フリートが燃料に費やす金額の5分の1近くが不正や盗難によって失われています。トラック運送、建設、現場サービス業の企業では、年間平均で約100万ドルの損失です。あなたの会社はこれらの事業よりはるかに小さいかもしれませんが、その計算は容赦なく縮小されます。従業員が毎月8,000ドルの燃料を消費する場合、そのうち400ドルから1,200ドルが、私的給油、仲間への給油、承認されていないプレミアムグレードへのアップグレードを通じて流出している可能性があります。
幸いなことに、大規模フリートがその漏れを塞ぐために使用しているツールは、バン3台とピックアップトラック1台を保有する企業にも利用可能です。フリート燃料カードは通常の支払いカードのように見えますが、プログラム可能な門番のように機能します。各ドライバーが何を、どこで、いつ、いくら購入できるかを事前に決定でき、すべてのガロンがドライバー、車両、走行距離計の読み取り値に関連付けられたレポートに表示されます。ここでは、これらのカードの仕組み、コスト、そして不正使用を実際に阻止する管理機能の設定方法を説明します。
フリート燃料カードとは実際には何か
フリート燃料カードは、車両関連の購入（まず燃料、オプションでメンテナンス、有料道路、洗車）に制限された支払いカードです。ドライバーにビジネスクレジットカードや現金を渡すのとは異なり、フリートカードは給油所で明細データ（ガロン数、グレード、1ガロンあたりの価格、給油所、時間、ドライバーID、走行距離計の読み取り値）を取得します。
遭遇する主要な発行会社は、WEX（自社カードに加え、シェルやエクソンモービル向けのコブランドプログラムを提供）、Fleet One（長距離トラック輸送に特化）、Fuelman、そしてRampやBrexなどの新しい支出管理プラットフォーム（より広範な経費カードに燃料管理機能を統合）です。造園業者、空調技術者、配送バン、訪問介護看護師など、小規模な地元フリートにとっては、米国のほとんどのガソリンスタンドで受け入れられるユニバーサルカードの方が、18輪トラック向けに設計されたトラックストップ割引よりも重要です。例えば、WEXブランドのカードは、全米の約95%の燃料供給拠点で受け入れられています。
通常のビジネスクレジットカードとの違い
重要な違いは3つあります。
- カードごとの購入ルール。 カードを燃料のみに制限したり、取引ごとまたは1日あたりの金額上限を設定したり、営業時間内に購入を制限したり、各車両が実際に使用する燃料グレードにロックしたりできます。
- ドライバーレベルの本人確認。 すべての取引にドライバーPINが必要で、ほとんどのプログラムでは走行距離計の読み取り値の入力が求められます。これにより、各給油が人物、車両、監査可能な走行距離数に結び付けられます。
- 燃料グレードのレポート。 明細書には、単一の合計金額ではなく、ガロン数とグレードが表示されます。これは、不正使用を発見し、税務申告時に車両費控除を裏付けるために必要なデータです。
実際に機能する管理機能
カード自体はほとんど節約になりません。カードにプログラムする管理機能が大きな節約になります。最初の給油の前にこれら5つを設定してください。
1. 各カードに固有のドライバーPINを必須にする
1つのPINを共有するカードは現金とほとんど変わりません。燃料が紛失したとき、誰もが知らないと言います。各ドライバーに固有のPINを発行して、すべての取引を特定できるようにします。ほとんどのプログラムでは、従業員が退社した場合に数秒で特定のドライバーのPINを無効化できます。カードの再発行や共有シークレットのローテーションは不要です。
2. 製品タイプを燃料のみに制限する
