Se presenti la segnalazione dei dati retributivi della California e i tuoi dati sulle retribuzioni includono appaltatori e campi demografici ampliati, il modello che hai usato l'anno scorso verrà rifiutato questo maggio.
Cosa è stato ampliato
Il Dipartimento dei Diritti Civili della California (CRD) ha ampliato il modello di segnalazione dei dati retributivi per il 2026 per allineare i dati retributivi del codice del lavoro (Codice del Lavoro 432.3) con la copertura ampliata della legge sulla privacy:
- Chi viene segnalato: non solo i dipendenti W-2 a tempo pieno, ma anche gli appaltatori 1099 che lavorano una parte significativa delle ore in California, se soddisfano la soglia di segnalazione (100+ beneficiari in molti casi).
- Cosa viene segnalato: le vecchie 10 fasce retributive ora sono 12, con la fascia superiore divisa. Ore e retribuzioni vengono segnalate per stabilimento, per categoria professionale e ora con un campo combinato ampliato di razza/etnia e sesso che corrisponde all'inventario dei dati della legge sulla privacy.
Datori di lavoro coperti: datori di lavoro privati con 100+ dipendenti e/o 100+ lavoratori assunti tramite appaltatori di manodopera nell'anno solare precedente, con almeno un beneficiario in California. La soglia conta gli appaltatori, non solo i dipendenti.
Deposito di maggio, sovrapposizione con la legge sulla privacy
Il rapporto sui dati retributivi è dovuto il secondo mercoledì di maggio. Nel 2026, il modello della CRD effettua una validazione incrociata con l'inventario dei dati del California Privacy Rights Act (CPRA): i campi demografici nei dati retributivi devono corrispondere alle categorie che dichiari nella tua informativa sulla privacy per la stessa forza lavoro.
Ciò significa che le retribuzioni e l'inventario della privacy devono provenire dalla stessa fonte di verità, non da due fogli di calcolo che divergono ad aprile.
Contabilità che sopravvive al rapporto
- Raggruppamento delle retribuzioni: ogni beneficiario deve poter essere etichettato con la retribuzione lorda del W-2 Box 1 o del 1099, le ore (o le ore proxy esenti), lo stabilimento e la categoria professionale. Se il tuo sistema di gestione delle retribuzioni non può etichettare per stabilimento e per appaltatore vs. dipendente, esporta e aggiungi le etichette prima del modello.
- Ore per esenti e appaltatori: le ore esenti sono calcolate in modo proxy a 40 a settimana per i dipendenti a tempo pieno; le ore degli appaltatori vengono tracciate tramite fatture o rapporti sulle ore, non tramite le ore di retribuzione, che non hanno.
- Riconciliazione privacy vs. retribuzioni: il numero di individui per categoria demografica nei dati retributivi deve essere riconciliato con il conteggio della forza lavoro nell'inventario della privacy. Mantieni un unico censimento della forza lavoro che alimenti entrambi.
Tieni le tue finanze organizzate fin dal primo giorno
La segnalazione dei dati retributivi è una segnalazione delle retribuzioni con una sovrapposizione di diritti civili. I datori di lavoro che presentano in modo pulito sono quelli le cui retribuzioni, registro degli appaltatori e inventario della privacy provengono da un unico censimento, con controllo delle versioni e pronto ad aprile, non a maggio.
Beancount.io mantiene quel censimento come testo semplice — ogni beneficiario come una transazione con stabilimento, categoria e dati demografici — pronto prima della scadenza del modello. Inizia gratuitamente e trasforma maggio in un deposito, non in una ricostruzione.