Maryland FAMLI: la guida per le piccole imprese ai contributi payroll del 2027 e alle indennità di congedo retribuito del 2028

Il 1° gennaio 2027 compare una nuova voce su ogni busta paga del Maryland nella tua azienda — e nessun dipendente potrà richiedere un solo dollaro di indennità per un altro anno intero. È questo l'accordo su cui si è assestato il programma di assicurazione per il congedo familiare e medico del Maryland, noto come FAMLI, dopo tre rinvii: datori di lavoro e lavoratori finanziano il fondo per tutto il 2027, e le indennità di congedo retribuito iniziano a gennaio 2028.

Se hai dipendenti nel Maryland, è adesso il momento di prepararsi. La registrazione è aperta, i sistemi di payroll devono essere pronti con la nuova ritenuta entro gennaio, e la decisione se restare nel piano statale o optare per un piano privato approvato ha una scadenza propria. Questa guida illustra quanto costa FAMLI, chi paga, chi ne ha diritto, cosa ricevono i dipendenti e la checklist di conformità da completare prima della fine dell'anno.

Che cos'è FAMLI​

Il Time to Care Act del Maryland, approvato nel 2022 quando l'Assemblea Generale superò il veto del governatore, ha istituito un programma statale di assicurazione per il congedo familiare e medico retribuito. Funziona in modo molto simile all'assicurazione contro la disoccupazione: i contributi payroll confluiscono in un fondo amministrato dallo Stato, lo Stato valuta le richieste e lo Stato paga direttamente le indennità di sostituzione salariale ai lavoratori aventi diritto.

Una volta avviate le indennità, i dipendenti coperti possono usufruire fino a 12 settimane di congedo retribuito con protezione del posto di lavoro in un periodo di 12 mesi per motivi qualificati, con ulteriori 12 settimane possibili per il legame parentale in determinati casi. I datori di lavoro con dipendenti nel Maryland sono coperti indipendentemente dalla dimensione — anche se, come spiegato di seguito, i datori di lavoro più piccoli godono di un'agevolazione sulla quota a loro carico.

La tempistica è cambiata tre volte — questa è quella definitiva​

La data di avvio di FAMLI è stata spostata più volte, ed è per questo che gran parte di ciò che si legge online è superato. La legge originaria prevedeva l'inizio dei contributi il 1° ottobre 2023. Una legge del 2023 l'ha spostata al 1° ottobre 2024, e una legge del 2024 l'ha ulteriormente spostata al 1° luglio 2025, con le indennità a decorrere dal 1° luglio 2026.

Poi il disegno di legge House Bill 102, approvato nel 2025 su richiesta del Dipartimento del Lavoro del Maryland, ha nuovamente ridefinito il calendario. L'attuale tempistica, definitiva:

• Registrazione dei datori di lavoro: aperta ora tramite la FAMLI Division.
• Inizio dei contributi: 1° gennaio 2027, sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.
• Primo versamento: 30 aprile 2027.
• Aliquota contributiva per il 2027: 0,9% delle retribuzioni coperte, applicata alle retribuzioni pagate dal 1° gennaio al 31 dicembre 2027.
• Inizio delle indennità: gennaio 2028.
• Domande per piani privati: i datori di lavoro che intendono optare per un piano privato approvato hanno tempo fino al 1° ottobre 2027 per presentare la domanda.

La conseguenza pratica: il 2027 è un anno di finanziamento. Raccoglierai e verserai contributi per dodici mesi prima che qualsiasi richiesta possa essere pagata. Metti a budget il costo a partire dal primo payroll di gennaio, non dalla prima richiesta di congedo.

Quanto pagherai​

L'aliquota contributiva del piano statale per il 2027 è dello 0,9% delle retribuzioni coperte, fino alla base imponibile della Social Security. Il costo si divide equamente:

• Quota a carico del datore di lavoro: 0,45% delle retribuzioni coperte di ciascun dipendente.
• Quota a carico del dipendente: 0,45%, trattenuta dalla retribuzione come qualsiasi altra ritenuta payroll.