古典的な不正使用のパターンには業界でニックネームがあります。「スナックディフェンス」です。制限のないカードは、食べ物、飲み物、タバコ、コンビニエンスストアが販売するあらゆるものに使用されます。初日からカードを燃料専用に設定し、メンテナンスや有料道路のカテゴリは、その仕事に本当に必要なドライバーにのみ開放します。
3. 金額、ガロン数、時間帯の制限を設定する
軽量車両の妥当な出発点は、1日1回の取引、満タンのコストに近い上限、営業時間内のみ有効です。これらの制限は2つの役割を同時に果たします。営業時間外の私的給油をブロックし、カード番号がスキミングされて複製された場合の損害を抑えます。業界データによると、複製されたカードは通常、停止されるまでに約3回の不正給油が行われます。取引ごとの厳しい上限は、それぞれの不正給油を小さく抑えます。
4. 走行距離計の読み取り値を必須にし、実際に確認する
走行距離計のプロンプトは、小規模フリートで最も活用されていない管理機能です。ドライバーが給油のたびに走行距離を入力すると、給油間の車両ごとの燃費（mpg）を計算できます。突然18mpgから11mpgに低下したトラックは、何かを伝えています。メンテナンスの問題か、燃料が携行缶で持ち出されているかのどちらかです。走行距離計のシーケンスを毎月照合します。逆戻りしたり、何週間も停止している読み取り値は、でっち上げの入力の危険信号です。
5. 例外に対するリアルタイムアラートを有効にする
ほぼ常に問題を意味するいくつかのイベントに対してアラートを設定します。営業時間外の取引、タンクサイズ上限を超える購入、燃料グレードの不一致（通常グレード指定の車両へのプレミアム給油）、1日での複数回給油、ネットワーク外の給油所です。すべての取引を確認することは非現実的ですが、システムが毎週フラグを立てる5つの例外を確認するには10分かかります。
フリート燃料カードのコストと節約効果
価格設定には3つの部分があり、見出しとなるリベートはそのうちの1つにすぎません。
リベート。 量リベートは通常、1ガロンあたり数セントです。WEXは自社の節約ネットワーク内で1ガロンあたり最大15セント、他の場所ではより少ないリベートを宣伝しています。シェルビジネスカードのようなコブランドプログラムは、自社の給油所で1ガロンあたり約5〜6セントの段階的リベートを提供しています。毎月2,000ガロンを消費するフリートが5セントのリベートを受けると、毎月100ドルを節約できます。控えめですが、以下の手数料を相殺します。
手数料。 カードごとの月額手数料（通常、中小企業向けプランではカード1枚あたり約2ドル、トラック輸送向け製品ではそれ以上）、ネットワーク外取引手数料、延滞手数料、設定費用に注意してください。契約前に、現実的なリベートと合計して比較検討してください。カード5枚のフリートがカード1枚あたり月2ドルを支払う場合、損益分岐点に達するには5セントのリベートでわずか200ガロンが必要ですが、カード1枚あたり8ドルの手数料がかかるプレミアムトラック輸送カードは、小規模フリートにとっては戻ってくる金額よりもコストがかかる可能性があります。
隠れた節約: 不正削減と簿記時間。 燃料不正の研究者は、燃料費の5〜15%が盗難または誤配分で漏れていると推定しています。毎月8,000ドルの場合、漏れの半分を止めるだけで毎月200〜600ドルの価値があり、これはリベートよりも桁違いに大きいです。さらに管理上の利点もあります。ガソリンスタンドのレシートの封筒がなくなり、どの給油がどの仕事に属するかを推測する必要もなくなります。ドライバーと車両ごとにコード化された1つの統合明細書が、靴箱に取って代わります。
フリートカード or 特典付きビジネスクレジットカード?
