L'IRS aumenta il per diem high-low a $329/$230 dal 1° ottobre: cosa significa il Notice 2026-60 per il vostro accountable plan

Il vostro dipendente vola verso la sede di un cliente il 2 ottobre e voi rimborsate il viaggio alla stessa tariffa giornaliera che avete usato per tutta l'estate. Non sembra esserci nulla di diverso — finché la revisione di fine anno non rivela che ogni rimborso da ottobre in poi è stato calcolato sulle tariffe IRS dell'anno scorso, e che la gestione dell'eccedenza nei vostri libri è sbagliata nella direzione opposta a quella che vi aspettavate. L'IRS ha ora aumentato le tariffe per diem semplificate per l'anno di viaggio da ottobre 2026 a settembre 2027, e se il vostro accountable plan fissa i vecchi numeri nel codice, il 1° ottobre è il giorno in cui diventa silenziosamente obsoleto.

Il 24 settembre 2026 l'IRS ha pubblicato il Notice 2026-60, che stabilisce le tariffe per diem speciali per il periodo dal 1° ottobre 2026 al 30 settembre 2027. Ecco cosa è cambiato, come funziona il metodo high-low e quali aggiornamenti devono ricevere la vostra politica di rimborso e la vostra contabilità prima del primo viaggio di ottobre.

Cosa è cambiato il 1° ottobre​

Il cambiamento principale riguarda il metodo di comprova high-low — l'alternativa semplificata che consente ai datori di lavoro di rimborsare alloggio, pasti e spese accessorie (M&IE) a una delle due tariffe giornaliere forfettarie per i viaggi negli Stati Uniti continentali (CONUS), invece di cercare la tariffa federale per ogni città.

Alcune cose saltano all'occhio. Le indennità totali sono aumentate modestamente — $10 al giorno nelle città ad alto costo, $5 altrove — mentre ogni componente relativa a pasti e spese accessorie è rimasta esattamente invariata. Ciò significa che l'intero aumento è attribuibile ai costi di alloggio. Per un dipendente che trascorre 20 notti all'anno in città ad alto costo, l'indennità aggiuntiva è di circa $200 all'anno: non una cifra che cambia le decisioni, ma abbastanza perché una politica che cita ancora $319 rimborsi meno del dovuto (o riporti in modo errato) ogni viaggio.

Anche la soglia per ciò che conta come località ad alto costo si è alzata. Una località ora si qualifica quando la sua tariffa per diem federale è pari o superiore a $280, rispetto ai $272 dell'anno scorso — un promemoria del fatto che l'elenco high-low segue le tariffe federali di alloggio sottostanti, non un elenco fisso di città costose.

L'elenco delle località ad alto costo è stato rivoluzionato​

Poiché i costi di viaggio cambiano ogni anno, l'IRS rivede annualmente l'elenco delle località ad alto costo. Per il 2026–2027:

Aggiunte all'elenco ad alto costo:

• Tucson, Arizona
• San Mateo, Foster City e Belmont, California
• Albuquerque, New Mexico
• Cody, Wyoming

Rimosse dall'elenco:

• Panama City, Florida — ora rimborsata alla tariffa di $230 per "altre località"

Finestre stagionali modificate per quindici località che hanno mantenuto lo status di alto costo ma solo per una porzione diversa dell'anno solare, tra cui Napa, South Lake Tahoe e il Parco Nazionale di Yosemite in California; Aspen, Steamboat Springs e Telluride in Colorado; Fort Myers in Florida; Falmouth in Massachusetts; Toms River nel New Jersey; New York City; Philadelphia; e Hilton Head in South Carolina.

I cambiamenti delle finestre stagionali sono il dettaglio che più probabilmente metterà in difficoltà una piccola impresa. Se il vostro dipendente partecipa alla stessa conferenza annuale nella stessa città ogni anno, la tariffa corretta può capovolgersi da un anno all'altro — o persino dipendere dal mese in cui cade l'evento. Quando un viaggio si estende a cavallo del confine, la tariffa segue lo status della località in ciascun giorno di viaggio, quindi un singolo rapporto spese può legittimamente mescolare giorni a $329 e giorni a $230. Il vostro modulo di rimborso dovrebbe registrare le date di viaggio giorno per giorno, non solo un totale di viaggio, in modo che la tariffa giusta si applichi a ogni notte.

Come funziona davvero il metodo high-low​

Il metodo high-low è uno dei due modi per utilizzare le tariffe per diem ai fini della comprova. Il metodo ordinario utilizza l'esatta tariffa per diem federale per la specifica località di viaggio; il metodo high-low riduce l'intero paese alle due tariffe forfettarie sopra indicate. I datori di lavoro scelgono per dipendente e devono applicare il metodo scelto in modo coerente — non potete usare l'high-low per un viaggio e le tariffe federali specifiche per città per il viaggio successivo dello stesso dipendente nello stesso anno solare.

Comprendere cosa il per diem prova e cosa non prova è essenziale:

Il per diem comprova l'importo — e solo l'importo. Quando rimborsate a un valore pari o inferiore alla tariffa federale applicabile nell'ambito di un accountable plan, l'IRS considera l'importo comprovato. Non è richiesta alcuna ricevuta dell'hotel per giustificare il numero.

