社会保障庁（SSA）から、あなたが提出したW-2のいずれかの氏名と社会保障番号がSSAの記録と一致しないという通知が届きました。最初の直感はパニックかもしれません——従業員のこと、自分の責任、通知が示唆することについて。深呼吸してください。その通知自体が、平易な言葉で、早合点しないように警告しています。そして今月時点で、SSA自身の監視機関は、同庁の照合システムが、自庁の審査官が一致と認めるような些細な綴りの違いでも記録にフラグを立てることを確認しています。
これらの通知を発生させる記録の70%以上は、米国生まれの市民に属するものです（SSA監察官室による）。不一致の原因は通常、入力ミス、誰も報告しなかった氏名変更、またはデータ入力の誤りであり——誰かの就労権利に関する何かの証拠ではありません。しかし、それが証拠となるのは、修正が必要な給与記録の問題です。IRSは不正確なW-2ごとに罰金を科す可能性があり、通知への対応を誤ると差別請求にさらされる可能性があります。
このガイドでは、小規模雇用主が正確にどう対応すべきかを説明します：取るべき手順、越えてはならない一線、そして再発防止方法について。
通知の正体
「不一致通知書」の正式名称は、雇用主訂正依頼通知（EDCOR）です。SSAは、雇用主が毎年提出するW-2賃金報告を処理した後、少なくとも1人の従業員の氏名と社会保障番号の組み合わせがSSAの記録と一致しない場合にこれを送付します。
その目的は限定的かつ管理的です：SSAは賃金を正しい労働者の記録に計上し、将来の給付計算が正確になるようにしたいのです。SSAは、自分たちは法執行機関ではなく、不一致だけでは原因を特定するには情報が不足しすぎると明言しています。同庁は、監察官が不一致の賃金項目を持つ雇用主の約4分の3が一度も通知を受けていなかったことを発見した後、2019年にこれらの通知の広範な送付を再開しました——その年末までに約60万人の雇用主が受領しました。現在では、たった1件の不一致賃金項目がある雇用主でも通知を受け取る可能性があります。
通知を注意深く読むと、最も重要な文が見つかります：氏名や社会保障番号がSSAの記録と一致しないという理由だけで、従業員に対して不利益な措置（解雇、停職、懲戒、差別）を取るべきではない、というものです。この警告は大きな意味を持っています。以下のすべては、これを真剣に受け止めることから始まります。
不一致が起こる理由（たいていは退屈な理由）
最悪の事態を想定する前に、一般的な原因を確認してください。なぜなら、そのうちの1つが圧倒的に有力な説明だからです：
- 入力ミスと数字の入れ替え。 9桁の社会保障番号の1桁の入れ替えや、名前の綴り間違いで不一致が発生します。給与データは、経営者が思う以上に頻繁に再入力されています。
- 報告されていない氏名変更。 結婚、離婚、または裁判所命令による変更は、従業員の生活では即座に反映されますが、SSAの記録に反映されるのは労働者がSSAに通知したときだけです。W-2が新しい結婚後の姓を示しているのにSSAが旧姓のままなら、それが不一致です。
- ハイフン付き、複合、多部構成の名前。 「Garcia-Lopez」と「Garcia Lopez」と「GarciaLopez」、片方にだけ含まれる接尾辞（Jr.、III）、ミドルネームの扱いの不統一——すべて不一致を生み出します。
- 雇用主側の記録エラー。 W-4に記載されていること、給与システムに登録されていること、W-2が引き継いだ情報が食い違っているケース。入社時の古いデータは典型例です。
- SSA自身の照合許容度。 2026年9月、SSA監察官は、同庁の自動照合システムが、同庁自身の手動審査官が一致として扱うことを許されているわずかな名前の相違（例として「Ginnie」対「Jinnie」）で記録を拒否すると報告しました。つまり、一部の不一致は、誰の過失でもなく、厳格すぎる照合ソフトウェアの産物なのです。
実際の社会保障番号の不正使用も存在しますが、全体のごく一部です。この70%が市民だという統計は、これらの通知を受け取るたびに常に心に留めておく価値があります。
