Se tre dei tuoi dipendenti si presentassero domani e si licenziassero, quanto dovresti loro per le ferie maturate ma mai godute? Se non stai monitorando le ferie maturate (PTO – Paid Time Off) come una passività, stai già portando un debito che non puoi vedere – e in circa la metà degli stati, quel debito si trasforma in un'ultima busta paga che devi pagare entro un termine di legge, con sanzioni giornaliere se non lo rispetti.
La legge federalenon obbliga a offrire ferie pagate. Ma una volta che le offri, due sistemi di regole entrano in gioco: le regole contabili che stabiliscono quando quel tempo diventa una passività nei tuoi libri, e le leggi dello stato sulla retribuzione che stabiliscono se devi pagarlo quando un dipendente se ne va. Le piccole imprese che trattano il PTO come un benefit informale fino al giorno della paga sono quelle che si ritrovano sorprese alla fine dell'anno, alla chiusura di fine mese o alla risoluzione del rapporto.
Questa guida ti mostra come accreditare correttamente le ferie mese per mese, come calcolare la passività con le contributi previenziali, come dedicare i conti di cassa e di competenza, cosa succede al saldo quando un dipendente si dimette, e i modelli di pagamento per stato che stabiliscono se una clausola di decadenza copiata da un modello sia effettivamente valida.
Perché il Tuo Saldo PTO è Già un Debito
In base alla contabilità per competenza, riconosci un costo quando il lavoro viene fatto, non quando il contante si muove. Un dipendente che matura quattro ore di ferie questo mese ha già prestato il servizio che gli darà diritto a tempo libero retribuito in futuro. Anche se non il tempo viene preso fino a dicembre – o fino a quando il dipendente si dimetterà l'anno prossimo – il costo appartiene al periodo in cui è stato maturato.
Per questo, le ferie maturate stanno nello stato patrimoniale come Ferie maturate da pagare, una passività corrente accanto ai salari accantonati, non come una nota a piè di pagina da ricordare a fine anno. Se usi la base di cassa per la tua dichiarazione dei redditi, non vedrai la stessa voce, ma l'obbligazione economica è identica. La differenza è nel tempo, non nell'esistenza.
Per molti piccoli datori di lavoro la passività è rilevante senza sembrare grande per persona. Dieci dipendenti con una media di 40 ore non usate a 11,200 solo in salari. Aggiungi il quota parteSocial Security, Medicare e assicurazione contro la disoccupazione statale, e la passività al netto statali supera $12,000 – prima di considerare un manager con una retribuzione più alta o un tetto alle maturazioni non applicato.
Quando i Principi Contabili GAAP ti Obbligano ad Accettare la contabilità di competenza
La contabilità per le assenze compensate vive in ASC 710-10-25-1. Accreditare una passività quando tutte e quattro le condizioni sono soddisfatte contemporaneamente:
- Il dipendente ha già prestato il servizio. Il diritto alle ferie deriva dal lavoro già svolto.
- Il diritto matura o si accumula. La maturazione significa che il dipendente può essere pagato anche se si dimette. L'accumulo significa che viene trasferito a un periodo futuro. Se non fa nessuno dei due – un vero dono del tipo "uso o perdi" che sparisce alla fine dell'anno senza riporto al successivo indirizzo e senza pagamento in uscita – generalmente non lo contabilizzi.
- Il pagamento è probabile. Ti aspetti che una parte del tempo venga effettivamente usata o pagata.
- L'importo può essere stimato in modo ragionevole. Conoscile ore e la tariffa di retribuzione.
La maggior parte delle politiche PTO che consentono un qualche riporto, o che promettono di pagare in caso di separazione, soddisfano tutte e quattro. Una politica che dice "tutte le ferie non usate sono decadute il 31 dicembre e non vengono mai pagate alla rottura" e viene applicata in modo coerente può non richiedere un accantonamento – ma quella formulazione si scontra immediatamente con la legge statale in posti come la California, il Colorado e il Montana, dove la decadenza delle ferie maturate è vietata in modo assoluto. In questi stati non puoi obbligare per contratto a rinunciare alla passività e quindi devi comunque.
La Maturazione e l'Accumulo non sono solo una questione di parole
Una fonte comune di confusione è la distinzione tra matur e accumulo. Il congedo per malattia che si accumula ma non matura – l'impiegato perde se si dimette e può usarlo solo se è malato – venga accantonato solo quando è a possibile che l'impiegato lo usi prima perché scada. Le ferie vacanze che si accumulano e maturano, come è la norma per le banche PTO, sono vengono in detrazione per l'intero saldo delle ore guadagnate ma non usate.
