米国の約560万世帯、つまり全世帯の約4.2%は銀行口座を持っていません。レストラン、倉庫、建設作業員を抱える事業、あるいは時間給労働者を雇用するあらゆるビジネスを運営している場合、従業員の少なくとも一人はその中に含まれている可能性があります。では、銀行振込を受け入れられず、小切手の一部を手数料として徴収する小切手換金所に紙の小切手を持参したくない人に、どのように給与を支払えばよいのでしょうか？
給与カード（ペイロールカード）が最も一般的な解決策であり、実際に非常に便利なツールです。しかし、それらは雇用コンプライアンスの中でも特に複雑な領域に位置しています。連邦規則E、20を超える州の給与カード関連法規、そしてプリペイドデビットカードが存在する以前に主に作成された賃金支払い法が入り混じっています。仕組みを正しく運用すれば、チームの実際の問題を解決できます。しかし、誤って運用すれば、解決に費用がかかる賃金・労働時間違反を引き起こすことになります。
なぜ「銀行振込だけでよい」がすべての人に当てはまらないのか
銀行振込は現在、米国の労働者の93%以上が利用しており、雇用主にとっても最も管理しやすい支払い方法です。印刷、封筒詰め、銀行への立ち寄りも不要です。しかし、これには銀行口座が必要であり、すべての従業員が口座を持っているわけではありません。最低残高要件を満たす資金不足、銀行への不信感、過去の当座貸越手数料による口座閉鎖、あるいは単に地方での近隣支店へのアクセス不足など、様々な理由で銀行口座を持たない人々が存在します。
そのような従業員にとって、現実的な代替手段は以下の通りです。
- 紙の小切手。これは通常、小切面の1～5%を手数料として現金に換金する小切手換金サービスへ行くことを意味します。
- 給与カード（ペイロールカード）。雇用主が給与支払い期間ごとにチャージする、銀行パートナーを通じて発行されるリロード可能なプリペイドデビットカードです。
給与カードはまさにそのギャップを埋めるために存在しますが、「銀行口座がない従業員には全員給与カードを渡せばいい」という考え方は、雇用主がトラブルに巻き込まれる原因となります。なぜなら、連邦法は雇用主が従業員にそのような決定を強制することを認めていないからです。
避けて通れない連邦規則：従業員の選択権
給与カードに関するコンプライアンスで最も重要な事実はこれです：従業員に給与カードを唯一の支払い方法として受け入れることを要求することはできません。 これは単なるベストプラクティスではありません。給与カードを発行する金融機関を規制する連邦規則E（12 CFR § 1005.18）に基づくCFPBのプリペイド口座規則に明記されており、ほとんどすべての州の給与カード法規にも反映されています。
具体的には、以下のことを意味します。
- 給与カードの選択肢と並行して、少なくとももう一つの支払い方法（通常は紙の小切手または銀行振込）を提供しなければなりません。
- 選択は真に自発的でなければなりません。 イリノイ州法はこれを露骨に述べています。「採用条件であると信じさせられた場合、または非受諾によって現在の労働条件が悪影響を受けると信じさせられた場合」、同意は自発的ではないとされます。他のいくつかの州もほぼ同じ文言を使用しています。
- そもそも従業員に給与カードで支払う前に、多くの州で書面による同意が義務付けられています。ニュージャージー州、バーモント州、ウェストバージニア州などがその例ですが、正確な形式やタイミングの要件は異なります。
- カード発行会社は、口座の簡略開示において、従業員がカードを受け入れる義務はなく、雇用主に対し他の支払い方法について尋ねることができる旨を開示しなければなりません。 この開示義務はカードを発行する銀行にありますが、雇用主として実際に代替手段を提供しなければならないのはあなたです。
従業員が給与カードを拒否した場合、または後で紙の小切手に戻したいと希望した場合、あなたは摩擦なく、そしてそれが彼らの仕事に影響を与えることを一切匂わせることなく、その手続きができるようなプロセスを準備する必要があります。
手数料規則：従業員に転嫁できるものとできないもの
規則Eのプリペイド口座規定は、10年前に一部のプログラムが残高照会、取引拒否、さらにはカスタマーサービス担当者との通話に対しても手数料を請求していたといった、最悪の給与カードの不正利用を阻止するために特別に設計されました。現行の規則では以下の通りです。
- 従業員は手数料なしで全賃金にアクセスできる必要があります。これには、各給与支払い期間において全残高を引き出すための少なくとも1つの無料の方法（一般的には、ネットワーク内のATMでの1回無料の引き出し、または発行銀行の支店窓口での1回無料の引き出し）が含まれます。
- 取引拒否手数料やその他の「不意打ち」的な料金は完全に禁止されています。従業員は、資金不足のために取引が拒否されたという理由だけで料金を請求されることはありません。