Dovete comunque comprovare tempo, luogo e scopo commerciale. Per ogni viaggio, i vostri registri devono ancora indicare le date di viaggio, la destinazione e la ragione commerciale. Un pagamento per diem senza alcuna registrazione di dove sia andato qualcuno o del perché non è comprovato, e la scorciatoia "paghiamo il per diem quindi non ci servono registri" è uno dei modi più comuni in cui le piccole imprese perdono il trattamento esentasse.

Gli importi superiori alla tariffa federale sono salari. Se rimborsate più della tariffa applicabile, l'eccedenza è trattata come compenso imponibile: deve essere riportata come salario, soggetta a ritenuta e inclusa nel Form W-2. Questa è la ragione meccanica per cui la vostra politica deve tenere traccia del cambiamento del 1° ottobre — la linea tra rimborso esentasse e salario imponibile si è appena spostata di $10 e $5 al giorno.

Alloggio, pasti e spese accessorie viaggiano insieme. Le cifre di $329 e $230 coprono alloggio più pasti e spese accessorie (M&IE). Se rimborsate l'alloggio al costo effettivo e volete il per diem solo per i pasti, si applicano invece le tariffe solo M&IE ($86 alto costo, $74 altrove). Le spese accessorie — mance a facchini, portabagagli e personale alberghiero — possono anche essere rimborsate da sole a $5 al giorno quando è tutto ciò che coprite.

Le regole dell'accountable plan che mantengono esentasse i rimborsi​

Le tariffe per diem producono rimborsi esentasse solo all'interno di un accountable plan. Senza di esso, ogni rimborso è salario dal primo dollaro, indipendentemente dalla tariffa. Un accountable plan deve soddisfare tre requisiti:

1. Nesso commerciale. I rimborsi coprono solo le spese sostenute per la vostra attività — spese commerciali deducibili dei dipendenti pagate o sostenute durante lo svolgimento di servizi per voi.

2. Comprova. I dipendenti rendicontano ogni spesa entro un tempo ragionevole: l'importo (considerato comprovato a un valore pari o inferiore alla tariffa federale), più il tempo, il luogo e lo scopo commerciale documentati come descritto sopra.

3. Restituzione dell'eccedenza. I dipendenti restituiscono qualsiasi importo pagato in eccesso rispetto alle spese comprovate entro un tempo ragionevole. Gli anticipi per un viaggio che viene annullato, o gli anticipi che superano l'indennità basata sulla tariffa federale, devono essere restituiti — altrimenti il piano fallisce e i pagamenti diventano salari.

"Il tempo ragionevole" ha salvaguardie regolamentari che molte piccole imprese adottano direttamente: anticipi entro 30 giorni dalla spesa, comprova entro 60 giorni dal pagamento o sostenimento della spesa, e restituzione dell'eccedenza entro 120 giorni. Scrivere queste scadenze nella vostra politica elimina ogni discussione su cosa significhi ragionevole.

Mettete il piano per iscritto. L'IRS non richiede rigorosamente un documento scritto, ma un'intesa non scritta del tipo "rimborsiamo i viaggi" è quasi impossibile da difendere quando i tre requisiti sopra vengono messi alla prova. Una politica di una pagina che indichi le tariffe, la comprova che i dipendenti devono presentare e le scadenze per anticipi e restituzione delle eccedenze è una delle pagine di maggior valore negli archivi di una piccola impresa.

Se siete lavoratori autonomi, le regole sono più restrittive​

L'indennità di alloggio high-low è pensata per i datori di lavoro che rimborsano i dipendenti. Se siete una ditta individuale, un socio o un membro di LLC tassato come tale, non potete usare il per diem per comprovare il vostro alloggio — i vostri soggiorni in hotel devono essere detratti al costo effettivo con le ricevute.

Ciò che potete usare è il metodo solo M&IE: detrarre la tariffa federale per pasti e spese accessorie della vostra destinazione ($86 nelle località ad alto costo, $74 altrove per il 2026–2027) invece di tracciare ogni ricevuta dei pasti. I pasti restano soggetti alla limitazione del 50% discussa di seguito, e avete comunque bisogno di registrazioni del tempo, del luogo e dello scopo commerciale di ogni viaggio.

Una trappola comune: un proprietario di S corporation che è anche dipendente. In questo duplice ruolo, la società può rimborsarvi come dipendente nell'ambito del suo accountable plan — incluso il per diem per l'alloggio — che è un risultato significativamente migliore rispetto alla regola della ditta individuale. Ma la società ha bisogno di un vero accountable plan con una vera comprova; i rimborsi ai proprietari senza rapporti spese sono un invito permanente alla riclassificazione.

Il limite del 50% sui pasti si applica comunque — quindi separate i vostri libri​

Anche quando l'intero per diem è esentasse per il dipendente, la deduzione del datore di lavoro per la quota pasti è limitata al 50% ai sensi della Sezione 274(n). Ecco perché il Notice 2026-60 specifica separatamente le componenti pasti di $86 e $74: quelle sono gli importi a cui si applica il taglio del 50%.