取るべき対応：段階的な対応手順
正確な手順や期限を定めた法令はありません——固定された対応期限を持つ古い連邦政府の「セーフハーバー」規則は2007年に提案され、後に撤回されたため、今日では魔法のようなスケジュールは存在しません。司法省の雇用主向けガイダンスが説明しているのは、合理的で文書化された誠実なプロセスです。それをすべての従業員に対して毎回同じ方法で実行してください。
ステップ1：まず自分の記録を確認する
通知受領後数週間以内に、フラグが付けられた氏名と社会保障番号を、原本の書類（従業員のフォームW-4、給与システム、入社書類）と照合してください。特に転記やキー入力のエラーを探してください。多くのケースでは、ミスはあなた側にあり、ここで発見できます。
自分のエラーを見つけた場合は、給与システムで修正し、訂正済み賃金報告書（フォームW-2c）をSSAに提出し、従業員にも訂正版を渡してください。SSAはBusiness Services Online（BSO）を通じて訂正を受け付けており、W-2cオンライン提出も可能で、提出前に訂正ファイルを検証する無料のAccuWageソフトウェアも提供しています。
ステップ2：自分の記録に問題がなければ、従業員に書面で通知する
あなたの側に問題がなければ、影響を受けた従業員に不一致について速やかに書面で伝えてください。メッセージは事実に基づき中立的に保ちます：SSAがW-2の氏名と社会保障番号の組み合わせを照合できなかったこと、これはそれ自体では就労資格について何も意味しないこと、情報を確認し、SSAの記録の不一致を解決するために最寄りの社会保険事務所に連絡するよう依頼すること。
従業員に、あなたが記録している氏名と社会保障番号が社会保障カードと正確に一致するか確認するよう求め、あなたの側がすでに一致している場合はSSAに訪問または電話するよう助言してください。通知した日付を文書化し、通知の写しを保管してください。
ステップ3：フォローアップして訂正を提出する
従業員にSSAと問題を解決する合理的な機会を与え、その後フォローアップしてください。訂正された情報が返ってきたら、速やかにW-2cを提出してください。従業員があなたの記録がすでに正しいことを確認し、それでもSSAが不一致を示している場合、問題はSSAの記録と従業員の対応にあります——あなたの仕事は、迅速かつ一貫して誠実に行動したことを示し、それを証明する記録を保管することです。
ステップ4：次回の提出前に照会する
SSAは、BSOを通じて無料の社会保障番号照会サービス（SSNVS）を提供しており、雇用主はW-2提出前に従業員の氏名と社会保障番号を照合できます。入社手続き中に新規採用者情報をSSNVSで照会すること（すべての新規採用者に対して標準ステップとして）は、追加コストゼロでほとんどの問題をキャッチします。これは、このガイド全体で最も効果的な習慣です。
絶対にしてはいけないこと：法的責任を生む一線
これは最も重要なセクションです。なぜなら、ここでのミスが執行措置や訴訟を生むからです。移民国籍法（INA § 274B）の差別禁止規定は、司法省の移民・従業員権利課によって執行され、最後の防波堤です——そして不一致通知書は、その下であなたに何の保護も与えません。
通知だけに基づいて不利益な措置を取ってはいけません。 氏名が不一致通知書に載っているという理由だけで、解雇、停学、降格、一時解雇、勤務時間短縮、配置転換をしてはいけません。通知はこれを明示的に警告しており、それでも実行すれば、連邦法の下での出身国または市民権ステータスに基づく差別請求、さらに州の公正雇用法の下での責任を支える可能性があります。
新しいフォームI-9や特定の書類を要求してはいけません。 不一致通知書は、就労資格を再確認する根拠にはなりません。従業員に新しいI-9の記入を求めたり、「グリーンカードを見せて」とか「新しい社会保障カードを見せて」といった特定の書類の提出を要求したりしてはいけません。I-9プロセスが許可する以上の特定の書類を要求することは、INAの下での書類濫用に該当し、外国生まれと推定した労働者を対象にした選択的な再確認は、典型的な差別事実パターンです。