- 存在するいかなる手数料も、従業員がカードを有効化する前に明確に開示されなければなりません。これには、手数料体系、手数料が適用される時期、および手数料を回避する方法を網羅した事前取得開示が含まれます。
- カードは、FDICまたはNCUAによる何らかの預金保険のパススルーを備えている必要があり、その旨が開示されなければなりません。
実際には、これは雇用主としてのあなたの仕事は、給与プロバイダーまたは給与カードベンダーが提供する手数料体系を実際に読み、単に「コンプライアンスに準拠している」という彼らの言葉を鵜呑みにするだけでなく、具体的な内容を確認することです。特に、ネットワーク外ATMでの引き出し、紙の明細書、口座不活動、紛失したカードの再発行にかかる手数料はいくらですか？そして、従業員が登録する前にその情報が彼らに伝わるようにし、最初の引き出し手数料に驚かせるようなことがないようにしてください。
州のレイヤー：20以上の異なるルールブック
連邦規則Eは最低基準を定めていますが、賃金支払い方法は基本的に州法が定める事柄であり、アリゾナ、フロリダ、ジョージア、ハワイ、イリノイ、カンザス、メイン、メリーランド、ミシガン、ミネソタ、ネブラスカ、ニューハンプシャー、ノースダコタ、オクラホマ、オレゴン、テネシー、バーモント、バージニア、ウェストバージニアなど、20以上の州が独自のペイカード法規をさらに設けています。プエルトリコも同様です。ペイカードプログラムを展開する前に、州ごとに確認すべきいくつかの点：
- 同意形式: 口頭での同意で十分か、または州は署名付きの書面による同意を要求するか、そしてその同意は更新可能か、取り消し可能か？
- 通知期間: 一部の州は、ペイカード条件（完全な手数料体系を含む）の事前書面通知を、従業員の最初のペイカード支払いから所定の日数前に行うことを要求します。
- 無料引き出し保証: 州はしばしば、規則Eが要求する以上の、支払い期間ごとの最低無料引き出し回数を指定し、休眠/不活動手数料を完全に制限または禁止する場合もあります。
- 給与明細の送付: 州が印刷可能な給与明細を要求する場合（カリフォルニア州やニューヨーク州など、いくつかの州がそうであるように）、ペイカードまたは給与計算プラットフォームが実際にそれをサポートしていることを確認してください。従業員が見ることはできるが印刷できないアプリ画面だけでなく。
- 複数州にまたがる雇用主: 複数の州に時間給の従業員がいる場合、単一の全国的なペイカードポリシーがどこでも準拠していると仮定しないでください。各作業現場には最も厳格な適用される州法が適用されます。
複数の州で事業を展開している場合、これは、本稼働後ではなく、本稼働前に雇用弁護士または給与計算プロバイダーのコンプライアンスチームと簡単に話し合う価値のある部分です。
実践的な導入チェックリスト（小規模雇用主向け）
- 給与計算プロバイダーまたはペイカードベンダーが規則Eに準拠していることを確認し、彼らの標準的な手数料開示および同意書テンプレートを要求してください。これらをゼロから作成しないでください。
- すべての新規採用者および現在の従業員に、ペイカード、直接預金、または紙の小切手の選択肢を、書面で提供します。選択肢が提供されたこと、および従業員がどのオプションを選択したかを記録します。
- 最初のペイカード支払い前に書面による同意を得て、州の賃金記録保持期間が要求する限り、その文書を保管します。
- 支払い期間ごとに少なくとも1回の無料の全残高引き出しが従業員に実際に利用可能であることを確認します。可能であれば、サンプルカードで自分でテストしてください。
- 従業員が選択する前に手数料体系を見ることができる場所に公開します。最初の入金後に開けるカードキャリアの封筒に埋もれさせないでください。
- 切り替えプロセスを構築します。 従業員は、理由を説明することなく、1〜2回の支払い期間内にペイカードから直接預金または小切手に切り替えることができるべきです。
- 年次監査を行います。 給与計算プロバイダーは手数料体系やカード発行会社を変更します。導入時に準拠していたものが、1年後にはそうでない場合があります。
会計との関連性
ペイロールカードは、給与費用が元帳にどのように計上されるかを変更しませんが、現金による給与とは別に追跡する価値のあるレイヤーを追加します。具体的には、カードプログラム手数料（従業員ではなく、あなたのビジネスが一部を負担する場合）、カード発行会社からのフロートまたは準備金要件、および監査目的の同意および開示の文書などです。これらの記録を、現在の期間しか表示しない給与計算ベンダーのポータルに散らばらせるのではなく、あなたが実際に管理するシステムに保持することで、ペイカードプログラムが監査された場合、州の労働局の質問に答えることがはるかに容易になります。
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