약 560만 미국 가구, 즉 미국 전체의 약 4.2%가 은행 계좌를 가지고 있지 않습니다. 레스토랑, 창고, 건설 현장 또는 시간제 근로자를 고용하는 어떤 사업체를 운영하든, 귀사 직원 중 최소 한 명은 그들 중 한 명일 가능성이 높습니다. 그렇다면 자동 이체를 받을 수 없고, 매 급여에서 수수료를 떼어가는 수표 현금화 서비스에 종이 수표를 가지고 가는 것을 원치 않는 사람에게는 어떻게 급여를 지급해야 할까요?
급여 카드가 가장 일반적인 해결책이며, 이는 실제로 유용한 도구입니다. 하지만 급여 카드는 고용 준수의 가장 복잡한 영역 중 하나에 속합니다: 연방 규제 E 규정, 20개 이상의 주 급여 카드 법규, 그리고 선불 직불 카드가 존재하기 전에 주로 작성된 임금 지급 법률들이 그것입니다. 절차를 제대로 따르면 팀의 실제 문제를 해결할 수 있습니다. 잘못하면 되돌리기 어려운 값비싼 임금 및 근로 시간 위반을 초래하게 됩니다.
"그냥 자동 이체를 사용하세요"가 모두에게 통하지 않는 이유
자동 이체는 현재 미국 근로자의 93% 이상이 사용하고 있으며, 고용주가 관리하기 가장 쉬운 지급 방식입니다: 인쇄할 필요도, 봉투에 넣을 필요도, 은행에 갈 필요도 없습니다. 하지만 은행 계좌가 필요하며, 모든 직원이 계좌를 가지고 있는 것은 아닙니다. 사람들은 최소 잔액 요건을 충족할 자금 부족, 은행에 대한 불신, 초과 인출 수수료로 인한 과거 계좌 해지, 또는 단순히 농촌 지역에서 가까운 지점에 접근하기 어려운 등 다양한 이유로 무계좌 상태가 됩니다.
그러한 직원들을 위한 현실적인 대안은 다음과 같습니다:
- 종이 수표, 이는 보통 수표 액면가의 1~5%를 현금화 수수료로 부과하는 수표 현금화 서비스에 방문해야 한다는 의미입니다.
- 급여 카드, 이는 고용주가 매 급여 주기에 충전하는, 은행 파트너를 통해 발행되는 충전식 선불 직불 카드입니다.
급여 카드는 정확히 그러한 격차를 해소하기 위해 존재하지만, "은행 계좌가 없는 모든 직원에게 급여 카드를 지급하겠다"는 식의 기본 접근 방식은 고용주를 문제에 빠뜨릴 수 있습니다. 왜냐하면 연방법은 고용주가 직원을 대신하여 그러한 결정을 내리는 것을 허용하지 않기 때문입니다.
절대 건너뛸 수 없는 연방 규정: 직원 선택권
급여 카드에 대한 가장 중요한 준수 사항은 다음과 같습니다: 직원에게 급여 카드를 유일한 급여 지급 방식으로 수락하도록 요구할 수 없습니다. 이것은 단순한 모범 사례가 아닙니다. 이는 급여 카드를 발행하는 금융 기관을 규율하는 규제 E(12 CFR § 1005.18)에 따른 CFPB의 선불 계좌 규정에 명시되어 있으며, 거의 모든 주 급여 카드 법규에 반영되어 있습니다.
구체적으로, 이는 다음을 의미합니다:
- 급여 카드 옵션과 함께 최소한 한 가지 이상의 다른 지급 방식 (일반적으로 종이 수표 또는 자동 이체)을 제공해야 합니다.
- 선택은 진정으로 자발적이어야 합니다. 일리노이주 법률은 이를 노골적으로 명시합니다: "직원이 고용 조건이라고 믿게 되거나 비수락으로 인해 현재 근무 조건이 불리하게 영향을 받을 것이라고 믿게 되는 경우" 동의는 자발적인 것이 아닙니다. 다른 여러 주에서도 거의 동일한 문구를 사용합니다.