通知が原因で既存従業員をE-Verifyに通してはいけません。 E-Verifyは新規採用時（雇用主が参加しているか義務付けられている場合）に使用される新入社員システムです。不一致通知への対応として既存の従業員を選択的にスクリーニングすることは、選択的な再確認と同じ差別リスクを生み出します——そしてE-Verifyはもともと不一致解決ツールとして設計されたものではありません。
通知を不就労許可の証明として扱ってはいけません——誰に対しても。 解雇通知書にも、マネージャーとの会話でも、社内の噂話でも。不一致通知書は「それ単独では従業員の移民ステータスに関する声明ではない」と司法省は述べています。それをそうであるかのように行動または発言することは、書類問題が責任問題に変わる瞬間です。
フォローアッププロセスを不均等に適用してはいけません。 ある労働者にはSSA訪問に2週間与え、別の労働者には2日しか与えない、あるいは一部の従業員には厳密にフォローアップし、他の従業員には軽く扱う——その不整合自体が証拠になります。アクセント、姓、推定される出身国に関係なく、すべてのフラグ付き従業員に同一に適用される、1つの文書化された手順が必要です。
INAの差別禁止規定への違反は、バックペイの命令、影響を受けた個人ごとに評価される民事罰金、コンプライアンス監視をもたらす可能性があります——タイプミスから始まった通知にとっては高くつく結果です。
金銭面：不正確なW-2にはIRS罰則が課される
雇用法上のリスクとは別に、不一致の賃金報告は不正確な情報申告書であり、IRSは内国歳入法第6721条（SSAへの正確な申告書提出義務違反）および第6722条（従業員への正確な明細書提供義務違反）に基づいて罰則を科すことができます。両方の罰則が同じ不良W-2に適用される可能性があります。
2026暦年に提出が要求される申告書について、第6721条に基づく申告書1件あたりの罰則は、どれだけ早く問題を修正するかで段階的に決まります：期限日から30日以内に訂正すれば1件あたり60ドル、30日後だが8月1日までに訂正すれば130ドル、8月1日以降または全く訂正しなければ340ドル——年間上限はそれぞれ683,000ドル、2,049,000ドル、4,098,500ドルです。故意の無視は1件あたり680ドルからで年間上限はありません。平均総収入が500万ドル以下の小規模企業はより低い上限が適用されますが、1件あたりの金額は従業員数に応じてすぐに積み上がります。
段階的構造は、IRSが何を望んでいるかを正確に伝えています：早期発見、迅速な修正。これも、入社時にSSNVS照会を実行し、1月の提出期限前に給与レジスターを提出済みのW-3および四半期フォーム941と照合するもう一つの理由です——自分でキャッチした不一致はそれぞれ、未然に防いだ1人あたり340ドルの問題なのです。
きれいな給与記録を保てば、これは簡単になる
対応プロセスのすべてのステップが、基本的な質問にすぐ答えられることを前提としていることに注目してください：入社時に従業員が申告した氏名と社会保障番号は？ W-4には何と書いてあった？ 実際に何を提出した？ 整然とした給与記録を持つ雇用主は、不一致通知書を半日で解決します。乱雑な記録の雇用主は、何が起こったのかを再構築するのに数週間を費やし、W-2c訂正の提出が遅れて、掘り起こしている間に罰則段階を上っていきます。
これらの習慣を日課に組み込んでください：入社手続きの一環としてSSNVSで全新規採用者の氏名と社会保障番号の組み合わせを照合する、給与レジスターの総給与を毎四半期フォーム941と年末のW-3に照合する、W-4、訂正提出書類、不一致通知のやり取りを税年度ごとに一緒にファイルする。家計簿で賃金、源泉徴収、雇用主の給与税を別々に追跡する——純支払額だけを監視するのではなく——ことで、すべての提出シーズンの照合が劇的に簡単になります。
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