死亡した従業員の最終給与を通常の給与処理プロセスで処理すると、提出する申告書は少なくとも3か所で誤りが生じます。本来源泉徴収すべきでなかった連邦所得税を源泉徴収し、W-2のBox 1に記載すべきでない賃金を入れてしまい、IRSが期待する1099-MISCをスキップしてしまうのです。それぞれの誤りは修正可能ですが、1月の申告シーズン前に不一致通知が届き始める前に気づいた場合に限られます。
このガイドでは、雇用中に亡くなった人に支払うべき未払賃金、休暇手当、その他の報酬を正確に支払う方法を解説します。何を源泉徴収するか、どの様式にどの数字を記載するか、誰が法的に受け取ることができるか、そして税務処理を根本から変えるタイミングの罠について説明します。
核心ルール：死亡は1つの給与小切手を2つの様式に分割する
従業員が死亡すると、死亡日に未払いであった賃金、休暇手当、ボーナス、歩合給、その他の報酬はすべて「被相続人に関する賃金」となります。これらはもはや従業員の所得ではなく、遺産または受取人に帰属し、税法上は通常の賃金とは異なる扱いを受けます。
最も重要な事実は、賃金が稼得された年ではなく、支払いを行う暦年です。
- 死亡した暦年中に支払う場合： 社会保障税とメディケア税（FICA）を源泉徴収しますが、連邦所得税は源泉徴収しません。被相続人のForm W-2のBox 3と5（社会保障賃金とメディケア賃金）に支払いを報告し、源泉徴収税額をBox 4と6に記載します — そしてBox 1からは完全に除外します。次に、遺産または受取人に対して発行するForm 1099-MISCのBox 3に総額（FICA源泉徴収前）を報告します。
- 死亡年の翌暦年に支払う場合： 何も源泉徴収しません — 所得税もFICAもFUTAも。その支払いについてW-2は一切提出しません。遺産または受取人に対するForm 1099-MISCのBox 3にのみ報告します。
つまり、同年の支払いは1つの給与小切手に対して2つの情報申告書を生成します。FICA賃金と税額のみを示すW-2の断片と、総所得を示す1099-MISCです。この二重報告こそ、ほとんどの小規模雇用主 — そして一部の給与ソフトウェアの設定 — が間違える部分です。
計算例：各様式に記載される数字
従業員がその年の前半に賃金$10,000を稼得し（連邦所得税$1,500が既に源泉徴収済み）、その後死亡し、未払賃金$2,000と未消化休暇手当$1,000が未払いであったとします。同年7月に遺産に対して$3,000を支払います。
Form W-2（被相続人の氏名と社会保障番号で発行）：
- Box 1（賃金）：$10,000 — 死亡後の$3,000の支払いは除外
- Box 2（連邦税源泉徴収額）：$1,500 — 変更なし
- Box 3（社会保障賃金）：$13,000 — $3,000を含む
- Box 4（社会保障税源泉徴収額）：$13,000に対する税額
- Box 5（メディケア賃金）：$13,000 — $3,000を含む
- Box 6（メディケア税源泉徴収額）：$13,000に対する税額
Form 1099-MISC（遺産または受取人の氏名とTINで発行）：
- Box 3（その他の所得）：$3,000 — FICAが源泉徴収されていても総額全額
もし代わりにその$3,000を翌年1月に支払っていたら、FICA源泉徴収はなく、W-2には何も記載されず、Form 1099-MISCのBox 3に$3,000のみが記載されることになります。
$600の疑問：1099-MISCが必要になるのはいつか
1099-MISCの報告は標準的な閾値に従います。遺産または受取人への死亡後の支払いが暦年中に合計**$600以上**であれば、この様式を提出します。$600未満でバックアップ源泉徴収がなければ、1099-MISCは不要です — ただし受取人はその金額に対して所得税を負担します。
このことが生み出す非対称性に注意してください。死亡年に支払われた$500の最終休暇手当の支払いでも、FICA源泉徴収が必要で、W-2のBox 3と5に記載されますが、1099-MISCは生成されません。それでも記録を保持してください。遺産の税務担当者が何が支払われ、何が源泉徴収されたかを尋ねるからです。
現実的受領の例外：死亡前に発行された小切手
死亡後のすべての支払いがW-2/1099-MISCの分割に従うわけではありません。従業員が死亡前に実際にまたは現実的に受け取った金額は、最終申告書において通常の賃金所得として残ります。