- 많은 주에서는 급여 카드를 통해 직원에게 급여를 지급하기 전에 서면 동의를 요구합니다 — 뉴저지, 버몬트, 웨스트버지니아 주가 그 예시이며, 정확한 형식과 시기 요건은 주마다 다릅니다.
- 카드 발급사는 계좌의 간략 고지서에 직원이 카드를 수락할 필요가 없으며 고용주에게 다른 지급 방식에 대해 문의할 수 있다는 사실을 공개해야 합니다. 이러한 공개 의무는 카드를 발행하는 은행에 있지만, 고용주로서 실제로 대안을 제공해야 하는 것은 귀사입니다.
직원이 급여 카드 수령을 거부하거나 나중에 종이 수표로 다시 전환하기를 원한다면, 마찰 없이—그리고 그들의 직업에 영향을 미친다는 어떤 암시도 없이—그렇게 할 수 있도록 하는 절차가 필요합니다.
수수료 규정: 직원에게 전가할 수 있는 것과 없는 것
규제 E의 선불 계좌 조항은 10년 전 일부 프로그램이 잔액 조회, 거절된 거래, 심지어 고객 서비스 담당자와 대화하는 것에 대해서도 수수료를 부과했던 최악의 급여 카드 남용을 막기 위해 특별히 고안되었습니다. 현재 규정에 따르면:
- 직원은 수수료 없이 전체 임금에 접근할 수 있어야 합니다, 여기에는 매 급여 주기에 전체 잔액을 인출할 수 있는 최소 한 가지의 수수료 없는 방법(일반적으로 자체 네트워크 ATM에서 1회 무료 인출 또는 발행 은행 지점에서 1회 무료 창구 인출)이 포함됩니다.
- 거절된 거래 수수료 및 기타 "함정" 수수료는 전면 금지됩니다 — 단순히 자금 부족으로 거래가 거절되었다는 이유만으로 직원에게 요금을 부과할 수 없습니다.
- 존재하는 모든 수수료는 직원이 카드를 활성화하기 전에 명확하게 공개되어야 합니다 — 수수료 일정, 수수료 적용 시기 및 피하는 방법을 포함하는 사전 취득 고지서가 필요합니다.
- 카드는 어떤 형태로든 FDIC 또는 NCUA 예금 보험 통과 보장을 갖추어야 하며, 고지서에 이를 명시해야 합니다.
실질적으로, 이는 고용주로서 귀하의 역할은 급여 서비스 제공업체 또는 급여 카드 공급업체가 제공하는 수수료 일정을 실제로 읽어보는 것이며, 단순히 "규정을 준수한다"는 그들의 말만 믿어서는 안 된다는 것을 의미합니다. 구체적으로 문의하십시오: 타 네트워크 ATM 인출, 종이 명세서, 계좌 비활동, 분실 카드 재발급에 대한 수수료는 얼마입니까? 그리고 그 정보가 직원들이 가입하기 전에 전달되도록 확인해야 합니다. 첫 인출 수수료에 놀란 후에 알게 되어서는 안 됩니다.
주(州) 법률: 20가지 이상의 다양한 규정집
연방 규정 E는 최저 기준을 정하지만, 임금 지급 방식은 근본적으로 주법의 문제이며, 애리조나, 플로리다, 조지아, 하와이, 일리노이, 캔자스, 메인, 메릴랜드, 미시간, 미네소타, 네브래스카, 뉴햄프셔, 노스다코타, 오클라호마, 오리건, 테네시, 버몬트, 버지니아, 웨스트버지니아 등을 포함한 20개 이상의 주와 푸에르토리코에는 자체적인 급여카드 법규가 추가로 있습니다. 급여카드 프로그램을 도입하기 전에 주별로 확인해야 할 몇 가지 사항:
- 동의 형식: 구두 동의로 충분한가, 아니면 주에서 서면 동의를 요구하는가, 그리고 그 동의는 갱신 가능하거나 취소 가능해야 하는가?
- 통지 기간: 일부 주에서는 직원의 첫 급여카드 지급 전에 정해진 수의 일수 동안 급여카드 약관(전체 수수료 명세서 포함)에 대한 사전 서면 통지를 요구합니다.