Le "retribuzioni" ai fini FAMLI coincidono con la definizione di retribuzione valida per l'assicurazione contro la disoccupazione del Maryland, quindi ciò che il tuo sistema di payroll già considera retribuzione imponibile ai fini UI è il punto di partenza. La base imponibile della Social Security limita l'impatto: la base 2026 è di $184.500, e il valore del 2027, annunciato dalla Social Security Administration ogni autunno, determinerà il tetto dei contributi FAMLI per il 2027.

In termini di dollari, la quota a carico del dipendente è modesta ma visibile. Un lavoratore che guadagna $60.000 paga circa $270 all'anno; su $100.000 di retribuzioni coperte, la trattenuta annua a carico del dipendente è di circa $450. Il datore di lavoro versa importi corrispondenti — salvo che si applichi una delle eccezioni di seguito.

L'agevolazione per i piccoli datori di lavoro​

I datori di lavoro con meno di 15 dipendenti non sono tenuti a pagare la quota a loro carico. Ma non si tratta di un'esenzione totale: quei dipendenti devono comunque versare il loro 0,45% tramite ritenuta in busta paga, e il datore di lavoro deve comunque raccoglierlo e versarlo. Se gestisci un'azienda con 10 persone, il tuo costo effettivo è zero, ma i tuoi obblighi di ritenuta, versamento, informativa e tenuta dei registri sono gli stessi di un'azienda con 500 dipendenti.

Altre due regole di finanziamento da conoscere​

Innanzitutto, un datore di lavoro può scegliere di pagare la quota del dipendente oltre alla propria — un modo semplice per assorbire l'intero 0,9% come benefit. Il contrario è vietato: in nessun caso il dipendente può essere chiamato a contribuire per più del 50% dell'aliquota statale.

In secondo luogo, l'aliquota si ridetermina ogni anno. Il Segretario del Lavoro stabilisce l'aliquota annuale, e la legge fissa il tetto complessivo all'1,2% delle retribuzioni coperte. Lo 0,9% è l'aliquota valida solo per il 2027; inserisci una voce nella tua revisione di budget annuale per recepire l'aliquota annunciata ogni anno.

Chi ha diritto al congedo​

Un dipendente è eleggibile per le indennità FAMLI dopo aver lavorato almeno 680 ore nel Maryland nei 12 mesi precedenti l'inizio del congedo — circa 13 ore a settimana in media nell'anno. I lavoratori part-time che superano questa soglia sono inclusi; i lavoratori con breve anzianità e quelli molto occasionali sono esclusi.

I motivi qualificati coprono il territorio familiare del congedo retribuito:

• La grave condizione di salute del dipendente stesso.
• L'assistenza a un familiare con una grave condizione di salute.
• Il legame parentale, comprese le collocazioni in affidamento parentale.
• L'assistenza a un militare ferito o malato che sia parente stretto.
• Esigenze qualificate legate al servizio militare attivo di un familiare.

Il Maryland definisce "familiare" in senso ampio: figli e genitori del dipendente o del coniuge del dipendente, coniugi e partner domestici, e i nonni, i nipoti e i fratelli del dipendente — in tutte le relazioni biologiche, adottive, affidatarie, acquisite, di tutela e in loco parentis.

12 settimane, più altre 12 in una sola situazione​

Il diritto di base è di 12 settimane di congedo retribuito in un periodo di 12 mesi, fruite in incrementi minimi di quattro ore — sono consentiti congedi intermittenti e orari ridotti. La particolarità: un dipendente che usufruisce del congedo FAMLI per una propria grave condizione di salute può ricevere ulteriori 12 settimane per il legame parentale (e viceversa). Questa regola di cumulo è facile da trascurare nella stesura delle policy e vale la pena segnalarla subito ai tuoi manager.

