세되는 LLC 구성원은 자신에게 비과세 일당을 지급할 수 없습니다. 이들의 출장은 Schedule C나 Form 1065에서 통상적인 사업 비용으로 실제 비용이나 표준 일당을 증빙 방법으로 사용해 공제하지만, 급여를 통한 환급이 아닙니다. 소유주 겸 운영자라면 책임 보고 계획을 거치지 않고 출장을 어떻게 문서화할지 세무 자문과 상담하세요.
장부에서 실제로 중요한 차이
여기서 출장 정책이 장부와 만납니다.
실비 정산의 경우 모든 영수증이 분개 항목이 됩니다. 항공료 대비 식사가 각각 얼마였는지 세분화해 볼 수 있다는 장점이 있지만 분류 작업이 필요합니다. 50% 제한이 적용되는 식사는 숙박·교통과 분리해야 하며, 그렇지 않으면 세금 신고서에서 공제를 과대 계상합니다. 룸서비스 조식 $35가 포함된 $400 호텔 청구서는 분리해야 합니다.
일당의 경우 장부는 깔끔하지만 세부 정보는 줄어듭니다. 하루 단일 금액이 여러 범주를 포괄합니다. 모범 사례는 IRS 식사 배분을 사용해 회계 시스템에서 일당을 나누는 것입니다. 고비용 하루 $319당 숙박 $233와 식사 $86(50% 공제)으로, 표준 하루 $225당 숙박 $151와 식사 $74로 나누어 기록합니다. 이렇게 하면 정확한 세무 처리를 유지하면서 하루당 한 줄 입력으로 끝낼 수 있습니다.
어느 쪽이든 일관성이 감사 방어 수단입니다. 방식을 정하고 한 문단짜리 출장 정책으로 문서화한 뒤 일관되게 적용하세요. 감사관은 완벽함을 기대하지 않습니다. 합리적이고 문서화된 시스템을 기대합니다. 때로는 일당, 때로는 실비, 때로는 "그냥 Venmo로 $200 보냈다"는 식으로 지출 보고서 없이 운영하는 기업은 시스템이 없는 것으로 보입니다.
피해야 할 흔한 실수
연방 요율을 초과하는 일당을 초과분을 급여로 처리하지 않고 지급하는 경우. $225 지역에서 하루 $350를 지급하면 초과액 $125는 급여입니다. 세금을 원천징수해 보고하거나 요율을 낮추세요. "간단하게 모두에게 $300를 준다"는 방식은 W-2c 수정이 필요해질 때까지만 간단합니다.
신고서에서 50% 식대 한도를 잊는 경우. 직원은 100%를 환급받지만 고용주는 식사 부분의 50%만 공제합니다. 많은 기업이 일당 전체를 "출장비"로 장부에 기록하고 전액을 공제합니다. 연말에 회계사가 이를 풀어내야 하며, 그렇지 않으면 IRS가 합니다.
업무 목적을 요구하지 않는 경우. 시간·장소·금액·목적 테스트는 일당에도 적용됩니다. "시카고"는 목적이 아닙니다. "시카고 — 고객과 함께 123 Main St. 현장 최종 점검"이 목적입니다.
일당을 선택적 기록 보관으로 여기는 경우. 일당은 식사 영수증 필요성을 없애줄 뿐, 문서화 필요성을 없애주지 않습니다. 누가 어디서 왜 출장했는지는 여전히 추적해야 합니다. 캘린더 초대장과 한 줄짜리 지출 보고서면 충분하지만, 문서가 전혀 없는 것은 안 됩니다.
통근이나 당일 출장에 일당을 사용하는 경우. 출장은 세무상 주거지를 떠나 밤을 새우는 경우여야 합니다. 두 시간 거리의 고객에게 당일치기로 다녀오며 점심값이 비쌌더라도 비과세 일당 대상이 아닙니다.
다음 출장을 위한 간단한 결정 트리
세 가지 질문을 던져 보세요.
- 밤을 새우는 업무 관련 출장인가? 아니라면 어느 방식으로 환급하든 과세 급여입니다.
- 영수증 수집을 생략해 시간을 절약할 수 있는가? 그렇고 목적지가 예측 가능하다면 high-low 일당을 사용하세요. 비용 변동성이 크거나 식사·숙박이 이미 제공된다면 실비나 하이브리드(실비 숙박 + M&IE 일당)를 사용하세요.
- 책임 보고 계획 기한을 지킬 수 있는가? 지출 보고서를 60일 이내에 받고 초과액을 120일 이내에 반환할 수 있다면 환급금을 비과세로 유지할 수 있습니다. 그렇지 않다면 요율을 고민하기 전에 프로세스부터 고치세요.
50인 미만 소기업 대부분은 하이브리드에 정착합니다. 실제 항공료와 숙박비(영수증 한두 장)와 high-low 요율의 M&IE 일당을 결합하는 것입니다. 이는 과다 지급 없이 통제, 단순성, 감사 대비를 균형 있게 제공합니다.
간편한 재무 관리
일당이든 실비든, 보상은 일관성에서 옵니다 — 서면 정책 한 장, 한 장짜리 지출 보고서, 그리고 연말이 아니라 처음부터 식사를 올바르게 나누는 장부. Beancount.io는 이러한 출장 분개를 투명하고 감사 가능하게 만드는 일반 텍스트, 버전 관리 회계를 제공합니다. 지출 보고서와 원장 사이에 블랙박스가 없습니다. 출장 정책은 텍스트로 존재하고, 숫자는 당신의 것이며, 감사 추적은 git 로그입니다. 무료로 시작하기로 모든 출장 — 그리고 모든 비용 — 을 쉽게 설명할 수 있게 하세요.