Se combini vacanza e volontà in un unico PTO, molti stati trattano l'intero conto come di ferie. La California lo fa da decenni: se una parte qualsiasi del conto può essere usatacome ferie, l'intero saldo può diventare pagabile alla separazione. Non puoi etichettare la banca come "PTO" per poi pretualizzare che la parte per malattia sia revocabile se la tua politica non separa mai le due aziende.
Ottimo Calcolare la Passività
La formula è semplice, ma i dettagli sono dove le piccole imprese sottostimano il numero.
Passività = Ore maturate non usate × Numero di ret dall'ora corrente × (1 + carico previdenziale)
Includi questi elementi:
- Ore: Cenerate meno quelle prese, per dipendente, secondo il tuo orario di maturazione. Se concedi 120 ore all'anno su base di competenza, si tratta di 10 ore al mese, non 120 al 1° gennaio. Se concedi per intero il 1° gennaio, le ore sono guadagnate per accordo, non in maniera proporzionale – la lingua nella tua politica determina questo.
- Numero di ret: Usa la retta attuale al data di bilancio, non quella alternativa quando le ore sono seché. Quando dai un massimo a novembre, ogni ora accumulata prima viene rivalutata alla nuova tariffa.
- Carico previdenziale: Aggiungi la quota a carico del datore che verserai quando il tempo viene preso o pagato – il 7,65% conferito a Social Security e Medicare fino al limite del salario e oltre, più l'assicurazione contro la disoccupazione statale e eventuali altri contributi. Molte imprese usano un'aliquota compresa tra il 7,65% e 9%.
- Tetto e riporto: Applica il tuo tetto scritto. Se limiti la maturazione riportabile a160 ore, smetti di accantonare oltre questo importo fino a quando il lavoratore non lo riduce. Se permetti solo 40 ore di riporto, le ore decadente in nei periodi in eccesso scompariranno in terreno – ma solo dove la decadenza è legale.
Un Esempio per Piccole Imprese
Immagina un team di cinque:
- Due addetti orari a 22 $/ora, ciascuno con 32 ore di ferie accumulate
- Due specialisti a vacan all'ora34 $/ora, ciascuno con 48 ore su specifiche
- Un manager a $48/ora con 56 ore di debito
Passività solo per salari: (64 × 22) + (96 × 34) + (56 × 48) = 3,264 + 7,360
Aggiungi il 8% di oneri retributivi: 7,948,80
Questi a 48$ nel corso dell'anno, le ore precedentemente accumulate già nei conti devono essere rivalutate: un livello che è facile da tralasciare se continui a trascinare il vecchio foglio di calcolo del trimestre senza aggiornare le tariffe,
Puoi l'adeguare il calcolo ad ogni chiusura di fine mese, non solo al 31 dicembre. Una registrazione trimestrale o annuale trasforma una passività agevole in un picco di costi spiacevole.
Le Scritture Contabili
Manca la config: non hai bisogno di per te le contra più due situazioni tipiche, supporre di contabilità di competenza.
1. . — Accorruazione di fine mese per il tempo maturo nel periodo
Se i dipendenti hanno maturato 184:
- Dare: Costi per ferie ۲,400
- Dare: Costi per tasse previdenziali 184
- Avere: Ferie maturate da pagare 2,400
- Avere: Tasse previdenziali mature da pagare 184
Alcune imprese idrinano l'onere in un unico conto passivo; separandolo rende più pulito eguagliare la contribuzione.
2. Quando un dipendente userà il proprio PTO
Il dipendente usa 8 ore a 240:
- Dare: Ferie maturate da pagare 240
- Dare: Tasse prev prime da pagare 18,36
- Avere: Cassie (o salari da pagare via bust) 258,36
Qui non si conteggia per la seconda volta il costo, il costo è già stato riconosciuto quando il tempo si era maturato. Stai chiudendo il debito.
3. Quando il lavoratore lascia e paghi il saldo
Il dipendente se ne va con 40 ore non godute a 30 $/ora:
- Dare: Ferie maturate da pagare 1,200
- Dare: Tasse previdenziali maturate da pagare 91,80
- A: Cassa 1,291,80
Se la tua politica o la legge dello stato prevede che il saldo venga perduto, storni l'accantonamento: addebito la passività e accreditare il Costo per le ferie (oulteriore ricavo per decadenza) nel periodi. Non cancellare semplicemente le ore da un foglio di calcolo dello speculo contabile: i periodi precedenti hanno già visto come previsto il costo.
