I report dei dati retributivi della California per l'Anno di Rendicontazione 2025 sono in scadenza il 13 maggio 2026 presso il Dipartimento dei Diritti Civili (CRD). Se sei un datore di lavoro privato con 100 o più dipendenti in busta paga, o un datore di lavoro privato cliente con 100 o più lavoratori tramite appaltatori di manodopera, devi presentare la dichiarazione annualmente ai sensi del Government Code §12999 — e il 2026 è l'anno in cui le regole diventano più severe.
Chi Deve Presentare
- Report sui dipendenti in busta paga: Datori di lavoro privati con 100+ dipendenti in busta paga (in California o fuori, ma rendicontando sui dipendenti in California)
- Report sui lavoratori tramite appaltatori di manodopera: Datori di lavoro privati clienti con 100+ lavoratori assunti tramite appaltatori di manodopera in California
- Rendicontazione a livello di stabilimento: Dati suddivisi per stabilimento, fascia retributiva, categoria lavorativa, razza, etnia e sesso — simile al federale EEO-1 ma presentata separatamente al CRD tramite il suo portale e modelli Excel
Non puoi soddisfare il requisito della California presentando solo l'EEO-1 federale. Il CRD richiede una propria presentazione, anche mentre l'EEOC valuta di porre fine alla raccolta federale EEO-1.
Cosa C'è di Nuovo per il 2026, Cosa Cambia nel 2027
Per la presentazione di maggio 2026 (dati 2025), il CRD ha rilasciato modelli preliminari e FAQ che segnalano un monitoraggio ampliato delle classificazioni dei dipendenti e dei modelli di lavoro, oltre a una validazione più rigorosa. La struttura centrale delle fasce retributive (10 categorie lavorative) si applica ancora per i dati 2025.
A partire dalla rendicontazione per i dati 2026 (in scadenza nel 2027), la SB 464 amplia la struttura delle categorie lavorative da 10 a 23 categorie e rende obbligatorie le sanzioni per la mancata rendicontazione quando il CRD le richiede — un passaggio da discrezionale a obbligatorio nell'applicazione. I datori di lavoro che aspettano fino al 2027 per ricostruire le categorie del loro HRIS dovranno rimappare sotto scadenza.
Cosa Presentare — e Come
Il portale del CRD richiede modelli Excel per tipo di report (busta paga vs. appaltatore di manodopera), con ogni stabilimento come sezione separata. I dati demografici provengono da autoidentificazione volontaria; i dati retributivi usano la W-2 Box 5 (salari Medicare) mappati in fasce retributive. Le ore lavorate e i nuovi campi sui modelli di lavoro devono essere coerenti con i registri delle buste paga.
L'errore di presentazione più comune è la discrepanza nel numero di stabilimenti — la sede centrale più ogni stabilimento fisico o entità remota deve essere riconciliata con il file dei luoghi di lavoro del sistema paghe. Un datore di lavoro in California con 120 dipendenti in tre uffici presenta tre sezioni di stabilimento, non un totale aggregato unico.
Sanzioni e Conservazione dei Registri
A partire dal 2026, i tribunali devono imporre sanzioni se il CRD le richiede per la mancata presentazione — la legge precedente rendeva le sanzioni discrezionali. Il CRD ha anche sottolineato gli obblighi di conservazione dei dati: mantenere i dati retributivi e demografici e i registri di presentazione per almeno tre anni dopo l'invio, ed essere pronti a produrli in caso di audit.
Le presentazioni tardive o inaccurate possono anche emergere negli audit sulla parità retributiva e sulle assunzioni che il CRD conduce a partire dall'insieme dei dati retributivi stessi.
Checklist per la Contabilità e l'HRIS Prima del 13 Maggio
- Riconcilia il numero di dipendenti nel periodo di riferimento prescritto dal CRD (tipicamente un singolo periodo di paga tra il 1° ottobre e il 31 dicembre 2025) con le buste paga, non con il conteggio HR che include i permessi.
- Valida i dati su razza/etnia/sesso rispetto ai moduli di autoidentificazione volontaria; non imputarli.
- Mappa le fasce retributive dai salari della Box 5 e riconcilia i totali delle fasce con i totali delle buste paga — una variazione nel totale delle fasce causa il rifiuto della presentazione.
- Documenta i dati sugli appaltatori di manodopera separatamente, con nome dell'appaltatore e numero di lavoratori per stabilimento.
In Beancount, tieni le date di presentazione dei dati retributivi e gli elenchi degli stabilimenti coperti come note datate, così la scadenza del 13 maggio si ripresenta ogni anno con il giusto ambito.
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