一般開業医は1日に十数人の患者を診察し、個別に請求します。獣医診療所は昼食前に十数人の患者を診察し、その一人一人が診察料、ワクチン、駆虫薬、診断検査、時には規制薬物を組み合わせた診療記録を持ち帰り、これらすべてが1つの請求書として計上されます。もしあなたの帳簿が、これらのどの項目が実際に利益を上げたかを教えてくれないなら、あなたは診療所最大の費用項目である医薬品と医療用品について盲目的に経営していることになります。
医薬品と消耗品は、うまく運営されている小動物診療所の収益の20～25%を占めるのが一般的です。これは給与税や賃貸料よりも大きく、スタッフの賃金を除けば他のどの費用よりも大きいことがよくあります。そして賃貸料とは異なり、これは静かに変動する可能性のある数字です。記録されていない少量のバイアルや「紛失した」ボトルが積み重なり、気づかれないうちに利益の1パーセントポイント全体が失われることもあります。獣医診療所の正確な簿記は、この現実のために構築された勘定科目表から始まり、DEAの査察にも耐えうる厳格な在庫管理で終わります。
一般的な勘定科目表ではなく、AAHA/VMG勘定科目表から始める
ほとんどの中小企業はQuickBooksの標準勘定科目表で対応できます。しかし、獣医診療所は一般的にそうすべきではありません。なぜなら、一般的な勘定科目表では「売上原価」を1つの項目にまとめ、どのサービスが実際に収益性があるかについて何も教えてくれないからです。
業界標準はAAHA/VMG勘定科目表であり、米国獣医師会、米国動物病院協会、獣医病院管理者協会、およびVetPartnersによって推奨されています。これは、資産、負債、資本、収益、費用がそれぞれ詳細なサブカテゴリに分類された番号付きの勘定科目構造であり、診療所が具体的に次のことを行えるように設計されています。
- サービス（例えば歯科クリーニング）からの収益を、そのサービス提供の直接費用（麻酔薬、歯科用品、技術者の時間）と照合する
- 標準を使用するすべての診療所が同じカテゴリを同じ方法で報告するため、自社の数値を全国および地域の同業者のデータと比較検討する
- AAHAに準拠するすべての診療所で勘定科目コードが同じ意味を持つため、スタッフのトレーニングと予算編成を簡素化する
- 診療所を売却したり融資を求めたりする場合に、買い手や貸し手に明確で比較可能な財務諸表を提供する
この勘定科目表の6000番台の勘定科目は、真のシグナルが存在する場所です。これらは、患者ケアで実際に消費された医薬品や専門用品の直接費用を、一般管理費から分離して識別します。この区別は非常に重要です。これがないと、「売上原価」があいまいな包括項目となり、例えば、院内薬局が健全な60%のマークアップを維持している一方で、注射薬の在庫が誰も説明できない理由で減り続けているといった状況を把握する能力を失ってしまいます。
この勘定科目表の導入は一夜にして行う必要はありません。既存の元帳を数ヶ月かけて科目ごとに再マッピングするか、会計年度の開始時に一斉に実施するか、簿記担当者が過去期間との比較を損なうことなく管理できる方法を選択できます。
「Aクラス」の医薬品が独自の管理を必要とする理由
在庫管理者は小売業からABC分析を借用します。Aアイテムは、利用と収益の80%を占めるSKUの約20%です。獣医診療所では、このAリストは短く予測可能です。ワクチン、注射用麻酔薬、抗生物質、輸液、および建物内のすべての規制薬物がこれにあたります。これらはまさに、わずかな数え間違いが、2つの異なる理由で、実際の財務上および規制上の問題に発展する項目です。
理由その1：金額。 Aアイテムの医薬品は単価が高く、常に使用されるため、控えめな紛失率（廃棄されたボトル、誤って記録されたボトル、または単に患者の記録に請求されなかったボトル）であっても、すでに収益の4分の1を占める売上原価のラインにすぐに加算されます。診療所は通常、薬局の在庫について年間8～12回の在庫回転率を目指します。これは、平均的なアイテムが棚に30～45日以上留まるべきではないことを意味します。これよりも回転がはるかに遅い場合は、デッドストックに現金を滞留させていることになります。対応する収益の増加がないのに異常に回転が速い場合は、未請求または未計上の使用がある可能性があります。
理由その2：DEA。 建物内にあるすべての規制薬物（ケタミン、ヒドロモルフォン、多くの注射用オピオイド）は、一般会計原則（GAAP）とは関係なく、不正流用防止に関わる連邦記録保持規則の対象となります。最低限、AAHAに準拠した最善の慣行では、各規制薬物ごとに個別のログ、権限のある職員のログ、未開封および開封済み容器のログ、および隔年の棚卸しログブックを求めることになります。各エントリには、薬品名、容器のサイズと濃度、ボトル番号、日付、使用理由、ロット番号、有効期限、追加量、使用量、残高、および廃棄された数量に対する調剤従業員と証人の両方のイニシャルが必要です。