Se hai il principio di cassa, hai coperto le registrazioni 1 e 2 per la gestione aziendale e riconosci l'intero costo nella fase 2 o 3 quando si muove il contante. Anche se l'imposta sul reddito seguirà essa scelta, il tuo bilancio gestionale sottovaluta gli obblighi. Molti titolari in contabilità di cassa possiedono una tabella di competenza separata per prendere decisioni anche se non lo pubblicano formalmente.
Principio di cassa vs principio di competenza: per le registrazioni e il tuo dichiarazione dei soccorsi
Lo stesso PTO crea una differenza temporanea tra valori contabili e fiscali. Per i principi GAISi deve essere rilevato come costo quando è maturato e, per il reddito federale, viene dedotto quando il lavoratore lo prende o riceve il pagamento Questa differenza di temporizzazione genera una attività fiscale differita se tieni la contabilità secondo GAAP. Usando l'esempio di 1.987. Essa si annulla automaticamente quando si usa o si paga. L'attivo va nel bilancio; per la maggior parte delle piccole imprese non è una questione di valutazione, ma un semplice risultato modo pulito del differimento della deduzione.
Se presenti bilanci civili a una banca, la passività PTO incide direttamente sul tuo e tuo patrimonio netto. Gli istituti di credito che lo esaminano la fine anno lo vedranno. Potresti presentarti senza maturazione di PTO nel supplemento, ma il dinamismo del tuo annuario promette la detrazione e il pagamento della retribuzione alla fin, e chiedono cosa c'è sotto la superficie.
Cosa Devono Fare I Passaggi Quando Qualcuno Si Licenzia
Nessuna legge federalale ti obbliga a pagare le ferie non trascorse. La Fair Labor and Standards Act è esplicita: ferie, malattie e ferie tipiche sono una materia di accordo. Le valutazioni dei salari dei contratti governativi sono volate un'eccezione. Per tutti gli altri, la risposta è "dipende la stato e della tua politica sc.
Ci sono due pratiche semplici per decidere tutto:
- Il luogo di attività statale considera le giorni mere un salario? In circa 20 stati è così. Se la legge qualificaunivoca le ferie di proprietà come salvario, devi pagarlo alla separazione anche se il tuo manuale interno dice il contrario. Una semplice clausola di decad. non eserta a la successione.
- Cosa dice il tuo contratto scritt? Nei luoghi dove non è obbligatorio, la politiva decide – sempre che sia chi,a, inclusa e applicata in modo uniforme. Tra "Le ferie non sono pagate alla fine" deve essere contenuto in un documento accettato, non in una bozza da pubblicare poi, o da un progetto di differire.
Riconoscelli in Base
Conoscendo la tua stato o categoria è inevitabile, perché questo declara quando agi. Informati all'aria.
Categoria e siamo – pagato come salario; vietato ditto. California, Colorado, Montana, Nebraska e altri. Deve no, ferie non scadono, no.
Categoria di B – spesso semplice superficie. Illinois, No, può essere zecche. Se tu puoi honed, noi altri.
Categoria C – piccola realtà: Florida, Georgia e Texas, non vedi pagamento obbligato se non contrattuale.
Diversi test problematici defined.
Scadenze e Sanzioni
Vietati quasi i più pericoli:
- California: invia immediata, 72 ore ai auto dimissioni.
- Colorado: con il paga finale o entro 14, se più breve.
- New York: più entro prossimo giorno di bilancio, maggiori penalità.
Il non-rispetto di queste regole cost: la pagamento stessa ha rappresentato poche parti, col tempo superato.
Tettoni
Invece, invece che il + v6→ cambiare, e, in uno stato normale, sp. cap.
- Cap = multiplo del annual accrual, absent for arbitrary.
- Cap must be cited as straightforward integer di annual.
7 Errori Di Contabilità Che Creano Conflitti PTO
1. Scartare zero per la maturazione; il più comune errore è registrare solo il prelievo.
2. Accantonare materials senza costi sociali – male stimato.
3. No ricomputare oltre come e arriva il die.
Per il found, restar old rate.
4. We’re putting for use‑it‑country, il clausole generic un one-line w/o check statale.
5. Se – il manuale dice 160, ma il software 200, e questo produce un split.
L’eras del glostern, reconciliation, e di bruck lo stato à thorough.
6. combine illness and vacno e in un un, no know what e obbligo.
7 On no — Non gl i reg.
8 Una Noggin Checklist Mese per Mese
- L’umanoge – For whatever e fondo obbligo.
- Rossa dipa
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