典型的なケースは、既に発行された給与小切手です。従業員が死亡する前に通常の給与小切手を発行し利用可能にしていた場合 — たとえ換金しなかったとしても — その賃金は現実的に受領されたことになります。手続きは以下の通りです。
- 従業員宛に発行された元の小切手を無効化します。
- 遺産または受取人に対して同じ純額で代替小切手を発行します。
- 給与記録を調整しないでください。 賃金は既にW-2のBox 1にすべての源泉徴収とともに通常通り報告されています。再発行額に対して1099-MISCは不要です。
境界線は準備済みか未準備かです。死亡前に準備された小切手は被相続人の賃金であり、死亡日までに処理されていなかった未消化休暇やボーナスは被相続人に関する賃金であり、分割報告ルールに従います。タイミングが微妙な場合は、小切手日付、死亡日、再発行日を給与ファイルに記録してください。
誰がお金を受け取るのか？州法が決めるのであって、あなたではない
連邦税務ルールは支払いの報告方法を定めます。州法は誰がそれを受け取ることができるかを定めます — そして答えは大きく異なります。ほとんどの州には、死亡した従業員に支払うべき少額の未払賃金に関する特定の手続きがあります。
- 多くの州では、署名された宣誓供述書を受領することで、生存配偶者（場合によっては成人した子供や指定受取人）に法定上限まで直接支払うことができます。上限は州によって数百ドルから数万ドルまで幅があります。
- 上限を超える金額は、一般的に裁判所が任命した遺産の遺言執行者または管理者に支払わなければなりません — 最初に申し出た家族成員ではありません。
- 一部の州では期限（例えば、死亡から30日以内に適格な遺族に支払う）を設け、あなたの責任を免除する受領の書面による確認を要求しています。
実践的なプレイブック：
- 死亡証明書を求め、人事ファイルにコピーを保管します。
- 誰かに支払う前に、州の労働局または弁護士に死亡した従業員の賃金手続きと現在の上限を確認します。
- お金を受け取る人からForm W-9を集めます — 1099-MISCには氏名とTINが必要です。受取人が遺産の場合、独自の雇用主識別番号（Form SS-4で申請）が必要です。1099-MISCに被相続人の社会保障番号を使用しないでください。
- 誰も賃金を請求しない場合、無期限に保持しないでください — 未請求の給与小切手は休眠期間後に最終的に州に帰属（遺失物として州に移転）し、ほとんどの州は保有者に報告と送金を期待しています。
誤った人に支払うと、家族間の紛争を生むだけでなく、報告の混乱を生みます。1099-MISCは実際の受取人に送付されなければならないからです。慎重に確認してください。
バックアップ源泉徴収：24%の罠
死亡後の賃金はForm 1099-MISCで報告されるため、バックアップ源泉徴収ルールが適用されます。遺産または受取人がTINを提供しない場合 — W-9なし、EINまだなし、書類が遺言検認で停滞 — 支払いから24%のバックアップ源泉徴収率で連邦所得税を源泉徴収し、1099-MISCのBox 4に報告しなければなりません。
これは死亡後の賃金から連邦所得税が源泉徴収される唯一の状況であり、「所得税源泉徴収なし」のルールを学んだ雇用主を驚かせます。解決策は手続き的です。有効なW-9を手元に持つまで支払いを解放しないでください。TINを事前に取得する方が、悲しむ家族にバックアップ源泉徴収を説明するよりも — または後で修正するよりも — はるかに簡単です。
FUTA、州税、その他の給与関連
- FUTA（連邦失業税）： 死亡年と同年の支払いは依然としてFUTAの対象です。死亡年の後に支払われたものは対象外です。死亡年に支払われた場合にのみ、Form 940の賃金基準に含めてください。
- 州所得税の源泉徴収と失業保険： ほとんどの州は連邦のパターンに従います（所得税源泉徴収なし、FICA相当の扱いは異なる）が、詳細は州によって異なります。仮定せずに、州の税務当局または給与プロバイダーに確認してください。
- 雇用主の控除： 最終賃金は通常の必要経費として残ります。他の給与と同様に、支払時に控除します。
もう一つのタイミング警告：従業員が12月に死亡し、未払賃金を1月に支払う場合、その支払いはFICAを完全に回避し、W-2をスキップします。これはルール上正しい結果です — しかし、その結果を人為的に作り出すために意図的に支払いを遅延させないでください。州の最終給与期限は依然として適用され、一部の州では最終最終賃金の遅延に日割りの罰則を課し、それが給与税の節約額をはるかに超えることがあります。