DEAが査察中に実際に行う照合計算は、単純で容赦がありません。購入記録から、ログに記載されている投与または調剤されたすべての量を差し引いたものが、物理的に保管されている量と一致するべきです。一致しない場合、その差はあなたの責任となります。それが真の盗難、事務処理上のミス、または通常のバイアルの過充填のばらつき（注射用ボトルは表示量よりもわずかに多くまたは少なく含まれていることが多く、この「ハブロック」は不正流用と誤解されないように各薬剤について理解されている必要があります）であってもです。
不足を防ぐための管理体制の構築
保管場所とアクセス権の分離。 規制薬物は、壁または床にボルトで固定された、しっかりと施錠された堅牢なキャビネットまたは金庫に保管し、アクセスは1～2人の指定されたスタッフに限定されるべきであり、治療チーム全体に開放してはなりません。
常に2人による検証。 ログと比較されるすべての物理的な数え上げは、2人目の権限のあるスタッフが立ち会うべきです。これは、単なる形式的な手続きではありません。不一致が生じた場合に、「言った、言わない」ではなく、証拠となる記録を残すための管理です。
推定ではなく計量する。 最善の慣行は、各規制薬物ボトルを受け取った時と、未開封から開封済みに移行した時に計量することです。重量に基づいた追跡は、単純な「ボトルの数を数える」アプローチでは完全に見逃してしまう小さな不正流用を捕捉します。また、これは診療所管理者が利用できる最善の早期警戒システムです。
Aリストは毎月、それ以外はそれよりも頻度を少なくして棚卸しする。 すべての包帯を毎週棚卸しする必要はありません。しかし、ルーティンは必要です。多くの診療所では、規制薬物やその他のAアイテムについては毎月、最高価値の薬物については毎週といった形で落ち着いています。このルーティンでは、誰かが物理的な数と記録上の残高を比較し、署名します。四半期末まで照合を待つと、小さなエラーが何ヶ月も積み重なり、誰も気づかないうちに大きくなってしまいます。
記録を保管する。 連邦法では規制薬物の記録を少なくとも2年間保持することを義務付けていますが、多くの州の獣医委員会は3～5年間を要求しています。ログをアーカイブする方法にこの保持期間を組み込み、「たぶんどこかに保管しておくべきだ」という記憶だけに頼らないでください。
実際にお金が漏れている場所
獣医診療所の医薬品コストの浸食のほとんどは劇的な盗難ではなく、目立たない、繰り返されるいくつかのミスによるものです。
- 投与されたが請求されていない薬剤。 技術者がバイアルを取り出し、患者を治療したが、請求書に明細項目が追加されない。これは最も一般的な損失であり、在庫問題であると同時に請求ワークフローの問題でもあります。キャビネットから取り出されたすべての規制薬物またはAアイテムの薬剤は、その日の業務終了までに特定の請求書明細にマッピングされるべきです。
- 記録されていない廃棄。 バイアルの一部廃棄は正常かつ合法ですが、証人の署名と記録された数量が必要です。そうしないと、書類上は不正流用と区別がつきません。
- 期限切れの在庫がレビューなしに静かに帳消しにされる。 同じ薬剤が未使用のまま期限切れになり続ける場合、それは単なる減損処理で吸収するだけでなく、修正すべき購入または予測の問題です。
- 仕入れ先からの請求書が間違った勘定科目に計上される。 AAHA勘定科目表の具体性がないと、2,000ドルのワクチン注文と2,000ドルの外科用品注文が両方とも一般的な「消耗品」のバケツに入ってしまい、どのカテゴリが実際にコスト増加を牽引しているのかが隠されてしまいます。
財務記録を薬剤ログと同じくらい正確に保つ
獣医診療所はすでに、規制薬物に関する厳格な記録保持基準に従っています。すべてのバイアル、すべての証人の署名、すべての残高が計上されています。総勘定元帳も同じ厳格さを持つべきです。Beancount.ioは、すべての取引の完全に透明でバージョン管理された記録を提供するプレーンテキスト会計を提供するため、一般的な勘定科目表があいまいな包括項目に埋もれさせてしまうような隠れた情報が残りません。ドキュメントをチェックして、プレーンテキストの元帳がAAHA/VMG勘定科目表のような構造化された勘定科目階層にどのようにきれいにマッピングされるかを確認するか、Favaを探索して、売上原価比率の変動をチャートを読むのと同じくらい簡単に見つけられるビジュアルダッシュボードをご覧ください。