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Gestion de la paie, traitement et conformité pour les entreprises de toutes tailles
Une réduction de 2.5% des tarifs CMS pour les codes d'évaluation en ergothérapie, un seuil du modificateur KX de $2,480, et la règle des 8 minutes façonnent les revenus 2026 des cabinets privés d'ergothérapie, chacun exigeant un ajustement spécifique de la tenue des comptes.
La loi de l'Illinois sur la confidentialité des informations biométriques (BIPA) exige une politique écrite, un avis et un consentement signé avant qu'une pointeuse à empreintes digitales, à veines palmaires ou à reconnaissance faciale ne scanne un employé, avec des dommages-intérêts de 1 000 $ à 5 000 $ par infraction, et des règles de consentement similaires se répandent désormais au Texas, dans l'État de Washington et dans une vingtaine d'autres États.
La loi californienne SB 648 entre en vigueur le 1er janvier 2026, donnant à la Labor Commissioner l'autorité directe de sanctionner les employeurs de 250 $ à 1 000 $ par infraction pour avoir déduit des frais de traitement des cartes de crédit sur les pourboires des employés, une pratique déjà interdite par le Labor Code Section 351.
Les entreprises de plongée commerciale qui amortissent leurs systèmes de saturation selon un calendrier linéaire fixe, qui regroupent la prime de risque et la prime de profondeur dans une seule ligne de salaires, ou qui comptabilisent l'équipe de soutien en surface comme des frais généraux, sous-évaluent systématiquement leurs devis — ce guide traite de l'amortissement basé sur l'utilisation pour le matériel de saturation, de la structure de rémunération des plongeurs et du calcul des coûts par chantier pour le personnel de soutien en surface, spécifiques aux opérations de plongée commerciale.
Le Main Street Depositor Protection Act (S. 4198) relèverait la couverture FDIC des comptes de paie professionnels sans intérêt à un montant compris entre $250,000 et $5 million, contre la limite fixe actuelle de $250,000, mais le projet de loi n'avait pas encore été adopté par le Congrès en date de mars 2026.
La règle H-2A d'octobre 2025 du Département du Travail a remplacé le taux AEWR fixe par État par un système salarial à deux niveaux basé sur l'OEWS et un nouveau crédit logement de 0,71 $ à 3,18 $ de l'heure, censé faire économiser 2,4 milliards de dollars par an aux fermes américaines — mais il exige des codes de paie distincts par niveau de compétence et des ordres d'emploi documentés pour survivre à un audit.
L'Illinois exclut les cotisations patronales de contrepartie au 401(k) des salaires imposables de l'assurance chômage d'État (SUI) pour les cotisations versées après le 30 juin 2026, en vertu d'une modification du 56 Ill. Adm. Code 2730.155 ; les cotisations salariales par retenue restent imposables, et ce changement aligne l'Illinois sur le traitement fédéral FUTA déjà en vigueur.
La loi Family Neonatal Intensive Care Leave Act de l'Illinois entre en vigueur le 1er juin 2026 et oblige les employeurs de 16 salariés ou plus à accorder de 10 à 20 jours de congé non rémunéré et protégé pour les enfants hospitalisés en unité de soins intensifs néonatals (USIN), sous peine de sanctions civiles pouvant atteindre $5,000 par salarié concerné.
À partir de l'année fiscale 2026, les employeurs doivent déclarer séparément la rémunération des heures supplémentaires admissible sur le formulaire W-2, dans la case 12 avec le code TT — mais seule la moitié « prime », exigée par la FLSA, des heures supplémentaires est admissible, avec un plafond de $12,500 pour les déclarants célibataires et $25,000 pour les couples mariés déclarant conjointement.
Les employeurs de l'État de Washington doivent retenir 0.58% du salaire brut, sans plafond, pour le WA Cares Fund, le programme d'assurance dépendance financé par les salariés de l'État, qui a commencé à verser des prestations pouvant atteindre $36,500 par travailleur en juillet 2026, et déposer des déclarations trimestrielles combinées auprès de l'Employment Security Department.
Les employeurs californiens comptant 100 employés ou plus doivent déposer un rapport de données salariales auprès du Civil Rights Department avant le 13 mai 2026, en utilisant une période de paie de référence entre octobre et décembre 2025, sous peine de pénalités civiles de 100 $ à 200 $ par employé.
Les changements de la loi du travail de la Virginie en 2026 exigent des fourchettes salariales dans les offres d'emploi, étendent la couverture du Human Rights Act aux employeurs de cinq salariés ou plus, annulent les clauses de non-concurrence dépourvues de clause d'indemnité de départ, et abaissent à cinq salariés le seuil du programme d'épargne-retraite automatique RetirePath Virginia, avec des pénalités pouvant atteindre 10 000 $ par infraction.