- 무료 인출 보장: 주에서는 종종 규정 E가 요구하는 것 이상의 최소 유급 기간당 무료 인출 횟수를 지정하며, 일부는 휴면/미사용 수수료를 완전히 제한하거나 금지합니다.
- 급여명세서 제공: 귀하의 주에서 인쇄 가능한 급여명세서를 요구하는 경우(캘리포니아 및 뉴욕을 포함한 여러 주에서 그러하듯이), 귀하의 급여카드 또는 급여 플랫폼이 직원이 볼 수만 있고 인쇄할 수 없는 앱 화면이 아닌, 실제로 이를 지원하는지 확인하십시오.
- 다주 고용주: 둘 이상의 주에 시간제 직원이 있는 경우, 단일 국가 급여카드 정책이 모든 곳에서 준수된다고 가정하지 마십시오. 각 사업장에는 가장 엄격한 해당 주법이 적용됩니다.
여러 주에서 사업을 운영하는 경우, 이는 프로그램 시행 후가 아닌 시행 전에 고용 변호사 또는 급여 서비스 제공업체의 준수 팀과 짧게라도 상담할 가치가 있는 부분입니다.
소규모 고용주를 위한 실용적인 도입 체크리스트
- 귀하의 급여 서비스 제공업체 또는 급여카드 공급업체가 규정 E를 준수하는지 확인하고, 표준 수수료 공개 및 동의서 템플릿을 요청하십시오. 이를 처음부터 직접 만들지 마십시오.
- 모든 신규 채용 직원과 현재 직원에게 서면으로 선택권을 제공하십시오: 급여카드, 계좌 이체 또는 종이 수표. 선택권이 제공되었고 직원이 어떤 옵션을 선택했는지 기록하십시오.
- 첫 급여카드 지급 전에 서면 동의를 받고, 귀하의 주에서 요구하는 임금 기록 보관 기간 동안 해당 문서를 보관하십시오.
- 유급 기간당 최소 한 번의 수수료 없는 전액 인출이 직원에게 실제로 가능한지 확인하십시오. 가능하다면 샘플 카드로 직접 테스트해보십시오.
- 수수료 명세서를 공개하여 직원들이 선택하기 전에 볼 수 있도록 하고, 첫 입금 후에 여는 카드 봉투 안에 묻어두지 마십시오.
- 전환 프로세스를 구축하십시오. 직원은 급여카드에서 계좌 이체 또는 수표로 한두 번의 유급 기간 내에 전환할 수 있어야 하며, 그 이유를 설명할 필요가 없어야 합니다.
- 매년 감사하십시오. 급여 서비스 제공업체와 카드 발행사는 수수료 명세서를 변경합니다. 도입 시에 준수했던 것이 1년 후에는 아닐 수도 있습니다.
회계 장부에 미치는 영향
급여카드는 임금 비용이 귀하의 원장에 반영되는 방식을 변경하지 않지만, 현금 급여와 별도로 추적할 가치가 있는 계층을 추가합니다: 카드 프로그램 수수료(귀하의 사업이 직원 대신 일부를 부담하는 경우), 카드 발행사의 유동성 또는 준비금 요구사항, 그리고 감사 목적을 위한 동의 및 공개 문서. 현재 기간만 보여주는 급여 공급업체의 포털에 흩어져 있는 대신, 귀하가 실제로 통제하는 시스템에 이러한 기록을 보관하면 급여카드 프로그램이 감사될 경우 주 노동부의 질문에 훨씬 더 쉽게 답변할 수 있습니다.
재무 관리를 간소화하세요
급여 준수는 종이 기록(서면 동의서, 수수료 공개 자료, 급여명세서 기록)이 실제 지급만큼이나 중요한 영역 중 하나입니다. 필요할 때 언제든지 모든 기록이 준비되어 있어야 합니다. Beancount.io는 완전한 투명성과 버전 관리된 재무 기록을 제공하는 일반 텍스트 회계 솔루션으로, 공급업체 종속이나 불투명한 시스템이 없습니다. 지금 무료로 시작하세요 그리고 급여를 포함한 모든 장부 기록을 귀하가 완벽하게 통제하는 형식으로 보관하십시오.