燃料費が少なく（1〜2台）、ドライバーが金庫の暗証番号を任せられる家族である場合、キャッシュバック型ビジネスクレジットカードの方がシンプルで、燃料だけでなくすべての場所で一律2%を得られるかもしれません。フリートカードは、3人以上のドライバーがいる場合、監督なしで給油する非家族従業員がいる場合、または不審な給油の履歴がある場合にその価値を発揮します。人員が増えると、管理機能がキャッシュバックに勝ります。
税務面: 頭痛なしで燃料を控除する
業務運転の燃料は控除可能ですが、選択する方法によって必要な記録が変わります。
標準走行距離法 vs. 実費法。 毎年IRSは標準走行距離率を公表しています。業務走行マイルにその率を掛けるだけです。燃料、メンテナンス、減価償却はすべて含まれているため、燃料を別途控除することはできません。あるいは、実際の費用（ガソリン、オイル、修理、保険、減価償却）に業務使用割合を掛けて控除することもできます。両方の資格がある企業は、それぞれの方法で控除額を計算し、大きい方の金額を採用できます。
フリートカードのレポートが記録管理の贈り物である理由。 どちらの方法でも、IRSは適切な記録（各走行の日付、目的地、業務目的、走行距離）で業務運転を裏付けることを期待しています。走行距離ログが中核的な文書であり、日付、給油所、ガロン数、車両ごとの走行距離計の読み取り値を示すフリートカード明細書は、それを美しく裏付けます。両方を保管してください。ログは業務目的を証明し、カードデータは燃料費が実際に発生したことを証明します。
1つの注意点: 自宅から通常の勤務先への通勤は、会社の車両でも控除できません。ドライバーが、月曜日の朝にショップへの通勤で持ち帰りバンに給油することは、作業現場間の運転とは異なるカテゴリにあることを理解していることを確認し、それに応じてカードポリシーを設定してください。
小規模フリートでのカード展開: 実践的なチェックリスト
- 1ページの書面による燃料ポリシーから始める。 明確に述べます。カードは営業時間中に会社の車両の燃料のみを購入します。私用車両、店舗商品、PINの貸与は禁止です。すべてのドライバーに署名させます。誰も知らされていない管理機能は罠のように感じられます。署名済みのポリシーは、執行をドラマなしにします。
- 車両ごとに1枚のカード、ドライバーごとに1つのPINを割り当てる。 この組み合わせにより、すべての取引の両方の半分がわかります。どのトラックが燃料を消費し、誰の手がノズルを持っていたかです。
- アクティベーション前に上記5つの管理機能を設定する。 燃料専用の製品ロック、タンクサイズの取引上限、営業時間枠、走行距離計の入力を必須化、電話または受信トレイへの例外アラート。
- 毎月30分以内で照合する。 明細書を取得し、フラグが立てられた例外をスキャンし、2〜3のmpg計算をスポットチェックし、合計を車両費勘定にコード化します。同じ週に異常を調査します。古い質問は決して答えられません。
- プログラムを毎年見直す。 総手数料と獲得したリベート、停止した推定漏れを比較します。基本カードを超えて成長した場合（またはプレミアムカードの損益分岐点を下回った場合）、切り替えます。カード契約は結婚ではありません。
全体の目的を無効にするよくある間違い
- 乗組員全体で1つの共有PIN。 帰属がすべてです。共有PINはそれを放棄します。
- 誰も確認しない走行距離計の読み取り値を収集する。 ドライバーは数週間以内に誰かが見ているかどうかに気づきます。毎月mpgチェックを実行するか、見せかけをやめてください。
- グレードの不一致を無視する。 通常グレードのバンへのプレミアム燃料は、1回のコーチング会話に値する正直な間違いか、ドライバーがあなたのカードを個人的な特典として扱っているかのどちらかです。どちらにしても、レポートはすでにそれを捕捉しています。行動してください。
- 元従業員のPINを放置する。 「そのうち対応する」ではなく、最終日に無効化します。
- 地元のサービスフリートにトラックストップカードを選択する。 OTR割引ネットワークは、配管工が角のガソリンスタンドで給油する場合には何の意味もありません。ネットワークをルートに合わせてください。
燃料データを帳簿に流し続ける
盗難を防ぎながらも、明細書が開封されずに山積みになっているフリートカードは、仕事の半分しか果たしていません。取引フィード（ガロン数、グレード、コスト、車両、ドライバー）は簿記の原材料です。毎月車両費勘定にコード化し、私的使用マイルを控除を汚染する前に分離し、明細書を走行距離ログと一緒に裏付けとして保管してください。年末にクリーンな燃料記録があれば、税理士は考古学ではなく計画立案に請求可能な時間を費やせます。
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