検体、薬局配送、または医療記録を配送する場合、あなたは単なる配送サービスではありません。あなたは、直接責任を負うHIPAA業務提携者であり、監査に耐えうる署名済み契約を有し、その利益は1停車あたり、1マイルあたり、またはオンデマンド緊急便あたりの価格設定に依存するルートを持っています。この違いが重要なのは、HHSのガイダンスが明確だからです。対象事業者に代わって保護健康情報（PHI）を定期的に取り扱う宅配便は、単なる運送業者とは見なされません。
ここでは、医療宅配便を一般的なドライバーから区別するコンプライアンスと会計について説明します。
HIPAA — 単なる運送業者ではなく、業務提携者
プライバシー規則では、対象事業者（病院、検査機関、薬局）と、その代理でPHIを作成、受領、保持、または伝送するすべてのサービスとの間に、業務提携契約（BAA）の締結が義務付けられています。HHSのFAQでは、単なる運送業者である郵便および民間の宅配便（PHIへの曝露が付随的かつ限定的である場合、例えば運送業者が業務を遂行するためにPHIを必要としない密封された封筒など）は、BAAを必要としない場合があると述べています。
医療宅配便はこの例外に該当しません。患者識別子が記載された検体を輸送する場合、処方箋を配送する場合、または依頼書を扱う場合、あなたはPHIへの業務上のアクセス権を持っています。正確に配達するため、署名を得るため、そして連鎖的管理（監査の連鎖）を維持するために識別子が必要です。その業務上のアクセス権により、HIPAAガイドの分析が強調しているように、あなたは単なる運送業者ではなく、業務提携者となります。医療機関は、業務提携者との契約前に、医療宅配便にBAAへの署名と、セキュリティ規則（管理、物理、技術的安全保護措置）への準拠を要求しなければなりません。
これが実際に意味すること：
- PHIがどのように保護されるか、違反がどのように報告されるか、下請け業者がどのように扱われるかを明記した署名済みBAAがなければ、対象事業者との関係は無効です。
- 業務提携者として、あなたは対象事業者だけでなく、HIPAA違反に対して直接責任を負います。
- ドライバーにはHIPAAトレーニングが必要であり、車両にはアクセス制御が必要であり、引き渡しプロセスでは、誰が何をいつどの識別子で受け取ったかという連鎖的管理を文書化する必要があります。
BAAを単なる書類として扱う宅配便は、保険に入れなくなります。業務提携者責任保険やサイバー保険の保険会社は、申請時および請求時にBAAを要求します。
1停車あたりの価格設定 — 単位原価計算
医療宅配便の仕事は、多くの場合同じルートで、3つの方法で価格設定されます。
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定期ルート（集配便）: 固定ルート上の検査機関と診療所間の毎日の集配で、ルート単位または1停車あたりの契約レート。利益率はルート密度（1時間あたりの停車数）と、契約に待機時間が含まれているかどうかに依存します。
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オンデマンド緊急便: 緊急で、多くの場合時間外に、定期便の1停車あたりのレートの2〜3倍のプレミアム価格に加えて、走行距離と待機時間が加算されます。緊急便は高い利益率ですが、変動が大きいです。利用可能性のために人員を配置する必要があり、単に運行のためだけではありません。
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専用車両および呼び出し便: 専用車両またはアドホックな呼び出しで、1マイルあたりの価格に加えて時間単位の待機料金が設定されます。
会計上の間違いは、これらを平均化することです。1停車あたり平均18ドルのルートは、定期便が12ドルで緊急便が45ドルである一方、緊急便が停車数のわずか10％である場合、一見健全に見えます。平均は、定期便契約が実際には過小価格であることを隠してしまいます。
タイプごとに収益と直接費を追跡します。定期ルートの収益とドライバー時間 vs. 緊急便の収益とオンコール時間。この区分により、契約上提供が義務付けられている緊急便の利用可能性を、定期便契約が補助しているかどうかが明らかになります。
多くの宅配事業者が見落としているルート経済
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待機時間は請求可能です。 検査機関への引き渡しには、多くの場合、受付、検証、温度ログ記録に15〜30分かかります。待機時間が契約に含まれていない場合、それは人件費として吸収されます。猶予期間（例：最初の10分は無料、その後は1分あたり1.50ドル）の後に、待機時間を別途価格設定します。
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走行距離と燃料は間接費ではありません。 燃料、保守、1マイルあたりの保険は、ルート単位の直接費であり、一括の車両間接費ではありません。48マイルで8停車のルートは、22マイルで12停車のルートとは、1停車あたりの車両費が異なります。
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検体の完全性は費用です。 クーラーボックス、温度データロガー、流出キット、および除染は、ルート単位の消耗品売上原価（COGS）です。再採取が必要となる単一の検体の損失は、クーラーボックスの年間供給費よりも高くつく可能性があります。
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コンプライアンス費用は配賦可能です。 HIPAAトレーニング、BAA管理、および身元調査は、多くの場合、間接費として扱われます。これらをドライバー1人あたり、期間ごとに配賦します。HIPAAトレーニングを受けていないドライバーは、合法的にルートを運行できないため、トレーニングはサービスの直接費です。
連鎖的管理が可能な配送記録を維持する
すべての集配には記録が必要です。患者識別子（最小限必要な情報）、集配時刻、配達時刻、温度、受取人の署名、および取り扱いを許可したBAA。その記録は、会計記録であると同時にHIPAA監査の証拠書類です。ジョブ番号を元帳エントリに結び付ける、平文でタイムスタンプ付きのログは、検査機関の連鎖的管理に相当するものです。そして、それはルートが実行され、価格設定され、コンプライアンスが保たれていたことを証明するものです。
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