Il congedo FAMLI decorre in parallelo al congedo FMLA federale quando entrambi si applicano. E due tutele proteggono i dipendenti: non puoi obbligare i lavoratori a esaurire ferie, congedo per malattia o altri PTO prima o durante il congedo FAMLI (anche se puoi consentire loro di usare il PTO per integrarsi fino allo stipendio pieno), e i dipendenti che percepiscono indennità di disoccupazione o di infortunio sul lavoro generalmente non possono percepire FAMLI contemporaneamente.

Cosa ricevono i dipendenti​

L'indennità settimanale sostituisce fino al 90% della retribuzione secondo una formula a due scaglioni: il 90% della retribuzione settimanale media del dipendente fino al 65% della retribuzione settimanale media statale, più il 50% della porzione al di sopra di quella soglia. Il risultato è delimitato da un massimo di $1.000 a settimana (in vigore fino al 31 dicembre 2028, poi adeguato annualmente a partire dal 1° gennaio 2029) e da un minimo di $50 a settimana.

Tre caratteristiche favorevoli ai dipendenti si distinguono. Non c'è periodo di attesa, quindi le indennità iniziano con il congedo stesso anziché dopo una settimana non retribuita. La FAMLI Division ha 10 giorni per decidere su una richiesta completa. E i datori di lavoro possono volontariamente integrare l'indennità statale fino allo stipendio pieno tramite i propri piani — un'opzione favorevole alla retention per ruoli chiave.

La meccanica delle richieste impone scadenze a entrambe le parti. I dipendenti possono presentare domanda fino a 60 giorni prima o 60 giorni dopo la data prevista di inizio del congedo. I datori di lavoro hanno cinque giorni per rispondere a una domanda — una miccia davvero corta che suggerisce di designare una persona (o il tuo fornitore di payroll) come responsabile della corrispondenza FAMLI prima che arrivi la prima richiesta.

L'opzione del piano privato​

Il Maryland consente ai datori di lavoro di uscire dal piano statale per un piano assicurativo privato equivalente del datore di lavoro — autogestito o acquistato da un assicuratore certificato — a condizione che il piano soddisfi o superi i diritti, le tutele e le indennità del programma statale e ottenga l'approvazione del Dipartimento del Lavoro del Maryland. Se il processo di gestione delle richieste del piano statale, uguale per tutti, non ti si addice, o se già offri una copertura ricca di invalidità a breve termine e congedo parentale che potrebbe fungere da base per un piano qualificato, questa è la porta da attraversare.

Tre vincoli plasmano la decisione. Primo, l'approvazione è obbligatoria — un piano privato che il Dipartimento non ha approvato non ti esonera dai contributi statali. Secondo, le domande vanno presentate entro il 1° ottobre 2027, quindi il lavoro di valutazione, quotazione con gli assicuratori e presentazione va inserito al più tardi nel calendario della prima metà del 2027. Terzo, un piano privato può applicare un'aliquota complessiva più alta del piano statale, ma non può far pagare ai dipendenti più di quanto faccia pagare il piano statale — il costo aggiuntivo, se presente, ricade sul datore di lavoro.

Per la maggior parte delle piccole imprese, il calcolo onesto è che il piano statale vince per semplicità: nessuna presentazione attuariale, nessun rischio di approvazione, nessuna amministrazione separata delle richieste. Valuta la via privata solo se il profilo della tua forza lavoro o i benefit esistenti la rendono davvero più economica o migliore.