死亡後の報酬として何が該当するか
分割報告ルールは最後の2週間の給与以上のものをカバーします。
- 未消化休暇とPTOの支払い（およびポリシーまたは州法が支払いを要求する場合の病気休暇）
- 獲得した歩合給とボーナス（死亡後に計算された金額を含む）
- 契約またはポリシーに基づく退職金
- 非適格繰延報酬プランおよびSection 457プランからの死亡給付 — 1099-MISCのBox 3に報告
2つの重要な除外：適格退職プランからの死亡給付は1099-MISCではなくForm 1099-Rに報告されます。また、雇用主が支払う団体定期生命保険の給付金は賃金ルールではなく独自の報告ルールに従います。従業員が株式報酬、繰延報酬、または年金を持っていた場合、何かを提出する前にCPAに相談してください — それらの支払いにはそれぞれ独自の様式と死亡年度のロジックがあります。
受取人側の帳簿について：死亡後の賃金は被相続人に関する所得（IRD）です — それを受け取る人に課税され、被相続人の最終申告書ではなく受取人の申告書で報告されます。遺産が相続税を負担するほど大きかった場合、受取人はその所得に帰属する相続税に対するIRD控除の資格も得られる可能性があります。それは遺産の税務担当者の領域ですが、家族に言及することは一文の価値がある親切です。
IRS通知を生み出すミス
この領域のほとんどすべての誤りは6つのバケツのいずれかに該当します。それぞれに対して作業を確認してください。
- 最終小切手を通常の給与処理で実行する。 給与システムは喜んで連邦所得税を源泉徴収し、その金額をBox 1に入れます。オーバーライドしてください：FICAのみ、Box 3と5のみ。
- 支払いをW-2のBox 1に報告する。 死亡後の賃金は決してBox 1に入りません。Box 3と5（同年の支払い）および1099-MISCに記載されます。
- 1099-MISCを忘れる。 遺産または受取人は$600以上のBox 3所得が報告される必要があります。これは最も一般的にスキップされるステップです。
- 1099-NECを1099-MISCの代わりに使用する。 死亡後の賃金は1099-MISCのBox 3「その他の所得」です — 1099-NECの非従業員報酬ではありません。
- 1099-MISCに被相続人のSSNを記載する。 1099-MISCは受取人のものです：受取人のSSNまたは遺産のEIN。
- 総額ではなく純額を報告する。 1099-MISCはFICAが差し引かれていても全額$3,000を示します。W-2はFICA側を示し、1099-MISCは所得側を示します。
翌週のためのチェックリスト
従業員が亡くなったことを知ったら、このリストを順番に進めてください。
- 給与項目を確保する： 保留中の直接預金を停止または取り消す。未換金の小切手を回収する。その従業員の予定されたボーナスまたは歩合給の実行を凍結する。
- 支払うべきすべてを計算する： 最終時間、残業代、未消化休暇/PTO、獲得した歩合給とボーナス、経費の払い戻し、および支払うべき退職金。
- 州法に基づいて受取人を決定する： 宣誓供述書の資格がある遺族または遺産の代表者 — そして支払う前に死亡証明書、宣誓供述書、署名済みW-9を取得する。
- 支払年を意図的に決定する： 12月の死亡を1月に支払うとFICAとW-2の結果が変わることを理解するが、州の最終給与期限は守る。
- FICAのみの源泉徴収（同年）または源泉徴収なし（翌年）でオフサイクルで支払いを処理し、給与プロバイダーが死亡後の賃金としてコード化することを確認する。
- 1月に両方の様式を提出する： W-2の断片（同年の支払い）と1099-MISCのBox 3（両方のケース、$600以上）。
- ファイルを保持する： 死亡証明書のコピー、宣誓供述書、W-9、支払記録、日付と決定に関するメモを、他の給与税記録とともに保管する。
最も重要な時に給与記録をきれいに保つ
死亡した従業員の最終給与を正しく処理することは、記録にかかっています。何が未払いで、いつ支払われ、誰が受け取り、何が源泉徴収されたか。リアルタイムで維持された正確な帳簿は、つらい一週間を管理上シンプルにし、1月の申告を再構築プロジェクトではなく非イベントにします。Beancount.ioはプレーンテキスト会計を提供し、財務データに対する完全な透明性とコントロールを実現します — ブラックボックスもベンダーロックインもありません。無料で始めるそして、なぜ開発者と財務専門家がプレーンテキスト会計に移行しているかをご覧ください。
