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Si vous exploitez une société de type S, comprendre comment gérer correctement les primes d'assurance maladie peut vous faire économiser des milliers de dollars d'impôts chaque année. Cependant, les règles pour les propriétaires de sociétés de type S sont différentes de celles des autres structures d'entreprise, et se tromper pourrait vous coûter des déductions ou déclencher un audit.

La règle des actionnaires à 2 % : Ce que vous devez savoir​

L'IRS (Internal Revenue Service, l'administration fiscale américaine) a une règle spéciale pour les actionnaires de sociétés de type S qui détiennent plus de 2 % de l'entreprise. Contrairement aux employés ordinaires, ces actionnaires ne peuvent pas recevoir d'assurance maladie en tant qu'avantage non imposable. Au lieu de cela, toutes les primes payées en leur nom doivent être déclarées comme salaires imposables.

Cela peut sembler une mauvaise nouvelle, mais il y a une lueur d'espoir : la société de type S et l'actionnaire peuvent toujours bénéficier de déductions fiscales, mais par le biais d'un processus différent.

Comment ça marche : la perspective de la société de type S​

Lorsque votre société de type S paie des primes d'assurance maladie pour un actionnaire détenant plus de 2 %, voici ce qui se passe :

La société peut déduire les primes en tant que dépense d'entreprise, de la même manière qu'elle déduirait les salaires réguliers. Cela réduit le revenu imposable de la société de type S.

Les primes doivent être ajoutées aux salaires W-2 de l'actionnaire dans la case 1 (salaires imposables). Cependant, ces montants ne sont pas soumis aux impôts de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie (FICA) ni aux impôts fédéraux sur le chômage (FUTA), ce qui permet de réaliser des économies sur les impôts sur la masse salariale.

La société de type S doit avoir établi le plan d'assurance maladie et payer les primes directement ou rembourser l'actionnaire dans le cadre d'un plan accountable.

Comment ça marche : la perspective de l'actionnaire​

En tant qu'actionnaire-employé, vous déclarerez les primes d'assurance maladie comme revenu sur votre W-2, mais vous pouvez les récupérer grâce à la déduction pour assurance maladie des travailleurs autonomes sur votre déclaration d'impôt personnelle (formulaire 1040, annexe 1).

Cette déduction est considérée comme "au-dessus de la ligne", ce qui signifie que vous pouvez la réclamer même si vous ne détaillez pas les déductions. Ceci est précieux car :

• Réduit votre revenu brut ajusté (AGI)
• Diminue votre obligation fiscale globale
• Peut vous qualifier pour d'autres avantages fiscaux basés sur le revenu

L'effet net est que vous atteignez essentiellement le seuil de rentabilité sur les impôts sur le revenu pour les primes, tandis que la société de type S économise sur les impôts sur la masse salariale.

Sociétés de type S avec uniquement des actionnaires-employés​

Si votre société de type S n'a pas d'employés autres que les actionnaires, vous ne pouvez pas établir de régime d'assurance maladie collective. Au lieu de cela, vous devez :

1. Acheter une police d'assurance maladie individuelle ou familiale à votre propre nom
2. Demander à la société de type S de vous rembourser les primes, ou demander à la société de payer les primes directement
3. Déclarer les primes comme salaires sur votre W-2
4. Demander la déduction pour assurance maladie des travailleurs autonomes sur votre déclaration personnelle

Cet arrangement offre toujours des avantages fiscaux, mais nécessite une documentation soignée pour garantir que l'IRS accepte vos déductions.

Sociétés de type S avec des employés non actionnaires​

Lorsque votre société de type S a des employés qui ne sont pas actionnaires, vous pouvez établir un régime d'assurance maladie collective. Les employés non actionnaires peuvent bénéficier d'une assurance maladie en tant qu'avantage non imposable, tout comme les employés de toute autre entreprise.

Les actionnaires peuvent être inclus dans ce régime collectif, mais les règles spéciales s'appliquent toujours :

• Les primes pour les actionnaires doivent être déclarées comme salaires imposables sur leur W-2
• Les actionnaires demandent la déduction pour assurance maladie des travailleurs autonomes sur leurs déclarations personnelles
• Les employés non actionnaires reçoivent l'avantage exonéré d'impôt

Cela crée un système à deux niveaux au sein de votre régime d'assurance maladie, ce qui nécessite une administration et une tenue de registres minutieuses.