La tua checklist di conformità prima del 1° gennaio 2027​

Completa queste voci quest'autunno, all'incirca in questo ordine:

1. Registrati presso la FAMLI Division. La registrazione dei datori di lavoro è aperta. Conferma il tuo account, il numero di dipendenti coperti e se ti collochi sopra o sotto la soglia dei 15 dipendenti.
2. Configura la ritenuta payroll. La trattenuta dello 0,45% a carico del dipendente deve fluire a partire dalla prima busta paga del 2027, con tetto alla base imponibile della Social Security. Conferma ora con il tuo fornitore di payroll — le implementazioni di gennaio prenotate a dicembre costano di più e vanno peggio.
3. Metti a budget la quota del datore di lavoro. Allo 0,45% delle retribuzioni coperte, un payroll da $1 milione costa $4.500 all'anno. Banale da modellare, imbarazzante da scoprire a febbraio.
4. Decidi sul piano privato. Se lo stai anche solo considerando, avvia le conversazioni con gli assicuratori all'inizio del 2027; la scadenza del 1° ottobre per la domanda arriva in fretta.
5. Redigi le tue comunicazioni. I datori di lavoro coperti devono fornire comunicazione scritta dei diritti e degli obblighi FAMLI all'assunzione, annualmente e entro cinque giorni quando viene richiesto un congedo o il datore di lavoro viene a sapere che il congedo potrebbe essere qualificato. Crea il modello una volta e integralo nell'onboarding.
6. Imposta i termini di 30 giorni / 5 giorni. I dipendenti devono dare un preavviso scritto di 30 giorni per i congedi prevedibili (altrimenti il prima possibile, più un ragionevole sforzo di programmazione per il congedo intermittente). Tu devi rispondere entro cinque giorni sulle domande di indennità. Inserisci entrambi nel manuale.
7. Coordina le policy di congedo esistenti. Non puoi imporre la sequenza PTO-first, ma puoi richiedere il coordinamento dove già offri congedi retribuiti per genitorialità, assistenza familiare, militari o invalidità. Rivedi ora quelle policy per individuare conflitti.
8. Pianifica la protezione del posto di lavoro e i benefit sanitari. Durante il congedo FAMLI puoi licenziare solo per giusta causa, devi reintegrare il dipendente al rientro (salvo grave e sostanziale danno economico, con comunicazione al dipendente) e devi mantenere i benefit sanitari per tutta la durata. Informa chi gestisce i licenziamenti.
9. Traccia le ore nel Maryland. Il test di eleggibilità delle 680 ore si basa specificamente sulle ore nel Maryland. Se hai lavoratori remoti o multi-stato, il tuo sistema di rilevazione presenze deve etichettare la sede di lavoro — consulta la guida alla documentazione payroll per modelli di tenuta dei registri che resistono a un'audit.

Errori da evitare​

• Presumere che le indennità inizino quando iniziano i contributi. Non è così. Nulla è pagabile fino a gennaio 2028. Definisci esplicitamente le aspettative dei dipendenti o la tua prima conversazione del tipo "dov'è il mio assegno" sarà imbarazzante.
• Trattare meno di 15 dipendenti come esenzione totale. La quota del datore di lavoro è esclusa; la ritenuta a carico del dipendente, il versamento, le comunicazioni e il termine di cinque giorni per la risposta no.
• Richiedere il PTO prima del FAMLI. La legge lo vieta. "Esaurisci prima le ferie" è la via più rapida verso una violazione.
• Mancare la risposta di cinque giorni alla domanda. Mettila in calendario con lo stesso rigore di una scadenza fiscale — designa un responsabile e un sostituto.
• Dimenticare che l'aliquota si ridetermina ogni anno. Lo 0,9% è l'aliquota del 2027. Ricontrolla l'annuncio del Segretario ogni anno; il tetto consente l'1,2%.

Mantieni i tuoi registri payroll pronti per l'audit​

FAMLI aggiunge un ulteriore obbligo payroll a una pila che già comprende assicurazione contro la disoccupazione, assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e ritenuta fiscale sul reddito — ciascuno con la propria base imponibile, aliquota e calendario di presentazione. I datori di lavoro che superano indenni nuovi programmi come questo sono quelli i cui registri payroll già collegano ogni trattenuta a un dipendente, a una data di pagamento e a una base imponibile senza ricorrere a operazioni di salvataggio con fogli di calcolo. Una contabilità ordinata trasforma il 1° gennaio 2027 in un cambio di configurazione invece che in una corsa affannosa.

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