Concretamente, per un viaggio di cinque giorni in una città ad alto costo rimborsato a $329 al giorno ($1.645 in totale), $430 di quel totale sono considerati pasti ($86 × 5) e solo $215 di esso è deducibile; i restanti $1.215 sono interamente deducibili. Richiedere l'intero importo di $1.645 sovrastima la deduzione di $215 per viaggio — poco per viaggio, ma materiale per un team che viaggia nell'arco di un anno.

È qui che la disciplina contabile conta più della conoscenza fiscale. I vostri libri dovrebbero registrare le componenti di alloggio e pasti di ogni rimborso per diem come scritture separate fin dall'inizio, non come un'unica voce "viaggi" che promettete di scindere al momento delle imposte. Nessuno ricostruisce in modo affidabile quella separazione ad aprile. Se il vostro piano dei conti ha categorie distinte per alloggio-viaggi e pasti-viaggi e ogni rapporto spese registra su entrambe, la limitazione del 50% scaturisce automaticamente dal libro mastro invece di richiedere un esercizio di fine anno soggetto a errori.

Errori comuni che trasformano il per diem in salari imponibili​

• Rimborsare al di sopra della tariffa senza trattamento salariale. L'errore più meccanico: la politica cita ancora $319, la tariffa federale effettiva è $329, e nessuno se ne accorge — o il contrario dopo che una località è stata rimossa dall'elenco ad alto costo. I viaggi a Panama City rimborsati a $329 dopo il 1° ottobre pagano $99 al giorno in eccesso, e l'eccedenza è salario.
• Nessun accountable plan scritto. Le intese verbali falliscono i test di comprova e restituzione delle eccedenze in sede di esame. Scrivete la politica di una pagina.
• Registrazioni mancanti dello scopo commerciale. Il per diem copre solo l'importo. I rapporti spese necessitano di date, destinazione e ragione commerciale per ogni viaggio.
• Usare il per diem high-low per l'alloggio per proprietari o collaboratori. I lavoratori autonomi e i collaboratori indipendenti non possono usare il per diem per l'alloggio. Pagare a un collaboratore 1099 una tariffa "tutto incluso di $329/giorno" non crea per lui una deduzione per diem — è semplicemente reddito lordo che egli dichiara e contro cui deduce le spese effettive.
• Mescolare i metodi per lo stesso dipendente a metà anno. Scegliete l'high-low o le tariffe federali specifiche per località per dipendente per l'anno solare e mantenetele, fatte salve le regole di transizione per il trimestre finale.
• Dimenticare il limite del 50% sui pasti. Deducendo l'intero totale del per diem si sovrastimano le deduzioni in ogni dichiarazione presentata dall'impresa.
• Ignorare le finestre stagionali. Il trattamento ad alto costo per tutto l'anno per una località che il notice limita a una parte dell'anno paga in eccesso ogni viaggio fuori stagione.

Cosa aggiornare prima del 1° ottobre​

Seguite questa breve checklist questa settimana, prima che arrivi sulla vostra scrivania il primo rapporto di viaggio di ottobre:

1. Aggiornate le tariffe nella vostra politica scritta a $329 per l'alto costo e $230 per le altre località CONUS per i viaggi dal 1° ottobre 2026 in poi, mantenendo la separazione pasti di $86/$74 e la tariffa di $5 per le sole spese accessorie.
2. Aggiornate l'elenco delle località ad alto costo nella politica — aggiungete Tucson, San Mateo/Foster City/Belmont, Albuquerque e Cody; spostate Panama City alla tariffa standard; e segnalate i quindici cambiamenti delle finestre stagionali per le città che il vostro team visita effettivamente.
3. Confermate che il vostro modulo di rapporto spese registri date e destinazioni per giorno, in modo che i viaggi a tariffa mista e i confini stagionali siano prezzati correttamente.
4. Verificate che il vostro processo di payroll tratti l'eccedenza rispetto alla tariffa federale come salario, inclusi gli anticipi che superano l'indennità e le eccedenze non restituite.
5. Seporate alloggio e pasti nel vostro piano dei conti se non l'avete già fatto, in modo che la limitazione del 50% sui pasti si calcoli dal libro mastro invece che a memoria.
6. Informate chiunque approvi i viaggi — i manager che firmano i rapporti devono conoscere i nuovi numeri, non solo il contabile che li registra.

Se utilizzate il metodo ordinario della tariffa federale per diem invece dell'high-low, l'aggiornamento complementare è il rilascio delle tariffe FY2027 della GSA, che ha reimpostato le tabelle di alloggio e M&IE a livello di località nello stesso ciclo del 1° ottobre.

Mantenete le vostre spese di viaggio pronte per le verifiche fin dal primo giorno​

Il per diem semplifica la questione dell'importo, ma concentra tutto il resto — date, destinazioni, scopo commerciale, la separazione alloggio-pasti, la gestione delle eccedenze — nei vostri registri. Le imprese che superano indenni l'esame delle spese di viaggio non sono quelle con la politica più ingegnosa; sono quelle la cui contabilità quotidiana cattura le componenti di ogni viaggio in modo completo e coerente.

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