Exigences et limitations importantes​

Pour réclamer avec succès des déductions d'assurance maladie en tant que propriétaire d'une société de type S, vous devez satisfaire à plusieurs exigences :

La société de type S doit payer les primes. Vous ne pouvez pas payer les primes personnellement et ensuite essayer de les déduire en tant que dépense d'entreprise. La société doit soit payer la compagnie d'assurance directement, soit vous rembourser dans le cadre d'un arrangement de remboursement approprié.

Vous ne pouvez pas déduire plus que ce que vous gagnez. La déduction pour assurance maladie des travailleurs autonomes est limitée à vos revenus nets de la société de type S. Si vos salaires sont de 50 000 $mais que vos primes sont de 60 000$, vous ne pouvez déduire que 50 000 $.

Une documentation appropriée est essentielle. Conservez des enregistrements de tous les paiements de primes, des déclarations W-2 et des arrangements de remboursement. L'IRS examine attentivement ces déductions, une bonne tenue de registres est donc cruciale.

Le timing est important. La société de type S doit établir le régime d'assurance maladie au cours de l'année d'imposition, et vous devez être activement engagé dans l'entreprise pour demander la déduction.

Étapes pratiques pour la mise en œuvre​

Si vous souhaitez commencer à profiter des déductions d'assurance maladie en tant que propriétaire d'une société de type S, suivez ces étapes :

1. Choisissez le bon régime d'assurance maladie. Si vous avez des employés non actionnaires, renseignez-vous sur les régimes collectifs. Si vous êtes un propriétaire unique, recherchez des régimes individuels qui répondent à vos besoins.

2. Mettez en place un système de paiement ou de remboursement. Décidez si la société de type S paiera les primes directement à la compagnie d'assurance ou si elle vous remboursera. Documentez clairement cet arrangement.

3. Coordonnez-vous avec votre fournisseur de paie. Assurez-vous qu'il comprend que les primes d'assurance maladie doivent être ajoutées aux salaires W-2 des actionnaires, mais exclues des calculs FICA et FUTA.

4. Suivez tout attentivement. Conservez des enregistrements de tous les paiements de primes, des remboursements et des documents de police d'assurance.

5. Travaillez avec un professionnel de la fiscalité. Compte tenu de la complexité de ces règles, le fait de faire examiner votre configuration par un comptable qualifié ou un conseiller fiscal peut éviter des erreurs coûteuses.

Erreurs courantes à éviter​

De nombreux propriétaires de sociétés de type S commettent ces erreurs lors de la gestion de l'assurance maladie :

Omettre de déclarer les primes sur le W-2. C'est l'une des erreurs les plus courantes. Si vous n'ajoutez pas les primes à vos salaires W-2, l'IRS peut refuser votre déduction entièrement.

Essayer de prendre la déduction sans action appropriée de la société de type S. La société doit officiellement établir et payer le régime d'assurance. Les paiements personnels qui ne sont pas correctement remboursés ne sont pas admissibles.

Confondre la déduction pour assurance maladie des travailleurs autonomes avec les dépenses médicales détaillées. Ce sont des déductions différentes avec des règles et des limitations différentes.

Ne pas tenir compte de la déduction lors du calcul des impôts estimés. Puisque la déduction réduit votre AGI, elle devrait être prise en compte dans vos paiements d'impôts estimés trimestriels.

Conclusion​

Bien que les règles d'assurance maladie des sociétés de type S soient plus complexes que celles des entreprises individuelles ou des sociétés de personnes, elles offrent toujours d'importants avantages fiscaux. En structurant correctement votre arrangement d'assurance maladie et en tenant des registres précis, vous pouvez réduire votre obligation fiscale tant au niveau de l'entreprise qu'au niveau personnel.

La clé est de comprendre que les primes d'assurance maladie transitent par deux déclarations d'impôts : d'abord en tant que déduction pour la société de type S et salaires pour l'actionnaire, puis en tant que déduction sur la déclaration personnelle de l'actionnaire. Lorsqu'elle est gérée correctement, cela crée une situation gagnant-gagnant qui réduit votre fardeau fiscal global tout en vous offrant une couverture santé essentielle à vous et à votre famille.

N'oubliez pas que les lois fiscales changent régulièrement et que votre situation particulière peut avoir des considérations uniques. Consultez toujours un professionnel de la fiscalité qualifié pour vous assurer de maximiser vos déductions tout en restant pleinement conforme aux réglementations de l'IRS.